行政人事部管理制度

1、文件號(hào)：yls-sys-ad-20121101 行文部門：行政人事部 類 別：綱領(lǐng) 可閱范圍：全體員工 頁(yè) 碼：第 1 頁(yè)，共 2 頁(yè) 熟 讀：全體員工 行政管理制度版 本：2012-1.0 運(yùn) 用：行政人事部 標(biāo)題： 保密制度 編制/ 日期： 審核/ 日期：批準(zhǔn)/ 日期：保密制度 一、目的： 本公司所從事的業(yè)務(wù)具有較強(qiáng)的保密性，故本公司非常注重商業(yè)秘密的維護(hù)，若員工有泄露公司商業(yè)秘密的行為，本公司必嚴(yán)懲不貸，事態(tài)嚴(yán)重者，并追究法律責(zé)任。 二、適用范圍： 全體員工 三、保密級(jí)別劃分： 保密級(jí)別共分為絕密級(jí)、機(jī)密級(jí)、保密級(jí)、普通級(jí)四級(jí)（具體范圍參考檔案管理制度）。 四、文件查閱權(quán)限限制： 1、絕

2、密文件：經(jīng)總經(jīng)理同意方能借閱，使用時(shí)只能當(dāng)面閱讀，不能轉(zhuǎn)閱、復(fù)印、拿出公司及抄?。?、機(jī)密文件：相關(guān)主管或指定人員方能閱讀，使用時(shí)只能閱讀，不能復(fù)印、拿出公司及抄印，不能轉(zhuǎn)閱。公司內(nèi)閱讀完即交回，借閱時(shí)間不超過(guò)當(dāng)天。 3、保密文件：相關(guān)人員可以借閱，借閱時(shí)需經(jīng)相關(guān)主管同意，需復(fù)印時(shí)，需經(jīng)相關(guān)主管和負(fù)責(zé)人同意。 4、普通文件：公司內(nèi)部員工可以借閱。 五、保密措施： 1、相應(yīng)保密級(jí)別的文件和資料借閱及復(fù)印時(shí)必須經(jīng)過(guò)相應(yīng)權(quán)限人審批并做好借閱登記方可，借閱人要負(fù)起保密責(zé)任。 2、公司員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告經(jīng)理室。 3、對(duì)于密級(jí)文件的草稿，未經(jīng)校對(duì)，一律由

3、制定人加以保密，如發(fā)生泄密，責(zé)任歸制定人；對(duì)已作校對(duì)并審批的終稿，應(yīng)交由行政人事負(fù)責(zé)人確定密級(jí)按標(biāo)準(zhǔn)加密發(fā)放，制定人必須對(duì)草稿作銷毀處理。 4、不準(zhǔn)在私人交往和電郵中發(fā)送加密文件，不準(zhǔn)通過(guò)其他方式傳遞公司秘密。 5、公司未公布的信息及加密文件，不得在公眾或媒體上公布或發(fā)表。 文件號(hào)：yls-sys-ad-20121101 行文部門：行政人事部 類 別：綱領(lǐng) 可閱范圍：全體員工 頁(yè) 碼：第 2 頁(yè)，共 2 頁(yè) 熟 讀：全體員工 行政管理制度版 本：2012-1.0 運(yùn) 用：行政人事部 標(biāo)題： 保密制度 編制/ 日期： 審核/ 日期：批準(zhǔn)/ 日期：6、為約束員工共同遵守保密制度，員工在入職前，必須

4、簽訂保密協(xié)議書。期限：在職期間；離職或解除聘用后的壹年內(nèi)。 7、本公司員工必須保持高度的保密意識(shí)，離開(kāi)公司或下班前，個(gè)人桌面不許放任何文件、資料；電腦資料必須加密，暫離崗位也要將文件合上，電腦清屏，下班之前應(yīng)關(guān)閉電腦。 8、文件草稿應(yīng)及時(shí)放入碎紙機(jī)銷毀。 9、嚴(yán)禁翻看其他部門的文件、資料（員工手冊(cè)等基本法除外）。 10、個(gè)人工資及提成屬公司機(jī)密，公司員工嚴(yán)禁相互打聽(tīng)和泄露個(gè)人的工資秘密，以免造成不良影響。 六、 責(zé)任與處罰 員工出現(xiàn)違反保密協(xié)議書的違約行為，公司給予如下處罰： 1、泄密處罰：（1）泄漏公司保密資料，視情況輕重處以黃牌或紅牌處罰； （2）泄漏公司機(jī)密資料，視情況輕重處以200至

5、2000元罰款處理； （3）泄漏公司絕密資料，視情況輕重處以2000元以上罰款處理。 2、公司有權(quán)無(wú)條件辭退該員工，無(wú)須向其支付任何賠償或補(bǔ)償。 3、視情節(jié)輕重，公司有權(quán)向違約員工收取違約金人民幣壹萬(wàn)元至壹拾萬(wàn)元整。 4、如員工違約造成公司或公司所服務(wù)的客戶的經(jīng)濟(jì)損失，員工須支付上述的違約金外， 還須賠償公司和公司所服務(wù)的客戶所受的全部經(jīng)濟(jì)損失，公司并有權(quán)追究員工相應(yīng)的法律責(zé)任。 5、如乙方違約且尚有未發(fā)薪資，甲方有權(quán)在未發(fā)薪資中劃取違約金和經(jīng)濟(jì)損失賠償金。若未發(fā)薪資不足以支付上述違約金及經(jīng)濟(jì)損失賠償金，甲方有權(quán)通過(guò)法律程序向員工追索不足額的部份。 文件號(hào)：yls-sys-ad-2012110

6、1 行文部門：行政人事部 類 別：綱領(lǐng) 可閱范圍：全體員工 頁(yè) 碼：第 3 頁(yè)，共 2 頁(yè) 熟 讀：全體員工 行政管理制度版 本：2012-1.0 運(yùn) 用：行政人事部 標(biāo)題： 保密制度 編制/ 日期： 審核/ 日期：批準(zhǔn)/ 日期：文件號(hào)：yls-sys-ad-20121102 行文部門：行政人事部 類 別：綱領(lǐng) 可閱范圍：全體員工 頁(yè) 碼：第 1 頁(yè)，共 3 頁(yè) 熟 讀：全體員工 行政管理制度版 本：2012-1.0 運(yùn) 用：行政人事部 標(biāo)題： 信息安全管理制度 編制/ 日期： 審核/ 日期：批準(zhǔn)/ 日期：信息安全管理制度 一、目的： 為規(guī)范公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)使用、電子文檔保存，做到“流暢使用、查找

7、方便、避免風(fēng)險(xiǎn)”，特制定本制度。二、適用范圍： 全體員工。三、日常管理： 1、工作時(shí)間不得使用p2p 軟件，包括bt、電驢、迅雷以及網(wǎng)絡(luò)電視。沒(méi)有在運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)工具一定要退出關(guān)閉。2、工作文件特別是重要文件，必須保存到非c 盤，以免丟失。3、重要文件及部門機(jī)密文件應(yīng)加上密碼，密碼需按保密級(jí)別設(shè)置， 由行政人事負(fù)責(zé)人統(tǒng)一設(shè)置并發(fā)放，受密人需嚴(yán)格按發(fā)放密碼設(shè)置，不得更改。4、嚴(yán)禁在公司電腦上隨意安裝或刪除軟件及不知用途的文件或文件夾，如有不明之處事先咨詢網(wǎng)管。如安裝軟件，離職辦理交接手續(xù)時(shí)必須刪除驅(qū)程并卸載自行安裝的軟件。5、需使用 u 盤拷貝資料的拷貝前應(yīng)確認(rèn)u 盤是否攜帶病毒，以防病毒入侵。6、

