企業(yè)合同管理制度及流程

1、精品辦公文檔企業(yè)合同管理制度及流程第一節(jié)目的第一條為規(guī)范公司合同管理、 防范與控制合同風險、 有效維護公司的合法權益，特制定本規(guī)范。第二節(jié)適用范圍第二條 本規(guī)范適用于集團所屬公司對外簽訂、 履行的建立民事權利義務關系的各類合同、 協(xié)議等；包括買賣合同、 供用電、水、氣、熱力合同、贈與合同、借款合同、租賃合同、融資租賃合同、擔保合同、勞動合同、聘用合同、承攬合同、建設工程合同、運輸合同、技術合同、保管合同、倉儲合同、委托合同、行紀合同和居間合同等。第三節(jié)合同管理部門及職責第三條 董事長負責法定代表人授權委托書的簽署，資產(chǎn)轉讓合同、借款合同、房產(chǎn)租賃合同、對外擔保合同；以及涉及資產(chǎn)、大額借貸經(jīng)營合

2、同、 財產(chǎn)處理等合同的審批。 各公司總經(jīng)理負責本公司勞動合同、干部聘用合同以及銷售、采購等經(jīng)濟合同的審批。精品辦公文檔第四條 集團辦公室和各公司行政辦公室負責公司各類合同的管理工作，具體職責是：（一）集團辦公室負責各司合同文本的審查、歸檔和備案。（二）各公司行政辦公室負責對合同專用章、合同文本、法人授權委托書等合同文本的發(fā)放和管理。（三）參與各部門提交的各類合同的合法性、可行性、有利性審查，并向法定代表人提交審查意見；（四）監(jiān)督檢查合同履行情況，對履行中出現(xiàn)的重要問題進行分析，提出意見；（五）協(xié)助處理合同糾紛，參與爭議仲裁、法律訴訟。（六）負責的監(jiān)督執(zhí)行。第五條合同具體承辦部門的主要職責：（一

3、）負責合同相對方資信情況、履約能力等情況的調查，并提供相應資料；（二）具體負責所承辦合同的招標、談判和文本的起草；（三）嚴格按照規(guī)定的程序完成合同的審批手續(xù)；（四）負責合同的履行，及時解決履行中出現(xiàn)的問題。遇有合同變更、解除等重大事項，須報集團辦公室審核同意；（五）負責向集團辦公室報送合同統(tǒng)計報表及有關資料；（六）負責所承辦合同的歸檔。精品辦公文檔第四節(jié)合同的授權委托第六條 簽訂合同實行授權委托制度。 合同由法定代表人或主要負責人簽訂，也可以由企業(yè)法定代表人或總經(jīng)理書面授權的公司有關人員代理簽訂。第七條 代理企業(yè)法定代表人簽訂合同的， 簽約人應持企業(yè)法定代表人簽發(fā)并加蓋企業(yè)公章的 法定代表人授

4、權委托書 ( 見附件一 ) ，并在授權范圍內簽訂合同。法定代表人授權委托書 采取一事 ( 合同 ) 一授權，合同一經(jīng)履行，委托事項即行終止。第八條 集團辦公室負責管理合同授權委托書， 根據(jù)董事長的決定，辦理出具授權委托書事宜。第九條 代理人必須忠實履行職責， 維護本公司的合法權益， 對本公司負責，對法定代表人或者總經(jīng)理負責。第十條代理人實施損害本公司合法權益的行為或者不再適宜擔任代理人的， 各公司有權隨時終止委托代理關系。終止委托代理關系的，由董事長做出決定，辦公室負責收回授權委托書。精品辦公文檔第五節(jié)合同的日常管理第十一條 本集團實行二級合同管理，集團辦公室全面負責重要合同的管理；各公司行政

5、辦公室負責本公司的合同管理。（一）集團辦公室負責資產(chǎn)轉讓合同、借款合同、房產(chǎn)租賃合同、對外擔保合同，以及涉及資產(chǎn)、大額借貸經(jīng)營合同、財產(chǎn)處理合同的審查、備案和歸檔工作。（二）集團辦公室負責合同標的額在二十萬元以上 （含二十萬元）的合同審查、備案和歸檔工作， 各分公司簽署合同標的額二十萬元以上（含二十萬元） 的合同必須先經(jīng)集團辦公室審查，公司總經(jīng)理批準后方可簽訂，并報集團辦公室進行歸檔備案。（三）各分公司行政辦公司負責合同標的二十萬元以下合同的審查和歸檔備案，各公司負責人批準后方可簽訂。在合同簽署后，以掃描文件并加密的格式發(fā)電子郵件于集團辦公室 * 郵箱進行電子文件合同備案。第十二條 公司的合同

