文秘工作的寫作基礎(chǔ)與技巧

1、文秘工作的寫作基礎(chǔ)與技巧作為一名秘書人員，應(yīng)該涉獵廣泛，了解各方面的知識，這樣在日常工作中才能 得新應(yīng)手。下面是小編給大家?guī)淼奈拿貙I(yè)寫作知識，歡迎大家閱讀參考，我們一 起來看看吧!商務(wù)文秘寫作原則實事求是的原則 公文處理工作必須要發(fā)揚深入實際、聯(lián)系群眾、調(diào)查研究、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)， 因為公文的出發(fā)點和最后的目的就是要解決實際的問題，它是公務(wù)活動面對實際問題 必須借助的方法、工具之一。如果不深入實際，調(diào)查全面真實的情況，只是閉門造車， 必然陷入官僚 主義、形式主義和文牘主義的泥沼，使公文成為脫離實際，堆滿了官話、 套話、空話、假話、大話的垃圾堆，使浮夸虛飾、生搬硬套、本本主義、瞎指揮、妄

2、下結(jié)論的官僚 主義之風(fēng)侵害機關(guān)和組織的健康肌體，這樣公文處理不但無助于組織的 管理，發(fā)揮不了實際的作用，甚至可能會帶來混亂和矛盾等負(fù)面效應(yīng)。所以公文處理 必須是一種有效的信息溝通，公文處理的實踐者應(yīng)該從客觀實際出發(fā)，傾聽群眾和基 層的呼聲，如實地反映真實情況，不先入為主，不任意夸大和縮小問題，不掩飾矛盾，既報喜也報憂。同時，公文處理的實踐者要能對搜集上來的各種情況和材料的性質(zhì)、 真?zhèn)?、是非、可行性做出?zhǔn)確的分析判斷推理，運用科學(xué)的方法論從客觀事實中得出 正確的結(jié)論。能夠發(fā)現(xiàn)問題，提出問題，分析問題，最終還是要落在能有效地解決問 題。所以在公文處理實踐中，最重要的是要能指出解決問題的具體方法、手

3、段、途徑、 措施。精簡的原則精簡是使公文處理活動能夠更加準(zhǔn)確、便捷、高效的保證。 “繁文褥節(jié) ”一直是困 擾公文處理活動實現(xiàn)高效的突出問題。黨和政府的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)曾一再要求 “反對黨八股 倡導(dǎo) “搬文山，填會海 ”，但這些問題始終未能得到很好的解決。今天商品經(jīng)濟社會對 于公文處理活動的時效性要求更高，質(zhì)量要求更嚴(yán)，因此必須要化繁為簡，刪繁就簡。 首先，文章要寫得短一些，精一些，公文的格式、結(jié)構(gòu)、種類都要力求簡化。其次， 公文的運轉(zhuǎn)處理程序的環(huán)節(jié)要力求精簡，減少不必要的層次和工作環(huán)節(jié)，合并一些環(huán) 節(jié)和手續(xù)，隨著逐步改善加工手段，有效地控制程序，減少出現(xiàn)差錯的機會，最終實 現(xiàn)逐步簡化過程。第三，公文處

4、理的實踐者必須從觀念上破除那種陳腐的以為繁瑣、層次多必有效的舊觀念，樹立起精簡的意識，認(rèn)識到簡便易行的程序、責(zé)任到人的工 作安排、規(guī)范功用強的方法、工具，才是保證公文處理便捷有效的正確方法。高效的原則效率和質(zhì)量是相依相伴的，效率高不僅依賴于快節(jié)奏、高時效，更取決于公文處 理的高質(zhì)量，只有將每項工作、每個環(huán)節(jié)都做到準(zhǔn)確、細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)、周到，使公文處 理這一系統(tǒng)工程、群體行為能夠按質(zhì)完成，所有人員都能各司其職，公文處理的高效 才有可能實現(xiàn)。公文處理的質(zhì)量涉及到了公文處理活動構(gòu)成的各個要素，涉及到了工 作過程的每個環(huán)節(jié)，涉及到了評估審核的指標(biāo)體系。首先，質(zhì)量的高低不僅要依靠設(shè) 備、物質(zhì)、材料、工具等硬