8、員工在上網(wǎng)過(guò)程中，不得上與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)站，也不得上網(wǎng)瀏覽與工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容。否則，一經(jīng)查實(shí)，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處分。7、郵箱使用人員不得隨意打開(kāi)陌生郵件，特別是有附件的郵件，應(yīng)事先確認(rèn)發(fā)件人及郵件的安全性，以防電腦中毒。8、電腦需設(shè)置開(kāi)機(jī)密碼及屏保密碼，電腦的使用密碼在分配電腦時(shí)由使用者自行設(shè)置，并在資料員處備案，各使用者須牢記密碼， 不得隨意將個(gè)人的使用密碼告知他人，違者視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處分。如因外出需急調(diào)資料時(shí)應(yīng)由資料員代為操作，不得私自委托他人。9、員工在使用電腦過(guò)程中，應(yīng)注意個(gè)人電腦資料的保密，離開(kāi)電腦須及時(shí)鎖定電腦屏幕保護(hù)。四、網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái) 1、公司設(shè)立共享盤 f 盤做為公司資料匯總

9、查詢盤，由行政人事部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)操作，其他人只允許訪問(wèn)，不得私自添加或刪減，否則給予紅牌警告處理，因刪減重要資料無(wú)法恢復(fù)給公司造成損失的，公司文件號(hào)：yls-sys-ad-20121102 行文部門：行政人事部 類 別：綱領(lǐng) 可閱范圍：全體員工 頁(yè) 碼：第 2 頁(yè)，共 3 頁(yè) 熟 讀：全體員工 行政管理制度版 本：2012-1.0 運(yùn) 用：行政人事部 標(biāo)題： 信息安全管理制度 編制/ 日期： 審核/ 日期：批準(zhǔn)/ 日期：有權(quán)追究其法律責(zé)任。2、根據(jù)保密等級(jí)由負(fù)責(zé)人對(duì)共享文件設(shè)置等級(jí)密碼，等級(jí)密碼按級(jí)別下發(fā)至各級(jí)人員。3、共享盤文件格式設(shè)置：（1） 需保密文檔均以pdf 格式子或 jpg格式+保密

10、級(jí)別密碼形式保存；（2） 含有人力資源庫(kù)及企業(yè)資源庫(kù)等報(bào)表、行政類共用表單等為防止外漏或打印浪費(fèi)，以原有文檔格式+打開(kāi)修改加密形式保存；（3） 公告、通知、工作聯(lián)系單、公司宣傳資料、未含有人力資源庫(kù)及企業(yè)資源庫(kù)等報(bào)表等均以原有文檔格式 +修改密碼形式保存。（4） 常用表單需經(jīng)常下載模版使用的，以原有文檔格式保存，不加密，以便使用。五、企業(yè)郵箱的使用 1、員工在內(nèi)外溝通過(guò)程中， 均須根據(jù)使用公司指定的郵箱： （業(yè)務(wù)郵箱）、 （人事郵箱），合同、報(bào)價(jià)、金額確認(rèn)等具有法律效應(yīng)的郵件必須使用公司郵箱外發(fā)，通過(guò)其他途徑外發(fā)文件公司一律不予承認(rèn)，后果由發(fā)件人自付。2、公司業(yè)務(wù)郵箱密碼只能掌握在資料員、各部

11、門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員手中，其他人員不予發(fā)放，人事郵箱由能由行政人事負(fù)責(zé)人及招聘人員掌握。3、員工在使用郵箱過(guò)程中， 可以廣泛研究郵箱的功能， 如有疑問(wèn)及使用建議可與行政人事負(fù)責(zé)人聯(lián)系。六、qq及 msn 的管理： 因工作需要公司開(kāi)放qq 及 msn 使用權(quán)，但僅做為工作使用，擅自使用msn 及 qq 傳送與工作無(wú)關(guān)的資料或信息的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處分；若對(duì)公司經(jīng)營(yíng)造成重大影響或經(jīng)濟(jì)損失的，公司將追究法律責(zé)任。七、維護(hù)保養(yǎng) 1、注意保持電腦周圍的清潔衛(wèi)生，并注意防塵、防潮、防靜電、防強(qiáng)磁場(chǎng)、防過(guò)熱過(guò)冷，避免陽(yáng)光直射，避免帶電插拔硬件（ usb 設(shè)備除外），避免人為損壞。下班時(shí)，務(wù)必關(guān)閉電腦主

12、機(jī)、顯示器并且切斷電源。2、為規(guī)范電腦操作，延長(zhǎng)電腦的使用壽命，員工在使用電腦過(guò)程中，如遇電腦無(wú)反應(yīng)，須按以下步驟操作：先按 numlock 鍵，如 numlock 鍵上方的綠燈有反應(yīng)，證明沒(méi)有死機(jī)，需稍等片刻待電腦處理文件號(hào)：yls-sys-ad-20121102 行文部門：行政人事部 類 別：綱領(lǐng) 可閱范圍：全體員工 頁(yè) 碼：第 3 頁(yè)，共 3 頁(yè) 熟 讀：全體員工 行政管理制度版 本：2012-1.0 運(yùn) 用：行政人事部 標(biāo)題： 信息安全管理制度 編制/ 日期： 審核/ 日期：批準(zhǔn)/ 日期：完數(shù)據(jù)就能正常使用；如numlock 鍵上方的綠燈無(wú)反應(yīng)，或者等上一段時(shí)間都沒(méi)有響應(yīng)，則先嘗試按住

13、 ctrl 和 alt 不動(dòng)，再點(diǎn)兩三下del 鍵熱啟；實(shí)在無(wú)反應(yīng)的按電腦主機(jī)上的reset鍵重啟。3、使用液晶顯示器的同事，應(yīng)特別注意顯示器的保護(hù)，切勿用尖利器或者手指戳顯示器的熒屏，由此造成的維護(hù)或更新費(fèi)用由員工個(gè)人承擔(dān)，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處分。4、凡上網(wǎng)電腦一律須自使用之日起安裝殺毒軟件或360 安全衛(wèi)士，應(yīng)及時(shí)更新病毒庫(kù)存，有提示修復(fù)漏洞的應(yīng)及時(shí)更新補(bǔ)丁。5、自覺(jué)定期（每周末）對(duì)電腦內(nèi)資料進(jìn)行整理，做好備份及刪除不必要的文件資料（特別是桌面），保證電腦內(nèi)運(yùn)行空間的暢通。特殊資料，需配合資料員定期進(jìn)行備份。6、任何人不得隨意拆卸所使用的微機(jī)或相關(guān)電腦設(shè)備。確需拆卸時(shí)， 須經(jīng)行政負(fù)責(zé)人同

