淺談信息化背景下文書(shū)檔案管理工作

1、    淺談信息化背景下文書(shū)檔案管理工作    戴婧嫻摘 要：在當(dāng)前的文書(shū)檔案管理工作中，因?yàn)橛辛诵畔⒒谋尘?，使得文?shū)檔案的管理工作實(shí)現(xiàn)了進(jìn)一步的創(chuàng)新，信息化可以說(shuō)是新時(shí)期的一個(gè)重要標(biāo)志，對(duì)于文書(shū)檔案的管理工作也帶來(lái)了一定的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，在這種形勢(shì)下，要想進(jìn)一步提高文書(shū)檔案的管理效率，就應(yīng)該充分的應(yīng)用信息化的相關(guān)手段，但是信息化的背景下，文書(shū)檔案的管理工作并不是十全十美的，其中還存在一定的問(wèn)題，一切事物都是在不斷發(fā)展的過(guò)程中得到完善的，文書(shū)檔案的管理工作也不例外，通過(guò)解決這些問(wèn)題，有助于進(jìn)一步優(yōu)化文書(shū)檔案的管理，提高工作水平，讓文書(shū)檔案管理的準(zhǔn)確性以及便

2、利性得到進(jìn)一步的提升。關(guān)鍵詞：信息化；文書(shū)檔案；管理隨著時(shí)代的發(fā)展與現(xiàn)代化的建設(shè)，信息化已經(jīng)成為主要的發(fā)展趨勢(shì)之一，加強(qiáng)信息化的建設(shè)已經(jīng)涵蓋在了我國(guó)的各個(gè)行業(yè)中，文書(shū)檔案的管理工作也不例外，在新時(shí)期的發(fā)展環(huán)境下，文書(shū)檔案的管理工作應(yīng)該朝著信息化的方向發(fā)展，這樣才能實(shí)現(xiàn)資源共享的效果。因此本文主要從信息時(shí)代下的文書(shū)檔案管理問(wèn)題展開(kāi)了論述，探究其是如何實(shí)現(xiàn)的，并且提出了開(kāi)展信息化的文書(shū)檔案管理所具有的優(yōu)勢(shì)及其存在的問(wèn)題，并且提出了有效的解決方法，希望在今后的發(fā)展過(guò)程中，文書(shū)檔案的管理水平可以得到進(jìn)一步的提升，更好的為發(fā)展我國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)做出積極的貢獻(xiàn)。1 信息化背景下文書(shū)檔案管理的現(xiàn)實(shí)要求在信息時(shí)

3、代發(fā)展的過(guò)程中，計(jì)算機(jī)已經(jīng)深入應(yīng)用到方方面面中，文書(shū)檔案管理也不例外，所以文書(shū)檔案管理的要求變得更加嚴(yán)格了，只有信息化的管理理念與之相互匹配，才能滿足現(xiàn)代化的發(fā)展要求，在這種情形下，就需要進(jìn)一步將文書(shū)檔案管理與信息化有機(jī)結(jié)合在一起，這樣才可以促進(jìn)文書(shū)檔案管理朝著更加先進(jìn)的水平發(fā)展。與此同時(shí)，文書(shū)檔案管理還要在工作流程上加以進(jìn)一步的優(yōu)化，不斷提高人員素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)人機(jī)交互機(jī)制，這對(duì)工作水平的提高是很有幫助的，這是現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求，也是實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理水平提高的必然途徑，加強(qiáng)信息化的發(fā)展是十分重要的。信息化條件下的文書(shū)檔案管理還需要在管理隊(duì)伍方面多下功夫，文書(shū)檔案管理是政府機(jī)關(guān)以及事業(yè)單位等工作的

4、重要內(nèi)容之一，所以加強(qiáng)文書(shū)檔案管理過(guò)程中的管理人員素質(zhì)是很有必要的，必須要進(jìn)一步建立起一支高素質(zhì)化的管理隊(duì)伍，這樣才能與信息化的文書(shū)檔案管理相互匹配。在當(dāng)前的文書(shū)檔案管理過(guò)程中，正面臨著工作效率低、缺少時(shí)效性等問(wèn)題，所以管理文書(shū)檔案的部門(mén)應(yīng)該進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)，并且實(shí)現(xiàn)電子化的管理，這對(duì)促進(jìn)管理水平的進(jìn)一步提升有著重要的意義。高素質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)的建立應(yīng)該是由內(nèi)至外的，并且是從上而下的，這是現(xiàn)代化管理的必然要求。文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化進(jìn)程，需要充足的資金保障，以及相應(yīng)的信息化設(shè)備和技術(shù)軟件的支持。既要考慮人員配備和繼續(xù)教育培訓(xùn)等開(kāi)支，又要考慮館藏基礎(chǔ)設(shè)備的完善和館藏空間的擴(kuò)建等資金

