QP-01文件及記錄控制程序

1、修訂記錄修訂r期修訂內(nèi)容頁次版本核準(zhǔn)審核制定文件發(fā)行章1:目的對(duì)公司現(xiàn)有的各類管理體系的文件及記錄進(jìn)行控制，以保證各文件使用場所的文件為最新版木之有效文件；確保對(duì)各類管理體系運(yùn)行的記錄進(jìn)行有效的控制，以清楚反映管理體系z運(yùn)作狀況，并能為管理體系的追溯或改進(jìn)提供依據(jù)。2：范圍木程序適用丁所有的管理體系有關(guān)的文件和記錄的控制管理。3：定義3. 1受控文件：指授權(quán)、更改及發(fā)放都受控制的文件，包括以下幾大類：乩體系文件：包括各質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、工作記錄等。b. 外來標(biāo)準(zhǔn)類文件：包括國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律、法規(guī)等標(biāo)準(zhǔn)類資料。c. 外來技術(shù)文件：包括客戶技術(shù)文件、客戶樣板、供方規(guī)格帖

2、類資料。3.2受控文件：文件分發(fā)厲有任何修訂或文件取消，文控將跟進(jìn)該文件。受控文件蓋有紅色“受控文件” 印章。3.3非受控（參考）文件：作為參考目的而使用的文件；文件經(jīng)分發(fā)后，有任何修訂版本或文件取消，文 控將不跟進(jìn)該文件，非受控文件蓋有紅色“參考文件”印章。3. 4受控文件原稿：授權(quán)者親筆簽名文件。4：職責(zé)4.1文控（包括體系文控、文控員）。公司受控文件的格式審核、登記、發(fā)放、作廢、更改、回收等工作。整理公司受控文件h錄，并協(xié) 調(diào)各部門核對(duì)各類文件版本。公司各類文件格式的保存。4. 2文件接收部門。文件接收時(shí)，負(fù)責(zé)簽收確認(rèn)，負(fù)責(zé)將作廢或過期的文件交還文控屮心，以確保所使用的文件為最新 有效狀

3、態(tài)。受控文件的歸檔及維護(hù)，以便不損壞、不丟失及方便查找。4. 3文件的編制/審批權(quán)限文件名稱編制人員審核人員批準(zhǔn)人員質(zhì)量手冊文控屮心管理者代表總經(jīng)理程序文件各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人管理者代農(nóng)總經(jīng)理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書各相關(guān)部門人員部門負(fù)責(zé)人管理者代農(nóng)記錄表格使用部門/部門負(fù)責(zé)人5：文件管理流程流程流程說明責(zé)任人記錄/文件文件格式確認(rèn)5.1制訂文件（各類文件）格式要求。 確認(rèn)文件規(guī)定格式，并最終定稿。 將定稿文件格式存放于電腦服務(wù)器中共享或郵件給各單 位。體系負(fù)責(zé) 人各類型文件格 式樣木5.2根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)及公司的具體實(shí)際情況而編寫相應(yīng)的文件，編寫 的文件應(yīng)滿足符合性、可操作性、協(xié)調(diào)一致性。體系推行 小組無

4、文件片j編制5.3按照4.3要求將文件審批后，由各部門進(jìn)行會(huì)簽，保證文控中心文件完整性。 各部門會(huì)簽后文件rti文控進(jìn)行格式確認(rèn)，確認(rèn)內(nèi)容不少 于如下項(xiàng)冃：a. 文件的格式；b. 文件的標(biāo)題；c. 修訂版本及修訂內(nèi)容（如無版本的文件可省此項(xiàng)）；d. 文件編寫批準(zhǔn)及會(huì)簽者簽字；e. 生效日期（如無生效日期，以最示批準(zhǔn)ii為生效日期）。 文控格式確認(rèn)無誤后，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)規(guī)則按附 件執(zhí)行。文件批準(zhǔn)評(píng)審15.4文控在相應(yīng)的管制文件清單上進(jìn)行受控登記，更新相應(yīng) 的網(wǎng)絡(luò)信息，確保文件在網(wǎng)絡(luò)上為最新版木。 受控文件原稿保存在文控處，作業(yè)指導(dǎo)書文控只保留電 子檔。 確定分發(fā)范圍，并復(fù)印編號(hào)分發(fā)，蓋紅色