14、意后方可拆卸。7、任何電腦不得隨意搬離原位，確需搬離原位時(shí)，須經(jīng)行政負(fù)責(zé)人同意、經(jīng)理室批準(zhǔn)；若電腦出現(xiàn)故障需要維修時(shí)，須及時(shí)通知行政人員報(bào)修。8、監(jiān)督機(jī)制：行政人員將不定期對(duì)電腦使用情況進(jìn)行抽查，對(duì)于上班時(shí)間利用電腦娛樂(lè)或違反操作程序的情況，等同違反公司保密協(xié)議處理，情節(jié)嚴(yán)重者公司將追究法律責(zé)任。文件號(hào)：yls-sys-ad-20121102 行文部門：行政人事部 類 別：綱領(lǐng) 可閱范圍：全體員工 頁(yè) 碼：第 4 頁(yè)，共 3 頁(yè) 熟 讀：全體員工 行政管理制度版 本：2012-1.0 運(yùn) 用：行政人事部 標(biāo)題： 信息安全管理制度 編制/ 日期： 審核/ 日期：批準(zhǔn)/ 日期：文件號(hào)：yls-sy

15、s-ad-20121103 行文部門：行政人事部 類 別：綱領(lǐng) 可閱范圍：全體員工 頁(yè) 碼：第 1 頁(yè)，共 4 頁(yè) 熟 讀：全體員工 行政管理制度版 本：2012-1.0 運(yùn) 用：行政人事部 標(biāo)題： 辦公室管理規(guī)定 編制/ 日期： 審核/ 日期：批準(zhǔn)/ 日期：辦公室管理規(guī)定 一、目的： 為加強(qiáng)辦公室制度化、規(guī)范化管理，確保辦公環(huán)境井然有序，營(yíng)造良好的工作氛圍及職業(yè)操守，特制定本行為規(guī)范。 二、適用范圍： 全體員工 三、基本規(guī)范：?jiǎn)T工上班時(shí)在辦公場(chǎng)所須遵守下列規(guī)定 1、準(zhǔn)時(shí)上班，不遲到、早退，不擅離職守。 2、員工上班必須規(guī)范地佩戴公司統(tǒng)一發(fā)放的胸牌和工作證。 3、員工必須衣著整潔端莊，不得赤腳

16、，不得穿拖鞋，不得穿牛仔服、短褲、超短裙和低胸、無(wú)袖、露背等服裝。女員工不得化濃妝，男員工不得蓄留胡子、長(zhǎng)發(fā)。 4、員工上班時(shí)，不得無(wú)故串崗，不得聚眾談笑，爭(zhēng)執(zhí)吵鬧，高聲喧嘩；不得帶與工作無(wú)關(guān)的私人朋友或兒童進(jìn)入辦公場(chǎng)所。 5、員工要舉止文雅，講究禮貌，待人和氣，尊重上司和同事，不得造謠生事，挑起事端。 6、員工應(yīng)保持辦公設(shè)施用品的整潔，保障辦公場(chǎng)所設(shè)備的安全對(duì)公共設(shè)施、辦公用品和文件資料等不得丟失、亂放、挪用和損毀。 7、員工下班離開(kāi)辦公室之前，要把辦公用品等收拾整齊，離開(kāi)時(shí)應(yīng)注意不要影響他人。 8、使用公司工作筆記本的員工，必須做好工作筆記，公司將不定期的對(duì)使用工作筆記本的情況進(jìn)行檢查。

17、9、公司所有員工必須使用公司規(guī)定的郵箱，不得使用其它的郵箱發(fā)送郵件。 10、員工上班時(shí)不得吃零食、打撲克、下棋、看小說(shuō)、雜志，不得打電話閑聊和辦理私人事務(wù)。 11、不許利用公司網(wǎng)絡(luò)資源上網(wǎng)玩游戲，聊私人 qq 、msn ，或工作時(shí)間干私活， 做與工作無(wú)關(guān)的事，不得利用公司辦公設(shè)備辦理私人事務(wù)。 12、員工樹(shù)立環(huán)保意識(shí)，自帶杯子，節(jié)約水、電紙張等資財(cái)，提高財(cái)物使用效益。不得利用公司文具用品、通迅等設(shè)施謀取個(gè)人便利，不得侵占公司財(cái)物，損害公司利益。 13、養(yǎng)成“人離關(guān)燈、人離關(guān)水、人離關(guān)機(jī)”的良好行為習(xí)慣，下班后最后一位離開(kāi)辦公室的職員要檢查空調(diào)和燈是否關(guān)好，以免增加不必要的辦公成本。 文件號(hào)：y

18、ls-sys-ad-20121103 行文部門：行政人事部 類 別：綱領(lǐng) 可閱范圍：全體員工 頁(yè) 碼：第 2 頁(yè)，共 4 頁(yè) 熟 讀：全體員工 行政管理制度版 本：2012-1.0 運(yùn) 用：行政人事部 標(biāo)題： 辦公室管理規(guī)定 編制/ 日期： 審核/ 日期：批準(zhǔn)/ 日期：14、非對(duì)外使用的文件必須雙面使用，起草用紙盡量使用環(huán)保紙。 四、業(yè)務(wù)規(guī)范： 員工從事業(yè)務(wù)活動(dòng)，應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和公司的規(guī)章制度。此外，必須遵守下列規(guī)定： 1、員工不得假公濟(jì)私收取回扣和傭金，收取的應(yīng)如實(shí)交公入賬。 2、員工不得幫助他人從事對(duì)公司經(jīng)營(yíng)構(gòu)成競(jìng)爭(zhēng)或競(jìng)爭(zhēng)威脅的行為。 3、員工要維護(hù)公司尊嚴(yán)和榮譽(yù)，不得從事?lián)p害公

19、司聲譽(yù)和利益的活動(dòng)。 4、員工不得以貪污、受賄、盜竊、挪用等手段侵占公司財(cái)產(chǎn)，損害公司利益。 5、員工與外界簽訂合同時(shí)，要嚴(yán)格按照公司合同管理的有關(guān)規(guī)定簽訂、審查和履行合同，保證合同經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)況。員工不得玩忽職守草簽合同，喪失公司合同利益；不得與他人惡意串通，出賣公司合同利益。 6、員工要保守公司秘密，不得竊取、詐騙、出賣和泄露公司商業(yè)資料和 有關(guān)商業(yè)信息。 對(duì)違反上述規(guī)定給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的員工，除承擔(dān)賠償責(zé)任外，還要給予紀(jì)律處分，直至解除勞動(dòng)合同、依法追究法律責(zé)任。 五、非正常工作時(shí)間的職場(chǎng)管理規(guī)定： 1、員工因工作需要在非正常工作時(shí)間進(jìn)入職場(chǎng)的，須填寫借用門匙申請(qǐng)表。 2、 借用門匙申

20、請(qǐng)表由申請(qǐng)人詳細(xì)填寫，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽批后，于下班前1 小時(shí)交行政人事部負(fù)責(zé)人審批，并領(lǐng)取門匙。借用人須于次日上午十時(shí)前歸還門匙。未按規(guī)定時(shí)間辦理借用或歸還手續(xù)者，給予雙方當(dāng)事人黃牌警告，行政人事部可不予其續(xù)借門匙。 3、借用門匙者離開(kāi)公司時(shí)沒(méi)有關(guān)好空調(diào)、電腦、電燈、門、窗，但沒(méi)有出現(xiàn)事故的，給予當(dāng)事人黃牌警告。 4、借用門匙者須負(fù)責(zé)借用期間職場(chǎng)的安全防衛(wèi)工作，如出現(xiàn)失竊、火災(zāi)、公物損壞等情況，造成經(jīng)濟(jì)損失或其它事故的，借用門匙者須賠償經(jīng)濟(jì)損失并承擔(dān)法律責(zé)任，其他人員負(fù)連帶責(zé)任。 5、在非正常工作時(shí)間內(nèi)，如需打印、復(fù)印。需自覺(jué)在前臺(tái)打印、復(fù)印登記表處記錄相關(guān)內(nèi)容。六、 環(huán)境衛(wèi)生 1、 辦公環(huán)境衛(wèi)