6、專用章專人管理，公司辦公室負責保管。公司的空白合同、 授權委托書也由專人管理， 業(yè)務人員不得隨帶合同專用章或已蓋章的空白授權委托書、空白合同出差，特殊情況，由公司總經(jīng)理批準。合同專用章、蓋章的空白合同、授權委托書、已簽訂的合同等遺精品辦公文檔失的，應及時向當?shù)毓矙C關報案，并登報聲明。第十三條 已簽訂的合同及送貨回單，增值稅發(fā)票收據(jù)以及業(yè)務往來傳真、信函、對帳單等資料，銷售、采購部門的業(yè)務人員應自行保管好；重要資料應將原件交集團辦公室隨合同保管。第十四條 合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動關系前應把有關材料及空白合同、名片、委托書移交完畢，經(jīng)公司辦公室和有關部門確認后方可辦理有關手續(xù)。 合同經(jīng)辦人員

7、與本公司終止勞動關系或因其他原因發(fā)生變更的，公司辦公室應在情況發(fā)生后一周內書面告知各有關單位。第六節(jié)合同具體要求第十五條合同的主體（一）訂立合同的主體必須是公司及所屬各公司中具有法人資格，能獨立承擔民事責任的組織，其他部門、機構、分公司等不得擅自簽訂合同。（二）訂立合同前，應當對對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調查，不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經(jīng)濟合同。（三）公司一般不與自然人簽訂經(jīng)濟合同，確有必要簽訂經(jīng)濟合同，應經(jīng)公司總經(jīng)理同意。精品辦公文檔第十六條合同的形式（一）訂立合同，除即時交割（銀貨兩訖）的簡單小額經(jīng)濟事務外，

8、應當采用書面形式。（二）“書面形式”是指合同書、補充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報、傳真、電子郵件等） ，除情況緊急或條件限制外，公司一般要求采用正式的合同書形式。第十七條合同的內容（一）當事人的名稱、住所：合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所應保持一致。（二）合同標的：合同標的應具有唯一性、準確性，買賣合同應詳細約定規(guī)格、型號、商標、產(chǎn)地、等級、技術標準和品質描述等內容；服務合同應約定詳細的服務內容及要求； 對合同標的無法以文字描述的應將圖紙作為合同的附件。（三）數(shù)量：合同應采用國家標準的計量單位，一般應約定標的物數(shù)量，常年經(jīng)銷合同無法約定確切數(shù)量的應

9、約定數(shù)量的確定方式（如電報、傳真、送貨單、發(fā)票等） 。（四）質量：有國家標準，部門行業(yè)標準或企業(yè)標準的，應約定所采用標準的代號； 化工產(chǎn)品等可以用指標描述的產(chǎn)品應約定主要指標要求（標準已涵蓋的除外） ；憑樣品支付的應約定樣品的產(chǎn)生方式及樣品存放地點。（五）價款或報酬：價款或者報酬應在合同中明確，采用折扣精品辦公文檔形式的應約定合同的實際價款； 價款的支付方式如轉帳支票、 匯票（電匯、票匯、信匯）、托收、信用證、現(xiàn)金等應予以明確；價款或報酬的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內支付。（六）履行期限、地點和方式：履行期限應具體明確定，無法約定具體時間的， 應在合同中約定履行期間的方

10、式；合同履行地點應力爭作對本方有利的約定， 如買賣合同一般約定交貨地點為本公司倉庫或本公司的住所地；約定具體地名的應明確至市轄區(qū)或縣一級；買賣合同在合同中一般應約定交付的手續(xù)，即合同履行的標志， 如托運單、倉庫保管員簽單等。（七）合同的擔保： 合同中對方事人要求提供擔?；虮痉揭髮Ψ疆斒氯颂峁５?，應結合具體情況根據(jù)擔保法的要求辦理相關手續(xù)。（八）合同的解釋：合同文本中所有文字應具有排它性的解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應在合同中進行解釋。（九）保密條款：對技術類合同和其他涉及經(jīng)營信息、技術信息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任。（十）合同聯(lián)系制度： 履行期限長的

