文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策探究

1、    文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策探究    褚婧萌【摘要】隨著時(shí)代發(fā)展，企事業(yè)單位在運(yùn)行管理中產(chǎn)出的文書(shū)檔案數(shù)量不斷增多，與此同時(shí)，企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理環(huán)境和方式也發(fā)生了明顯的變化。這些，都給企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作提出了新的要求。文章結(jié)合事業(yè)單位文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀，指出了事業(yè)單位文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題，然后就如何解決這些問(wèn)題提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；文書(shū)檔案；管理；對(duì)策一、當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀及問(wèn)題1.檔案意識(shí)淡薄，保管條件差檔案意識(shí)指人們主觀上對(duì)于檔案、檔案工作的了解、認(rèn)知和重視水平，檔案意識(shí)強(qiáng)弱會(huì)給檔案事業(yè)發(fā)展、檔

2、案管理工作帶來(lái)直接影響。雖說(shuō)近年來(lái)，隨著我國(guó)政府管理體制改革不斷深入，事業(yè)單位在人、事管理上也施行了一系列新的管理制度，檔案工作面貌有所改善。但是，許多事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作仍存在錯(cuò)誤的看法，如許多人都認(rèn)為檔案管理無(wú)法給單位帶來(lái)直接效益，因此根本不用在上面投入太多。受此影響，許多事業(yè)單位的檔案保管環(huán)境非常簡(jiǎn)陋，文書(shū)檔案管理制度、管理隊(duì)伍建設(shè)都發(fā)展緩慢，水平較低。如有的單位的文書(shū)檔案都是與其他東西一起放在儲(chǔ)物室的，文書(shū)檔案管理工作被當(dāng)作擺設(shè)，單位相關(guān)部門(mén)在用到文書(shū)檔案時(shí)，也難以在較短的時(shí)間內(nèi)找到自己所需的材料，文書(shū)檔案管理和服務(wù)效率都較低。2.管理制度不健全健全的文書(shū)檔案管理制度，是事業(yè)單位文書(shū)

3、檔案管理工作的基礎(chǔ)。但是，受傳統(tǒng)的“重建設(shè)、輕管理”思想影響，許多事業(yè)單位的各項(xiàng)管理工作都缺少對(duì)應(yīng)的工作制度，文書(shū)檔案管理工作亦是如此。如在人事工作和人事檔案管理上，由于事業(yè)單位的工資福利、社會(huì)保險(xiǎn)、各項(xiàng)支出全部來(lái)自于國(guó)家財(cái)政。因此，在支出有保障的情況下，許多事業(yè)單位都沒(méi)有建立激勵(lì)與約束相結(jié)合的人事管理制度。在人事檔案管理上，許多單位的管理工作還處于經(jīng)驗(yàn)管理、分散管理和手工管理階段，人事檔案管理工作根本無(wú)法為單位人事調(diào)動(dòng)、職務(wù)評(píng)定提供可靠依據(jù)。由于在檔案管理制度不健全，許多事業(yè)單位的檔案管理都很不規(guī)范，檔案管理工作經(jīng)常是漏洞百出，檔案資料不完整、目錄混亂、編號(hào)錯(cuò)誤和檔案損壞、盜竊、涂改等問(wèn)題等

4、問(wèn)題也極其常見(jiàn)。有的單位雖然在檔案管理上已經(jīng)建立了完善的工作制度，但是檔案人員管理制度欠缺，所以即便是有了制度，但是在文書(shū)檔案管理中，管理人員也不一定會(huì)按照制度要求去辦事，單位檔案管理也處于自由形成、自由處理的狀態(tài)。3.檔案管理形式單一，效率低下事業(yè)單位的文書(shū)檔案除了包括一些文字資料、圖表外，可能還會(huì)有一些寶貴的照片、錄音、影像資料等，在新時(shí)期，事業(yè)單位電子檔案的數(shù)量也會(huì)不斷增多。這些，都給事業(yè)單位的檔案管理工作提出了較高的要求。事業(yè)單位只有積極探索文書(shū)檔案管理新方法、新路徑，創(chuàng)新檔案載體和管理形式，才能滿足新時(shí)期單位檔案信息需求。但是，結(jié)合實(shí)際來(lái)看，許多事業(yè)單位至今在檔案管理上采用的仍舊是人