21、生工作由行政人事部負(fù)責(zé)監(jiān)督，行政人員每周制定清潔值日表安排相應(yīng)人員進(jìn)行清潔。文件號(hào)：yls-sys-ad-20121103 行文部門：行政人事部 類 別：綱領(lǐng) 可閱范圍：全體員工 頁(yè) 碼：第 3 頁(yè)，共 4 頁(yè) 熟 讀：全體員工 行政管理制度版 本：2012-1.0 運(yùn) 用：行政人事部 標(biāo)題： 辦公室管理規(guī)定 編制/ 日期： 審核/ 日期：批準(zhǔn)/ 日期：2、任何員工都有維護(hù)辦公樓環(huán)境清潔的責(zé)任和義務(wù)，不能亂扔垃圾、隨便吐痰、亂堆放雜物等。 3、個(gè)人辦公區(qū)域內(nèi)桌面的物品應(yīng)擺放整齊、保持干凈， 養(yǎng)成下班前必須收拾好個(gè)人辦公區(qū)域衛(wèi)生才離開(kāi)的習(xí)慣。衣服應(yīng)統(tǒng)一掛放在指定地方，不能隨便亂放。 4、 保持良

22、好新鮮的空氣環(huán)境，公共辦公區(qū)域內(nèi)及室內(nèi)外的非辦公區(qū)域，不準(zhǔn)吸煙。不準(zhǔn)攜帶一些帶有異味的或味道過(guò)濃的物品進(jìn)入辦公室。 5、 在辦公室內(nèi)任何的表面上（除寫字板、宣傳欄）不能進(jìn)行胡亂涂、 寫、掛、釘、貼、畫、劃或污染、破壞表面原貌光潔平整度的行為（包括墻面、門、玻璃、天花、桌面、凳面、柜面、地面、飲水機(jī)、電腦、電話機(jī)的表面等） 。 6、衛(wèi)生間應(yīng)保持整潔，定期消毒，廢紙應(yīng)放入廢紙簍，使用完畢要及時(shí)沖水。 7、前臺(tái)是體現(xiàn)公司形象的第一道窗口。員工不能在前臺(tái)閑聊、談笑、打鬧、看報(bào)刊、打電話等。除前臺(tái)文員、行政人事部指定人員外，其它職員不得隨意進(jìn)入前臺(tái)辦公區(qū)域內(nèi)。 8、前臺(tái)應(yīng)保持整潔，不能亂堆放雜物。前臺(tái)電

23、話除前臺(tái)文員接聽(tīng)外，其他人員不能隨便使用。 9、辦公室報(bào)紙架的報(bào)紙由專人管理，員工閱后整理好歸架，不得隨手亂放，不得帶離辦公室。 七、辦公設(shè)施使用規(guī)定： 1、電話管理規(guī)定 （1）公司要求電話鈴響兩次內(nèi)接，一般不超過(guò)三次鈴響。 （2）接聽(tīng)電話的標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)為：“您好，一路順” ，接聽(tīng)電話時(shí)要使用標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)， 要求語(yǔ)氣規(guī)范、 平和、簡(jiǎn)潔、禮貌、不卑不亢。 2、空調(diào)管理規(guī)定 （1）室內(nèi)溫度低于25 攝氏度時(shí)嚴(yán)禁開(kāi)空調(diào)，員工進(jìn)出應(yīng)關(guān)門（包括衛(wèi)生間），以保持大廳涼爽。 （2）空調(diào)溫度設(shè)置不得低于25 攝氏度，面積超過(guò)40平方以上可適當(dāng)調(diào)低。 （3）在會(huì)議室或接待室內(nèi)接待完客戶后，應(yīng)立即關(guān)閉空調(diào)，電源；下班之后

24、應(yīng)保證關(guān)閉空調(diào)后方可離開(kāi)，正常下班時(shí)間由前臺(tái)文員負(fù)責(zé)，需加班工作時(shí)，由最后離開(kāi)加班人員負(fù)責(zé)。 3、復(fù)印、打印機(jī)使用管理規(guī)定（1）所有需復(fù)印、打印的文件、資料，一律采取雙面操作（對(duì)外文件、合同有特殊要求除外）。 （2）新員工入職證件及員工簡(jiǎn)歷，由前臺(tái)文員統(tǒng)一打印、復(fù)印，其余私人物件一律不得打印、復(fù)?。?）報(bào)刊雜志等廣告類因工作需要需經(jīng)部門經(jīng)理同意簽發(fā)特殊資料復(fù)印審批表方可復(fù)印。 文件號(hào)：yls-sys-ad-20121103 行文部門：行政人事部 類 別：綱領(lǐng) 可閱范圍：全體員工 頁(yè) 碼：第 4 頁(yè)，共 4 頁(yè) 熟 讀：全體員工 行政管理制度版 本：2012-1.0 運(yùn) 用：行政人事部 標(biāo)題：

25、辦公室管理規(guī)定 編制/ 日期： 審核/ 日期：批準(zhǔn)/ 日期：（4）公司的文件，均由資料員存檔，只可以借閱，不得打印、復(fù)印。一般性的資料，視工作需要確定是否需復(fù)印，確需復(fù)印的經(jīng)部門經(jīng)理同意簽發(fā)文件、表格復(fù)印審批表方可復(fù)印。 （5）屬項(xiàng)目計(jì)劃或方案、設(shè)計(jì)圖等文件，須經(jīng)部門主管或總經(jīng)理同意后，方可復(fù)印。 （6）公司收到的傳真件，其內(nèi)容是長(zhǎng)期的、重要的需復(fù)印存檔，具體由前臺(tái)文員操作。 （7）公司內(nèi)部常規(guī)使用的表格，可直接向前臺(tái)文員索要，不需自行復(fù)印。 （8）復(fù)印機(jī)的日常保養(yǎng)和維護(hù)，由前臺(tái)文員負(fù)責(zé)，上班時(shí)間負(fù)責(zé)打開(kāi)電源，下班后負(fù)責(zé)關(guān)閉復(fù)設(shè)備并切斷電源。若出現(xiàn)故障，由前臺(tái)文員負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)維修事宜。 （9）凡復(fù)

26、印、打印者，不論數(shù)量多少，均需登記。 八、辦公用品使用規(guī)定 （1）辦公用品一律由公司配給，入職時(shí)派發(fā)，離職時(shí)交回，嚴(yán)禁取回家私用，若工作筆記本丟失，視同失密處理，公司酌情作出扣罰。 （2）辦公用品從形態(tài)可分為易耗品、辦公用具兩類。鉛筆、膠水、大頭針、筆記本、原子筆、釘書針等屬易耗品；計(jì)算器、釘書機(jī)、打孔機(jī)、文件架、筆筒等屬辦公用具。 （3）辦公用品從保管者可分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種?！皞€(gè)人領(lǐng)用”系個(gè)人使用保管用品，如圓珠筆、筆記本； “部門領(lǐng)用”系本部門共同使用用品，如打孔機(jī)、釘書機(jī)等。 （4）易耗品中簽字筆、圓珠筆、膠水等應(yīng)限定使用，自第三次發(fā)放起，必須以舊品替換新品或更換筆芯。 （5）辦

