銷售管理信息系統(tǒng)分析與設(shè)計.doc

1、一、戰(zhàn)略規(guī)劃(一）選題意義1.課題來源隨著科學技術(shù)的發(fā)展，機器代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工大大減少人力物力的浪費。北京大寶化妝品有限公司成立于1999年，是北京市三露廠（國家二級企業(yè),北京市先進福利企業(yè)）成功進行股份制改造的結(jié)果。大寶化妝品公司是中國化妝品行業(yè)一支獨秀，引領(lǐng)中國化妝品行業(yè)發(fā)展。然而企業(yè)內(nèi)部舊的銷售系統(tǒng)已經(jīng)難以適應企業(yè)在新時代的發(fā)展,制約企業(yè)銷售效率和經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)展。銷售作為公司的重要部分,高效率、高精度成了銷售發(fā)展的新要求。在我國高速發(fā)展的過程中，市場需求的起伏大，為適應市場變化保證公司對市場銷售及時掌握，高效率的銷售系統(tǒng)已經(jīng)成為企業(yè)不可缺少的部分。因此，正確、合理、完善的銷售管理信息系統(tǒng)是公司

2、快速發(fā)展的新要求，將為企業(yè)將來更大發(fā)展奠定基礎(chǔ)。用戶：北京大寶化妝品有限公司銷售部擬建系統(tǒng)的名稱：北京大寶化妝品公司銷售管理信息系統(tǒng) 擬達到的目標： 建立一個能及時反映市場銷售情況,進出貨物準確統(tǒng)計的銷售系統(tǒng),實現(xiàn)辦公網(wǎng)絡(luò)化，減少人力物力的浪費,提高銷售部門效率。2。背景北京大寶化妝品有限公司成立于1999年，“大寶”系列化妝品1985年誕生至今，適應了不同時期、不同層次的消費需求，已 陸續(xù)形成護膚、洗發(fā)、美容修飾、香水、特殊用途共五大類100多個品種。完善的銷售網(wǎng)絡(luò)使“大寶”的產(chǎn)品無處不在。該公司制定了以零售促批發(fā)、建立大寶專柜、以北京為大本營輻射全國的營銷方針.除遍布所有超市，還在北京及全

3、國各大商場建立了近350個銷售專柜，在全國的超市和便利店共建立了3000多個專柜，方便了廣大顧客的購買，堵住了假禍泛濫的渠道。1992年，1995年，1998年和2001年,“大寶”獲得北京市著名商標稱號 。1993年，大寶化妝品獲得中國保護消費者基金會授予的“消費者喜愛的生活用品" 。1999年,大寶商標被國家工商局評為“中國馳名商標" 。1999年2月，美容日霜、美容晚霜、人參香波通過美國FDA認證，成為國內(nèi)自主申報成功的第一家化妝品生產(chǎn)企業(yè) 。1994、2000、2002、2004，大寶化妝品被北京質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局授予“北京市名牌產(chǎn)品” 。2000年，企業(yè)通過了ISO9

4、001質(zhì)量體系認證，獲中國進出口商品質(zhì)量認證中心頒發(fā)的質(zhì)量體系認證證書。 2003年，大寶護膚品獲國家質(zhì)檢總局授予的“中國名牌產(chǎn)品”稱號 。 2004年,大寶護膚品被國家質(zhì)檢總局批準為“免檢產(chǎn)品” 。2005年，連續(xù)第八年大寶護膚品獲得中國市場產(chǎn)銷量第一名 .2008年，北京大寶化妝品有限公司成為強生在華公司的一員 。系統(tǒng)開發(fā)的組織單位：大寶化妝品公司信息中心系統(tǒng)服務(wù)單位：北京大寶化妝品公司3。現(xiàn)行系統(tǒng)調(diào)查研究與分析大寶化妝品公司由一個總經(jīng)理以及下設(shè)的五個部門組成,這五個部門分別是后勤部，財務(wù)部，物流部，計劃部及銷售部。五個部門之間是平行關(guān)系，五個部門由總經(jīng)理統(tǒng)一管理。其中物流部為物料科.后勤