11、重大經(jīng)濟合同應當約定合同雙方聯(lián)系制度。（十一）違約責任：根據(jù)合同法作適當約定，注意合同的公平性。（十二）解決爭議的方式：解決爭議的方式可選擇仲裁或訴訟，精品辦公文檔選擇仲裁的應明確約定仲裁機構的名稱，雙方對仲裁機構不能達成一致意見的，可選擇第三地仲裁機構。（十三）合同管轄權的約定： 在合同中應將合同管轄權約定明確，本公司所署合同一般情況下將法院訴訟管轄約定于榆林市人民法院進行管轄，國家法定管轄的情形除外。第七節(jié) 合同的簽訂程序第十八條合同承辦部門在簽訂合同前，應預先審查對方以下情況：( 一) 對方當事人主體資格審查。包括：企業(yè)名稱、性質、地址、營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、注冊資金以及依法應當辦理的行政

12、許可證。( 二) 對方當事人資信情況及履約能力審查。包括：資產(chǎn)負債、技術設備、產(chǎn)品質量、商業(yè)信譽等。( 三) 對方合同承辦人員資格審查。 包括簽約代理人的身份證明、授權委托證明。（四）合同簽訂時要求對方公司提供營業(yè)執(zhí)照復印件（需在復印件加蓋公司紅章）、法定代表人身份證復印件、銀行賬號；有代理人的需提供代理人身份復印件和授權委托書。第十九條合同應按下列程序辦理簽訂、審批手續(xù)：（一）草擬會簽：合同承辦單位應就商談約定的內容草擬合同文精品辦公文檔本，填寫“合同審查會簽表” ，送相關部門會簽，各相關部門應在當日內完成會簽，并將會簽意見及合同文本交承辦公司辦公室。（二）審查修改：承辦公司辦公室于 2 日

13、內就合同文本的合法性，有效性提出審查意見，會同相關部門意見一并交承辦部門進行修改，相關部門與承辦部門對合同內容有異議的， 由承辦公司辦公室進行協(xié)調定稿。（三）最后簽訂：經(jīng)會簽的合同文本定稿后，由合同承辦部門送主管領導或法定代表人簽批后，由承辦公司辦公室加蓋合同專用章。第二十條合同承辦、審查會簽部門的審查事項及責任：（一）合同承辦部門應對合同的業(yè)務、技術條款進行審查，并對之負責；（二）財務部門對合同項目是否與國家、上級主管部門、本單位的計劃抵觸以及合同支付條款進行審查，并對之負責；（三）技術研發(fā)部門應對合同項目是否符合政策法規(guī)、 規(guī)章制度、生產(chǎn)技術標準、安全保護標準進行審查，并對之負責。（四）承

14、辦公司辦公室對合同的合法性，主要條款是否完備，文字用語是否準確、規(guī)范進行審查，并對之負責。第二十一條 法律、行政法規(guī)規(guī)定應當辦理批準登記手續(xù)的合同，合同成立后由承辦公司辦公室依法及時辦理。第二十二條 合同正式簽訂后，應當隨合同審查會審表交存承辦公司辦公室備案；同時送公司財務部門入卷，方便執(zhí)行。精品辦公文檔第八節(jié) 合同的變更、解除第二十三條在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經(jīng)雙方協(xié)商，重新達成書面協(xié)議，新協(xié)議未達成前，原合同仍然有效。本方收到對方當事人要求解除或變更的通知書后， 應當在規(guī)定的期限內作出書面答復。第二十四條存在下列情形之一的，本方可以單方解除合同：（一）因不可抗力

15、致使不能實現(xiàn)合同目的；（二）在履行期限屆滿之前， 對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務；（三）對方遲延履行主要債務， 經(jīng)催告后在合理期限內仍未履行；（四）對方遲延履行債務或其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的；（五）法律規(guī)定的其他情形。第二十五條 變更或解除合同的， 應當采用書面形式 （包括書信、電報）；第二十六條 變更或解除經(jīng)濟合同的協(xié)議應按照合同簽訂程序報原審批人員批準。 法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應當辦理批準登記等手續(xù)的，應依法及時辦理。精品辦公文檔第九節(jié) 合同的履行第二十七條 公司應當按照合同約定全面履行自己的義務， 并隨時督促對方當事人及時履行其義務。第二十八條 在合同履行過程