27、公用具列入移交，如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如遺失應(yīng)由個(gè)人或部門賠償或自購(gòu)。 （6）辦公用品的申請(qǐng)應(yīng)由行政人事部統(tǒng)一申請(qǐng)采購(gòu)、保管、發(fā)放。 （7）主管部門設(shè)立文具用品領(lǐng)用記錄表記錄并控制文具領(lǐng)用狀況。 （8）行政人事部每月就辦公用品采購(gòu)情況上交辦公用品使用月報(bào)表，就當(dāng)月采購(gòu)、發(fā)出、結(jié)余及各部門領(lǐng)用情況做詳細(xì)報(bào)告。 （9）印刷品的制作、保管均由行政人事部統(tǒng)一處理。 （10）公司一向貫-徹“合理節(jié)省”原則，員工要做到物盡其用，反對(duì)奢侈和浪費(fèi)。提倡雙面使用紙張，公司內(nèi)部通文盡可能利用使用過(guò)的紙張反面。 文件號(hào)：yls-sys-ad-20121103 行文部門：行政人事部 類 別：綱領(lǐng) 可閱范圍：全體

28、員工 頁(yè) 碼：第 5 頁(yè)，共 4 頁(yè) 熟 讀：全體員工 行政管理制度版 本：2012-1.0 運(yùn) 用：行政人事部 標(biāo)題： 辦公室管理規(guī)定 編制/ 日期： 審核/ 日期：批準(zhǔn)/ 日期：文件號(hào)：yls-sys-ad-20121104 行文部門：行政人事部 類 別：綱領(lǐng) 可閱范圍：全體員工 頁(yè) 碼：第 1 頁(yè)，共 1 頁(yè) 熟 讀：全體員工 行政管理制度版 本：2012-1.0 運(yùn) 用：行政人事部 標(biāo)題： 會(huì)議管理規(guī)定 編制/ 日期： 審核/ 日期：批準(zhǔn)/ 日期：會(huì)議管理規(guī)定 一、早會(huì)制度： 公司每天早上 8:008:15 為早會(huì)時(shí)間， 進(jìn)行工作溝通、 信息分享及主題分享。 8:158:30 為各部門

29、早會(huì)時(shí)間，主要進(jìn)行工作溝通和布置。 二、周例會(huì)： 逢周六 16：30-17：00 召開(kāi)周經(jīng)營(yíng)例會(huì)，主要進(jìn)行當(dāng)周工作總結(jié)匯報(bào)及下周工作計(jì)劃上報(bào)，匯報(bào)及上報(bào)格式嚴(yán)格按照要求執(zhí)行。 三、月例會(huì)： 每月最后一個(gè)工作日開(kāi)中層管理干部溝通會(huì)，對(duì)當(dāng)月工作進(jìn)行總結(jié)，上報(bào)下月工作重心及各項(xiàng)量化指標(biāo)。 四、總經(jīng)理例會(huì)： 根據(jù)總經(jīng)理會(huì)議需求臨時(shí)安排，會(huì)議由行政人事部負(fù)責(zé)記錄。 五、其他說(shuō)明： 1、以上第 2-4 類會(huì)議均需提供電子版工作總結(jié)，由行政人事部統(tǒng)一打印上報(bào)總經(jīng)理，并需于會(huì)后第二個(gè)工作日即行整理形成會(huì)議紀(jì)要匯簽后分發(fā)至相關(guān)部門予以執(zhí)行。 2、與會(huì)者必須對(duì)會(huì)議內(nèi)容貫徹執(zhí)行，做到有布置、有落實(shí)、有檢查、有回饋。

30、 六、會(huì)議秩序：會(huì)議不得無(wú)故缺席、遲到；會(huì)議期間所有手機(jī)須調(diào)到無(wú)聲或振動(dòng)狀態(tài)。 文件號(hào)：yls-sys-ad-20121104 行文部門：行政人事部 類 別：綱領(lǐng) 可閱范圍：全體員工 頁(yè) 碼：第 2 頁(yè)，共 1 頁(yè) 熟 讀：全體員工 行政管理制度版 本：2012-1.0 運(yùn) 用：行政人事部 標(biāo)題： 會(huì)議管理規(guī)定 編制/ 日期： 審核/ 日期：批準(zhǔn)/ 日期：文件號(hào)：yls-sys-ad-20121105 行文部門：行政人事部 類 別：綱領(lǐng) 可閱范圍：全體員工 頁(yè) 碼：第 1 頁(yè)，共 1 頁(yè) 熟 讀：全體員工 行政管理制度版 本：2012-1.0 運(yùn) 用：行政人事部 標(biāo)題： 印章管理規(guī)定 編制/

31、日期： 審核/ 日期：批準(zhǔn)/ 日期：印章管理規(guī)定 一、目的： 為加強(qiáng)公司印章的管理，保證印章的絕對(duì)安全和正常使用，防止產(chǎn)生不良的法律后果，制定本辦法。二、管理規(guī)定： 1、印章可分公司用章（公章、合同專用章等于主管部門備案章）及部門用章（財(cái)務(wù)專用章、部門用章等） ； 2、公司用章由行政人事部負(fù)責(zé)人保管，部門用章由各部門負(fù)責(zé)人本人或指定人員保管并行使職權(quán)。3、使用印章時(shí)須由經(jīng)辦人填寫用印申請(qǐng)單，履行批準(zhǔn)和登記手續(xù)（用印登記簿） ，公司用章需由總經(jīng)理簽批方可蓋章，部門用章需由部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)方可。 4、印章原則上不予攜帶外出，不得不帶出公司時(shí)，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。嚴(yán)禁印章丟失，否則因此引起的責(zé)任由保管人或

32、借章人負(fù)責(zé)5、公司一般不允許開(kāi)具空白介紹信、證明等。如因工作需要或其他特殊情況確需開(kāi)具時(shí)，必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，并由使用人負(fù)責(zé)交還復(fù)印件歸檔備案，未使用的必須交回。 6、印章保管人員接到印章后，必須進(jìn)行登記，登記項(xiàng)目包括印章名稱、收到日期、原保管人姓名、批準(zhǔn)人簽名、保管人簽名等。如指定臨時(shí)人員保管時(shí)，也應(yīng)辦理上述交接手續(xù)，做到職責(zé)分明 7、合同用印應(yīng)按照公司有關(guān)合同管理的規(guī)定執(zhí)行必要的法規(guī)審核程序 8、未履行用印登記程序，任何人不得擅自動(dòng)用印章，包括印章管理人員和臨時(shí)保管員 9、違反本辦法規(guī)定用印者，除追究印章管理人員的責(zé)任外、還將追究當(dāng)事人的責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重者，公司將保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利