5、部主要負責物業(yè)管理和安全保衛(wèi).保證公司日常生活有條不紊的進行.計劃部主要是對所需貨物及人員調(diào)配做出合理計劃，以保證各部門之間緊密聯(lián)系。銷售部管理銷售員和各地銷售組,能及時統(tǒng)計與更新貨物銷售情況，積極推銷公司明星產(chǎn)品，統(tǒng)計各產(chǎn)品銷售數(shù)量并與各部門緊密配合。財務(wù)部對系統(tǒng)的要求是能夠了解實時的營業(yè)情況，以及銷售的供需情況，以能夠及時預測庫存的不足，能夠及時下購買訂單，避免出現(xiàn)脫銷現(xiàn)象。（二）企業(yè)信息化的可行性、必要性分析1。必要性銷售管理信息系統(tǒng)能體現(xiàn)公司管理中使用計算機的強大功能和可操作性,可以通過逐漸完善滿足自身現(xiàn)在和將來對信息資源采集、存儲、處理、組織、管理和利用的需求，實現(xiàn)銷售信息資源的高度

6、集成與共享，實現(xiàn)銷售信息資源的集中管理和統(tǒng)一調(diào)度。為各級決策管理部門提出準確、及時的相關(guān)信息和快捷、方便、科學的決策分析處理系統(tǒng)；它可以幫助企業(yè)快速有效地開發(fā)新市場，鞏固老客戶。有效的管理并跟蹤客戶等。統(tǒng)一了信息流、人流、物流、資金流.最終達到進一步提高各部門管理人員管理水平與辦公效率，減輕工作負擔的目的。因此實行銷售管理信息系統(tǒng)十分必要.2?？尚行钥尚行匝芯恐冈诋斍暗木唧w條件下，此系統(tǒng)的研制工作是否具備必要的資源及其他條件.大寶化妝品有限公司雖資金充足具有一定的人才，但公司技術(shù)創(chuàng)新更新慢，管理效率低下。急需整合資源,調(diào)動人員積極性，改善管理方式，創(chuàng)新銷售信息系統(tǒng)。 （三）規(guī)劃工作過程1.醞釀

7、、準備階段企業(yè)已制定了明確的發(fā)展目標與方向，各種硬件與軟件準備就緒,可以立即進行系統(tǒng)的開發(fā)。2。調(diào)查研究階段 為實現(xiàn)上述目標，將系統(tǒng)分為3個功能模塊:基本信息管理、產(chǎn)品管理、庫存管理。它是根據(jù)各子系統(tǒng)的管理功能來劃分，使得系統(tǒng)分工明確,業(yè)務(wù)流程清晰,從而優(yōu)化企業(yè)管理，最終為企業(yè)帶來良好的經(jīng)濟效益。(1）基本信息管理：訂單、倉庫信息等；（2）產(chǎn)品管理：產(chǎn)品信息查詢及修改；(3)庫存管理：根據(jù)發(fā)票和出庫通知填寫出庫單，登記庫存并形成庫存賬，月末產(chǎn)生庫存報表。3。數(shù)據(jù)整理分析(1)建立U/C矩陣 數(shù)據(jù)類功能計劃定貨商品客戶銷售貨物庫存退貨商品財務(wù)成本計劃管理經(jīng)營計劃C UU財務(wù)計劃CUU產(chǎn)品預測UU

8、U采購管理進貨訂單UUC預定貨單UUUU銷售單UUUC銷售管理定貨服務(wù)UCU銷售服務(wù)U銷售管理UC庫存管理進貨保管UUC存貨保管C財務(wù)管理成本會計UUUC出納會計U（2）U/C矩陣求解 數(shù)據(jù)類功能計劃定貨商品客戶銷售貨物庫存退貨商品財務(wù)成本計劃管理經(jīng)營計劃C UU財務(wù)計劃CUU產(chǎn)品預測UUU采購管理進貨訂單UUC預定貨單UUUU銷售單UUUC銷售管理定貨服務(wù)UCU銷售服務(wù)U銷售管理UC庫存管理進貨保管UUC存貨保管C財務(wù)管理成本會計UUUUC出納會計UU（3）劃分子系統(tǒng) 數(shù)據(jù)類功能計劃定貨商品客戶銷售貨物庫存退貨商品財務(wù)成本經(jīng)營計劃經(jīng)營計劃經(jīng)營計劃U財務(wù)計劃UU產(chǎn)品預測UU采購管理進貨訂單U

9、U采購預定貨單 U UU銷售單UU銷售管理定貨服務(wù)U銷售銷售服務(wù)U銷售管理貨物保管進貨保管U退貨存貨保管財務(wù)管理成本會計UUU財務(wù)出納會計（4)信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖經(jīng)營計劃 財務(wù) 退貨 銷售 采購 二、可行性分析（一） 新系統(tǒng)的方案1。系統(tǒng)的目標北京大寶化妝品有限公司自成立以來，發(fā)展速度較快.但也有較多不足之處，銷售系統(tǒng)不完善就是其中一個.因此,管理信息系統(tǒng)的進一步完善會為公司的發(fā)展起到巨大的作用,也會成為未來企業(yè)成功發(fā)展的重要組成部分。它將加快網(wǎng)絡(luò)化辦公,由計算機自動化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工作業(yè)，實時了解銷售量,使銷售額有所增加、銷售計劃更加完美、公司管理更加合理、有序提高辦事效率，成為公司的利潤源頭之一