5、的因素，也要依靠人的主觀努力、信息的保證和制度的完 備等很多軟的因素，只有在兩個方面都達(dá)到高的質(zhì)量，效率才能真正有保證。否則，只是片面的強調(diào)速度，強調(diào)快，強調(diào)客觀設(shè)備條件、物質(zhì)條件是否具備，就有可能 “欲 速則不達(dá) ”，出現(xiàn)只重物而不重人的傾向。商務(wù)文書寫作要素：主旨所謂“主旨”，就是指商務(wù)文書的中心思想，即作者所要表達(dá)的意思。商務(wù)文書的 寫作并不是為了寫而寫，而應(yīng)該具有一個明確的目的;換而言之，就是應(yīng)該對方看到該 商務(wù)文書后產(chǎn)生作者所希望的感受和行動。在主旨方面，應(yīng)該遵循 “正確，務(wù)實，集中，鮮明 ”的原則。材料 好的商務(wù)文書不是可以一蹴而就的，需要圍繞作者的主旨來收集很多相關(guān)方面的 素材。

6、例如在政府機關(guān)中撰寫政策性的通知，就需要查閱很多以前類似的、與之相關(guān) 的批文、章程等資料，以確保前后建立起必要的聯(lián)系和呼應(yīng)。在材料方面，應(yīng)該遵循 “收集要多，選擇要嚴(yán)，使用要巧 ”的原則。結(jié)構(gòu) 另外，好的商務(wù)文書還應(yīng)該具有良好的結(jié)構(gòu)，否則會導(dǎo)致在不應(yīng)該浪費筆墨的地 方花費很多不必要的時間，而需要去強調(diào)的內(nèi)容則被相應(yīng)的弱化。在結(jié)構(gòu)方面，可以選擇 “篇段合一式、分層表達(dá)式、分條列項式 ”等方式。語言 如果說主旨、材料以及結(jié)構(gòu)構(gòu)成了商務(wù)文書的骨骼，那么在其中行文的語言就是對其進(jìn)行填充和豐富的血肉在語言方面，應(yīng)該做到 “風(fēng)格平直樸實莊重，表達(dá)規(guī)范準(zhǔn)確簡練 ”，最低要求也必 須進(jìn)行拼寫檢查以保證用詞的準(zhǔn)

7、確。秘書技能：寫好工作總結(jié)的方法一根據(jù)工作職能進(jìn)行總結(jié) 這是一種最主要的總結(jié)角度，常用于年度工作報告，用于對工作進(jìn)行全面總結(jié)。 如稅務(wù)部門的主要職能是 “執(zhí)好法、收好稅、帶好隊、服好務(wù) ”，某省國稅局在總 結(jié)工作時就歸納為 “稅收收入躍上新臺階;依法治稅得到新加強;隊伍素質(zhì)有了新提高;納 稅服務(wù)有了新改進(jìn) ”等部分，這就是從工作職能出發(fā)來總結(jié)工作的。二根據(jù)工作思路進(jìn)行總結(jié) 如果工作思路與眾不同或別有創(chuàng)新，也可以圍繞工作思路來總結(jié)。某省國稅局抓稅收分析工作，先從宏觀稅負(fù)查找可能存在問題的行業(yè)，然后再對 該行業(yè)可能存有疑點的企業(yè)進(jìn)行微觀評估，然后進(jìn)一步總結(jié)經(jīng)驗、汲取教訓(xùn)、制定制 度，形成長效機制。