33、文件號(hào)：yls-sys-ad-20121105 行文部門：行政人事部 類 別：綱領(lǐng) 可閱范圍：全體員工 頁(yè) 碼：第 2 頁(yè)，共 1 頁(yè) 熟 讀：全體員工 行政管理制度版 本：2012-1.0 運(yùn) 用：行政人事部 標(biāo)題： 印章管理規(guī)定 編制/ 日期： 審核/ 日期：批準(zhǔn)/ 日期：文件號(hào)：yls-sys-ad-20121106 行文部門：行政人事部 類 別：綱領(lǐng) 可閱范圍：全體員工 頁(yè) 碼：第 1 頁(yè)，共 9 頁(yè) 熟 讀：全體員工 行政管理制度版 本：2012-1.0 運(yùn) 用：行政人事部 標(biāo)題： 文檔管理制度 編制/ 日期： 審核/ 日期：批準(zhǔn)/ 日期：文檔管理制度 一、目的： 為規(guī)范公司內(nèi)部檔案

34、管理工作并保證檔案完整性及保密性，合理有效利用檔案資料，做到“歸檔規(guī)范、查找方便” ，特制定本制度。二、適用范圍： 適用于管理體系內(nèi)所有文件和資料的控制（包括外部提供的有關(guān)文件和資料）。三、公司文檔管理范圍及管理權(quán)限劃分： 1、公司級(jí)文檔管理范圍：由公司行政人事部專人管理并負(fù)責(zé)一切借閱、復(fù)制、傳遞相關(guān)事宜。公司級(jí)文檔包括以下文件：（1）公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；（2）公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料；（3）財(cái)務(wù)管理、資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料（含重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等） ；（4）政府、項(xiàng)目批文；（5）公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各

35、項(xiàng)工作流程、公司決定等）；（6）工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件（含各業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等）、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙；（7）公司及各部門月度、年中、年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃；（8）公司簽定的各類合同（含委托招聘協(xié)議）；（9）公司有效證件、印章；（10）具有法律效力及保存價(jià)值的文件；（11）公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。（12）公司的經(jīng)典案例、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。2、部門文檔管理范圍：各部門建立本部門文檔庫(kù)，并由各部門指定專人管理，于每月末交檔案清單至公司備案留底；如工作完成后，原件移交公司管理。部門級(jí)文檔資

36、料如下：（1）各部門報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批復(fù)的請(qǐng)示、建議、工作聯(lián)系單、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表；（2）部門例會(huì)會(huì)議紀(jì)要；（3）各部門與其相關(guān)業(yè)務(wù)單位函件管理及招投標(biāo)文件管理；（4）人事勞資檔案及信息管理（人事部統(tǒng)一管理人事檔案）；（5）儀器、設(shè)備維修保養(yǎng)資料（人事部統(tǒng)一管理人事檔案）；文件號(hào)：yls-sys-ad-20121106 行文部門：行政人事部 類 別：綱領(lǐng) 可閱范圍：全體員工 頁(yè) 碼：第 2 頁(yè)，共 9 頁(yè) 熟 讀：全體員工 行政管理制度版 本：2012-1.0 運(yùn) 用：行政人事部 標(biāo)題： 文檔管理制度 編制/ 日期： 審核/ 日期：批準(zhǔn)/ 日期：（6）客戶、合作公司資料及信息管理；（7）公司

37、的媒體宣傳資料、各項(xiàng)目推廣資料；（由運(yùn)營(yíng)部統(tǒng)一管理）（8）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證、帳冊(cè)、月度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表；（財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理財(cái)務(wù)檔案）（9）業(yè)務(wù)方案、各類報(bào)告、客戶資料的管理。3、檔案管理部門及負(fù)責(zé)人（1）公司檔案管理部門為行政人事部；（2）公司立檔單位為各部門；（3）檔案管理責(zé)任人：各部門負(fù)責(zé)人與指定專人。（4）各部門均應(yīng)指定專人，負(fù)責(zé)管理本部門的文檔資料，并保持相對(duì)穩(wěn)定，人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知行政人事部。4、各部門檔案專管人的職責(zé)（1）了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。（2）認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每季度末前應(yīng)將歸檔文件材料歸

38、檔完畢，并向行政人事部資料專員辦好交接簽收手續(xù)。（3）承辦人員需借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料。（4）各項(xiàng)目宣傳推廣資料應(yīng)由其所屬部門檔案專管人于定稿的五天內(nèi)提交行政人事部資料專員。四、文檔資料歸檔制度 1、各部門以公司名義或部門名義制作的規(guī)劃、規(guī)定、通知、通告、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議、決定、委任書、項(xiàng)目方案、函等文件均應(yīng)由檔案專管人制作副本發(fā)文、登記、原件存檔，抄送行政人事部資料專員備案。2、各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。部門負(fù)責(zé)人對(duì)處理完畢或批存的文件材料，收集齊全并加以整理后，送交本部門檔案專管人集中統(tǒng)一歸卷。3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在

39、工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷；會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。4、歸檔時(shí)限：各部門檔案專管人就文件歸檔工作應(yīng)做到每日進(jìn)行，歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。應(yīng)做到及時(shí)處理，切忌拖拉積壓。5、歸檔文件的整理：（1）歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料；（2）歸檔材料應(yīng)完整、齊全。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起；（3）歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，附件為兩件以上并可單獨(dú)成文的可分別計(jì)算件數(shù)，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)文件號(hào)：yls-sys-ad-20121106 行文部

40、門：行政人事部 類 別：綱領(lǐng) 可閱范圍：全體員工 頁(yè) 碼：第 3 頁(yè)，共 9 頁(yè) 熟 讀：全體員工 行政管理制度版 本：2012-1.0 運(yùn) 用：行政人事部 標(biāo)題： 文檔管理制度 議記錄等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件，重要文件的草稿各為一件；（4）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（5）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前

41、，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列；（6）整理文件時(shí)應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用（7）歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔；（8）案卷整理的幅面應(yīng)以a4 紙為準(zhǔn) (210mm*297mm),材料過(guò)窄或小于a4 幅面的粘貼在a4 的幅面并留出左側(cè)裝訂線；材料過(guò)寬應(yīng)按a4 的幅面折疊整齊， 折疊時(shí)盡量減少折疊次數(shù)，同時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外；字跡難辨

42、認(rèn)的，應(yīng)附抄件；（9）歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機(jī)裝訂。應(yīng)在歸檔文件左側(cè)預(yù)留出寬度為1cm 的裝訂區(qū)域（10）歸檔材料必須文字清楚，嚴(yán)禁作涂改、貼補(bǔ)或其他技術(shù)處理（11）存檔文檔為易褪色的材料(如熱感紙傳真文件)，必須復(fù)印一份后將復(fù)印件與原件一并存檔（12）文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的，要在修補(bǔ)或托裱后再歸檔，修裱時(shí)應(yīng)注意盡量保持文件的原貌五、檔案名稱、編號(hào)、版本規(guī)則 1、檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。2、檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“ 檔案分類編號(hào)表” ，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一

43、定順序依次排列，以便查閱。檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改。3、檔案編號(hào)原則：（1）制度、文件類：yls / sys - * - * 流水號(hào)（數(shù)字，從01 開(kāi)始如 20121101）擬制或文件主要適用部門代號(hào)制度文件代號(hào)公司代號(hào)編制/ 日期： 審核/ 日期：批準(zhǔn)/ 日期：文件號(hào)：yls-sys-ad-20121106 行文部門：行政人事部 類 別：綱領(lǐng) 可閱范圍：全體員工 頁(yè) 碼：第 4 頁(yè)，共 9 頁(yè) 熟 讀：全體員工 行政管理制度版 本：2012-1.0 運(yùn) 用：行政人事部 標(biāo)題： 文檔管理制度 編制/ 日期： 審核/ 日期：批準(zhǔn)/ 日期：總經(jīng)辦 gm 運(yùn)營(yíng)部（策（2）流

