建設(shè)工程監(jiān)理信息資料管理作業(yè)指導(dǎo)書

1、監(jiān)理信息資料管理作業(yè)指導(dǎo)書監(jiān)理信息資料管理的好壞直接反映項目部的信息化水平，是項目 管理成功與否的關(guān)鍵之一，公司在總結(jié) 1998 年以來貫標(biāo)管理積累的 經(jīng)驗，于 2001 年頒布的監(jiān)理信息管理作業(yè)指導(dǎo)書 ，規(guī)范了監(jiān)理信 息管理工作。為了做好項目部信息管理工作，首先必須根據(jù)業(yè)主委托 的監(jiān)理工作范圍和內(nèi)容 , 建立以監(jiān)理項目部為處理核心的信息資料管 理中心，協(xié)調(diào)項目業(yè)主、承建商，監(jiān)理三者之間信息流通，收集來自 外部環(huán)境各類信息 ，全面、系統(tǒng)處理后 ，供參建各方處理造價 、進(jìn)度、 質(zhì)量事務(wù)時使用，為整個項目建設(shè)服務(wù)。信息資料管理的日常工作包括：負(fù)責(zé)規(guī)劃建立項目信息資料管理 系統(tǒng)，收集信息、信息加工整

2、理和儲存，信息資料檢索和傳遞，實現(xiàn) 監(jiān)理工作本身的自動化，標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化，系統(tǒng)化的管理，并推動整 個項目信息資料收集、處理效率。同時 * 市建筑科學(xué)研究院研制開發(fā) 了已在全國范圍推廣使用的工程項目監(jiān)理軟件系統(tǒng)，能最大限度 利用先進(jìn)的管理工具 - 計算機(jī)來完成信息管理各個環(huán)節(jié)工作。 1 規(guī)劃建立項目信息資料管理系統(tǒng)信息是不斷流動的，在建設(shè)過程中各個環(huán)節(jié)都有參建各方處理事 務(wù)的信息產(chǎn)生，只建立監(jiān)理內(nèi)部的信息流程是沒有效率的，也不可能 收集和處理好監(jiān)理工作所需要信息 ，因此必需規(guī)劃整個項目信息資料 管理系統(tǒng)，確定監(jiān)理信息分類編碼體系表（詳見附 1），對業(yè)主、承 包商、監(jiān)理、外部信息進(jìn)行統(tǒng)一分類，明確

3、各方在信息資料收集方面 的職責(zé)，同時滿足各方在信息資料使用方面要求。1.1 信息收集1.1.1 收集項目決策文件及有關(guān)資料項目決策文件包括了建設(shè)規(guī)模、建設(shè)布局、質(zhì)量、進(jìn)度、投 資控制基本要求等基礎(chǔ)性依據(jù)，是監(jiān)理和參建各方對工程實施控 制的重要文件，其中包含了許多設(shè)計文件的重要依據(jù)，指導(dǎo)著整 個項目運作方向。1.1.2 設(shè)計文件及有關(guān)資料的收集工程設(shè)計文件不僅是施工的依據(jù)，而且是監(jiān)理進(jìn)行質(zhì)量、進(jìn) 度、投資控制的重要依據(jù)，設(shè)計過程中所收集到一些基礎(chǔ)性資料 對編制和審核施工組織設(shè)計、施工方案有很大幫助。在收集工程 設(shè)計文件的同時，應(yīng)收集：初步設(shè)計資料。收集初步設(shè)計資料重點在：工程項目目的和任 務(wù)，工

4、程的規(guī)模，總體規(guī)劃，主要建筑物位置，結(jié)構(gòu)形式和設(shè) 計尺寸，各種建筑物材料用量，主要技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)； 技術(shù)設(shè)計資料。技術(shù)設(shè)計是對初步設(shè)計更進(jìn)一步深化，其中許 多資料是對初步設(shè)計資料補充和修正 。因此重點收集和核對這 些修正和補充資料； 施工圖設(shè)計資料：施工圖作為設(shè)計單位最終輸出產(chǎn)品，直接指 導(dǎo)項目施工。對施工圖及其有關(guān)文件收集和管理，是設(shè)計資料 信息管理的工作重點。所收集信息包括：施工總平面圖，建筑 物施工平面圖和剖面圖、安裝施工詳圖，各種專門工程的施工 圖以及各種設(shè)備和材料的明細(xì)表等 。在收集設(shè)計資料時要收集 與設(shè)計圖紙和技術(shù)說明書同時輸出的概預(yù)算資料。1.1.3 設(shè)備及材料采購工作信息收集 對