8、整項工作思路清晰，層層遞進(jìn)，富有啟發(fā)性。該單位在經(jīng)驗總結(jié) 時就歸納為 “宏觀分析定方向;微觀分析找問題;健全機制求長效 ”三部分，在全國交流時 產(chǎn)生了很大反響。一般來說，用這種角度來總結(jié)工作，效果好壞主要取決于思路是否 清晰、深刻、新穎。三根據(jù)工作特色進(jìn)行總結(jié) 這種方法常用于專項工作的經(jīng)驗介紹，對執(zhí)筆人要求比較高，不僅需要充分掌握 材料，而且還要有一雙善于發(fā)現(xiàn)的眼睛，能從大量的資料中挖掘出閃光點來。筆者剛參加工作時，有位同事承擔(dān)了撰寫本單位思想政治工作總結(jié)的任務(wù)，但反 復(fù)修改，幾易其稿，還是通不過，十分苦惱。一位從事文字工作多年的辦公室領(lǐng)導(dǎo)提 醒他，可以先從原始材料中提煉出特點和特色來，然后再

9、圍繞這些特點進(jìn)行總結(jié)。可 謂 “一語驚醒夢中人 ”，這位同事聽后迅速調(diào)整思路，抓住本單位思想政治工作 “工作扎 實、細(xì)致耐心、方式靈活、領(lǐng)導(dǎo)帶頭 ”的特點進(jìn)行總結(jié)，歸納為 “立足一個實字，增強 思想政治工作的針對性;著眼一個細(xì)字，增強思想政治工作的感染力;突出一個活字，增 強思想政治工作的吸引力;強調(diào)一個帶字，增強思想政治工作的感召力 ”等部分。領(lǐng)導(dǎo) 看后十分滿意，認(rèn)為不落俗套，寫出了新意，還要求大家作為范文來學(xué)習(xí)。選用這種 角度寫起來比較難，對秘書工作者的寫作能力要求也很高，但寫好了就別具一格，很 有說服力。四根據(jù)采取的工作措施進(jìn)行總結(jié)這也是很常見的方法，主要用于對某方面的工作進(jìn)行總結(jié)。如某

10、市紀(jì)檢部門抓 “執(zhí)行力建設(shè) ”時采取了 “統(tǒng)一思想、轉(zhuǎn)變作風(fēng)、加強督辦、素質(zhì) 培訓(xùn) ”四大措施，總結(jié)時就歸納為 “統(tǒng)一思想抓落實;轉(zhuǎn)變作風(fēng)抓落實;督促檢查抓落實;提 高能力抓落實 ”四部分。又如某市工商局從 “教育引導(dǎo)、內(nèi)外監(jiān)督、健全制度和嚴(yán)格懲 處 ”等方面抓規(guī)范執(zhí)法工作，總結(jié)時就歸納為 “創(chuàng)新載體，提升教育的針對性;內(nèi)外并重， 增強監(jiān)督的實效性;建章立制，確保機制的長效性;狠抓不懈，提高查處的準(zhǔn)確性 ”。這 是根據(jù)工作措施進(jìn)行總結(jié)的典型例子。五根據(jù)開展工作的時間順序進(jìn)行總結(jié) 這種方法一般用于對專項工作進(jìn)行總結(jié)。如完成某個重點項目后，從 “領(lǐng)導(dǎo)重視，精心組織;制定方案，分工負(fù)責(zé);加強協(xié)調(diào)，

11、形成合力;抓好試點，健全方案;狠抓落實，強化執(zhí)行;總結(jié)提高，優(yōu)化改進(jìn) ”等六方面進(jìn) 行總結(jié)。這個例子所采取的角度就是開展工作的先后順序。應(yīng)該說，這種方式能完整 描述整項工作的全貌，但缺點是重點不突出，特點不明顯，寫不好很容易變成流水賬， 難以給人留下深刻的印象。六根據(jù) “關(guān)鍵詞 ”進(jìn)行總結(jié) 黨代會、中央全會等各種重要會議，往往會提出一些新的理念，出現(xiàn)一些熱點詞 匯。合理利用這些熱點詞匯來總結(jié)工作，既可以體現(xiàn)時代氣息，又可以提升文稿的高 度。有一次，筆者參加市政協(xié)的一個會議，市領(lǐng)導(dǎo)在講話時抓住政協(xié)的 “協(xié)”這一關(guān)鍵 字進(jìn)行總結(jié)論述， “第一，所謂相 協(xié)，首要之義為協(xié)商;第二，所謂相 協(xié)，又有協(xié)力