44、程、指導(dǎo)文件類：yls / pro - * - * 流水號(hào)（數(shù)字，從01 開(kāi)始如 20121101）擬制或文件主要適用部門代號(hào)流程文件代號(hào)公司代號(hào)（3） 表單、記錄：yls / qe - * - * 流水號(hào)（數(shù)字，從01 開(kāi)始如 20121101）擬制或文件主要適用部門代號(hào)表單代號(hào)公司代號(hào)4、各部門及相關(guān)職業(yè)代號(hào)：劃推廣）yy 人力資源部hr 市場(chǎng)部（直md 銷）行政 ad 客服部（電話營(yíng)銷）cs 財(cái)務(wù)部 fd 電子商務(wù)（網(wǎng) 絡(luò)營(yíng)銷）ec網(wǎng)絡(luò)部 it 網(wǎng)點(diǎn)（職介wd 所）5、檔案版本之規(guī)定：（1）以上文件版本由1.0 版起開(kāi)始編制，一直往后遞增；（2）每修訂一次小項(xiàng)，版本增加“0.1” ；（3

45、）每修訂一次大項(xiàng)，版本增加“1” ，并在小數(shù)位開(kāi)始清零升位。例如版本“ 1.3”的某文件須修改大部門內(nèi)容，則直接版本號(hào)躍升為“2.0” 。六、文件新增、修訂管理： 1、制度文件：（1） 新增：流程責(zé)任部門 /人員說(shuō)明、使用記錄或表單文件號(hào)：yls-sys-ad-20121106 行文部門：行政人事部 類 別：綱領(lǐng) 可閱范圍：全體員工 頁(yè) 碼：第 5 頁(yè)，共 9 頁(yè) 熟 讀：全體員工 行政管理制度版 本：2012-1.0 運(yùn) 用：行政人事部 標(biāo)題： 文檔管理制度 編制/ 日期： 審核/ 日期：批準(zhǔn)/ 日期：制訂責(zé)任部門根據(jù)公司發(fā)展規(guī)劃及現(xiàn)狀制訂。審核責(zé)任部門最高負(fù)責(zé)人或以上級(jí)別人員批準(zhǔn)管理者代表

46、 / 總經(jīng)理* 注：經(jīng)批準(zhǔn)后由文控員確定編號(hào)蓋“ 受控文件 ” 印章、登記、歸檔、發(fā)放、執(zhí)行。（2） 制度文件修訂：流程責(zé)任部門 /人員說(shuō)明、使用記錄或表單修訂責(zé)任部門 修訂之主要內(nèi)容需標(biāo)注“” ，以方便相關(guān)人員快速了解更新之內(nèi)容，若內(nèi)容大幅度修訂則不用。 修訂時(shí)需附原受控文件以備審閱。審核責(zé)任部門最高負(fù)責(zé)人或以上級(jí)別人員批準(zhǔn)管理者代表 / 總經(jīng)理* 注：經(jīng)批準(zhǔn)后由文控員確定編號(hào)蓋“ 受控文件 ” 印章、回收舊版、發(fā)放新版、登記、簽收新版文件、舊版隔離及保存。2、流程、指導(dǎo)文件：（2）新增：流程責(zé)任部門 /人員說(shuō)明、使用記錄或表單制訂責(zé)任部門根據(jù)工作要求、工作崗位特點(diǎn)等制訂。批準(zhǔn)責(zé)任部門最高負(fù)

47、責(zé)人或以上級(jí)別人員* 注：經(jīng)批準(zhǔn)后由文控員確定編號(hào)蓋“ 受控文件 ” 印章、登記、歸檔、發(fā)放、執(zhí)行。（2）修訂：流程責(zé)任部門 /人員說(shuō)明、使用記錄或表單修訂責(zé)任部門根據(jù)產(chǎn)品要求、工藝要求及相關(guān)產(chǎn)品管制點(diǎn)等進(jìn)行修訂。批準(zhǔn)責(zé)任部門最高負(fù)責(zé)人或以上級(jí)別人員* 注：經(jīng)批準(zhǔn)后由文控員確定編號(hào)蓋“ 受控文件 ” 印章、回收舊版、發(fā)放新版、登記、簽收新版文件、舊版隔離及保存。文件號(hào)：yls-sys-ad-20121106 行文部門：行政人事部 類 別：綱領(lǐng) 可閱范圍：全體員工 頁(yè) 碼：第 6 頁(yè)，共 9 頁(yè) 熟 讀：全體員工 行政管理制度版 本：2012-1.0 運(yùn) 用：行政人事部 標(biāo)題： 文檔管理制度 編

48、制/ 日期： 審核/ 日期：批準(zhǔn)/ 日期：3、表單、記錄：（1）表單新增：流程責(zé)任部門 /人員說(shuō)明、使用記錄或表單在相應(yīng)文件中說(shuō)明在何種情況下使用此表單責(zé)任部門必須在相應(yīng)的程序、指導(dǎo)文件等中，說(shuō)明其在何處或何種情況下使用到此名稱的表單，以起到相關(guān)人閱看相應(yīng)的文件后知道如何進(jìn)行操作。在新增表單背面簽認(rèn)及注明日期若表單較多時(shí)可列清單在清單上簽認(rèn)也可附于新增或修訂的相應(yīng)文件后面由總經(jīng)辦文控在其后面加蓋紅色“受控文件”印章責(zé)任部門最高負(fù)責(zé)人或以上級(jí)別人員行政部資料員這三種方式選擇其任意一種均表示己承認(rèn)此表單是有效的。編號(hào)按規(guī)定表單編號(hào)規(guī)定執(zhí)行。蓋“ 受控文件 ” 印章、（表單背面）行政部資料員發(fā)放新增

49、表單時(shí)必須在每頁(yè)表單背面加蓋紅色“ 受控文件 ” 印章，以便于發(fā)放到相關(guān)部門時(shí)復(fù)印或印刷使用。批準(zhǔn)管理者代表 / 總經(jīng)理*注：經(jīng)批準(zhǔn)后由文控員確定編號(hào)蓋“ 受控文件 ” 印章、登記、歸檔、發(fā)放、執(zhí)行。（2） 表單修訂：流程責(zé)任部門 /人員說(shuō)明、使用記錄或表單在修訂表單背面簽認(rèn)及日期若表單較多時(shí)可列清單在清單上簽認(rèn)責(zé)任部門也可附于新增或修訂的相應(yīng)文件后面由文控中心 在 其 背 面 加 蓋 紅 色“受控文件”印章總經(jīng)辦文控 這三種方式選擇其任意一種均表示己承認(rèn)此表單是有效的。 若表單名稱修訂，其相應(yīng)的文件也需隨之修訂。編號(hào)總經(jīng)辦文控文件號(hào)：yls-sys-ad-20121106 行文部門：行政人事