5、設(shè)備及材料采購工作應(yīng)事先明確其種類、數(shù)量、技術(shù)性能以 及驗收標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、地點和方式等； 對設(shè)備及材料供應(yīng)商應(yīng)事先收集其資質(zhì)情況、營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn) 許可證、生產(chǎn)能力和單位信譽，對特種設(shè)備的供應(yīng)和安裝單位 還應(yīng)收集和審查其設(shè)計資格證書或安裝資格證書； 對關(guān)鍵設(shè)備的生產(chǎn)加工還應(yīng)掌握供應(yīng)商的制造設(shè)備、檢測設(shè) 備、試驗方法、標(biāo)準(zhǔn)和頻率等制造信息，對上崗操作人員應(yīng)收 集和審查其技能 、培訓(xùn)記錄和相關(guān)證書以及制造和裝配場所的 時間、溫度、濕度、壓力、清潔度等內(nèi)容； 對涉及到高精確度安裝的設(shè)備和材料 ，對零部件的定位質(zhì)量及 其連接和裝配精度的設(shè)計要求、安裝要求、成品保護(hù)措施和專 業(yè)工具等信息的收集和協(xié)調(diào)工作

6、。1.1.4 招投標(biāo)文件及其有關(guān)資料收集 工程監(jiān)理合同管理對象不僅是業(yè)主與承包商最終簽訂的合 同協(xié)議書，招投標(biāo)過程形成的一些文件同樣對業(yè)主和承包商有約 束力。其中大量有用信息，要在施工期間合同管理過程予以應(yīng) 用。所需收集的信息如下：業(yè)主全部“要約”條件：業(yè)主所提供的材料供應(yīng)、設(shè)備供應(yīng)、 水電供應(yīng)、施工道路，臨時房屋、征地情況、通訊條件等等； 承包商全部“承諾”條件：承包商投入人力、機(jī)械方面情況， 工期保證，質(zhì)量保證，投資保證，施工措施，安全保證等。業(yè)主方施工過程信息資料收集 業(yè)主作為工程項目建設(shè)的組織者 ，在施工中要按照合同文件規(guī) 定提供相應(yīng)的條件，并要不時表達(dá)對工程各方面的意見和看 法，下達(dá)

7、某些指令；業(yè)主負(fù)責(zé)部份材料的供應(yīng)時 ，需提供材料的品種 、數(shù)量、質(zhì)量、 價格、提貨地點、提貨方式等信息； 業(yè)主在建設(shè)過程中對各種有關(guān)進(jìn)度、質(zhì)量、投資、合同等方面 的意見和看法 ，同時也應(yīng)及時提供甲方的上級單位對工程建設(shè) 的各種意見和指令。1.1.5 承包商施工過程信息資料收集 承包商在施工中，現(xiàn)場所發(fā)生的各種情況均包含了大量的內(nèi) 容，承包商自身必須掌握和收集這些內(nèi)容。經(jīng)收集和整理后， 匯集成豐富的信息資料； 承包商在施工中必須經(jīng)常向有關(guān)單位，包括上級部門、設(shè)計單 位、監(jiān)理單位及其它方面發(fā)出某些文件，傳達(dá)一定的內(nèi)容。如 向監(jiān)理單位報送施工組織設(shè)計，報送各種計劃、單項工程施工 措施、月支付申請表