5、的花費(fèi)。這就需要有專(zhuān)門(mén)的檔案信息管理軟件，每一個(gè)文書(shū)檔案管理人員都應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，確保文書(shū)檔案轉(zhuǎn)化成信息檔案的準(zhǔn)確分類(lèi)、編目和檢索。2 信息化背景下文書(shū)檔案管理的幾點(diǎn)思考在信息化的時(shí)代背景下，加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理，首先就應(yīng)該進(jìn)一步提高管理理念，因?yàn)榛顒?dòng)的開(kāi)展需要正確的理念作為指導(dǎo)，文書(shū)檔案要想實(shí)現(xiàn)信息化的管理就必須要符合現(xiàn)代化的管理理念，這樣才能滿足計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)下的需要，為實(shí)際的工作帶來(lái)一定的便利，這是相關(guān)檔案管理單位領(lǐng)導(dǎo)必須要意識(shí)到的，只有在思想上具備了深刻的認(rèn)識(shí)，才能進(jìn)一步的指導(dǎo)實(shí)際工作，創(chuàng)新意識(shí)是令工作得以進(jìn)一步發(fā)展的首要前提，傳統(tǒng)的管理觀念顯然已經(jīng)不能滿足當(dāng)前工作的要求了，所以就必須要

6、開(kāi)展創(chuàng)新管理，意識(shí)上的創(chuàng)新可以指導(dǎo)行為上的創(chuàng)新，文書(shū)檔案管理應(yīng)該有計(jì)劃的、循序漸進(jìn)的開(kāi)展，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該在人力、物力以及基礎(chǔ)設(shè)施方面加大投入力度，采用機(jī)械化的方式逐漸取代人力操作，在收集資料、編目以及歸檔的規(guī)程中加以進(jìn)一步的簡(jiǎn)化，使數(shù)字化逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)的管理方式，這樣才能真正的實(shí)現(xiàn)信息化的管理。其次，還應(yīng)該繼續(xù)搭建一個(gè)有關(guān)文書(shū)檔案管理的平臺(tái)，這一平臺(tái)的建立主要是為了滿足文書(shū)檔案的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理中，主要是以紙質(zhì)檔案為主的，并且需要大量的人力才能完成復(fù)雜的工作內(nèi)容，在信息化的發(fā)展下，這一管理方式的弊端逐漸凸顯了出來(lái)，所以采用計(jì)算機(jī)等手段可以進(jìn)一步降低工作難度，提高管理工作的效率與

7、水平，在搭建這一平臺(tái)的同時(shí)，也是文書(shū)檔案管理改革的一個(gè)過(guò)程，在搭建這一平臺(tái)的過(guò)程中，主要包含以下幾方面的子系統(tǒng)。一是文書(shū)檔案的加工系統(tǒng)，這一系統(tǒng)是對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行初步加工的系統(tǒng)，可以降低管理時(shí)間，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的發(fā)展。二是文書(shū)檔案的存儲(chǔ)系統(tǒng)，在這一系統(tǒng)中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)的方式可以將初步加工之后的檔案進(jìn)行更加規(guī)范的管理，這樣做可以便于今后的查找，還能實(shí)現(xiàn)資源共享的效果。三是文書(shū)檔案的保密以及查詢系統(tǒng)，這一系統(tǒng)的重要性在于可以實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的保密工作，不同類(lèi)型的軟件可以實(shí)現(xiàn)不同方式的保密，在個(gè)人對(duì)檔案進(jìn)行查詢的過(guò)程中，需要具備一定的訪問(wèn)權(quán)限，這樣才能實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案保密性的實(shí)現(xiàn)，更好的開(kāi)展資源共享工作。再次，需

8、要建立起一支高素質(zhì)的文書(shū)檔案管理人才隊(duì)伍，這是衡量文書(shū)檔案管理水平的重要標(biāo)志之一，只有管理隊(duì)伍的水平得到了提升，那么文書(shū)檔案的管理工作才能更加有序的進(jìn)行，對(duì)于管理人才而言，應(yīng)該具備專(zhuān)業(yè)化的知識(shí)，采用科學(xué)化的手段對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理，能夠熟練的使用計(jì)算機(jī)的相關(guān)技能，并且具備較高的信息化意識(shí)，這樣才可以滿足現(xiàn)代化的管理需要。具體來(lái)說(shuō)，主要有以下兩方面的內(nèi)容。一是要對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行科學(xué)化的規(guī)劃，在隊(duì)伍中不但需要具備管理方面的專(zhuān)業(yè)人才，還需要具備信息方面的專(zhuān)業(yè)人才，因此復(fù)合型人才就顯得十分重要了，這樣才可以滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需要。二是應(yīng)該重視起對(duì)檔案管理隊(duì)伍的培訓(xùn)工作，只有不斷掌握新的知識(shí)，新的技能，才可以隨時(shí)滿足現(xiàn)代化的管理需要，建設(shè)起一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，在今后的工作中，每一名檔案管理者都應(yīng)該朝著這一目標(biāo)而努力。結(jié)束語(yǔ)綜上所述，文書(shū)檔案管理是具有一定優(yōu)勢(shì)的，不但可以促進(jìn)檔案的查閱速度，還能滿足工作效率提升的要求，所以在現(xiàn)代化的發(fā)展過(guò)程中，應(yīng)該更進(jìn)一步的提高這方面的管理工作，這樣才可以滿足文書(shū)檔案管理工作的要求，為企業(yè)、事業(yè)單位以及其他部門(mén)開(kāi)展工作帶來(lái)一定的便利，希望在本文的論述