論檔案管理存在的問題與對(duì)策

1、    論檔案管理存在的問題與對(duì)策    張輝（通化縣城市管理執(zhí)法大隊(duì)）摘 要：檔案作為歷史性特有的資源，不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。如今我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展、法制建設(shè)不斷健全，黨和人民對(duì)檔案資料重要性的認(rèn)識(shí)程度不斷提高，它的價(jià)值顯得尤為重要。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的不斷提升和社會(huì)生活的迅速變化，檔案管理及其對(duì)社會(huì)的有效服務(wù)明顯滯后于社會(huì)發(fā)展，檔案管理方面凸顯出許多亟待解決的問題。關(guān)鍵詞：檔案管理；概述；問題；對(duì)策1概述檔案管理工作在當(dāng)前社會(huì)中是不可忽視的社重點(diǎn)，是通過檔案作為管理而展開的各種形式的工作活動(dòng)，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、

2、統(tǒng)計(jì)、編研和提供利用等相關(guān)工作環(huán)節(jié)。在過去的檔案工作應(yīng)用中，主要是針對(duì)國(guó)家政府機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。伴隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)額不斷發(fā)展，各種行業(yè)的日益興起和企業(yè)模式和發(fā)展制度的完善，檔案被廣泛的應(yīng)用在各個(gè)行業(yè)之中，成為各行各業(yè)工作中不容忽視的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。在檔案工作中，要按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行了系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和編目，使得其在工作的時(shí)候能夠合理的進(jìn)行排序，保證在日后應(yīng)用中及時(shí)的對(duì)其搜擎。及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問題，保證在工作中能夠合理的利用各種資源形式。檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管理好檔案在各個(gè)機(jī)構(gòu)的工作中是針對(duì)資源開發(fā)合理利用的關(guān)鍵性前提。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，更是要在

3、管理中加強(qiáng)對(duì)管理人員和工作人員的利用，使得其能夠形成一套系統(tǒng)化的管理模式和管理專業(yè)。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分，其隨著社會(huì)發(fā)展，對(duì)企業(yè)發(fā)展的作用逐步的提高和增加。2當(dāng)前檔案管理中存在問題2.1 管理工作不受重視，硬件投入較少我國(guó)的檔案管理工作歷史悠久，但是往往淪為政府部門中的“雞肋”。畢竟，檔案管理很多時(shí)候難以在短時(shí)內(nèi)產(chǎn)生重大的效益，因此也沒有得到足夠的重視。所以，在人力物力資源分配的時(shí)候，檔案管理部門往往排名倒數(shù)，難以獲得足夠的硬件支持。部分領(lǐng)導(dǎo)甚至認(rèn)為，檔案管理工作非常容易，可有可無，完全沒有必要進(jìn)行相應(yīng)的投入。還有可能在于，領(lǐng)導(dǎo)人員在一定的時(shí)間段內(nèi)對(duì)

4、檔案管理部門投入了一定的資金，然而在短時(shí)間內(nèi)效果并不明顯，從而影響到了其對(duì)該部門的判斷。但是，隨著人類的腳步進(jìn)入21世紀(jì)，傳統(tǒng)的檔案管理模式和較少的檔案管理投入已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了當(dāng)前的需求。一些新興的技術(shù)，例如：計(jì)算機(jī)、信息工程、網(wǎng)絡(luò)等等都悄然在檔案管理工作中流行起來。若是對(duì)于檔案管理部門的投入不足，這些硬件設(shè)施難以得到正常的購買和維修，最終損失的還是單位本身。2.2 人才引進(jìn)不足，專業(yè)素養(yǎng)較低現(xiàn)如今，我們的檔案管理部門常常被淪為政府的邊緣部門，相應(yīng)的檔案管理人才的引進(jìn)得不到足夠的重視，甚至于在正規(guī)的政府檔案管理單位，都出現(xiàn)了我們的檔案管理者由兼職的人員組成居多的現(xiàn)象。那些真正大學(xué)學(xué)習(xí)檔案管理，

