淺析人事檔案管理與利用

1、淺析人事檔案管理與利用論文關(guān)鍵詞：人事檔案管理問(wèn)題措施論文摘要：本文通過(guò)對(duì)單位人事檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分 析，指出人事管理與利用中存在的問(wèn)題，并提出幾點(diǎn)解決 措施，以更好地發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)。安徽省長(zhǎng)江河道管理局成立于1961年，隸屬安徽省水 利廳，負(fù)責(zé)省境內(nèi)416公里長(zhǎng)江干流河道的統(tǒng)一管理工作。 xx年安徽省長(zhǎng)江河道管理體制調(diào)整后，現(xiàn)有在職職工人事 檔案784份，離退休職工人事檔案357份，死亡人事檔案 77份。一、人事檔案管理的重要性人事檔案是黨政軍群機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人 員時(shí)形成的以各個(gè)個(gè)人為單位集中保存的一種特殊的專門(mén) 檔案，是全面地歷史地考察和了解一個(gè)人的依據(jù)，是黨的 組織工

2、作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案 管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強(qiáng)人事檔案 管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，更好地為我局選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠的材料，就顯得更為重要。二、人事檔案管理與利用存在的問(wèn)題（一）歷史遺留問(wèn)題多，升級(jí)達(dá)標(biāo)工作任務(wù)繁重。體制調(diào)整前，局直單位的人事檔案歸地方人事部門(mén)管 理，由于隸屬關(guān)系、管理方式不同等歷史原因，導(dǎo)致出現(xiàn) 檔案管理制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊等問(wèn)題。如人事檔 案盒（袋）破損不堪；人事檔案材料殘缺不全；檔案材料 沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范整理，歸檔材料規(guī)格不一，有的甚至沒(méi)有進(jìn) 行科學(xué)的分類和裝訂。體制調(diào)整后，我局面臨1218份人事 檔案的重新整理

3、，升級(jí)達(dá)標(biāo)工作，除“三齡一歷”需要審 核準(zhǔn)確外，僅技術(shù)加工，規(guī)范整理就有相當(dāng)大的工作量。（二）人事檔案管理硬件不足。我局由于辦公條件限制，雖然管理1218份人事檔案， 但沒(méi)有實(shí)現(xiàn)“三室”分開(kāi)，即檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室 分開(kāi)，人事檔案庫(kù)房沒(méi)有配置防盜門(mén)窗、去濕機(jī)、加濕器、 溫濕度表等硬件設(shè)備。（三）專職檔案管理人員缺乏。我局主要是由人事部門(mén)配備兼職人員兼管人事檔案管 理工作，這樣勢(shì)必影響了組織人事部門(mén)其他工作的順利開(kāi) 展，而且這種管理模式，缺乏對(duì)人事檔案管理人員政治素 質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、管理水平的培訓(xùn)與提高，使我局人事檔案 管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展受到限制。（四）局直單位人事部門(mén)檔

4、案意識(shí)不強(qiáng)。為規(guī)范我局人事檔案管理工作，我局印發(fā)了省長(zhǎng)江 河道管理局檔案材料收集歸檔制度和省長(zhǎng)江河道管理 局檔案材料借（調(diào)）閱制度和傳遞制度，可是有些單位仍 不能認(rèn)真對(duì)照制度，及時(shí)將需要?dú)w檔的人事檔案材料報(bào)送 省局，借（調(diào)）閱人事檔案時(shí)也不能認(rèn)真履行相關(guān)手續(xù)。 這樣，不利于檔案資料的不斷更新，從而影響人事檔案材 料的利用效果。（五）信息開(kāi)發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低。人事檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服 務(wù)內(nèi)容，包括檔案信息的開(kāi)發(fā)利用等。目前，我局人事檔 案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動(dòng)服務(wù)局面，人 事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用程度不高，往往大多只限于干 部考察、發(fā)展黨員等方面，

