會務(wù)的組織和管理學(xué)習(xí)教案

1、會計學(xué)1會務(wù)的組織會務(wù)的組織(zzh)和管理和管理第一頁，共51頁。 會議(huy)的組織和管理 目錄一、會前準(zhǔn)備一、會前準(zhǔn)備二、會務(wù)實(shí)施二、會務(wù)實(shí)施三、會后總結(jié)和決算三、會后總結(jié)和決算四、中小型會議四、中小型會議(huy)的會務(wù)的會務(wù)管理管理目錄目錄(ml(ml)第1頁/共50頁第二頁，共51頁。 會議(huy)的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 目錄會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備(zhnbi) 策劃案的內(nèi)容策劃案的內(nèi)容 Team Team小組小組 會場勘察會場勘察 起草協(xié)議起草協(xié)議(xiy)(xiy) 會務(wù)分工會務(wù)分工 制定會議費(fèi)預(yù)算制定會議費(fèi)預(yù)算第2頁/共50頁第三頁，共51頁。 會議的組織和管理(gunl)

2、 目錄v匯款匯款 ; v 物資備齊物資備齊v與賓館簽協(xié)議與賓館簽協(xié)議; v起草預(yù)算并通過起草預(yù)算并通過v策劃案定稿策劃案定稿;v會務(wù)組成立會務(wù)組成立; v會場勘察會場勘察v策劃案起草策劃案起草 ;v 成立會議成立會議TEAM; v會務(wù)準(zhǔn)備開始會務(wù)準(zhǔn)備開始第3頁/共50頁第四頁，共51頁。 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備(zhnbi) - 策劃案的內(nèi)容目的、主題、時間、參會人員（類型、人目的、主題、時間、參會人員（類型、人數(shù)）、地點(diǎn)數(shù)）、地點(diǎn)(ddin)、會議日程、議程、人員分工、會議日程、議程、人員分工、各項工作負(fù)責(zé)人、各項活動的推進(jìn)時間等各項工作負(fù)責(zé)人、各項活動的推進(jìn)時間等會務(wù)工作是圍繞會議的內(nèi)

3、容、形式進(jìn)行的。會務(wù)工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進(jìn)行的。策劃案的內(nèi)容策劃案的內(nèi)容(nirng)第4頁/共50頁第五頁，共51頁。 會議的組織(zzh)和管理 會前準(zhǔn)備 - 策劃案的內(nèi)容案例：案例：9999年代理會及年代理會及聯(lián)歡會策劃聯(lián)歡會策劃(chu)(chu)實(shí)施案實(shí)施案第5頁/共50頁第六頁，共51頁。 會議(huy)的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 成立TEAM組TEAM組組負(fù)負(fù) 責(zé)責(zé) 人人職職 責(zé)責(zé)總總 指指 揮揮整整 個個 活活 動動 的的 總總 負(fù)負(fù) 責(zé)責(zé) 、 總總 協(xié)協(xié) 調(diào)調(diào)副副 總總 指指 揮揮協(xié)協(xié) 助助 總總 指指 揮揮 ， 負(fù)負(fù) 責(zé)責(zé) 常常 務(wù)務(wù) 工工 作作策策 劃劃 組組會會

4、議議 形形 式式 、 發(fā)發(fā) 獎獎 形形 式式 、 布布 展展 、 A V、 獎獎 品品 禮禮 品品 定定制制 、 條條 幅幅 內(nèi)內(nèi) 容容 、 制制 作作 、 娛娛 樂樂 活活 動動 策策 劃劃 會會 務(wù)務(wù) 組組負(fù)負(fù) 責(zé)責(zé) 參參 會會 代代 表表 的的 吃吃 、 住住 、 行行 、 接接 送送 站站 等等 ， 以以 及及 相相關(guān)關(guān) 物物 資資 、 資資 料料 的的 準(zhǔn)準(zhǔn) 備備 ， 費(fèi)費(fèi) 用用 的的 預(yù)預(yù) 算算 、 決決 算算 等等秘秘 書書 組組會會 議議 內(nèi)內(nèi) 容容 的的 策策 劃劃 、 發(fā)發(fā) 言言 稿稿 的的 跟跟 蹤蹤 、 PPT制制 作作 、會會 議議 資資 料料 的的 整整 理理 、