50、部 類 別：綱領(lǐng) 可閱范圍：全體員工 頁(yè) 碼：第 7 頁(yè)，共 9 頁(yè) 熟 讀：全體員工 行政管理制度版 本：2012-1.0 運(yùn) 用：行政人事部 標(biāo)題： 文檔管理制度 編制/ 日期： 審核/ 日期：批準(zhǔn)/ 日期：蓋受控文件印章（表單背面）發(fā)放表單時(shí)每頁(yè)必須在表單背面加蓋紅色“受控文件”印章，以便于發(fā)放到相關(guān)部門時(shí)復(fù)印或印刷使用。* 注：經(jīng)批準(zhǔn)后由文控員確定編號(hào)蓋“ 受控文件 ” 印章、回收舊版、發(fā)放新版、登記、簽收新版表單、舊版作廢。4、外來(lái)文件（包括：法律法規(guī)、主管部門文件、各類報(bào)告等）管理：（1）新增：流程責(zé)任部門 /人員說(shuō)明、使用記錄或表單接收相關(guān)部門 /人員公司所有部門或人員收到外來(lái)文

51、件送行政部資料員相關(guān)部門均需按時(shí)送到行政部資料員鑒別是否適用管理者代表確認(rèn)對(duì)于公司的實(shí)用性編號(hào)、保存、發(fā)放行政部資料員按規(guī)定執(zhí)行（外來(lái)文件需列清單或明細(xì)）。簽收使用部門部門使用時(shí)方需發(fā)放七、檔案的保管與期限 1、檔案的保管：（1）因檔案的價(jià)值一般從內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面來(lái)鑒別，要確保它的使用價(jià)值，就必須加強(qiáng)檔案的保管。（2）各部門應(yīng)防止檔案的損壞，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全。（3）公司應(yīng)有場(chǎng)地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。檔案管理人員應(yīng)定期清潔并檢查檔案案卷狀態(tài)。保持檔案存放室良好的通風(fēng)，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光

52、等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。（4）每年須定期對(duì)檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。2、文件保存期限：除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者長(zhǎng)期保存之外，一般為分二年期、一年期兩種。，的保存年限為一年。（1）長(zhǎng)期保存類：公司章程、股東名冊(cè)、組織規(guī)程及辦事細(xì)則、董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、工程設(shè)計(jì)圖、其他經(jīng)核定須永久保存的文書、預(yù)算、決算書類、會(huì)計(jì)憑證、事業(yè)計(jì)劃資料、期滿或解除之合約、公司歷年搜集企業(yè)、人力信息。（2）二年期保存類：一般的工作流程、作業(yè)指導(dǎo)性文件、建檔人事檔案。（3）一年期保存類：其他表單類、通知類、不

53、涉及經(jīng)濟(jì)利益的來(lái)往函件、政府文件。文件號(hào)：yls-sys-ad-20121106 行文部門：行政人事部 類 別：綱領(lǐng) 可閱范圍：全體員工 頁(yè) 碼：第 8 頁(yè)，共 9 頁(yè) 熟 讀：全體員工 行政管理制度版 本：2012-1.0 運(yùn) 用：行政人事部 標(biāo)題： 文檔管理制度 編制/ 日期： 審核/ 日期：批準(zhǔn)/ 日期：八、檔案保密級(jí)管理制度 公司檔案文書必須分絕密、機(jī)密、保密、普通四個(gè)等級(jí)，在打印時(shí)就務(wù)必標(biāo)記密級(jí)，否則，打印者將按泄密情況處理。按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級(jí)，并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。1、 “絕密”文書含：屬公司最重要的秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)利和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。如公司之相關(guān)政府

54、批文、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、資金合同、相關(guān)財(cái)務(wù)往來(lái)文件、對(duì)外簽定的工程項(xiàng)目合同及尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、投標(biāo)項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)決策、協(xié)議書、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、提成或分紅方案、工資性、勞務(wù)性收入資料、歷年搜集企業(yè)信息匯總、行業(yè)員工信息匯總等直接影響公司權(quán)益的重要決策文件。2、 “機(jī)密”文書含：公司各類經(jīng)濟(jì)合同、客戶檔案、設(shè)計(jì)方案及圖紙、預(yù)決算書、公司章程、股東會(huì)及董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要（決議）、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計(jì)劃、重要會(huì)議紀(jì)要、可行性報(bào)告、人事檔案、人事合同、協(xié)議、人事考核資料等。3、 “保密”文件含：行政管理資料、公司有效證件、公司內(nèi)部發(fā)文、各項(xiàng)辦理資料、單位往來(lái)函件、職員搜集

55、的企業(yè)信息、行業(yè)員工信息。4、 “普通”文件含：部門工作聯(lián)系單、公司宣傳資料、一般性決定、公告、通知、各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料等。5、各部門檔案專管人對(duì)于本部門內(nèi)日常抄送文件進(jìn)行登記，并依據(jù)登記情況于每季度末定期與資料員辦理文件檔案的交接手續(xù)。接收檔案必須辦理手續(xù)，填寫移交清冊(cè)，一式兩份，寫明案卷標(biāo)題。6、 移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。行政部檔案室資料員逐一核對(duì)后，對(duì)電子文檔進(jìn)行整理保存。存檔后，電子文檔之文件名，更改為“ 檔案號(hào) +文件標(biāo)題 ” 。同一檔案中有多個(gè)電子文檔的，電子文檔裝入以檔案號(hào)命名的電子文件夾內(nèi)。九、檔案借閱制度1、各部門員工因業(yè)務(wù)需要

56、對(duì)項(xiàng)目檔案材料進(jìn)行借閱或利用的，須一律填寫文件借閱審批單并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理簽字許可后，方可借閱檔案。2、公司人事、財(cái)務(wù)、合同等資料一般不得由主管以下人員借閱，主管以上人員如需借閱必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)許可。3、行政部資料員依據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)許可的文件借閱審批單， 為借閱人調(diào)出所需檔案并將文件借閱審批單歸檔。4、借閱的檔案原則上在公司內(nèi)使用。紙版文件應(yīng)于借閱后8 小時(shí)內(nèi)歸還；電子版文件借閱資料員必須以pdf 格式 +臨時(shí)加密模式外借，借閱者應(yīng)于4 小時(shí)內(nèi)自覺(jué)及時(shí)刪除。5、借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，行政部資料員須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺

57、失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。十、檔案銷毀制度對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀申請(qǐng)單，經(jīng)部門主管核對(duì)后提交總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀。銷毀申請(qǐng)單文件號(hào)：yls-sys-ad-20121106 行文部門：行政人事部 類 別：綱領(lǐng) 可閱范圍：全體員工 頁(yè) 碼：第 9 頁(yè)，共 9 頁(yè) 熟 讀：全體員工 行政管理制度版 本：2012-1.0 運(yùn) 用：行政人事部 標(biāo)題： 文檔管理制度 編制/ 日期： 審核/ 日期：批準(zhǔn)/ 日期：永久保存；銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在申請(qǐng)單上簽字。銷毀時(shí)使用碎紙機(jī)或焚燒的方式。十一、電子檔案存檔制度1、 各部門按以下分類設(shè)立電子檔案：部門制度、流程及指導(dǎo)文件、常用表單、報(bào)表類（工作周/月報(bào)表等）、供應(yīng)商名錄、參考資料等；特殊部門需設(shè)立員工檔案、公司人力資源庫(kù)、公司企業(yè)資源庫(kù)等類型電子檔案。2、 電子檔案監(jiān)督、管理權(quán)由行政人事部負(fù)責(zé)人總控并上總經(jīng)理上報(bào)，負(fù)責(zé)人需每月對(duì)各部門負(fù)責(zé)人管理文檔進(jìn)行拷