16、中，對本公司的履行情況應及時做好記錄并經(jīng)對方確認。（一）履行銷售合同交付貨物時應由對方當事人簽署一式二份的收貨單，一份留存對方，一份交銷售部門備查。向對方當事人交付增值稅發(fā)票時應由對方當事人出具收條。（二）履行采購合同付款時應由對方當事人出具收款收據(jù)或收條，公司原則上只開具限制性抬頭的轉賬支票， 不允許以現(xiàn)金形式支付。第二十九條在履行合同過程中，經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對方當事人有下列情況之一的， 應立即中止履行， 并及時書面上報集團辦公室處理，并報總經(jīng)理及法律顧問。（一）經(jīng)營狀況嚴重惡化；（二）轉移財產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務；（三）喪失商業(yè)信譽；（四）有喪失或者可能喪失履行債務能力的其

17、他情形；精品辦公文檔第三十條在常年合同特別是常年銷售、采購合同履行過程中，經(jīng)辦人員應定期對帳，確認雙方債權債務；第三十一條在對方當事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或對方當事人的合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動時，應及時對帳，確認合同效力及雙方債權債務。第十節(jié)合同公證第三十二條 在簽訂下列合同時按雙方約定，總經(jīng)理批示進行合同公證：（一）房產(chǎn)類：辦理房產(chǎn)買賣、轉讓、贈與、交換、拍賣、租賃；辦理合作建房、 土地使用權有償出讓轉止、 房屋拆遷補償協(xié)議和保全證據(jù)；辦理房產(chǎn)代銷、包銷協(xié)議以及其他有關房地產(chǎn)事項。（二）經(jīng)濟類：辦理產(chǎn)權、股權轉讓、企業(yè)承包租賃經(jīng)營、聯(lián)營、中外合資、合作、建設工程承包

18、、加工承攬、購銷、科技協(xié)作等各種經(jīng)濟合同；辦理股東大會、 董事會會議、招標、投標、辦理資信證明、專利、商標權證明、提存、境外投資委托協(xié)議等。（三）金融類：借（貸）款合同、融資租賃合同；商品房產(chǎn)、土地使用權、樓花、機器設備、股權，股票及其它有價證券、權益等的抵押、質押合同；保證合同；與上述合同相關的委托書、聲明書、擔保書、承諾書等。精品辦公文檔第十一節(jié)無效合同第三十三條有下列情形之一的，合同無效：（一）一方以欺詐、脅迫的手段訂立合同，損害國家利益；（二）惡意串通，損害國家、集體或者第三人利益；（三）以合法形式掩蓋非法目的；（四）損害社會公共利益；（五）違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定。第十二節(jié)合同

19、糾紛的調解、仲裁和訴訟第三十四條合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時，應首先按照實事求是的原則，平等協(xié)商解決。第三十五條合同雙方在一定期限（一般為一個月）內無法就糾紛的處理達成一致處理意見或對方當事人無意協(xié)商解決的，經(jīng)辦人員應及時書面報告部門經(jīng)理和集團辦公室，并擬定處理意見， 報總經(jīng)理決定。對方當事人涉嫌合同詐騙的，應立即報告集團辦公室、總經(jīng)理精品辦公文檔及法律顧問，會商處理。第三十六條公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對方當事人起訴的，相關部門應及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關證據(jù)報集團辦公室。第十三節(jié)考核與獎懲第三十七條 公司全體職員應當嚴格遵守， 有效

20、訂立、履行合同，切實維護公司的整體利益。 公司行政辦公室負責執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。第三十八條 對在合同簽訂、履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題，積極采取補救措施，使本公司避免重大經(jīng)濟損失以及在經(jīng)濟糾紛處理過程中，避免或挽回重大經(jīng)濟損失的，予以獎勵。第三十九條 合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責任人員追償損失：（一）未經(jīng)授權批準或超越職權簽訂合同；（二）為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權委托書；（三）應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同。第四十條 合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一， 給公司造成損失的，公司酌情向有關人員追償損失：（一）因工作過失致使公司被詐騙；精品辦公文檔（二）公司履行合同未經(jīng)對方當事人確認；（三）遺失重要證據(jù)；（四