5、“受控文件” 印章，要求領(lǐng)用人員簽收。其中不需發(fā)放到生產(chǎn)現(xiàn)場的 體系文件如手冊、程序文件、職責(zé)、部分工作文件等可 進(jìn)行電子檔發(fā)放。 公司內(nèi)不得使用蓋“受控文件”印章的復(fù)印件，一經(jīng)發(fā) 現(xiàn)，文控人員有權(quán)收回銷毀。 僅作參考等目的需求的，可申請分發(fā)非受控文件使用。 文控加蓋紅色“參考文件“印章后分發(fā)。文控文件分發(fā)/回收 記錄文件受控登記、 分發(fā)卩5.5舊版文件或被取消文件山文控負(fù)責(zé)回收，在受控卬章附 近加蓋紅色“作廢文件”印章進(jìn)行作廢。在舊版受控文 件原稿首頁加蓋紅色“保昭資料”印章存檔（保留時(shí)間 由文件編制部門確定，一般不少于3個(gè)刀，也可根據(jù)需 耍隨時(shí)作廢保簾資料，技術(shù)文件不得低于半年）。山于其他

6、原因文件要作廢時(shí)，編制部門提出申請，填寫 文件修改、新增、作廢申請表，原審批人審批后， 文控進(jìn)行作廢并維護(hù)相應(yīng)記錄。文控文件修改、新 增、作廢申請 表 管制文件清單文件的回收5.6保存在公司服務(wù)器內(nèi)的體系文件，僅體系負(fù)責(zé)人冇權(quán)進(jìn) 行操作，并每季度對(duì)其進(jìn)行備份。技術(shù)文件按項(xiàng)口編號(hào) 進(jìn)行歸檔。保留文件用專門文件柜存檔；借閱文件需填寫借閱登記表。體系負(fù)責(zé) 人文控借閱登記表文件歸檔5.7文件遺失或破損，如需補(bǔ)發(fā),由申請人填寫文件修改、 新增、作廢申請表，注明補(bǔ)發(fā)，交部門負(fù)責(zé)人審核， 文控按耍求執(zhí)行。破損文件交由文控回收作廢，并補(bǔ)發(fā)。 若遺失的文件尋回，應(yīng)及時(shí)交還給文控中心銷毀處理。新版文件發(fā)放時(shí)，發(fā)現(xiàn)

7、【口版遺失，無需補(bǔ)發(fā)，但需由原 收文單位在文件簽收記錄上注明遺失情況并簽字。申請人管理者代 表體系文控文件發(fā)放回收 記錄表文件破損或遺失5.8.1體系文件及工作文件更改。 文件更改申請人填寫文件修改、新增、作廢申請表注明 更改并說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后可更改，也可與相關(guān)部門進(jìn)行溝 通協(xié)調(diào)后直接進(jìn)行更改。 當(dāng)文件需要作少量更改時(shí)，更改人在正本上更改并簽名，經(jīng) 審批后，文控人員據(jù)此更改文件并簽名，辦法是將被更改的 內(nèi)容劃掉，并填寫新的內(nèi)容，更改字跡應(yīng)清晰，不得使用涂 改液進(jìn)行修改，更改處也不得再次更改。 當(dāng)文件中某一頁或兒頁需要修改時(shí)，注明修改內(nèi)容，更新版 本后分發(fā)。申請人文控員文件修改、新 增、作廢申

