第二章 企業(yè)采購管理組織

1、采購管理與庫存控制李肖鋼第二章 企業(yè)采購管理組織n本章要點：q采購管理組織的設(shè)置q采購管理組織的類型q采購管理人員素質(zhì)q建立采購管理組織的一般步驟1 采購管理組織的設(shè)置n建立采購管理組織應(yīng)該考慮的因素q企業(yè)規(guī)模的大小和企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的復(fù)雜程度q采購品種的數(shù)量和性質(zhì)q采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的復(fù)雜程度例如例如：2 采購管理組織的類型根據(jù)采購組織的模式不同：根據(jù)采購組織的模式不同：q分散型組織q各預(yù)算單位自行開展采購活動的一種采購實施形式。q集中型采購組織q由一個部門統(tǒng)一組織本系統(tǒng)的采購活動的采購實施模式。q集中/分散的采購組織結(jié)構(gòu)（混合型）q在公司總部的管理層子上設(shè)立采購部門，同時各個經(jīng)營單位也有自己的采購部

2、門。q公司采購部門和各經(jīng)營部門采購有著明顯的分工。優(yōu)點優(yōu)點缺點缺點自主性、靈活性、多樣性自主性、靈活性、多樣性 可在本地采購，受當(dāng)?shù)貧g迎可在本地采購，受當(dāng)?shù)貧g迎有利于部門間競爭有利于部門間競爭 造成供應(yīng)商分散和混亂造成供應(yīng)商分散和混亂 技術(shù)人員短缺，成本上升技術(shù)人員短缺，成本上升 重復(fù)采購，分支間缺乏溝通重復(fù)采購，分支間缺乏溝通缺乏財務(wù)控制缺乏財務(wù)控制過量的地方采購過量的地方采購分散型采購組織的特點分散型采購組織的特點適用：擁有多樣化經(jīng)營單位結(jié)構(gòu)的跨行業(yè)公司適用：擁有多樣化經(jīng)營單位結(jié)構(gòu)的跨行業(yè)公司分散型采購組織的特點分散型采購組織的特點優(yōu)點優(yōu)點缺點缺點規(guī)模效應(yīng)規(guī)模效應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化，節(jié)省人員和工作量，

3、有利于采購標(biāo)準(zhǔn)化，節(jié)省人員和工作量，有利于采購戰(zhàn)略的實施戰(zhàn)略的實施有利于財務(wù)管理有利于財務(wù)管理利于更好的全面庫存管理和材料利用利于更好的全面庫存管理和材料利用避免因為供應(yīng)短缺而引起集團(tuán)部門間的競避免因為供應(yīng)短缺而引起集團(tuán)部門間的競爭。爭。上下級之間的抱怨上下級之間的抱怨對系統(tǒng)的反抗對系統(tǒng)的反抗過高的管理費用過高的管理費用對市場的反應(yīng)較慢對市場的反應(yīng)較慢 適用：適用于下屬的經(jīng)營單位購買產(chǎn)品的相同或類似的公司適用：適用于下屬的經(jīng)營單位購買產(chǎn)品的相同或類似的公司采購生產(chǎn)營銷采購生產(chǎn)營銷采購生產(chǎn)營銷這種結(jié)構(gòu)形式結(jié)合了兩種采購組織的有點，能夠做到分散和這種結(jié)構(gòu)形式結(jié)合了兩種采購組織的有點，能夠做到分散和

4、集中的有效結(jié)合。集中的有效結(jié)合。2 采購管理組織的類型根據(jù)采購在組織中的地位分類n采購位于高層的采購組織n采購位于第二層的采購組織n采購位于較底層的采購組織總經(jīng)理總經(jīng)理人事人事副總經(jīng)理副總經(jīng)理業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)副總經(jīng)理副總經(jīng)理財務(wù)財務(wù)副總經(jīng)理副總經(jīng)理生產(chǎn)生產(chǎn)副總經(jīng)理副總經(jīng)理采購采購副總經(jīng)理副總經(jīng)理生生產(chǎn)產(chǎn)管管制制倉倉儲儲制制造造品品管管隸隸 屬屬 于于 高高 級級 管管 理理 層的采購組織層的采購組織總經(jīng)理總經(jīng)理行政行政副總經(jīng)理副總經(jīng)理業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)副總經(jīng)理副總經(jīng)理生產(chǎn)生產(chǎn)副總經(jīng)理副總經(jīng)理倉儲倉儲生管管制生管管制采購采購制造制造品管品管位于第二層，隸位于第二層，隸 屬屬 于于 生生 產(chǎn)產(chǎn) 部部總經(jīng)理總經(jīng)理行政