8、、各種工程項目自檢報告 、質(zhì)量問題報告、 有關(guān)的意見等等。1.1.6 監(jiān)理單位施工過程信息資料收集 工地日記，主要包括：現(xiàn)場監(jiān)理人員的日報表；現(xiàn)場每日的天 氣記錄；監(jiān)理工作記要；其它有關(guān)情況與說明等?，F(xiàn)場每日的 天氣記錄主要內(nèi)容為：當(dāng)天的最高、最低氣溫；當(dāng)天的降雨、 降雪量；當(dāng)天的風(fēng)力及天氣狀況；因氣候原因當(dāng)天損失的工作 時間等； 周報，總監(jiān)理工程師應(yīng)每周向工程項目業(yè)主負(fù)責(zé)人匯報一周內(nèi) 所有發(fā)生的重大事件； 月報，總監(jiān)理工程師應(yīng)每月向業(yè)主匯報下列情況：工程施工進(jìn) 度狀況（與合同規(guī)定的進(jìn)度作比較） ；工程款支付情況；工程 進(jìn)度拖延的原因分析 ；工程質(zhì)量情況與工程進(jìn)展中主要困難與 問題；監(jiān)理工作總

9、結(jié)等； 總監(jiān)理工程師對承包單位的指示，主要內(nèi)容為：正式函件；日 常指示，如在每日的工地協(xié)調(diào)會中發(fā)出的指示；在施工現(xiàn)場發(fā) 出的指示等； 工程質(zhì)量記錄：主要包括試驗結(jié)果記錄及樣本記錄等。1.1.7 收集工地會議信息工地會議是監(jiān)理組織協(xié)調(diào)工作的一種重要方法，會議中包含 著大量的監(jiān)理信息。工地會議系屬監(jiān)理工程師行政管理的一部 分，它包括開工前的第一次工地會議、工地例會、專題工地例會 及現(xiàn)場協(xié)調(diào)會。1.2 信息資料的加工整理和儲存 監(jiān)理工程師在施工過程中 ，依據(jù)當(dāng)時收集到的信息所作的決策或 決定有如下幾個方面：1.2.1 依據(jù)進(jìn)度控制信息，對施工進(jìn)度狀況的意見和指示。監(jiān)理工程師每月、每季度都要對工程進(jìn)度

10、進(jìn)行分析對比并作出 綜合評價，包括當(dāng)月整個工程各方面實際量，實際完成數(shù) 量與合同規(guī)定的計劃數(shù)量之間的比較。如果某一部分拖 后，應(yīng)分析其原因、存在的主要困難和問題，提出如何解 決的意見。1.2.2 依據(jù)質(zhì)量控制信息，對工程質(zhì)量情況的意見和指示。監(jiān)理 工程師應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)地將當(dāng)月施工中的各種質(zhì)量情況 ，包括現(xiàn) 場檢查監(jiān)理中發(fā)現(xiàn)的各種問題、施工中出現(xiàn)的重大事故， 對各種情況、問題、事故的處理等情況，除在月報中進(jìn)行 階段性的歸納和評價外 ，如有必要可進(jìn)行專門的質(zhì)量定期 情況報告。1.2.3 依據(jù)造價控制信息，對工程結(jié)算情況的意見和指示。工程 價款結(jié)算一般按月進(jìn)行，要對投資完成情況進(jìn)行統(tǒng)計、分 析，在統(tǒng)計分析

11、的基礎(chǔ)上作一些短期預(yù)測，以便對業(yè)主在 組織資金方面提出咨詢意見。1.2.4 依據(jù)合同管理信息，對索賠的處理意見。在工程施工中， 由于甲方的原因或客觀條件使乙方遭受損失 ，乙方提出索 賠要求；或乙方由于違約使工程遭受損失，甲方提出索賠 要求。監(jiān)理工程師可對索賠提出處理意見。1.2.5 信息的儲存是將信息保留進(jìn)來以備將來應(yīng)用 。對有價值的 原始資料、資料及經(jīng)過加工整理的信息，要長期積累以備 查閱。信息儲存的方式主要有三種，紙、膠卷和軟盤。1.2.6 建立監(jiān)理工作臺帳 ，做好監(jiān)理工作臺帳的管理和審核工作1.3 信息資料的檢索和傳遞無論是存入檔案庫還是存入計算機(jī)內(nèi)存的信息、資料，為了查找 的方便，在入

