行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑研究

1、    行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑研究    滕玉波摘 要：在我國國家機構組成中，行政事業(yè)單位是非常重要的組成部分，其在日常工作中負責處理各種文件檔案，把信息進行歸納整理和保存。必須要加強行政事業(yè)單位檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為國家經(jīng)濟發(fā)展和社會正常運行提供基礎的后勤保障工作，同時，要加強檔案工作的專業(yè)化程度，跟上時代的步伐，充分利用現(xiàn)代化信息化的手段提升檔案管理質(zhì)量。本文就行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑進行了探討和研究，希望能夠為相關的技術工作者們提供一定的幫助和支持。關鍵詞：行政事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新路徑;開展策略近些年來，我國經(jīng)濟得到了飛速的

2、發(fā)展，社會取得了巨大的進步，同時，行政事業(yè)單位檔案管理工作涉及的工作內(nèi)容也越來越多，各種各樣的信息都被歸納到了檔案管理中心中，需要最妥善加以整理和存儲。工作內(nèi)容的復雜性給工作人員提出了較大的挑戰(zhàn)，相關的處理事務更加繁瑣，因此，必須要加強行政事業(yè)單位員工的工作能力，促使行政事業(yè)單位工作理念的提升，并且革新技術手段，跟上時代的需求，滿足國家經(jīng)濟迅速發(fā)展的需求。一、加強行政事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的重要意義檔案管理工作是一項基礎性工作環(huán)節(jié)，其能夠歸納和整理各部門和單位的基礎性信息，反映國家的經(jīng)濟發(fā)展狀況和社會發(fā)展水平，并且為日后的信息調(diào)用和數(shù)據(jù)處理提供有效保障，隨著信息化社會的不斷發(fā)展，提高檔案管理工作

3、質(zhì)量已經(jīng)成為了一項非常重要的工作內(nèi)容，并且引起了社會各界的廣泛關注。其重要意義可以體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，實現(xiàn)檔案管理科學化是信息化社會發(fā)展的必然需求，隨著中國社會的不斷發(fā)展，整個社會所產(chǎn)生的信息量越來越大，人們的生活方式和工作方式也發(fā)生了翻天覆地的變化，有太多的信息需要被記錄和整理，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)逐漸被時代所淘汰，不能夠適應快速發(fā)展的經(jīng)濟節(jié)奏，因此必須要實現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化，網(wǎng)絡化和規(guī)范化，要順應時代的發(fā)展趨勢，不斷創(chuàng)新和提升檔案管理水平。其次，提升檔案管理質(zhì)量是行政事業(yè)單位正常工作開展的有效保障，檔案管理是一個事業(yè)單位發(fā)展的重要歷史載體，包含了此單位在過去時間段內(nèi)的發(fā)展歷程，

4、是對真實工作狀況的有效記錄，通過查閱檔案，我們可以了解到單位的基本狀況以及經(jīng)濟水平，能夠根據(jù)實際狀況及時調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略，另一方面，能夠在檔案中發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才，并且充分發(fā)揮這部分人才的價值，提高選拔效率。二、行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問題1.制度與設備系統(tǒng)問題。在行政事業(yè)單位檔案管理的工作過程中，其所依附的工作制度仍然不夠健全，很多細節(jié)之處并沒有明文規(guī)定，相應的流程不夠完善，無法給檔案管理工作者提供可靠有效的指導，從而導致工作人員依靠自身的經(jīng)驗來辦事，容易產(chǎn)生人為性操作失誤。同時，在行政事業(yè)單位的議事日程中，也沒有把制度的更新與完善放入到其中，檔案管理所引起的重要性沒有被充分認知到，工作人員缺乏工