5、并最終將之應(yīng)用于實(shí)際的人少之又少。若是掌握信息化檔案管理技術(shù)，真正把檔案管理當(dāng)作自己的事業(yè)的人更是屈指可數(shù)。人員素質(zhì)良莠不齊的現(xiàn)象，在一定的時(shí)間和空間范圍內(nèi)存在。沒有好的人才引進(jìn)機(jī)制和培養(yǎng)機(jī)制，檔案管理人員的綜合素質(zhì)將被打上一個(gè)大大的問號(hào)。2.3 管理制度不健全 效率大打折扣相對(duì)其他部門，檔案管理部門的制度不健全問題尤其突出。因?yàn)?，檔案管工作沒有受到應(yīng)有的重視，其規(guī)章制度的建立也相對(duì)落后。很多時(shí)候，檔案管理已經(jīng)進(jìn)入了信息化的新時(shí)代，但是其部門所規(guī)定的制度還在原地踏步。更為嚴(yán)重的是，即使有了一定的管理制度，也不能得到完全的遵守。在檔案管理部門中，兼職情況太多太多，一些兼職的檔案管理人員游離在規(guī)章

6、制度之外辦事，萬一其因?yàn)椴环弦?guī)定而受到懲罰，其也無所畏懼?？傊?，大到人事制度的管理，小刀檔案的借閱、調(diào)度、保管、保密等等小細(xì)節(jié)，我們的檔案管理制度的完善仍然有漫長(zhǎng)的路要走。2.4管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。3提高檔案管理質(zhì)量的對(duì)策3.1 重視檔案管理，加大硬件投入現(xiàn)如今，檔案管理已經(jīng)成為了政

7、府工作的重要組成部分。其效益可能很難在短時(shí)間內(nèi)體現(xiàn)，但是從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，檔案管理工作有利于我們借鑒過去的經(jīng)驗(yàn)，獲得更有有用的信息。因此，對(duì)于我們的領(lǐng)導(dǎo)人來說，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性就顯得十分的必要。有了足夠的檔案管理意識(shí)，我們的檔案管理部門才有機(jī)會(huì)得到上級(jí)更多的支持和關(guān)心，其中包括經(jīng)費(fèi)和設(shè)備等硬件的支持。若是檔案管理部門的硬件水平得到提高，信息化管理檔案得以良好的落實(shí)，網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)等新興計(jì)算得以正確的運(yùn)用，我們的檔案管理工作就成功了一半。成功的檔案管理又為政府工作效率的提高打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。如此一來，就產(chǎn)生了長(zhǎng)期性的良性循環(huán)。3.2 引進(jìn)管理人才，提高專業(yè)素質(zhì)有了思想上的重視，和硬件上的支持

8、，對(duì)于人員素質(zhì)這種軟條件我們也不能夠忽視其重要性。對(duì)于優(yōu)秀的有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人才，我們要能夠引進(jìn)，并讓他們代替一些兼職的人員，在崗位上發(fā)揮出應(yīng)有的作用。對(duì)于表現(xiàn)較好，認(rèn)真負(fù)責(zé)的檔案管理人員我們可以給以一定的經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)或者崗位上的晉升。當(dāng)然除了對(duì)于人才的引進(jìn)，我們也不能忘記對(duì)檔案管理工作者的培養(yǎng)。要培養(yǎng)他們樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，不斷的提高自身的服務(wù)意識(shí)和思想道德水平，更好的為人民服務(wù)。最后，在思想素質(zhì)得到提高的同時(shí)，專業(yè)素質(zhì)的提高也是我們培訓(xùn)的目的之一。好的專業(yè)素質(zhì)可以更好的發(fā)揮我們檔案管理人員的能力，從而不斷的提高工作的效率。3.3 健全管理制度，提升工作效率檔案管理制度的健全，我們

9、要充分借鑒國(guó)外的經(jīng)驗(yàn)。建立健全人員的引進(jìn)和競(jìng)爭(zhēng)上崗的體制，激發(fā)出檔案管理人員的上進(jìn)行和創(chuàng)新意識(shí)。對(duì)于那些兼職的管理人員，我們的檔案管理制度應(yīng)該予以明確的規(guī)定，讓他們不敢敷衍了事。檔案管理制度盡可能細(xì)致化的規(guī)定，幫助檔案管理人員建立檔案保管、登記、調(diào)動(dòng)、借閱等規(guī)范，更好的進(jìn)行管理工作。3.4做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平是很有必要的檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。4結(jié)束語檔案管理工作在當(dāng)前社會(huì)中已成為各個(gè)信息行業(yè)應(yīng)用和探究的關(guān)鍵，更是國(guó)家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的重要組成部分，在構(gòu)件和諧社會(huì)發(fā)展中有著不可替代的低位。改善檔案管理制度，建立完善的管理模式是保證檔案功能應(yīng)用良好發(fā)展的前提。在新型的歷史