12、庫前都要擬定一套科學(xué)的查找方法和手段，作好編目分 類工作。健全的檢索系統(tǒng)可以使報表、文件、資料、人事和技術(shù)檔案 既保存完好，又查找方便。否則會使資料雜亂無章，無法利用。信息的傳遞是指借助于一定的載體（如紙張、軟盤、磁帶等）在 監(jiān)理工作的各部門 、各單位之間的傳遞 。通過傳遞 ，形成各種信息流 暢通的信息流，將利用報表、圖表、文字記錄、電訊、各種收發(fā)、會 議、審批及計算機(jī)等傳遞手段，不斷地將監(jiān)理信息輸送到監(jiān)理工程師 手中，成為他們工作的依據(jù)。2 協(xié)助做好工程檔案資料的管理工作2.1 在業(yè)主與勘察、設(shè)計、施工單位簽訂合同時，明確對工程檔 案資料的套數(shù)、費用、質(zhì)量要求和移交時間的要求；2.2 協(xié)助業(yè)

13、主監(jiān)督和檢查各單位收集和整理本單位形成的工程檔 案資料，并按要求完成立卷工作；2.3 工程檔案驗收的主要內(nèi)容包括：工程檔案是否齊全、系統(tǒng)、完整； 工程檔案是否整理立卷，立卷是否符合國家規(guī)范的相關(guān)規(guī) 定； 工程檔案的內(nèi)容是否真實，準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動和工 程實際狀況； 工程檔案簽章手續(xù)是否完備，竣工圖編制是否符合要求。2.4 協(xié)助業(yè)主在工程竣工驗收前按城市建設(shè)檔案管理規(guī)定及 時向城建檔案管理部門報送工程檔案。2.5 協(xié)助業(yè)主及時獲得* 市建設(shè)項目（工程）檔案驗收合格證2.6 做好監(jiān)理資料管理及歸檔工作，施工階段監(jiān)理資料應(yīng)包括下 列內(nèi)容：施工合同文件及委托監(jiān)理合同； 勘察設(shè)計文件；監(jiān)理規(guī)劃；監(jiān)理

14、實施細(xì)則； 分包單位資格報審表； 設(shè)計交底與圖紙會審會議紀(jì)要； 施工組織設(shè)計（方案）報審表； 工程開工復(fù)工報審表及工程暫停令； 測量核驗資料；工程進(jìn)度計劃； 工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件； 檢查試驗資料；工程變更資料； 隱蔽工程驗收資料； 工程計量單和工程款支付證書；監(jiān)理工程師通知單；監(jiān)理工作聯(lián)系單；報驗申請表；會議紀(jì)要；來往函件；監(jiān)理日記；監(jiān)理月報；質(zhì)量缺陷與事故的處理文件；分部工程、單位工程等驗收資料；索賠文件資料；竣工結(jié)算審核意見書；工程項目施工階段質(zhì)量評估報告等專題報告;監(jiān)理工作總結(jié)附錄1 監(jiān)理信息分類編碼體系表文件夾 號文件類號文件類名是否傳閱及傳閱范圍監(jiān)A-01號A01工程

15、開工/復(fù)工報審表總監(jiān)、總監(jiān)代表、各專業(yè) 負(fù)責(zé)人A02施工組織設(shè)計（方案）報審 表全體人員（總監(jiān)、總監(jiān)代 表、相應(yīng)專業(yè)負(fù)責(zé)人、相 應(yīng)專業(yè)監(jiān)理工程師）A03分包單位資質(zhì)報審表總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應(yīng)專 業(yè)負(fù)責(zé)人、相應(yīng)專業(yè)監(jiān)理 工程師A06監(jiān)理工程師通知單回復(fù)總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應(yīng)專 業(yè)負(fù)責(zé)人、相應(yīng)專業(yè)監(jiān)理 工程師A16質(zhì)量缺陷與事故處理文件全體人員監(jiān)A-02號A04a施工單位質(zhì)保體系、施工人 貝報驗申請表全體人員A04b測量放線報驗申請表否A04c土建工程報驗申請表否A04d機(jī)電安裝工程報驗申請表否監(jiān)A-03號A05工程款支付報審表否A07工程臨時延期申請否A08費用索賠申請表否A10工程竣工報驗表否A