5、行政副總經(jīng)理副總經(jīng)理業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)副總經(jīng)理副總經(jīng)理生產(chǎn)生產(chǎn)副總經(jīng)理副總經(jīng)理人人事事采采購購財財務(wù)務(wù)計計算算機(jī)機(jī)中中心心生生產(chǎn)產(chǎn)管管制制倉倉儲儲制制造造品品管管隸隸 屬屬 于于 行行 政政 部部其他部門其他部門副總經(jīng)理副總經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理資材部資材部副總經(jīng)理副總經(jīng)理生產(chǎn)部生產(chǎn)部副總經(jīng)理副總經(jīng)理采采購購跟跟催催文文書書處處理理采購采購生生產(chǎn)產(chǎn)計計劃劃生產(chǎn)管制生產(chǎn)管制生生產(chǎn)產(chǎn)日日報報物物料料管管制制倉倉儲儲運運輸輸收收發(fā)發(fā)料料儲運儲運隸隸 屬屬 于于 資資 材材 部部總經(jīng)理總經(jīng)理行政行政副總經(jīng)理副總經(jīng)理業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)副總經(jīng)理副總經(jīng)理生產(chǎn)生產(chǎn)副總經(jīng)理副總經(jīng)理物資部物資部制制造造其其他他處于較低層，隸屬于物資部處于

6、較低層，隸屬于物資部采購采購2 采購管理組織的類型q根據(jù)組織結(jié)構(gòu)形式分類n直線制n直線職能制n事業(yè)部制直線制的組織結(jié)構(gòu)總經(jīng)理行政副總經(jīng)理生產(chǎn)副總經(jīng)理業(yè)務(wù)副總經(jīng)理采購副總經(jīng)理財務(wù)副總經(jīng)理采購員采購員采購員采購員n優(yōu)點：指揮和被指揮的關(guān)系簡單，權(quán)力集中，責(zé)權(quán)分明，聯(lián)系簡潔，指揮和命令統(tǒng)一，決策速度快，容易維持管理秩序。n缺點：采購主管對下級的所有業(yè)務(wù)進(jìn)行指揮，對采購主管的要求比較高。n適合中小型企業(yè)的采購管理直線職能制的組織結(jié)構(gòu)總經(jīng)理行政副總經(jīng)理生產(chǎn)副總經(jīng)理業(yè)務(wù)副總經(jīng)理采購副總經(jīng)理財務(wù)副總經(jīng)理采購員采購員采購員采購員直線職能制的采購組織結(jié)構(gòu)n優(yōu)點：集中領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一指揮，便于調(diào)配人、財、物力；職責(zé)清楚

7、，有利于提高辦事效率；能夠綜合考慮采購需求，使采購變得更加合理。n缺點：各職能部門和直線指揮部門之間容易產(chǎn)生矛盾，加大最高領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)工作量；難以培養(yǎng)熟悉企業(yè)內(nèi)部全面業(yè)務(wù)的管理人才；信息傳遞線路較長，整個組織系統(tǒng)適應(yīng)性較差，對復(fù)雜情況不能及時作出反應(yīng)。n目前中國企業(yè)普遍采用采購事業(yè)部制總經(jīng)理行政副總經(jīng)理財務(wù)副總經(jīng)理人事副總經(jīng)理事業(yè)部A事業(yè)部B事業(yè)部C事業(yè)部D技術(shù)部銷售部采購部采購事業(yè)部制n特點：q構(gòu)成事業(yè)部的產(chǎn)品、地區(qū)或顧客，具有相對獨立的市場q每個事業(yè)部都是一個利潤中心q具有全企業(yè)綜合經(jīng)營的一部分管理權(quán)限n優(yōu)點：q有利于實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的協(xié)作，提高勞動生產(chǎn)率q最高管理部門可以擺脫日常行政事務(wù)，成為

8、堅強(qiáng)有力的決策機(jī)構(gòu)q各事業(yè)部自成體系，在分權(quán)范圍內(nèi)可以發(fā)揮靈活性和主動性q各事業(yè)部之間的競爭，促使企業(yè)發(fā)展n缺點：q由于機(jī)構(gòu)重復(fù)，造成管理人員浪費q事業(yè)部經(jīng)理經(jīng)營，使事業(yè)部間的人員互換困難，相互支援能力差q忽視企業(yè)的整體利益，僅僅從本部門利益出發(fā)n適用于規(guī)模大且品種多、需求復(fù)雜、市場多變的企業(yè)。采購組織發(fā)展的趨勢采管購采采購部門結(jié)構(gòu)圖采購部門結(jié)構(gòu)圖采購調(diào)研部門流程管理部門采購部一采購部二采購部三采購經(jīng)理采購主管庫存主管庫存計劃庫房主管3 采購組織內(nèi)部的設(shè)計采購組織內(nèi)部的設(shè)計各個企業(yè)有所不同，如：采購組織內(nèi)部的設(shè)計各個企業(yè)有所不同，如：采購部采購部經(jīng)理經(jīng)理采購課采購課課長課長稽催課稽催課課長課長