5、作方面的執(zhí)行力，最終影響到了檔案管理的質(zhì)量。除此之外，行政事業(yè)單位檔案管理設備系統(tǒng)存在相應問題，例如設備配備不到位，設備老舊，科技程度不高，檔案室防盜措施不完善等等，以上種種原因?qū)е铝藱n案資料的保管處于一種不安全的狀態(tài)，隨時會由于突發(fā)事件或者盜竊而丟失，一旦發(fā)生這種狀況，所造成的后果是難以想象的。很多檔案沒有進行備份，一旦缺失就是永久性的，難以做出相應的補救措施。最后，檔案保管系統(tǒng)軟件更新不及時，檔案資料的建檔保管和銷毀工作不能及時執(zhí)行，而導致各種混亂事件的產(chǎn)生，大大降低了檔案管理工作的有效性。2.工作模式與監(jiān)管問題。行政事業(yè)單位需要處理的工作內(nèi)容是非常復雜的，其需要考慮各種類型的影響因素，同

6、時，由于檔案資料種類繁多，在歸納過程中，需要嚴格對檔案類型予以區(qū)分，防止混淆。要對檔案內(nèi)容進行反復的核查，確保檔案內(nèi)容與登記內(nèi)容的一致性，在傳統(tǒng)的檔案管理工作模式看來，其管理方法比較落后，工作人員工作積極性不高，一旦發(fā)現(xiàn)失誤往往會出現(xiàn)互相推卸責任的狀況，從而導致檔案管理工作整體呈現(xiàn)出機械化和被動化的狀態(tài)，管理質(zhì)量難以滿足要求。除此之外，不同類型的檔案資料重要性也不同，其被調(diào)用的頻率也不同，在檔案的調(diào)用過程中，沒有做好相應的登記工作和監(jiān)督管理工作，從而導致了當然在借閱過程中的丟失和缺損。因此，我們必須要重視行政事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量，要不斷創(chuàng)新工作方法，提高工作效率，促進現(xiàn)代化檔案管理工作的開

7、展。三、行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新途徑檔案管理工作呈現(xiàn)出很強的程序性和系統(tǒng)性，要按部就班的開展工作，按照相應的流程逐條推進，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，普遍存在著效率不高、檔案缺失等質(zhì)量問題，必須要嚴格分析質(zhì)量問題產(chǎn)生的原因，并且結合新時代的技術手段，妥善解決以上問題，要做到具體問題具體分析，針對事業(yè)單位檔案管理工作中存在的困境，積極探討有效的創(chuàng)新工作方法。1.實行制度化和標準化管理。必須要創(chuàng)新行政事業(yè)單位管理方法和工作流程，不斷健全和完善相應的制度體系，在宏觀角度上考慮問題，把握全局，為各項工作的開展提供清晰可靠的保障，讓檔案管理工作更加清晰化和規(guī)范化，不斷健全檔案管理工作的保障制度，嚴格落實責

8、任制度，把每一項責任都分配到具體的人，從而提高員工的工作注意力，減少人為失誤的發(fā)生。要做到理論聯(lián)系實際，具體問題具體分析，根據(jù)檔案管理中可能遇到的問題進行研究和分析，并且制定相應的應對策略，讓工作更加具有針對性，提高工作效率。必須要對檔案管理中的資料收集工作，文件整理工作以及檔案保存工作進行嚴格的監(jiān)督，并且開展合理分工，保障每一位員工都能夠按時完成手上的工作，不能夠急于求快，要深刻認識到真實性和可靠性才是檔案管理工作的核心。要對相關人員的工作行為予以評價和考核，按照相應的獎勵和懲罰措施，開展內(nèi)部建設工作，讓每一位員工都能夠以十足的熱情積極的投入到工作之中，并且認識到自己所肩負的重要責任。最后，

9、管理層的領導工作者要建立起對于檔案保管工作的重要性認知，不能夠依照個人的意愿隨意干涉檔案保管秩序，如果有調(diào)用檔案的需求，要嚴格按照規(guī)章制度進行登記審查，從而實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的健康有序運行，提升管理工作質(zhì)量與水平。2.應用信息化管理模式。近些年來，信息技術和互聯(lián)網(wǎng)技術得到了非常廣泛的應用，并且極大的改善了人們的生活提高了工作效率，具體到行政事業(yè)單位檔案管理工作中，也要充分運用信息化管理模式，加強檔案管理工作的科學性和有效性，運用新時代的科技工具，幫助工作人員減輕工作壓力，減少人為失誤，優(yōu)化內(nèi)部工作結構。在具體的工作實踐，要開發(fā)和升級相應的管理軟件，及時發(fā)現(xiàn)漏洞和問題，并且做好相應的補丁，