16、11施工進(jìn)度計劃審表否A12承包單位申請表否監(jiān)A-04號A09工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報 審表否A13施工配合單位資質(zhì)報審表總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應(yīng)專 業(yè)負(fù)責(zé)人、相應(yīng)專業(yè)監(jiān)理 工程師A19施工設(shè)備報審表全體人員監(jiān)A-05號A14工程變更單總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應(yīng)專 業(yè)負(fù)責(zé)人、相應(yīng)專業(yè)監(jiān)理 工程師A15工程量簽證單否A16材料認(rèn)證單否監(jiān)A-06號A17施工單位完成情況周報全體人員A18施工單位完成情況月報全體人員文件夾 號文件類號文件類名是否傳閱及傳閱范圍監(jiān)B-07號B01監(jiān)理工程師通知單總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應(yīng)專 業(yè)負(fù)責(zé)人、相應(yīng)專業(yè)監(jiān)理 工程師B02工程暫停令全體人員B03費用索賠審批表否B04工程臨時延期

17、審批表否B05工程最終延期審批表否B06監(jiān)理工作聯(lián)系單全體人員監(jiān)B-08號B07監(jiān)理工作專題/考察報告否B08工程質(zhì)量評估/考察報告否B09監(jiān)理單位工程質(zhì)量合格證 明書全體人員監(jiān)B-09號B10監(jiān)理工作報告（月報、周報）全體人員B11監(jiān)理工作總結(jié)報告全體人員監(jiān)C-10號C01巡視、旁站檢查記錄表否C02實測、實量記錄表否C03監(jiān)理日記否C04工程照片及聲像資料否監(jiān)D-12號D01監(jiān)理規(guī)劃全體人員D02監(jiān)理細(xì)則總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應(yīng)專 業(yè)負(fù)責(zé)人、相應(yīng)專業(yè)監(jiān)理 工程師監(jiān)D-13號D03工程例會紀(jì)要全體人員D04專題會議紀(jì)要總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應(yīng)專 業(yè)負(fù)責(zé)人、相應(yīng)專業(yè)監(jiān)理 工程師監(jiān)E-14號E01工程施

18、工招標(biāo)文件、合同文 件、工程預(yù)算書總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應(yīng)專 業(yè)負(fù)責(zé)人、相應(yīng)專業(yè)監(jiān)理 工程師E02勘察文件、紅線、水準(zhǔn)點測 繪及地下管線資料總監(jiān)、總監(jiān)代表、測量/ 土建專業(yè)負(fù)責(zé)人、測量/ 土建專業(yè)監(jiān)理工程師E03設(shè)計文件、施工圖紙、設(shè)計 修改通知單總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應(yīng)專 業(yè)負(fù)責(zé)人、相應(yīng)專業(yè)監(jiān)理 工程師E05環(huán)境監(jiān)測、沉降測量否監(jiān)F-15號F01監(jiān)理項目部函件全體人員F02建設(shè)單位函件總監(jiān)/總監(jiān)代表指定F03承包單位函件總監(jiān)/總監(jiān)代表指定F04質(zhì)量監(jiān)督部門函件總監(jiān)/總監(jiān)代表指定文件夾 號文件類號文件類名是否傳閱及傳閱范圍F05相關(guān)單位召開的會議紀(jì)要總監(jiān)/總監(jiān)代表指定監(jiān)G-16號G01公司貫標(biāo)工作文件全體人員G02公司技術(shù)性文件全體人員G03公司法規(guī)性文件全體人員G04公司管理性文件全體人員G05監(jiān)理項目部內(nèi)部管理文件全體人員H01工程外部文件總監(jiān)/總監(jiān)代表指定注：本信息分類表適用于一般項目，特殊項目可以以上述分類為依據(jù)，作更適應(yīng) 于項目的增減和變更。附錄 2 監(jiān)理項目部監(jiān)理工作臺帳目錄監(jiān)理項目部監(jiān)理工作依據(jù)：1. 公司“企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照”復(fù)印件2. 公司“監(jiān)理單位資質(zhì)等級證書”復(fù)印件3. 委托監(jiān)理合同復(fù)印件4. 監(jiān)理項目登記表復(fù)印件監(jiān)理項目部質(zhì)量保