9、管理課管理課課長課長研究課研究課課長課長原料組原料組組長組長燃料組燃料組組長組長設(shè)備組設(shè)備組組長組長辦公用品辦公用品組長組長維修組維修組組長組長鉛鉛采購員采購員鉛鉛采購員采購員化學(xué)品化學(xué)品采購員采購員電器電器采購員采購員機(jī)械機(jī)械采購員采購員某金屬制造公司組織某金屬制造公司組織表表l課這個行政機(jī)構(gòu)，只有國營企業(yè)單位才有,并在很多單位沒有設(shè)置。l課比科的級別低，比股的級別高。大都數(shù)的國營公司（主要是正科級單位）下面的中層科室就直接設(shè)的是股。但在比較大或是人員相當(dāng)多的國營公司，駐外機(jī)構(gòu)多，或是又不能獨間核算的分公司多，但這些部門行使的行政權(quán)力比中層科室又小，這樣的單位才設(shè)置“課”。 l大致配置是：總

10、經(jīng)理（正科級），副總經(jīng)理（副科級），中層科室里設(shè)正課長，副課長。課的下面分公司或駐外機(jī)構(gòu)設(shè)置正股長，副股長。主要會按以下的角度來設(shè)計采購部門：1.按采購地區(qū)設(shè)計采購總部國際采購國內(nèi)采購東北地區(qū)華東地區(qū)華南地區(qū)歐洲地區(qū) 美洲地區(qū) 亞洲地區(qū)2.按物品類別設(shè)計 采購總部采購一部 采購二部 采購三部辦公用品電子零件采購部采購三課采購二課采購一課電子零件(包括集成電路、開關(guān)、電阻、連接器、變壓器、電熱調(diào)節(jié)器、制動器、機(jī)黽器等）機(jī)械制品(包含塑料膠品、機(jī)器設(shè)備、模具等）工程發(fā)包事務(wù)用品維護(hù)機(jī)械維護(hù)水電某電子公司采購部組織某電子公司采購部組織表表3.按采購功能設(shè)計采購總部開發(fā)來源議價招 標(biāo) 比價議 標(biāo) 決標(biāo)

11、簽 約 稽 催履 約 供應(yīng)處供應(yīng)處內(nèi)內(nèi)購購課課外外購購課課接接轄轄課課資資訊訊課課結(jié)報組議價組訪價組綜合組履約組訂約組報關(guān)組驗收組提貨組資訊組稽催組物料管理組某國防科技單位采購組織表某國防科技單位采購組織表4 崗位設(shè)置及責(zé)任n采購部門的職責(zé)q分析材料市場品質(zhì)、價格等行情q尋找供應(yīng)源q與供應(yīng)商洽談，建立供應(yīng)商資料q決策：要求報價、進(jìn)行議價，比較q采購物料q檢驗進(jìn)廠物品q以采購合約或協(xié)議控制實時調(diào)度交貨期q對供應(yīng)商進(jìn)行評估：價格、品質(zhì)、交期、交量q庫存的控制、呆料與廢料的預(yù)防與處理崗位的設(shè)置n采購主管n采購主管助理n采購工程師n采購員n采購文員各崗位的職責(zé)n采購主管的工作職責(zé)q制定采購部門的工作方

12、針與目標(biāo)q負(fù)責(zé)主要原物料的采購q編制年度采購計劃及預(yù)算q簽審訂購單及合約q采購部門工作制度之建立及改善q撰寫部門周報及月報q主持采購人員的教育訓(xùn)練q建立與供應(yīng)商的良好關(guān)系q督導(dǎo)采購部門全盤業(yè)務(wù)及人員考核q主持或參加采購部門的會議q與相關(guān)部門溝通和協(xié)調(diào) n采購主管助理的工作職責(zé)q協(xié)助主管進(jìn)行材料采購渠道的搜集q協(xié)助采購主管制定計劃q市場行情的調(diào)查分析與統(tǒng)計q供應(yīng)商評估數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與分析q主持采購人員的教育訓(xùn)練q采購相關(guān)文件的編寫工作 n采購工程師的工作職責(zé)q主要原材料的估價q供應(yīng)商材料樣板的品質(zhì)初步確認(rèn)q材料樣板的初期制作與更改q替代材料的搜尋q采購部門有關(guān)技術(shù)、品質(zhì)文件的擬制q與技術(shù)、品質(zhì)部門有關(guān)技術(shù)、品質(zhì)問題的溝通與協(xié)調(diào)q與供應(yīng)商有關(guān)技術(shù)、品質(zhì)問題的溝通與協(xié)調(diào)n采購員的職責(zé)q經(jīng)辦一