10、同時，在現(xiàn)代化的檔案管理工作中，要把數(shù)字化檔案與紙質(zhì)版工作進行有機結合，同步建立紙質(zhì)文檔和電子文檔的管理系統(tǒng)，借助于云端工作平臺加以整合。對于非常重要的紙質(zhì)檔案，要進行掃描備份，錄入到核心數(shù)據(jù)庫中，建立安全登錄系統(tǒng)，設定訪問權限，做到永久保存。要注重加強對于網(wǎng)絡硬件的保護措施，包括計算機機房的防潮防濕，雙重備份等等。通過在事業(yè)單位檔案管理中實現(xiàn)信息化操作，不但能夠提高工作效率，而且能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的永久保存，大大提高了檔案管理的安全性和保密性同時，這也讓后期的文件調(diào)用工作更加流暢和簡便。3.提升檔案管理工作者的專業(yè)技能。當今世界是人才的世界，一支高素質(zhì)的人才隊伍能夠有效提高行政事業(yè)單位檔案管理工作

11、的質(zhì)量和效率，因此，必須要不斷加強人才的內(nèi)部培訓，加強工作實踐，讓其做到理論聯(lián)系實際，提升專業(yè)技能，相比較于傳統(tǒng)的培訓工作而言，實現(xiàn)信息化和創(chuàng)新性的檔案管理工作人員培訓需要耗費大量的時間和資金，要邀請專業(yè)的信息化管理專家開展教學和講座，引進先進的技術和設備，更新單位內(nèi)部的硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)，為工作開展提供有效保障。在培訓過程中，檔案管理人員要深刻意識到計算機所起到的重要輔助性作用，有意識的學習和掌握實用小技巧，并在工作實踐中不斷總結經(jīng)驗方法，及時發(fā)現(xiàn)問題，與相關的技術部門做好溝通和交流，熟練掌握檔案管理工作的操作方法，創(chuàng)新工作流程，提高工作質(zhì)量。4.加強檔案管理工作的宣傳力度。在單位檔案管理工

12、作中，很多領導和員工并沒有提高對于管理工作的重視程度，他們認為檔案管理是一件可有可無的環(huán)節(jié)，這種看法是非常錯誤的，必須要加大檔案管理工作的宣傳，讓整個單位內(nèi)部建立起對于檔案管理的科學認知。5.創(chuàng)新檔案管理服務手段，有效提高檔案利用率。就很多事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀看來，服務手段仍然比較單一和落后，檔案整理和存檔之后，被調(diào)用的次數(shù)比較低，沒有起到相應的價值，因此，必須要不斷健全和完善檔案管理平臺，利用信息化手段，建立云端共享服務器，并且給相應的員工檔案查閱賬號，按照員工級別進行檔案調(diào)取審查等級劃分，提高事業(yè)單位檔案的利用率，真正讓其發(fā)揮價值。事業(yè)單位要不斷完善檔案服務體系，當有人無法調(diào)取到想要的檔案時，應當由工作人員進行解釋和應答，從而讓服務更加健全，全面提高檔案管理水平。最后，單位領導要加強對于單位管理工作的重視程度，提高相應的資金分配和資源配置水平，從而讓檔案管理工作更加流暢的開展?？偠灾?，行政事業(yè)單位檔案管理工作是一項非常重要的工作內(nèi)容，必須要不斷創(chuàng)新工作方法，革新工作手段，提高檔案管理工作質(zhì)量，采用信息化和網(wǎng)絡化的輔助方式，提高檔案管理價值，保障內(nèi)容的真實性和完整性，同時，要加強