12、之 義;第三，所謂相 協(xié) ，又有協(xié)和之義;第四，所謂相 協(xié)，還有協(xié)同之義 ”，講得富有新 意，十分精彩，贏得了滿堂喝彩。因此，作為一名秘書工作者，如果經(jīng)常關(guān)注黨中央 的最新精神和理念，能善于提煉、總結(jié)關(guān)鍵詞或字，也能開闊思路，提高總結(jié)的水平。七根據(jù)參與主體來總結(jié) 當(dāng)某方面工作或者某個重大項目完成后，一般都要召開會議，總結(jié)工作，表彰先 進(jìn)。這種場合的總結(jié)部分，往往圍繞參與該工作的各主體來構(gòu)思。如某次抗洪搶險救災(zāi)工作總結(jié)表彰會議的總結(jié)部分就采用了這種方法， “在整個抗 洪搶險中，黨中央高度關(guān)注 ;受災(zāi)省區(qū)的各級黨委和政府，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨中央、 國務(wù)院的方針;人民解放軍和武警部隊堅決響應(yīng)黨和人民的召

13、喚 ;人民群眾是奪 取抗洪搶險勝利的主力軍和真正英雄 ”，這是按參與主體總結(jié)的一個經(jīng)典范例。八根據(jù)解決的問題來總結(jié) 在總結(jié)工作時，針對解決的問題來歸納，往往也會取得很好的效果。有一次，筆者所在單位的服務(wù)部門總結(jié)工作，客觀來說這個部門做了很多工作， 也采取了很多創(chuàng)新的措施，成效也比較明顯，但上級領(lǐng)導(dǎo)聽了匯報并不滿意，批評思 路不清楚，工作針對性不強?；厝ズ?，該部門對材料進(jìn)行了重新補充和梳理，從解決 “臉難看、事難辦、門難進(jìn) ”等問題出發(fā)，將工作總結(jié)為 “進(jìn)一步提高服務(wù)意識，盡量讓 老百姓少受一點氣;進(jìn)一步改進(jìn)服務(wù)環(huán)境，盡量讓老百姓少跑一點路;進(jìn)一步優(yōu)化服務(wù)手 段，盡量讓老百姓少花一點錢;進(jìn)一步提

14、升工作效率，盡量讓老百姓少排一點隊 ”四個 方面，得到了領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可。用這種角度來總結(jié)工作，針對性強，直接鮮明，能給人留 下較深的印象。上述只是筆者根據(jù)工作經(jīng)驗歸納的幾種角度，在實戰(zhàn)中它們往往不是獨立使用的， 常常是根據(jù)情況有機組合的。撰寫總結(jié)時，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真收集材料，掌握總結(jié)對象的特點， 嘗試從多個角度出發(fā)，把思路向四面擴散，沿著不同的方向、不同的側(cè)面思考問題， 然后再進(jìn)行比較分析，找出最佳的總結(jié)角度和方法。這就要求我們秘書工作者平時注 重積累分析，不斷拓寬、豐富分析問題的角度，讓自己的思維更加發(fā)散、更加多元、 更加活躍。文秘工作的寫作基礎(chǔ)與技巧一、寫作基礎(chǔ)知識 主題是文章的統(tǒng)帥和綱領(lǐng)，是文章的核

15、心;主題源于材料，主題不能先行，必須從 實際出發(fā)，從材料中引出主題。實用文體主題的表現(xiàn)表式主要有：直接闡述；單一集中;以意役法；片言居要；善用標(biāo)題。文章結(jié)構(gòu)安排的環(huán)節(jié)主要包括：選擇角度；設(shè)置線索；安排層次；劃分段落；設(shè)計開頭 與結(jié)尾；處理過渡和照應(yīng)等。文章的結(jié)構(gòu)應(yīng)達(dá)到嚴(yán)謹(jǐn)（嚴(yán)密精細(xì)，無懈可擊）、自然（順理 成章，開闔自如）、完整（勻稱飽滿，首尾圓合）、統(tǒng)一（和諧一致，通篇一貫，決不相互 抵觸，自相矛盾）文章常用的表達(dá)方法有敘述、描寫、議論、說明，其中議論的方法又可具體分為：例證法：喻證法；類比法;對比法；反駁法;歸謬法。語言運用的基本要求：合體、得體，準(zhǔn)確、順達(dá)，簡潔、明快，生動、有力。二、公

