淺談合同管理存在的若干問題及相應(yīng)對(duì)策

1、淺談合同管理存在的若干問題與相應(yīng)對(duì)策摘要: 文中筆者結(jié)合工作實(shí)踐，著重探討了建筑施工合同管理中存在的若干問題，包括合同簽訂階段、履約階段、合同管理制度等方面，并由管理人員素質(zhì)、合同管理體系及制度等角度入手提出了相應(yīng)的對(duì)策，以期加強(qiáng)建筑企業(yè)合同管理水平。關(guān)鍵詞: 合同管理，若干問題；相應(yīng)對(duì)策abstract: this paper the author combining the working practice, this paper mainly discusses the construction contract several problems existing in the mana

2、gement, including contract signing stage, performance stage, contract management system, and the management personnel quality, contract management system and the system of angle put forward the corresponding countermeasures, so as to strengthen building enterprise contract management level.keywords:

3、 contract management, several problems; corresponding countermeasures中圖分類號(hào)：f715.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：a 文章編號(hào)隨著國家建設(shè)的快速發(fā)展，相關(guān)法律法規(guī)制度逐步建立完善，建筑企業(yè)在實(shí)際合同管理中，常遇到一些問題。以下是筆者結(jié)合建筑施工合同管理實(shí)踐中暴露出來的常見問題，進(jìn)行著重探討，并提出對(duì)策，目的是有針對(duì)性地加強(qiáng)建筑施工企業(yè)的合同管理，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。建筑企業(yè)合同管理中存在的問題經(jīng)歸納有以下幾點(diǎn)。1 合同簽訂階段存在的問題1) 對(duì)合同主體的概念不清。合格的主體應(yīng)當(dāng)是具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力的合同當(dāng)事人。主要

4、有兩種不清楚:a具有上述兩種能力，但不是合同當(dāng)事人，即當(dāng)事人錯(cuò)位; b是合同當(dāng)事人，但卻不具有上述兩種能力。2) 對(duì)合同條款表述不準(zhǔn)確。表述不準(zhǔn)確容易發(fā)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。依法訂立有效的合同，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)雙方的真實(shí)意思，需用準(zhǔn)確的表述來保證。3) 合同條款不全面。許多企業(yè)在經(jīng)濟(jì)交往中也簽訂合同，但條款不完善，不全面，責(zé)權(quán)利表述不明確。常見遺漏的部分是違約責(zé)任，一旦發(fā)生違約，在合同中沒有寫明如何處理違約的條款，就無法追究責(zé)任。4) 主從合同不清。主合同是指能夠獨(dú)立存在的合同，如建筑工程總承包合同等。從合同是指以主合同的存在為前提才能成立的合同，如建筑工程分承包合同及保證合同、抵

5、押合同等。沒有主合同的從合同是沒有根據(jù)的合同。5) 違反法律法規(guī)簽訂的合同。合同法第52 條規(guī)定，違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定簽訂的合同屬于無效合同，而無效合同是不受法律保護(hù)的。2 合同履約階段存在的問題1) 合同變更不及時(shí)。合同簽訂后，由于實(shí)際情況千變?nèi)f化，合同內(nèi)容隨時(shí)都可能調(diào)整，由于現(xiàn)場人員素質(zhì)等多方面原因，變更不能及時(shí)進(jìn)行，為企業(yè)帶來不必要的損失。2) 不注重書面資料。在履約過程中及時(shí)發(fā)出必要的書函，是合同動(dòng)態(tài)管理的需要，是履約的一種手段，也是建筑企業(yè)自我保護(hù)的一種行為，但這一點(diǎn)往往被忽視。再有就是對(duì)書面資料的有效性缺乏正確的認(rèn)識(shí)，有些雖有書面的資料，但因某些原因，如無對(duì)方簽收記錄成為

6、無效證據(jù)。3) 過程簽證不及時(shí)。施工中經(jīng)常有重復(fù)、更改等情況，但有些建筑公司的現(xiàn)場管理人員對(duì)此并不重視，不能及時(shí)簽證，好多應(yīng)得利益無法收回。4) 對(duì)相關(guān)法律法規(guī)不清楚?，F(xiàn)場人員只注重施工，不了解法律法規(guī)，如: 建筑企業(yè)被拖工程款的情況相當(dāng)嚴(yán)重，但因沒有及時(shí)訴諸法律，當(dāng)起訴時(shí)已超過兩年的訴訟期，無法挽回?fù)p失; 發(fā)包方不按合同約定支付工程進(jìn)度款，建筑公司可以行使抗辯權(quán)停工，但卻沒有行使，怕單方面停工要承擔(dān)違約責(zé)任，結(jié)果客觀上造成了墊資施工，發(fā)包方的欠款數(shù)額愈來愈大，問題更難解決。3 合同管理制度不規(guī)范雖然許多企業(yè)對(duì)合同比較重視，但是并未形成一套完整的體系，仍存在一些不足。例如: 建立合同歸口管理制

