流動人員人事檔案數(shù)字化加工實踐與思考

1、    流動人員人事檔案數(shù)字化加工實踐與思考    木拉丁江·阿依丁摘 要：開展流動人員人事檔案信息化管理是更好地服務(wù)流動人員和城市發(fā)展的需要，這項工作的基礎(chǔ)是檔案數(shù)字化加工，采用外包方式開展數(shù)字化工作。需要加強(qiáng)組織和經(jīng)費保障、開展工作調(diào)研、制定工作標(biāo)準(zhǔn)、籌建工作場地。以及對外包人員予以培訓(xùn)。關(guān)鍵詞：流動人員;人事檔案;數(shù)字化加工;實踐探析流動人員人事檔案反映了流動人員參與社會活動的真實情況，隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，城市流動人員數(shù)量日益增多，他們利用流動人員人事檔案依法維護(hù)自身權(quán)益的需求不斷凸顯，這種民生需求是否能夠得到合理有效的滿足，是衡量當(dāng)

2、地政府治理和服務(wù)能力的標(biāo)準(zhǔn)之一。開展這項工作的當(dāng)務(wù)之急是適應(yīng)形勢需要，及時做好流動人員人事檔案信息化管理，為此必須把檔案數(shù)字化工作擺在基礎(chǔ)位置認(rèn)真加以推進(jìn)。一、落實組織、經(jīng)費、隊伍保障1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。要把流動人員人事檔案基本公共服務(wù)體系建設(shè)，列為“十三五”時期工作重點，制定具體實施方案，成立體系建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)，定期調(diào)度，形成領(lǐng)導(dǎo)重視、分工明確、齊抓共管的工作格局。2.落實經(jīng)費保障。取消檔案費以后，為保障檔案管理經(jīng)費，按照人社部頒發(fā)文件要求，“各地要加大對流動人員人事檔案庫房、服務(wù)場所和信息系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施投入，將相關(guān)經(jīng)費納入同級財政預(yù)算，可參考保管的流動人員檔案數(shù)量等因素確定經(jīng)費數(shù)

3、額”。同時，流動人員檔案數(shù)字化建設(shè)作為全省人社系統(tǒng)“標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和一體化”建設(shè)的重要內(nèi)容之一，所需經(jīng)費應(yīng)納入“三化”建設(shè)預(yù)算，統(tǒng)籌安排。3.公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)配置專門人員負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化工作。除編制內(nèi)工作人員外，可通過政府購買服務(wù)、開發(fā)公益性崗位等方式，切實保證必需的管理和服務(wù)崗位人員數(shù)量。大力加強(qiáng)工作人員培訓(xùn)，不斷努力學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)信息時代創(chuàng)新型服務(wù)手段，積極適應(yīng)檔案數(shù)字化信息化的新要求，為提升工作質(zhì)量奠定扎實基礎(chǔ)。二、調(diào)研后形成工作方案組織專業(yè)技術(shù)人員到已完成數(shù)字化加工的人事檔案保管機(jī)構(gòu)、已使用影像系統(tǒng)管理流動人員人事檔案的機(jī)構(gòu)或者有成功案例的流動人員人事檔案數(shù)字化加工單位學(xué)習(xí)調(diào)研。根據(jù)調(diào)

4、研情況和單位實際擬定調(diào)研報告，形成工作方案。方案包括自主加工和采取購買社會化服務(wù)兩種形式，需充分考慮加工場地選址和消防安全、人員配備及日常管理、軟硬件配置及技術(shù)參數(shù)、規(guī)范檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)、加工工序的管理和協(xié)調(diào)等因素，確保檔案數(shù)字化加工安全。三、嚴(yán)格按技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)操作明確人事檔案材料分類整理、信息采集、掃描成像、質(zhì)量檢查等各工作環(huán)節(jié)的加工標(biāo)準(zhǔn)。工作人員要熟練掌握高拍儀、掃描儀、電腦、軟件系統(tǒng)的使用方法，嚴(yán)格按照技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)完成檔案的實物整理、信息采集和影像掃描等工作。優(yōu)化檔案數(shù)字化加工流程，采用“流水線”作業(yè)的方式，創(chuàng)建工作任務(wù)單，驅(qū)動檔案在拆卷整理、信息采集、掃描成像、目錄掛接、核對檢查等工作環(huán)節(jié)中