16、文的特點和種類公文，也稱公務(wù)文件，是在社會活動中直接形成和使用的具有規(guī)范體式和法定效 用的信息記錄，其區(qū)別于圖書、情報、資料等事物的個性點主要有：由法定作者制 發(fā);具有法定的現(xiàn)實執(zhí)行效用；具有規(guī)范的體式；履行法定的程序。根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，公文可從不同角度進(jìn)行如下分類：(1)根據(jù)形成和作用的公務(wù)活動領(lǐng)域，公文可分為通用公文和專用公文兩類。(2)根據(jù)內(nèi)容涉及國家秘密的程度，公文可分為對外公開、限國內(nèi)公開、內(nèi)部使用、 秘密、機密、絕密六類(3)根據(jù)行文方向，公文可分為上行文、下行文、平行文三類。(4)根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì)，公文可分為規(guī)范性、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性、公布性、陳述呈請性、商 洽性、證明性公文。(5)根據(jù)處理

17、時限的要求，公文可分為平件、急件、特急件三類。(6)根據(jù)來源，在一個機關(guān)內(nèi)部可將公文分為收文、發(fā)文兩類。三、寫作技巧1.把握特點 所謂特點， 是與其它文體相比較而呈現(xiàn)出的不同點和區(qū)別點。 分析和認(rèn)識總結(jié)文 體的特點，是寫好總結(jié)的關(guān)鍵所在。不了解這一特點，就抓不到重點，也就很難寫出 有特色的工作總結(jié)?？偨Y(jié)與其它的文體相比較，有五個不同特點。一是在內(nèi)容上，不是寫現(xiàn)在，而是寫過去。就是對已經(jīng)做過的一個時期的工作， 進(jìn)行全面地、系統(tǒng)地回顧、檢查、分析、研究、歸納和提煉，把大量的感性材料集中 起來，使之條理化、系統(tǒng)化、科學(xué)化。二是在對象上，不是寫群眾，而是寫機關(guān)。就是總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)在組織領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo) 思想、

18、工作作風(fēng)和工作方法上，有什么經(jīng)驗，有什么教訓(xùn)，看以前服務(wù)得怎么樣今后 怎樣繼續(xù)服好務(wù)。三是在方法上，不是我說你怎么樣，而是說我(們)怎樣。就是自我解剖，自我認(rèn) 識，自我肯定，自我表揚自我批評，自我提高。因此，一般是以第一人稱(我或我們)的口氣出現(xiàn)，也有用第三人稱的。四是在目的上，不是預(yù)測情況，估算數(shù)字，盤算問題，而是肯定成績，找準(zhǔn)問題， 悟出道理，明確方向。寫昨天，看今天，指導(dǎo)明天。總結(jié)工作不是目的，目的在于吸 取經(jīng)驗教訓(xùn)，做好當(dāng)前和今后的工作。如果只是把總結(jié)當(dāng)成收錄材料的容器，寫成流 水賬，就達(dá)不到預(yù)期的效果。五是在體裁上，不是記敘文而是議論文。總結(jié)不只是對情況與事實作概略性的綜 合歸納，而