5、未能真正起到應(yīng)有的作用。（六） 檔案管理手段落后?，F(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。計(jì)算 機(jī)在人事檔案管理中，只發(fā)揮了簡(jiǎn)單的檔案材料目錄的錄 入作用，人事檔案管理信息化功能尚未開(kāi)發(fā)。三、解決人事檔案的管理與利用問(wèn)題的措施（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，組織得力。單位領(lǐng)導(dǎo)，尤其是分管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)進(jìn)一 步增強(qiáng)檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案工作在我局人事管 理工作中的重要地位和作用，重視人事檔案管理工作，要 將人事檔案工作列入議事日程，定期聽(tīng)取工作匯報(bào)，切實(shí) 解決人事檔案工作中的實(shí)際問(wèn)題；要對(duì)人事檔案工作定期研究、部署，制定人事檔案工作近期或遠(yuǎn)期規(guī)劃和實(shí)施方案，做到有計(jì)劃，有部署,有檢查,有落實(shí);要

6、主動(dòng)關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活，當(dāng)他們?cè)诠ぷ髦腥〉昧?成績(jī)或圓滿完成了工作任務(wù)時(shí)，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)給以表?yè)P(yáng) 和認(rèn)可，同時(shí)還要讓他們享受同等的升遷機(jī)會(huì)，這些措施 最終可以促進(jìn)人事檔案工作績(jī)效的提高。（二）為人事檔案管理工作提供必要的物質(zhì)條件。要將人事檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入單位財(cái)務(wù)計(jì)劃，保證 經(jīng)費(fèi)落實(shí)；要利用單位辦公樓即將拆遷的機(jī)會(huì)，改善人事 檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)“三室”分開(kāi)，即檔案庫(kù) 房、閱檔室、辦公室分開(kāi)；要為人事檔案庫(kù)房配置防盜門(mén) 窗、去濕機(jī)、加濕器、溫濕度表、復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)備。（三）要配備專職檔案管理人員，提高檔案管理人員 素質(zhì)。為切實(shí)做好“三齡一歷”審核工作，順利實(shí)現(xiàn)人事檔案升

7、級(jí)達(dá)標(biāo)任務(wù)，應(yīng)當(dāng)按照政策規(guī)定選好配足檔案管理人 員，這樣可以保證人事檔案工作的長(zhǎng)效性，促進(jìn)人事檔案 管理上水平；要不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)， 對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定 組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識(shí)，用檔案 方面的新理論知識(shí)武裝頭腦，開(kāi)闊眼界，指導(dǎo)工作，以適 應(yīng)新時(shí)期長(zhǎng)江河道管理事業(yè)發(fā)展對(duì)人事檔案管理的新要求; 同時(shí)，也要加強(qiáng)人事檔案管理人員的思想素質(zhì)教育，教育 他們要堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn) 認(rèn)真、要能吃苦、耐勞，甘于奉獻(xiàn)。（四）完善、落實(shí)人事檔案管理制度。在我局現(xiàn)有收集歸檔制度、借（查）閱制度的基礎(chǔ)上, 根據(jù)單位人事檔案工作實(shí)際情況，繼續(xù)制定完善人事檔案 管理鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、保管保密制度、檢查核對(duì) 制度等制度，努力形成一個(gè)完整的規(guī)章制度體系。在制定制度的基礎(chǔ)上，更要關(guān)注制度的貫徹落實(shí)情況。 要按照規(guī)章制度要求，定期檢查監(jiān)督局直單位對(duì)檔案制度 的落實(shí)執(zhí)行情況，督促局直單位按照制度要求，及時(shí)將歸 檔文件報(bào)送我局，對(duì)收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表 述是否準(zhǔn)確、精練，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的 鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不 積壓、客觀真正地反映事實(shí)，保證人事檔案工作逐步制度 化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見(jiàn)證歷史”的作用。（五）提高人事檔案管理的現(xiàn)