淺談提高檔案管理工作的方法探索

1、    淺談提高檔案管理工作的方法探索    魏婧摘 要：在我國，事業(yè)單位的檔案管理工作十分重要，是提升事業(yè)單位工作效率的關(guān)鍵因素，因此必須探尋最適合的管理方法。本文首先強調(diào)了我國事業(yè)單位中檔案管理的工作特點，之后分析了目前檔案管理工作存在的較為突出的問題，最后提出幾項能夠提升檔案管理工作效率的管理方法，力求完善檔案管理制度，提高檔案管理質(zhì)量。關(guān)鍵詞：檔案管理;工作效率;管理方法事業(yè)單位是我國特有的服務(wù)機構(gòu)，在社會主義建設(shè)中具有重要的職能和任務(wù)。在工作過程中，事業(yè)單位為了提高工作效率，需要記錄并總結(jié)工作過程中的詳細情況，這便體現(xiàn)出了檔案管理工作的重要性。

2、因此，檔案管理工作的方法必須科學合理，及時收錄、總結(jié)事業(yè)單位的發(fā)展信息，并且進行妥善的保管，以便今后查閱參考。此外，探索更加有效的檔案管理方法，就能提升檔案管理的工作效率，事業(yè)單位檔案管理工作效率就越高，為人們服務(wù)的能力就會越強。1 我國事業(yè)單位檔案管理工作的特點我國事業(yè)單位的檔案管理工作具有秘密性、真實性和動態(tài)性的特點。秘密性是指事業(yè)單位的檔案資料不得外泄，必須按照保密制度辦理業(yè)務(wù)，一旦泄密，后果嚴重。真實性是指事業(yè)單位的檔案資料必須真實有效，能夠反應(yīng)出事業(yè)單位工作的真實工作情況，因此，檔案管理人員需要進行仔細的甄別和整理，確保檔案資料的真實有效。動態(tài)性是檔案內(nèi)容會隨著時間的推移，在內(nèi)容上不

3、斷更新變化，因此，檔案管理工作也必須時刻更新資料信息，確保檔案資料能夠代表目前的狀況。2 目前我國事業(yè)單位在檔案管理工作中較為突出的問題1）檔案管理工作人員的素質(zhì)急需提高。隨著信息技術(shù)的普及，事業(yè)單位的檔案管理工作也已經(jīng)初步完成信息化進程，這對于檔案管理工作人員而言無疑是新的機遇和挑戰(zhàn)，為了提升管理效率，工作人員必須不斷提升自己的專業(yè)技能才可以適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作。但是就目前情況來看，仍有部分檔案管理工作人員尚未轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，缺少創(chuàng)新意識、服務(wù)意識和崗位責任感，這些人的能力與現(xiàn)有崗位并不匹配。2）缺少規(guī)范法管理方法。由于事業(yè)單位的特殊性質(zhì)，檔案管理工作會受到很多因素的影響，要發(fā)生創(chuàng)新和變革

4、，得到很多部門的配合，再加上積累了數(shù)年的檔案資料，整理起來工作量特別大。期間還會涉及人員的配置和資金的使用等問題，所以目前要規(guī)范管理方法十分困難。3）缺少規(guī)范化的人事管理機制。隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，大家的就業(yè)觀念發(fā)生了翻天覆地的變化，很多事業(yè)單位的檔案管理工作人員會因為各種原因離開原有的工作崗位，但是事業(yè)單位尚未制定與之配套的管理制度，導致在人員離職后，會出現(xiàn)短暫的空檔期或者交接不清的問題，致使很多原始的資料和數(shù)據(jù)存檔、查閱出現(xiàn)困難。4）檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施較為落后。很多事業(yè)單位的領(lǐng)導干部并沒有意識到檔案管理工作的重要性，在日常工作管理的過程中，缺乏對檔案管理部門的關(guān)心和照顧，因此檔案管理部門

5、的基礎(chǔ)設(shè)施年久失修，很多先進的設(shè)備和技術(shù)由于資金的限制無法及時得到落實，導致檔案管理工作的效率無法得到有效的提升。3 提升我國事業(yè)單位檔案管理工作效率的方法1）建立健全事業(yè)單位的檔案管理制度。規(guī)范的管理制度是提升檔案管理工作效率的先決條件，是保障檔案管理工作順利進行的關(guān)鍵。為避免各部門之間相互推卸責任，還應(yīng)落實崗位責任制度，提升檔案管理工作人員的責任意識。我國自古就有無規(guī)矩不成方圓的說法，所以現(xiàn)階段的檔案管理工作必須形成統(tǒng)一的管理制度，尤其是在信息化系統(tǒng)建成之后，檔案的管理工作會進入新的里程碑，檔案管理工作會進入規(guī)范的管理模式，利用統(tǒng)一的管理制度對整個檔案系統(tǒng)實施管理，避免由于管理不善造成的檔