8、請 表管制文件清單文件的更改 文件修訂達(dá)5次或超1/3版面內(nèi)容時(shí),應(yīng)將原文件回收,換 發(fā)新版本。 相應(yīng)更改管制文件清單中的信息。5.8.2技術(shù)文件的更改。 更改由申請人視實(shí)際情況填寫文件修改、新增、作廢申請 表，注明更改原因及內(nèi)容，也可與相關(guān)人員直接進(jìn)行溝通， 經(jīng)工程部評(píng)審認(rèn)可后可更改。 更改須經(jīng)過4.3屮文件審批后由文控員下發(fā)。 更改后的技術(shù)文件以文件發(fā)放回收記錄表發(fā)放，涉及到 的相關(guān)文件都須進(jìn)行更改并發(fā)放。 文控在管制文件清單中更新相關(guān)信息。文件適用評(píng)市5.9文件適川評(píng)審。 不定期組織相關(guān)單位進(jìn)行文件評(píng)審； 原擬制單位將評(píng)審不夠完善文件重新修訂。體系負(fù)責(zé) 人無t5.10記錄表格控制:按照管

9、理體系記錄控制程序要求執(zhí)行； 5.10.2外來文件的管理： 各部門收集/識(shí)別的外來文件，注明轉(zhuǎn)發(fā)范圍、交文控進(jìn)行 編號(hào)、存檔、轉(zhuǎn)發(fā)等； 外來技術(shù)文件，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在上面蓋上紅色“受控文件” 的印章，等同于公司內(nèi)部文件處理； 客戶樣品的管理a-無論工程部或業(yè)務(wù)部等相關(guān)人員若接到客戶樣品，統(tǒng)一 轉(zhuǎn)與文控進(jìn)行管理。b-文控建立外來文件-覽表，對(duì)樣品進(jìn)行標(biāo)識(shí)為“客 戶樣件”后，放在客戶封樣柜中保存。c相關(guān)人員若需使用客戶樣品，則在文控處辦理借閱手 續(xù)，用完及時(shí)歸還。 標(biāo)準(zhǔn)類資料，由文控保存，記錄于外來文件一覽表。5.10.3電子文件的控制：所有受控文件都需將最新版木電子文 檔保存在服務(wù)器中相應(yīng)途徑，文

10、控需及時(shí)將電腦u |的電 子文檔更新，服務(wù)器應(yīng)定期殺毒以防止文件被破壞，同 時(shí)，每刀用光盤或體系負(fù)責(zé)人電腦備份體系文件。體系文控文控員質(zhì)量記錄一覽 表外來文件一覽 表特殊文件控制15.11文件使用狀況檢查 各部門負(fù)責(zé)人（或授權(quán)人）不定期檢查各部門文件的執(zhí)行狀 況。 內(nèi)部審核時(shí)全面檢查文件的使用，執(zhí)行情況。各部門負(fù) 責(zé)人 審核員糾正措施預(yù)防 措丿施報(bào)告文件彳況水e用狀查6記錄管理流程:流程流程說明責(zé)任人記錄/文件6表單設(shè)計(jì)榕式 表單名稱。 表格的美觀（槽式豎式裝訂的邊距等）。 明確表格的用途（主要考慮其適用性）。各部門負(fù) 責(zé)人表格樣木表單設(shè)計(jì)r6.2衣單的編號(hào) 表格的編號(hào)需按照統(tǒng)一的編號(hào)要求進(jìn)行

11、編號(hào),具體參照文件 編號(hào)及版木規(guī)定要求編號(hào)。 無編號(hào)的表單不能在現(xiàn)場使用。體系負(fù)責(zé) 人各部門負(fù) 責(zé)人文件編號(hào)規(guī) 定表單編號(hào)116.3表單的審批對(duì)表單內(nèi)容的適用性進(jìn)行評(píng)審。各部門負(fù) 責(zé)人質(zhì)量記錄一 覽表表單審批 對(duì)表單是否按規(guī)定格式要求進(jìn)行確認(rèn)。 審批合格的表單體系文控保存-份電子檔。體系文控表單垃寫6.4表單填寫要求 不得用鉛筆填寫，可采用鋼筆或碳水筆填寫，字體要正確、 清楚，不得遺漏，應(yīng)能準(zhǔn)確識(shí)別并有簽字筆簽章。 記錄填寫要完整、詳細(xì)、如不須填寫項(xiàng)冃，口j以在欄內(nèi)以“/” 表示。 各種記錄填寫的內(nèi)容需更改吋，可以在錯(cuò)誤處畫“/”應(yīng)當(dāng)山 更改者在更改處簽字簽章。各表單記 錄填寫人無表單記錄收集