7、度; 合同調(diào)查存在內(nèi)容不詳實(shí)( 如資料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和合法性) 、調(diào)查程序簡單復(fù)制及調(diào)查結(jié)論的同質(zhì)化; 對(duì)合同變更、履行缺乏有效監(jiān)督; 合同歸口管理部門缺少合同履行資料，以致無法監(jiān)管; 合同示范文本未能有效使用; 缺少有效的合同責(zé)任人制度、考核機(jī)制及獎(jiǎng)懲措施等等。4 合同管理粗放合同管理未實(shí)行真正的歸口管理，歸口部門無法掌握合同履約情況，歸口部門、業(yè)務(wù)部門、相關(guān)職能部門及外聘專家之間缺乏有效的溝通機(jī)制，合同管理模式為粗放式管理模式。一些企業(yè)也建立了相應(yīng)的合同管理機(jī)構(gòu)或相應(yīng)的法律顧問制度，但由于和各業(yè)務(wù)職能部門協(xié)調(diào)或深入監(jiān)控的程度不同，致使合同履行中因?yàn)椴坏轿坏墓芾?，而使好的制度不能取得好的結(jié)

8、果。例如，公司合同文本的歸檔沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等情況，不利于合同文本的歸檔和查詢; 業(yè)務(wù)部門對(duì)合同的訂立、履行和執(zhí)行等過程的責(zé)任劃分不清，甚至認(rèn)為歸口部門應(yīng)負(fù)合同的全部責(zé)任。5 重靜態(tài)管理、輕動(dòng)態(tài)管理在合同的履行、變更或解除、終止過程中，有效的合同履行跟蹤、監(jiān)督、管理和控制機(jī)制的缺乏是合同糾紛多發(fā)的主要原因。由于企業(yè)對(duì)合同履行的重視程度不夠，存在一些不足之處，如: 合同談判階段的關(guān)注度、經(jīng)費(fèi)和人員等方面比較重視，而對(duì)合同簽訂之后的履行階段，則存在重視不足、管理不到位等情況。6 對(duì)策由于觀念、制度等方面的原因，建筑企業(yè)合同管理存在一些問題，只要我們能找出問題所在，就能對(duì)癥下藥，解決問題，使合同管理正常

9、，從而減少糾紛，減少損失，現(xiàn)就上述分析，談?wù)労贤芾碇写嬖趩栴}的主要對(duì)策。6.1 提高合同管理人員的素質(zhì)提高合同管理人員素質(zhì): 一要選好合同管理的專職人員; 二要建立崗位責(zé)任制，明確責(zé)、權(quán)、利; 三要加強(qiáng)業(yè)務(wù)和法律培訓(xùn)，法律培訓(xùn)應(yīng)側(cè)重民法通則合同法信托法擔(dān)保法物權(quán)法公司法及刑法等基本常識(shí)方面。通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使得公司相關(guān)人員都能掌握基本法律知識(shí)和簽約技巧。例如: 能區(qū)分要約和要約邀請(qǐng)的不同; 能區(qū)別無代理權(quán)、超越代理權(quán)和表見代理的差異; 能認(rèn)識(shí)無效合同、可撤銷合同和有效合同的差別; 在合同簽署過程中，合同承辦人會(huì)有意識(shí)地看擬蓋章的合同全部條款是否與已審查的合同條款相一致，合同對(duì)方加蓋的公章是否為

10、有效的公章，加蓋的公章是否清晰可辨，在合同文本上修改過的地方對(duì)方當(dāng)事人是否蓋公章予以確認(rèn); 此外，還要加強(qiáng)和提高防詐騙(刑事)、反欺詐(民事) 的識(shí)別能力等等。6.2 建立和健全企業(yè)的合同管理體系建立健全合同管理體系，要注意: 1) 落實(shí)合同管理的機(jī)構(gòu)、人員配備和人員培訓(xùn)，建立合同歸口審查和分級(jí)管理制度，使合同管理逐步規(guī)范化、制度化。2) 明確合同業(yè)務(wù)部門和承辦人、合同審查部門和承辦人、合同批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)和人員及合同歸檔部門和承辦人的職責(zé)。3) 規(guī)章制度一經(jīng)制定，除了嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行外，還應(yīng)有相應(yīng)的措施以保證該項(xiàng)制度得以更新，以適應(yīng)法律法規(guī)等方面的變化。在具體操作上，對(duì)合同管理實(shí)行歸口、分級(jí)、劃塊管理模