6、案收集不全和保管不利現(xiàn)在出現(xiàn)。所有檔案資料從收集整理到保管借閱都要形成規(guī)范的管理流程一份檔案的形成、完善、管理、借閱、保密和修繕都按照規(guī)章制度執(zhí)行，不可隨意改動，只有這樣才能培養(yǎng)工作人員的責任意識和規(guī)范化管理意識。2）更新檔案管理理念，利用現(xiàn)代化的管理方法管理檔案資料。隨著科技的發(fā)展。信息化技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到檔案管理工作當中，所以檔案管理的方法和理念就必須得到更新，傳統(tǒng)的管理理念已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公方式。信息化檔案管理體系的建成，提高了檔案管理工作的工作效率，原本費時費力的檔案更新工作現(xiàn)在已經(jīng)比較容易，各類資料共享平臺的建成改變了原有的檔案借閱模式，這一系列的變化需要全新的管理理念和方法來

7、維持。在實踐當中，管理人員需要時刻調(diào)整管理方法，以實際情況為依據(jù)，以不斷創(chuàng)新為準則，確保檔案資料的服務(wù)性，同時還要確保檔案資料的安全性，不能遺失或泄密，時刻保持檔案管理系統(tǒng)的安全性。3）提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)直接決定著檔案部門的服務(wù)能力，新時期的檔案管理部門，就需要有專業(yè)的技術(shù)人員組織日常的工作。為適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作需要，需要經(jīng)常組織各種培訓活動，提高工作人員的專業(yè)技術(shù)能力，熟練使用現(xiàn)代化的辦公軟件，提升管理意識和責任意識，要求所有工作人員都能夠按照要求完成日常工作。4）加強檔案信息安全系統(tǒng)的建設(shè)。隨著信息系統(tǒng)的建成，網(wǎng)絡(luò)安全問題已

8、經(jīng)成為檔案資料安全的最大隱患，很多資料會因為黑客或病毒的侵入泄露或損壞，這些問題帶來的影響和危害是無法計算的，所以需要加強檔案資料安全體系的建設(shè)。目前，檔案管理部門可以通過加強對工作人員的安全防范教育來減少由于防范過失導致的泄密現(xiàn)象，建立完善的管理制度，確保工作人員按照保密要求完成日常工作，對待涉密的質(zhì)量采取專業(yè)的態(tài)度和方法進行處理。同時，強化網(wǎng)絡(luò)防火墻的建設(shè)，不斷完成系統(tǒng)的升級，經(jīng)常更新病毒庫資料，防范網(wǎng)絡(luò)安全風險問題，在關(guān)鍵位置增加攝像監(jiān)控裝置，時刻記錄檔案管理部門內(nèi)部的工作狀態(tài)，提高管理效率。5）逐步完善檔案資料共享平臺的建設(shè)。檔案管理的重要目標就是為需要的群體提供更高效的服務(wù)，目前，各

9、種先進的科學技術(shù)為信息共享提供了更多可能性，很多資料可以通過公共資源平臺獲取，涉密的文獻資料也可以在獲取許可后自行查閱，這樣既減少了工作人員的工作量，又為客戶提供了更加方便快捷的服務(wù)。人們可以打破時間和地域的限制，只要在合理合法的條件下，隨時隨地查閱資料，全國各地的檔案資料都能集中到一個公共平臺中，這樣的平臺能提升很多部門的工作效率。6）確保檔案資料的真實性。對于檔案資料而已，真實具體是最基本的原則，如果檔案資料內(nèi)出現(xiàn)虛假信息，就會影響很多部門的判斷。因此，檔案在收錄和管理的過程中，需要經(jīng)過反復(fù)的確定與核實，才能形成最終的資料信息，在之后的管理過程中，也不得隨意更改或者損毀，使檔案資料失去原有的真實性。4 結(jié)束語我國事業(yè)單位中很多檔案資料帶有很強的涉密性，需要進行妥善的收集和管理，因此需要得到事業(yè)單位領(lǐng)導的重視，為檔案管理部門提供必要的資金和技術(shù)支持。檔案管理工作人員也要認識到本身工作的重要性，加強信息系統(tǒng)的建設(shè)和完善，形成統(tǒng)一的管理方法，完善管理制度，提高自身的業(yè)務(wù)能力和素養(yǎng)，讓檔案管理部門更好的為社會主義事業(yè)的發(fā)展提供幫助。參考文獻1張海寧.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究j.辦公室業(yè)務(wù)，2019（05）：84-85.2楊麗.信息時代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)及策略研究j.中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2019（04）：24-25.3李恒英.新形勢下提高基層單位