12、6.5記錄的收集 各部門依據(jù)本部門的記錄一覽表進(jìn)行收集。 每月底對(duì)各項(xiàng)記錄進(jìn)行編目、保管。各部文員質(zhì)量記錄 覽表記錄保管/防護(hù)6.6記錄的保管/防護(hù) 各部門按記錄保存期限耍求進(jìn)行記錄的保管。 記錄的防護(hù)須注意（如等），避免返潮、損壞、防水防火、 遺失等，對(duì)于電子文件的記錄表應(yīng)作好備份，定期對(duì)電腦進(jìn) 行殺毒。記錄保管 人質(zhì)量記錄一 覽表6.7記錄的查閱、檢索 當(dāng)客戶/供應(yīng)商/第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)需杏閱目錄時(shí)，由相關(guān)部門人 員陪同，記錄負(fù)責(zé)人應(yīng)能迅速提供相關(guān)記錄。 當(dāng)公司內(nèi)部查閱和追溯相關(guān)記錄時(shí)，各部門記錄負(fù)責(zé)人應(yīng)能 找出所要杏閱和追溯的記錄，公司對(duì)各部門記錄的檢索方法 統(tǒng)一以冃錄和其相關(guān)對(duì)應(yīng)的編號(hào)，阿

13、拉伯?dāng)?shù)字流水號(hào)進(jìn)行。記錄負(fù)責(zé) 人各相關(guān)記錄記錄查閱/檢索r記錄保r存時(shí)間6.8記錄保存期限 記錄的保存必須滿足政府、安全和法規(guī)及顧客的要求。 質(zhì)量記錄一覽表明確各類記錄的保存時(shí)間。 記錄保存時(shí)間應(yīng)滿足法規(guī)或顧客有特殊耍求，與產(chǎn)品的生命 周期相適應(yīng):生產(chǎn)件批準(zhǔn)文件，工裝設(shè)備記錄，采購單和修訂 單的保存期限為產(chǎn)品在現(xiàn)行生產(chǎn)和服務(wù)中規(guī)定的有限期再加 一個(gè)fi歷年。質(zhì)量運(yùn)行狀態(tài)記錄（控制圖、檢驗(yàn)和試驗(yàn)結(jié)果）保存期限為三年。內(nèi)部審核和管理評(píng)審記錄保存期限為三 年。記錄保管 人質(zhì)量記錄一 覽表記錄銷毀處理6.9記錄過期的銷毀和過程 各部門文件記錄負(fù)責(zé)人按規(guī)定的保管期限進(jìn)行保存，對(duì)于已 過保存期限且無繼續(xù)保

14、存價(jià)值的文件記錄，經(jīng)部門記錄負(fù)責(zé) 人確認(rèn)后，呈報(bào)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，給了處理，對(duì)于仍需保存 的記錄，按記錄保管/防護(hù)耍求執(zhí)行。 處理包括：碎紙機(jī)碎紙、燒毀、賣廢紙等方式，處理工作必 須由2人以上進(jìn)行。記錄保管 人過期文件處 理登記表1表單白勺更改6.10記錄表格的更改 表格的修改一般為各部門的表格使用人，由各部門主管審核 并交文控歸檔（電子檔存檔）。 新版表格正式使用時(shí)，各部門應(yīng)把舊版表格作廢。各部門負(fù) 貴人無7相關(guān)記錄：7管制文件清單7.2文件修改、新增、作廢中請表7.3文件分發(fā)/回收記錄7.4外來文件一覽表7.5質(zhì)量記錄一覽表8、附件一文件編碼規(guī)則質(zhì)量手冊（一級(jí)文件）的編號(hào)：qmyy流水號(hào)（01、02）質(zhì)量管理手冊管理程序文件（二級(jí)文件）的編號(hào):qp-xx流水號(hào)（01、02-）