11、式;合同歸口管理部門為合同一級(jí)管理部門，負(fù)責(zé)為業(yè)務(wù)部門提供法律服務(wù)，建立健全合同管理制度，監(jiān)督檢查和考核合同管理情況，參與重大合同的論證、談判、起草、審查、簽訂及合同糾紛的處理，統(tǒng)一管理法定代表人授權(quán)委托書和公證事宜，負(fù)責(zé)合同備案文本的管理，考核合同管理人員，組織合同管理知識(shí)培訓(xùn)等; 各業(yè)務(wù)部門為合同二級(jí)管理部門，負(fù)責(zé)本部門的合同立項(xiàng)、可行性調(diào)查、文本草擬、簽訂、履行、爭議解決和履行過程中的檔案管理等，并向合同歸口管理部門定期匯總、上報(bào)合同履行情況; 相關(guān)部門負(fù)責(zé)合同專用章的使用及合同履行完成后的文本歸檔工作。6.3 切實(shí)把好項(xiàng)目調(diào)查、合同審查和履行監(jiān)督環(huán)節(jié)合同歸口部門要監(jiān)督檢查合同的履行情況

12、，一般采取重點(diǎn)檢查和抽查的方式。檢查內(nèi)容包括:1) 看各方是否按合同約定全面履行合同，督促各方嚴(yán)格履約; 2) 履行過程中是否存在合同數(shù)量、工期、設(shè)計(jì)等方面的變更情況，如有變更應(yīng)履行變更簽約手續(xù)，以合同形式明確變更情況; 3)是否存在違約情況，合同當(dāng)事人任何一方違反合同約定的任何一項(xiàng)義務(wù)，都會(huì)導(dǎo)致違約情況。對(duì)此過程應(yīng)重點(diǎn)監(jiān)控，合同履行過程中，當(dāng)事各方的往來函件、通知等文書都具有法律效力，如果發(fā)生糾紛，也是區(qū)分責(zé)任的重要證據(jù)，所以對(duì)合同履行的每一環(huán)節(jié)形成的書面材料都應(yīng)注意完整保存。在談判和簽訂合同時(shí)，嚴(yán)格審查合同當(dāng)事人的主體資格、資信情況和履約能力，必要時(shí)可向公司要求法律事務(wù)管理部門配合協(xié)助調(diào)查

13、。業(yè)務(wù)承辦人員應(yīng)對(duì)涉及的業(yè)務(wù)事實(shí)詳細(xì)告知合同審查人員，在對(duì)合同背景了解的基礎(chǔ)上認(rèn)真對(duì)合同條款加以推敲，確保合同應(yīng)具備的條款齊全、準(zhǔn)確; 確保文字表述確切無誤，避免條款之間的矛盾性; 使用格式合同時(shí)應(yīng)注意避免存在免除其責(zé)任、加重對(duì)方責(zé)任、排除對(duì)方主要權(quán)利等情形出現(xiàn);加強(qiáng)對(duì)合同變更的管理;及時(shí)適當(dāng)履行發(fā)送正確的函件等通知義務(wù);重視證據(jù)(資料)的保留及保證其有效性;及時(shí)行使合同權(quán)利以確保訴訟時(shí)效。同時(shí)可建立重大項(xiàng)目和合同專項(xiàng)審查管理制度。6.4 建立靜態(tài)和動(dòng)態(tài)相結(jié)合的合同管理制度合理的合同管理模式不應(yīng)是靜態(tài)的、也不僅僅是某個(gè)部門的事務(wù)，而應(yīng)該是動(dòng)態(tài)、連續(xù)、相關(guān)責(zé)任部門共同的管理過程。采取靜態(tài)和動(dòng)態(tài)相結(jié)合的管理方式，以減少合同管理中期和后期爭議的發(fā)生及避免措施建立的滯后性，對(duì)合同的履行情況進(jìn)行全程跟蹤。在合同糾紛處理完畢后，公司應(yīng)對(duì)整個(gè)事件過程作出評(píng)估和總結(jié)，在根據(jù)成因分清責(zé)任基礎(chǔ)上實(shí)行責(zé)任追究制。例如: 對(duì)合同的履行和資金劃付予以監(jiān)督和管理，通過監(jiān)督可以知道各類合同的履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以便及時(shí)向相關(guān)部門和機(jī)構(gòu)反饋，防止或降低違約行為的發(fā)生。合同資金的劃付、匯入及合同清算作為合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，可由業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法律事務(wù)管理部門密切配合把好此環(huán)節(jié)。7 總結(jié)綜上所述，健全的合同管理將能