5、有序流轉(zhuǎn)，形成符合數(shù)字化技術(shù)規(guī)范要求的電子檔案文件。四、籌建工作場地在數(shù)字化加工場地的選擇上，要考慮以下幾方面因素：一是為確保檔案實物安全、防止檔案信息泄漏，場地不宜與其他辦公場所混雜;二是場地應(yīng)做到一門進(jìn)出、避免多門出入;三是場地位置要方便與檔案庫房交接檔案;四是由于數(shù)字化加工使用的各類電子設(shè)備較多，場地應(yīng)配備良好的空調(diào)系統(tǒng)，以利于降溫散熱。此外還要考慮以下細(xì)節(jié)：其一，場地內(nèi)外都應(yīng)安裝監(jiān)控系統(tǒng)，包括安裝控制人員和物料進(jìn)出的門禁系統(tǒng)，在場地內(nèi)部安裝360度無死角視頻監(jiān)控器，在加工場地與檔案庫房之間的運輸通道上也要安裝上視頻監(jiān)控器。其二，為保障人員和檔案安全，場地必須做好消防預(yù)案，安裝和擺放滅火

6、器材并保證消防通道暢通。其三，為保障檔案信息的絕對安全，場地內(nèi)不允許連接互聯(lián)網(wǎng)，不允許私接帶有存儲功能的外部電子設(shè)備，包括手機(jī)。五、檔案數(shù)字化存儲檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)使用全省統(tǒng)一的檔案信息化管理軟件，按照人社部制定的規(guī)范要求，通過錄入、掃描等方式對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，并檢查核對數(shù)據(jù)庫信息與檔案記載內(nèi)容是否一致。每日做好數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在獨立的服務(wù)器上。在檔案材料收集歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞時，應(yīng)及時更新數(shù)據(jù)庫有關(guān)信息。六、電子檔案安全保障各級檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)采取切實有效的技術(shù)手段和安全措施，建立電子檔案信息安全保障體系，確保流動人員人事檔案信息安全。以上六個方面是做好流動人員人事檔案數(shù)字化工

7、作的關(guān)鍵。做好流動人員人事檔案數(shù)字化工作，對全面提升我省流動人員人事檔案基本公共服務(wù)質(zhì)量具有重要意義。一是實現(xiàn)了檔案信息在省、市、縣三級互通共享。建立了全省流動人員人事檔案基本信息數(shù)據(jù)庫，各地級市負(fù)責(zé)本市影像化檔案數(shù)據(jù)的存儲，通過系統(tǒng)內(nèi)部連接，互通共享，為黨和政府全面掌握流動人才的數(shù)量、層次、結(jié)構(gòu)、流向、分布等重要信息提供了來源，對提高人才宏觀管理水平起到了重要的保障和參考作用。二是為檔案管理服務(wù)效率的提升提供了支撐。依托山東省公共就業(yè)和人才服務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)，逐步打造窗口受理、后臺辦理、系統(tǒng)自動備案、網(wǎng)上核查的閉環(huán)模式，實現(xiàn)數(shù)據(jù)一次采集全面共享使用，推行“互聯(lián)網(wǎng)+檔案服務(wù)”模式，變“群眾跑腿”為“信息跑路”，逐步實現(xiàn)除補(bǔ)充檔案材料以外的其他檔案服務(wù)業(yè)務(wù)網(wǎng)上辦理，極大地提高辦事效率，降低了服務(wù)成本，提升了管理水平。三是為流動人員人事檔案社會化利用奠定了基礎(chǔ)。流動人員人事檔案數(shù)字化工作的開展，有利于統(tǒng)一全省流動人員人事檔案服務(wù)事項、業(yè)務(wù)經(jīng)辦流程和標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)規(guī)范，完善服務(wù)功能，從而實現(xiàn)管理服務(wù)一體化，通過對大數(shù)據(jù)的挖掘分析，為流動人員人事檔案提升利用效果和服務(wù)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。七、結(jié)束語總之，流動人員人事檔案數(shù)字化工作任務(wù)量大、情況復(fù)雜，是一項系統(tǒng)性大工程，必須建立健全省、市、縣三級聯(lián)動的工作機(jī)制，明確時間表和路線圖