19、主要是對事物作本質(zhì)的分析，把感性認(rèn)識上升到理性認(rèn)識，從中找出事物 發(fā)展的基本規(guī)律。揭示規(guī)律性的東西很重要，不僅要千方百計找出規(guī)律，清楚明白地 反映規(guī)律，而且要用事實明白無誤地說明規(guī)律。六是在作用上， 就是向本單位職工群眾報告情況和向上級匯報情況及向外單位介 紹情況和經(jīng)驗。向群眾作總結(jié)并報告工作，是讓群眾了解各方面工作的情況，樹立信 心，明確方向;向上級匯報工作，是讓上級機關(guān)全面了解下面工作的情況，以便及時獲 得上級機關(guān)的指導(dǎo);向外單位介紹本單位的工作情況和經(jīng)驗教訓(xùn)，是提供學(xué)習(xí)借鑒。2.區(qū)分類型 總結(jié)的文體細(xì)分有很多種， 但無論是從內(nèi)容上分， 或是從范圍上分， 或是從時間 上分，都不外乎兩大種：

20、一種叫全面性工作總結(jié)，一種叫專題性工作總結(jié)。（一）全面性工作總結(jié)。就是對一個單位、一個部門、一個組織的一個時期、一個 階段的工作實踐進(jìn)行全面總結(jié)。凡在機關(guān)工作的同志，都經(jīng)常和這種文體打交道，其 關(guān)鍵是要總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)。全面總結(jié)，一般時間跨度長，涉及的范圍廣，包含的內(nèi)容 多。在寫作過程中，既要把各方面的工作情況反映出來，又要突出中心，抓住重點， 縱深結(jié)合。我認(rèn)為，解決這個問題的有效辦法就是要搞好三個統(tǒng)一：一是統(tǒng)一總結(jié)的中心內(nèi)容。是以反映工作情況為主，還是以反映經(jīng)驗體會為主， 要有一個明確的思想。二是統(tǒng)一總結(jié)的主題思想。寫全面總結(jié)要樹立一個主題思想，確定一個主題，圍 繞主題寫就不會走題。不樹立一個

21、主題思想，寫出來的總結(jié)就很難突破一般化。三是統(tǒng)一工作形勢的估價。寫全面總結(jié)之前，要對本單位、部門、組織在該階段 的工作形勢有一個明確的評價，搞清楚總的形勢如何，哪些工作做得最好、成效最突 出，哪些做法和經(jīng)驗值得總結(jié)推廣，哪些單位、部門、組織的工作最典型（兩方面），哪些問題和原因需要總結(jié)上報。在這些方面統(tǒng)一了思想認(rèn)識，執(zhí)筆者就有了主攻方向， 結(jié)構(gòu)編排就容易，就易產(chǎn)生靈感，下筆也就順暢。（二）專題性工作總結(jié)。就是對某項工作進(jìn)行專題總結(jié)，也就是單獨對某一項工作、 某一個方面的經(jīng)驗教訓(xùn)進(jìn)行專門總結(jié)。其特點是突出一個 “專”字，要求內(nèi)容專、主題 專、事例專、經(jīng)驗專、寫作手法也專。在寫專題總結(jié)時，必須對有

22、關(guān)專題的內(nèi).容、原則、要求、方法，全面深刻地認(rèn)識和理解，知道所要寫的總結(jié)專在那里，專的是否有 理，專的是否有據(jù)，專的是否新穎。如果不掌握這些情況，就很可能把專題總結(jié)寫成 一般性的總結(jié)。在寫作過程中，最好按照提出問題，分析問題，解決問題的順序進(jìn)行。3.突出經(jīng)驗 寫總結(jié)的根本目的， 不只是為了肯定成績和找出問題， 更重要的是為了吸取以往 的經(jīng)驗教訓(xùn)，做好當(dāng)前和今后的工作。這種目的，要求我們在寫總結(jié)中，不能滿足于 把成績講夠、把問題找準(zhǔn)、把措施定好，應(yīng)該在總結(jié)經(jīng)驗上多動腦筋，多花氣力。多 下功夫。哪怕是一份總結(jié)里面只總結(jié)出一條有普遍指導(dǎo)意義的經(jīng)驗，也是成功的。我 感到寫好經(jīng)驗總結(jié)，要把握好以下三點。（一）要有精巧的構(gòu)思。開好頭、結(jié)好尾、突出中間，這是寫好經(jīng)驗總結(jié)的基本要