10、。2。系統(tǒng)規(guī)劃及初步方案即使北京大寶化妝品有限公司成立了十三年，在國內(nèi)發(fā)展迅速，但國內(nèi)企業(yè)辦公普遍信息化水平較低,大大制約了企業(yè)發(fā)展。辦公信息化需要大量資金支持,對于北京大寶化妝品公司，不僅僅需要大量資金在產(chǎn)品本身的研究，也需要在辦公網(wǎng)絡(luò)化的支持上。因此，應對每個可能節(jié)省成本的環(huán)節(jié)，可能提高利潤的環(huán)節(jié)進行可行性研究，從中找出最好的方法，使大寶化妝品有限公司銷售部的工作效率有所提高.可以從以下幾點研究：第一，質(zhì)量保證是前提.沒有保證的質(zhì)量,企業(yè)就會像沒有造血功能的殼子，是沒有發(fā)展前景的。第二，價格戰(zhàn)中,以價格取勝。銷售中，價格可以低一點。最主要做到：銷售多少，返利多少.可以在其他的方面減少成本。

11、第三，重視售后服務(wù)。3. 系統(tǒng)的實施方案對每個環(huán)節(jié)的具體實施方案為：第一,進行銷售訂單的錄入、維護，并可按售貨名稱、日期、種類等條件查詢每一張銷售訂單。第二,處理銷售、銷售退貨等各種業(yè)務(wù)。第三，可以由銷售單直接生成銷售出貨單,簡化庫存人員的作業(yè).第四，可按銷貨單或出庫單生成發(fā)票，降低發(fā)票管理的工作量.第五,支持任何銷售階段的變價處理，確保應收款數(shù)據(jù)的準確性。第六,采用信用額度控制和先進先出的出貨方式，可以避免發(fā)貨損失，減少壞帳。第七,銷售信息可轉(zhuǎn)入財務(wù)系統(tǒng)，減輕財務(wù)人員重復性工作，確保資料的一致性。第八，通過分析產(chǎn)品銷售的歷史資料，快速掌握銷售趨勢,提高企業(yè)市場應變能力。第九，為不同管理層用戶

12、提供多角度的銷售分析報表和數(shù)據(jù)查詢，使管理人員可以隨時掌握銷售的最新情況。第十，重視售后服務(wù).4。 投資方案通過系統(tǒng)研究，應用20萬進行投資。質(zhì)量保證是前提。應加大技術(shù)投入,大約8萬，使質(zhì)量隨之上去。第二，價格戰(zhàn)中,以價格取勝。銷售中，價格可以低一點.但是可以在其他的方面減少成本。所以對這方面的投資可以相對少一點,6萬。第三，重視售后服務(wù).北京大寶化妝品有限公司的售后服務(wù)還不完善，應加大對售后服務(wù)的建設(shè)，投資6萬。5. 人員培訓及補充方案為了公司的長遠利益，人員培養(yǎng)也是重要的一面。應該從以下幾點培養(yǎng)人員： 第一，銷售人員目標設(shè)定與時間管理。 第二,銷售人員的團隊合作。包括個人績效與團隊績效、化

13、解沖突、攜手合作。 第三，銷售人員的客戶服務(wù).包括從不同視角看服務(wù)、積極服務(wù)的步驟、應對挑戰(zhàn)性的客戶，將投訴變成機會。第四，銷售人員解決問題技巧.認識解決問題的流程及掌握常用工具的使用方法。（二）可行性分析1。 管理上的可行性北京大寶化妝品有限公司意識到隨著業(yè)務(wù)不斷地壯大發(fā)展，雖然當前管理信息系統(tǒng)某些方面已比較完善，但是一些管理體制、規(guī)章制度，傳統(tǒng)的管理方式和管理手段已不能完全適應，引入新的管理思想,迫在眉睫。北京大寶化妝品有限公司各層次管理者都具備較高的知識和遠見，他們能緊跟時代步伐，具有較強的創(chuàng)新能力，而且比較重視這套管理信息系統(tǒng)在企業(yè)發(fā)展中的巨大潛力，能夠使這一系統(tǒng)在日常管理工作中發(fā)揮其

