淺析如何發(fā)揮普通高校院系辦公室職能作用

1、    淺析如何發(fā)揮普通高校院系辦公室職能作用    蔡昂摘 要：該文淺析高校二級學院行政辦公室職能主要包括綜合管理職能，助手、參謀職能，服務(wù)與協(xié)調(diào)職能。并分別針對高校二級學院行政辦公室職能的相應(yīng)特點及要求，對如何有針地性地、更好地開展二級學院行政辦公室工作進行相關(guān)的思考及研究。關(guān)鍵詞：高校 二級學院 行政職能部門 工作效率：g642 ：a ：1672-3791（2017）02（b）-0167-02高校二級學院行政辦公室是二級學院機構(gòu)的一個重要組成部分，它與二級學院的其他機構(gòu)如教學辦公室、學生辦公室等相比又有自身的特點，有自身的職能范圍。明晰高校二級學院

2、行政辦公室工作職能，良好開展二級學院行政辦公室工作，對提高高校辦學管理水平和構(gòu)建現(xiàn)代教育體系具有較大的現(xiàn)實意義。文章試對二級學院行政辦公室職能進行淺析，并對如何良好地開展二級學院行政辦公室工作進行思考。一般來說，二級學院行政辦公室主要包括綜合管理職能、助手和參謀職能、服務(wù)與協(xié)調(diào)職能等職能。高效、有序是行政管理工作追求的目標，這除了要求二級學院院長以身作則、工作人員克己奉公、踏實肯干外，還應(yīng)根據(jù)其工作職能的特點和要求，有針對性地開展工作。1 綜合管理職能二級學院行政辦公室是學院的綜合性辦事機構(gòu)，其綜合管理，是行政辦公室職能的重要組成部分。其綜合管理職能主要包括資源和資料管理、行政事務(wù)處理、對外交

3、流等工作。其中資源、資料管理包括：人事管理、職稱管理、檔案管理、財產(chǎn)物品管理及國有設(shè)備資料管理等，為學院的教學、科研和學科建設(shè)等做好服務(wù)工作。這要求工作人員了解熟悉相關(guān)的規(guī)章制度、政策法規(guī)，要有資料登計造冊以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析、管理的業(yè)務(wù)能力，并要與學校各管理部門建立良好的信息交流渠道，積極與其他部門交流管理經(jīng)驗，提高管理水平。行政事務(wù)處理包括草擬公文、組織會議、收集處理信息、接待來訪人員等多項業(yè)務(wù)。這些事務(wù)瑣碎繁雜，要求工作人員有耐心、能用心。2 助手與參謀職能行政辦公室既是二級學院的綜合辦事機構(gòu)，同時在落實學院各項措施中發(fā)揮著助手、參謀的職能。二級學院行政辦公室在處理好日常管理事務(wù)的同時，還

4、應(yīng)當積極發(fā)揮助手、參謀的職能，為領(lǐng)導層決策提供盡可能多的便利。首先工作人員要在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，掌握全面有效的各種信息，并對信息進行甄別、去偽存真，及時、準確地為領(lǐng)導提供決策依據(jù)。同時還要深入思考決策的各方面因素，充分結(jié)合學院內(nèi)外的客觀情況，及時提出相關(guān)的合理化建議。最后，決策實施后，工作人員需要充分地對決策效果進行跟蹤，對決策結(jié)果進行分析、評價，并及時反饋到學院領(lǐng)導層，以便對決策不斷完善和改進，為學院的各項工作能夠順利開展提供強有力的輔助。3 服務(wù)與協(xié)調(diào)職能學校的工作中心體是學生，學校的工作重心是教學，為廣大師生提供服務(wù)是二級學院行政辦公的基礎(chǔ)職能，同是還是二級學院的一個窗口，同時也應(yīng)良

5、好地向其他部門、其他機構(gòu)與個人團體，提供職責范圍內(nèi)的服務(wù)（如咨詢、聯(lián)系、提供信息等服務(wù)）。這些服務(wù)工作，很平凡普通，但它們影響到行政辦公室工作的正常開展與否，影響到辦公室綜合管理參謀、助手等職能的發(fā)揮，甚至影響到全院工作的順利推進。二級學院行政辦公室還具有二級學院內(nèi)部、二級學院與學校其他部門之間以及校外交住的交流協(xié)調(diào)職能。在處理二級學院內(nèi)部、二級學院與學校其他部門之間以及校外交住這些關(guān)系中，均需要行政辦公室工作人員進行協(xié)調(diào)，處理、緩解各種矛盾與沖突，保證工作的有序開展。其主要體現(xiàn)在部門領(lǐng)導間關(guān)系的協(xié)調(diào)，在涉及學院發(fā)展、教師的利益相關(guān)制度辦法等事務(wù)時，需學院黨政領(lǐng)導通過召開黨政聯(lián)席會等充分進行溝

6、通、交流，行政辦公室也要綜合領(lǐng)導中的不同意見，消除領(lǐng)導間存在的分歧和矛盾，促成一致認識，保證工作順利推進。在領(lǐng)導與教師之間關(guān)系的協(xié)調(diào)上，二級學院的行政辦公室起到橋梁的作用。促進領(lǐng)導和教師之間的溝通、交流，使領(lǐng)導能準確把握院情，以提出相關(guān)政策。行政辦公室作為二級學院對外交流的重要窗口，做好聯(lián)絡(luò)兄弟學院和校內(nèi)職能部門以及對外宣傳等工作，提高對外公關(guān)的效能，提高二級學院在校內(nèi)外的整體形象，這是展示學院發(fā)展的一個重要窗口。4 結(jié)語高校二級學院辦行政公室對提高高校辦學管理水平和構(gòu)建現(xiàn)代教育體系具有較大的現(xiàn)實意義，要充分發(fā)揮其重要作用，不斷提高工作效率，強化工作水平，使其能高效有序地運作，為高校乃至高等教

7、育發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。參考文獻1 杜友堅.小議高校系辦公室職能j.溫州師范學院學報：哲學社會科學版，1999（2）：85-86.2 沈席強.試論新形勢下高校二級學院辦公室職能的強化與創(chuàng)新j.當代教育論壇，2011（31）：90-92.3 孔曉虹.關(guān)于改進和創(chuàng)新高校辦公室工作的幾點思考j.寧波高等?？茖W校學報，2002，14（1）：23-25.4 黃士華.關(guān)于高校辦公室規(guī)范化建設(shè)的思考j.湖北師范學院學報：哲學社會科學版，2003，23（3）：105-107.5 趙敏，周建國，趙彥軍.芻議新形勢下高校院（系）辦公室管理的創(chuàng)新j.河北科技師范學院學報：社會科學版，2008，7（4）：76-79.6 王亞杰，俞玉飛，徐霄俠.高校院系教務(wù)管理輔助系統(tǒng)的初步設(shè)計j.安徽電子信息職業(yè)技術(shù)學院學報，2007，6（1）：16.7 雷虎強.人本管理視域下的高校院（系）