5、工檔案管理法，檔案信息收集、整理、歸檔、保管、查閱等工作效率不高。在信息時(shí)代，部分事業(yè)單位雖然在檔案信息化管理方面早已起步，但是，文書(shū)檔案信息化管理范圍僅限于檔案搜集和整理方面，檔案查閱、保管還距離信息化有一定的距離，信息化的優(yōu)勢(shì)沒(méi)有得到充分體現(xiàn)。導(dǎo)致事業(yè)單位文書(shū)檔案管理形式單一、效率低下的原因非常多，有制度方面的原因，也有管理方面的原因，其中，檔案人員素質(zhì)較低是一個(gè)主要原因。如許多事業(yè)單位的檔案人員都沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理培訓(xùn)和教育，加上缺乏危機(jī)意識(shí)和進(jìn)取心，一些檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)也長(zhǎng)期處于一個(gè)較低的層次。二、解決文書(shū)檔案管理問(wèn)題的對(duì)策1.重視檔案管理，加強(qiáng)基礎(chǔ)工作指導(dǎo)文書(shū)檔

6、案是事業(yè)單位開(kāi)展生產(chǎn)、科研、管理工作的重要參考資料，事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作具有現(xiàn)行性強(qiáng)、機(jī)密性高、內(nèi)容復(fù)雜等特點(diǎn)。事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作順利開(kāi)展，離不開(kāi)單位領(lǐng)導(dǎo)的高度關(guān)注和大力支持。因此，在新時(shí)期，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)班子、領(lǐng)導(dǎo)干部要就文書(shū)檔案管理工作以高度關(guān)注，就檔案工作條件建設(shè)、檔案管理工作開(kāi)展以高度關(guān)注，以推動(dòng)文書(shū)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。具體來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部要結(jié)合新時(shí)期事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀，加大檔案管理工作規(guī)律討論和研究。然后，擺脫傳統(tǒng)觀念，解放思想，實(shí)事求是，將檔案管理工作提上工作日程，納入單位發(fā)展計(jì)劃，并給予檔案管理工作以足夠的人、財(cái)、物支持。如加大資金投入，為檔案管理工作配

7、備掃描儀、計(jì)算機(jī)、除濕器等現(xiàn)代化設(shè)施和專(zhuān)業(yè)管理人員，加強(qiáng)檔案室建設(shè)，提供檔案整理、保管水平，為檔案管理工作尤其是檔案信息化管理提供良好的條件。在此基礎(chǔ)上，利用單位官網(wǎng)、微信公眾號(hào)、集體活動(dòng)等，在單位范圍內(nèi)開(kāi)展檔案法規(guī)宣傳教育，普及檔案基礎(chǔ)知識(shí)，以提高全體人員的檔案意識(shí)，使大家養(yǎng)成愛(ài)護(hù)檔案、科學(xué)利用檔案的好習(xí)慣。2.完善文書(shū)檔案管理制度文書(shū)檔案管理制度建設(shè)，是促使事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作順利開(kāi)展的根本。因此，在新形勢(shì)下，事業(yè)單位要重視和加強(qiáng)文書(shū)檔案管理制度建設(shè)，通過(guò)制度建設(shè)為文書(shū)檔案管理工作提供有力支持。確切來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位要立足于國(guó)家檔案管理法規(guī)制度，完善單位文書(shū)檔案安全保護(hù)制度，就文書(shū)檔案保護(hù)

8、工作標(biāo)準(zhǔn)和要求做出明確規(guī)范。與此同時(shí)，建立健全文書(shū)檔案查閱制度、保管制度、統(tǒng)計(jì)工作制度、銷(xiāo)毀制度、保密制度，為文書(shū)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)提供明確的參考依據(jù)，確保文書(shū)檔案收集、形成、保管、查閱工作等有法可依，有章可循。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合單位實(shí)際情況，制定完善的文書(shū)檔案管理工作制度、監(jiān)管制度、考核制度和教育宣傳制度，完善檔案法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)體系，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理隊(duì)伍、機(jī)構(gòu)建設(shè)，以滿足單位文書(shū)檔案信息資源需求。在信息時(shí)代，事業(yè)單位還要就單位文書(shū)檔案信息化建設(shè)以關(guān)注和引導(dǎo)，并以電子檔案管理為重點(diǎn)完善檔案管控制度，實(shí)施統(tǒng)一的檔案監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)，以實(shí)現(xiàn)單位文書(shū)檔案管理信息化、現(xiàn)代化目標(biāo)。3.統(tǒng)一檔案標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)新管理形式隨著經(jīng)濟(jì)

