五河祥源物業(yè)調(diào)研報告

1、五河祥源物業(yè)管理調(diào)研報告為了積極響應(yīng)集團要求物業(yè)統(tǒng)一管理號召，進(jìn)一步做好異地物業(yè)接管工作，實現(xiàn)異地物業(yè)平穩(wěn)有序介入。合肥祥源物業(yè)公司經(jīng)營班子及各職能部門經(jīng)理3月5-7日對五河祥源物業(yè)公司進(jìn)行了實地調(diào)研，現(xiàn)將調(diào)研情況，整理如下，供集團領(lǐng)導(dǎo)參考。一、五河縣城整體物業(yè)管理的基本情況總體看，五河縣物業(yè)管理工作有以下四個特點：一是物業(yè)管理市場處于發(fā)育初步階段，二是物業(yè)管理總體水平較低，三是業(yè)主對物業(yè)服務(wù)意思認(rèn)識不足，四是物業(yè)管理行業(yè)監(jiān)管體制不完善。二、五河祥源物業(yè)企業(yè)現(xiàn)狀l財務(wù)管理五河祥源物業(yè)現(xiàn)有財務(wù)一人，會計兼出納并分擔(dān)管理處部分收費開票工作，財務(wù)人員學(xué)歷及專業(yè)知識掌握尚可，但尚未施行財務(wù)報表制度，財

2、務(wù)管理制度不完善。在實地調(diào)研過程中，五河公司已接受財務(wù)編制設(shè)為一名出納一名會計的建議，并已于上周派一名具備助理會計師資格的會計來公司總部財務(wù)部接受為期一周的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，現(xiàn)已執(zhí)行合肥總公司各項財務(wù)報表制度。l行政管理1、辦公用品購置與領(lǐng)用每月各部門填寫辦公用品申購單由分管領(lǐng)導(dǎo)逐一審核批準(zhǔn)后，交物業(yè)綜管部人事主管采購；領(lǐng)用人在辦公用品領(lǐng)用簿上簽名后統(tǒng)一一次性領(lǐng)用所需物品。2、檔案管理綜管部人事主管管理所有辦公等行政人事檔案，管理處自行管理業(yè)主檔案及日常運行存檔資料；檔案盒內(nèi)無檔案目錄，業(yè)主檔案信息缺失較多，檔案借閱及調(diào)取未見履行手續(xù)，檔案室管理制度不夠完善。3、印章管理物業(yè)公司各部門公章均由綜管部統(tǒng)

3、一管理，五河物業(yè)公司公章則由五河地產(chǎn)總經(jīng)理管理。4、業(yè)務(wù)招待管理餐飲及住宿均有定點單位，各項業(yè)務(wù)招待須事前申請，填報“業(yè)務(wù)招待申請單”物業(yè)公司禮品基本到開發(fā)公司申請領(lǐng)??；地產(chǎn)公司每月向物業(yè)副總經(jīng)理發(fā)放2條業(yè)務(wù)招待香煙。l人事管理制度1、人員招聘、晉升組織架構(gòu)不明晰，沒有清晰的組織架構(gòu)圖，尤其是基層員工不了解公司組織架構(gòu)設(shè)置，不能很清楚的說其出他部門崗位甚至自己崗位主要工作職責(zé)。綜管部負(fù)責(zé)統(tǒng)一招聘各部門員工，但未見員工上崗前培訓(xùn)記錄。員工晉升制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，員工晉升項目主管僅口頭任命，沒有完善的晉升審批流程及書面任命記錄。2、福利制度正式員工除樓管員、維修工、主管、經(jīng)理崗位公司給予購買社保，其余人

4、員上崗不簽合同不買保險，此用工形式雖然節(jié)約成本，但存在較大管理風(fēng)險，容易產(chǎn)生勞動糾紛。安保班長級以上人員均享受移動通訊補貼，其中普通職員60元，主管100元，部門正副經(jīng)理150-200元，副總經(jīng)理300元；全體員工均享受年終雙薪年終獎福利，相關(guān)福利如通訊補貼、年終獎金發(fā)放等略高于合肥祥源物業(yè)現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)。l保安管理現(xiàn)狀1、人員管理現(xiàn)狀安保員與監(jiān)控員均實行兩班制，無食宿等其他補貼，安保隊員與主管工資待遇差距不大，員工服務(wù)意識不強，管理缺乏較大動力；同樣面臨安保招聘難，年齡結(jié)構(gòu)偏大困境；培訓(xùn)工作開展較少，尤其是消防等專業(yè)化培訓(xùn)從來沒有。2、服裝管理現(xiàn)狀安保服裝采購由物業(yè)公司支出，服裝布料較差，款式缺乏