14、巨大作用。因此管理上具有了系統(tǒng)開發(fā)的可行性。2。 技術(shù)上的可行性北京大寶化妝品有限公司員工大多為具有較高學歷的人員，大家以團隊理念和創(chuàng)業(yè)精神共同塑造著用戶至上的企業(yè)文化.公司在不斷提高自身整體實力的同時，積極借鑒國內(nèi)外先進的管理和經(jīng)營模式，樹立員工一流品質(zhì)、一流信譽、一流服務(wù)的思想和作風，盡心為客戶著想，致力成為優(yōu)秀的化妝品企業(yè)。 科技技術(shù)的日趨成熟為其成功運行提供了技術(shù)基礎(chǔ).本系統(tǒng)在硬件方面使用服務(wù)器端：Pentium 2G或XEON雙CPU, 2G以上內(nèi)存，客戶端：Pentium 450MHz以上CPU, 128MB以_L內(nèi)存，這些一般企業(yè)都能滿足。軟件方面，本系統(tǒng)采用Access數(shù)據(jù)庫，

15、該軟件方便簡潔性能好，配合Dreamweaver設(shè)計出基本界面.該系統(tǒng)具有可視化且全中文環(huán)境,方便控制與使用.因此技術(shù)上具有了系統(tǒng)開發(fā)的可行性.3.經(jīng)濟上的可行性北京大寶化妝品有限公司雖然成立13年,但是經(jīng)濟效益良好，經(jīng)濟實力比較雄厚，具有較強的經(jīng)濟基礎(chǔ)，足能提供購買硬件設(shè)備和開發(fā)軟件所需要的資金。而且北京大寶化妝品有限公司與周邊學校有良好的合作關(guān)系。另外實施該系統(tǒng)也能給公司帶來長期效益,它可幫助領(lǐng)導實現(xiàn)管理方法的現(xiàn)代化、科學化，極大地提高公司的工作質(zhì)量與工作效率，減少管理支出的費用，從而保證公司管理的可持續(xù)的良好發(fā)展。因此經(jīng)濟上具有了系統(tǒng)開發(fā)的可行性。4.結(jié)論有競爭,企業(yè)才會有發(fā)展的動力，一

16、個企業(yè)如果沒有競爭壓力,就不會想到要改進技術(shù),提高效率。應想到如何提高工作效率而主動出擊，這是企業(yè)從價格戰(zhàn)中求發(fā)展，在銷售方案中必走的路。通過對北京大寶化妝品有限公司的銷售部的管理信息系統(tǒng)分析、研究、提出解決方案，可以在有限的時間，有限的資源條件下也能為公司創(chuàng)造更多的利潤三、系統(tǒng)分析（一）組織與功能分析1。組織結(jié)構(gòu)分析北京大寶化妝品公司總經(jīng)理下面管理著五個部門，分別是財務(wù)部、銷售部、物流部、計劃部、后勤部?？偨?jīng)理計劃部財務(wù)部銷售部物流部后勤部會計科成本科推銷員各地銷售組統(tǒng)計科計劃科物流科保衛(wèi)科物業(yè)科圖3.1組織機構(gòu)圖 領(lǐng)導與被領(lǐng)導的關(guān)系信息資料傳遞關(guān)系物資流動關(guān)系 資金流動關(guān)系2.功能結(jié)構(gòu)分析

17、 圖3。2功能結(jié)構(gòu)圖3.組織/功能分析 表3.1組織/功能表功能序號組織聯(lián)系程度業(yè)務(wù)后勤部物流部計劃部銷售部財務(wù)部功能與業(yè)務(wù)1銷售計劃管理市場分析！#編制銷售計劃#！#2銷售訂單管理訂單登記#!#!訂單有效性審查！#3銷售核算和統(tǒng)計銷售收入核算#！銷售量統(tǒng)計！45庫存管理市場預測出入庫管理#!庫存統(tǒng)計市場預測與分析# #!！圖中：“” 表示該項業(yè)務(wù)是對應組織的主要業(yè)務(wù)(即主持工作的單位）； “#” 表示該單位是參加協(xié)調(diào)該項業(yè)務(wù)的輔助單位； “!” 表示該單位是該項業(yè)務(wù)的相關(guān)單位(或稱有關(guān)單位)；空格 :表示該單位與業(yè)務(wù)無關(guān)（二）業(yè)務(wù)流程調(diào)查與分析 銷售員訂單信息審核退貨通知單出庫單發(fā)貨通知單信息統(tǒng)計發(fā)貨員銷售計劃表表信息統(tǒng)計表制定銷售計劃出庫