9、和社會(huì)發(fā)展，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的重要性日顯重要。統(tǒng)一檔案標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文書(shū)檔案管理進(jìn)行規(guī)范管理，顯得尤為重要。如隨著廣大職工群眾養(yǎng)老保險(xiǎn)意識(shí)的提高，社會(huì)保障檔案的社會(huì)功能日漸凸顯，這也要求事業(yè)單位重視和主動(dòng)開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作，以改變文書(shū)檔案管理落后、被動(dòng)的局面。因此，文書(shū)檔案管理數(shù)字化管理，已經(jīng)成為事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的必然選擇。因此，事業(yè)單位要迎合時(shí)代發(fā)展步伐，建立健全與行業(yè)、單位檔案管理相關(guān)的制度，統(tǒng)一電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，就檔案管理所用軟件標(biāo)準(zhǔn)、文件格式、檔案查詢接口等進(jìn)行統(tǒng)一管理，為單位檔案管理與其他部門(mén)尤其是社保部門(mén)、民政部門(mén)的有效銜接創(chuàng)造條件。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位管理部門(mén)要積極進(jìn)行文

10、書(shū)檔案管理創(chuàng)新，走檔案信息化管理之路。這就要求檔案部門(mén)站在全局高度，一方面將信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入到文書(shū)檔案管理中去，借助安全訪問(wèn)技術(shù)和數(shù)字化管理做好檔案保密工作，提高檔案管理效率，保存雙套檔案，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范化。一方面要根據(jù)單位實(shí)際情況，為檔案用戶提供個(gè)性化、訂單式的檔案信息資源服務(wù)，切實(shí)發(fā)揮文書(shū)檔案在單位管理中的積極作用。4.注重檔案管理隊(duì)伍培養(yǎng)和管理從社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，企事業(yè)單位的檔案管理工作正逐漸朝著智能化、數(shù)字化、多元化方向發(fā)展，單純的只擁有檔案管理知識(shí)或者只懂得計(jì)算機(jī)操作的檔案管理人員，已經(jīng)無(wú)法滿足企事業(yè)單位檔案管理工作的需要。因此，在新時(shí)期，事業(yè)單位要重視和加強(qiáng)檔案管

11、理隊(duì)伍建設(shè)，通過(guò)培養(yǎng)或引進(jìn)復(fù)合型檔案管理人才推動(dòng)單位文書(shū)檔案管理工作全面進(jìn)步。這就要求事業(yè)單位在人力資源管理中，給予檔案管理隊(duì)伍建設(shè)以高度關(guān)注，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才，把好人才選聘質(zhì)量關(guān)，然后做好職前培訓(xùn)，要求文書(shū)檔案管理人員持證上崗。事業(yè)單位還要立足于內(nèi)部思想政治制度和學(xué)習(xí)制度，狠抓文書(shū)檔案管理隊(duì)伍的思想政治工作，定期開(kāi)展文書(shū)檔案管理隊(duì)伍理論學(xué)習(xí)和職業(yè)技能培訓(xùn)活動(dòng)，突出思想政治教育、檔案影像化培訓(xùn)、信息化管理技能學(xué)習(xí)的重要地位，以提高文書(shū)檔案管理隊(duì)伍的職業(yè)能力和技術(shù)水平。在此基礎(chǔ)上，嚴(yán)格崗位職責(zé)規(guī)范，實(shí)施目標(biāo)責(zé)任制，將崗位監(jiān)督、管理和考核貫穿到文書(shū)檔案管理整個(gè)工作流程，引導(dǎo)文書(shū)檔案管理人員在工作中積累經(jīng)驗(yàn)，形成有效的工作方法，不斷提高檔案管理和服務(wù)能力，以建設(shè)一支高素質(zhì)的精英管理團(tuán)隊(duì)，從根本上提高單位文書(shū)檔案管理水平。總之，文書(shū)檔案管理是事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)管理中的