5、檔次，且服裝更新時間長，缺乏品質(zhì)感！3、車輛管理現(xiàn)狀現(xiàn)管紅樹灣小區(qū)機動車地面停車位364個，無地下車庫，車位配比太小，無法滿足停車需要，造成部分綠化帶被破壞；小區(qū)僅有的16#、19#樓架空層非機動車庫只能容納約150輛車，車庫內(nèi)柱子多，使用率差；車庫配備部分充電插座，無法滿足需要也無人看管，大部分業(yè)主都是將車輛停放樓道處，從家中私拉充電線板，存在較大安全隱患。另，因地域特點，造成小區(qū)無序停放較多拖拉機及摩托三輪車，橫向停放占用較多機動車停車位。l客服管理現(xiàn)狀客服部設(shè)置名稱為“房屋管理部”與合肥公司完全不同；客服前臺僅有投訴登記表，投訴登記表只見投訴登記，處理結(jié)果均是空白。前臺無服務(wù)受理表，業(yè)主

6、日常服務(wù)訴求僅隨意在A4紙或廢紙上記錄，并不做存檔,客服前臺無任何服務(wù)及管理報表。管理員維修報修單內(nèi)容信息不完整，只有保修記錄，維修結(jié)果反饋欄均未填寫信息；工程質(zhì)量問題造成收費難問題同樣存在。l工程管理現(xiàn)狀項目日常維修材料及工具均為指定供應(yīng)點，但據(jù)反映供應(yīng)點材料及工具不全，經(jīng)常造成維修工作拖沓，影響維修工作及時性。工程遺留問題較多，主要體現(xiàn)有首層返潮、墻面與頂部開裂、空鼓、滲水等，所有工程遺留問題均有客服匯總至維修部，再統(tǒng)一聯(lián)系施工單位處，施工單位配合力度較差，久拖不決的維修矛盾隨時間增加越發(fā)凸顯。三、管理及建議1、關(guān)于制度執(zhí)行難問題：建議制定系統(tǒng)培訓(xùn)及考核計劃，導(dǎo)入績效考核與晉升機制，調(diào)動員

7、工的工作積極性。2、關(guān)于行政風(fēng)險把控不嚴(yán)格，如固定資產(chǎn)、印章、檔案等問題：建議指定專人對固定資產(chǎn)進(jìn)行月清查盤點，分清責(zé)任；不定期的進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決；印章要專人管理，使用登記明確；物業(yè)公司印章建議隨項目逐漸增大，為提高工作效率，應(yīng)移交物業(yè)公司保管。3、關(guān)于崗位分工不明確、一人兼多崗，導(dǎo)致工作沒做透做細(xì)，只限于表面化、責(zé)權(quán)劃分不明確問題：建議建立業(yè)務(wù)流程、梳理組織架構(gòu)，定崗定編，分工明細(xì)、責(zé)任到人。4、關(guān)于兩車管理問題：因小區(qū)業(yè)主生活環(huán)境因素，造成小區(qū)拖拉機及摩托三輪車停放亂象事實，建議每個小區(qū)對此類車輛劃定停車區(qū)域，進(jìn)行集體中停放管理，避免與私家車停車沖突。非機動車庫建議安裝鐵門及充電

8、等便民設(shè)施，可以進(jìn)行收費管理，也可以引入自助充電合作單位，杜絕私拉亂接電源隱患。5、關(guān)于業(yè)主車輛破壞綠化問題：建議投入部分資金采購石球或隔離樁進(jìn)行管控，避免綠化帶進(jìn)一步破壞，造成后期維護(hù)成本增加。6、關(guān)于勞動合同等用工風(fēng)險問題：建議全員簽訂勞動合同并購買社保，如在五河區(qū)域可以采用其他非常規(guī)手段規(guī)避風(fēng)險，可以采用非常規(guī)措施彌補。四、五河地產(chǎn)經(jīng)營班子討論意見及達(dá)成共識鑒于五河物業(yè)公司現(xiàn)有管理水平基本滿足地產(chǎn)服務(wù)需要，且部分工作成果優(yōu)秀，如外置防盜窗及伸縮晾衣架管控，門面房店招制作管控等。為保證接管工作不影響五河地產(chǎn)營銷及交付工作，經(jīng)與王總溝通并達(dá)成以下共識。2014年五河物業(yè)公司實行階段性區(qū)域自治，經(jīng)營管理仍由五河祥源地產(chǎn)主導(dǎo)，合肥物業(yè)公司進(jìn)行流程體系等管理制度輸入，財務(wù)制度及流程管理首先對接，財務(wù)到合肥公司進(jìn)行培訓(xùn)，其他部門員工可陸續(xù)參與合肥公司培訓(xùn)及會議，同時合肥公司可以對五河公司進(jìn)行品質(zhì)運行檢查。另，先期合肥物業(yè)公司為五河物業(yè)公司配備副經(jīng)理