5、匯匯 編編第6頁/共50頁第七頁，共51頁。 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備(zhnbi) - 策劃案的內(nèi)容會務(wù)工作要保證策劃案會務(wù)工作要保證策劃案 的順利實(shí)現(xiàn)的順利實(shí)現(xiàn) 會務(wù)工作五個意識：會務(wù)工作五個意識： 全局全局(qunj)(qunj)意識、意識、 客戶意識客戶意識 補(bǔ)臺意識、補(bǔ)臺意識、 奉獻(xiàn)意識奉獻(xiàn)意識 創(chuàng)新意識創(chuàng)新意識第7頁/共50頁第八頁，共51頁。 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備(zhnbi) - 會場勘察會場(huchng)勘察會場院勘察會場院勘察(knch)俗稱俗稱“踩點(diǎn)踩點(diǎn)”是會前必須要做是會前必須要做的基礎(chǔ)性工作的基礎(chǔ)性工作第8頁/共50頁第九頁，共51頁。 會議(huy)的組織

6、和管理 會前準(zhǔn)備 - 會場勘察勘察原則：勘察原則：會務(wù)工作為會議內(nèi)容服務(wù)會務(wù)工作為會議內(nèi)容服務(wù)以策劃案為依據(jù)，方便操以策劃案為依據(jù)，方便操 作、節(jié)約作、節(jié)約(jiyu)資金，保證資金，保證會議會議 順利進(jìn)行順利進(jìn)行第9頁/共50頁第十頁，共51頁。 注意注意(zh y) 事項事項 會議(huy)的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會場勘察 會場方面會場方面(fngmin)賓館的軟硬件賓館的軟硬件第10頁/共50頁第十一頁，共51頁。 注意注意(zh y) 事項事項 會議的組織和管理(gunl) 會前準(zhǔn)備 - 會場勘察 餐飲方面餐飲方面租車租車(z ch)問題問題價格問題價格問題第11頁/共50頁第十二

7、頁，共51頁。起草協(xié)起草協(xié)議議(xiy)的內(nèi)容的內(nèi)容和注意和注意事項事項 會議的組織(zzh)和管理 會前準(zhǔn)備 - 起草協(xié)議 協(xié)議是會務(wù)協(xié)議是會務(wù)(hu w)組與組與賓館合作的基礎(chǔ)和標(biāo)賓館合作的基礎(chǔ)和標(biāo)準(zhǔn)，要細(xì)致、全面、準(zhǔn)，要細(xì)致、全面、對等、無漏洞。對等、無漏洞。第12頁/共50頁第十三頁，共51頁。 會議(huy)的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 起草協(xié)議 1、 會議會議(huy)日期日期2、 住房標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用住房標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用3、 場地安排及費(fèi)用場地安排及費(fèi)用內(nèi)容內(nèi)容(nirng)涉及涉及第13頁/共50頁第十四頁，共51頁。 會議的組織和管理(gunl) 會前準(zhǔn)備 - 起草協(xié)議 4、 餐飲及費(fèi)用餐

8、飲及費(fèi)用(fi yong)5、 甲方對乙方的規(guī)定甲方對乙方的規(guī)定6、 乙方對甲方的規(guī)定乙方對甲方的規(guī)定7、 結(jié)算等結(jié)算等內(nèi)容內(nèi)容(nirng)涉及涉及第14頁/共50頁第十五頁，共51頁。 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 起草起草(q co)(q co)協(xié)議協(xié)議 會議的組織(zzh)和管理 案例：案例：20002000與成都銀河與成都銀河 王朝王朝(wngcho)(wngcho)酒酒店的協(xié)議店的協(xié)議第15頁/共50頁第十六頁，共51頁。 會議的組織和管理(gunl) 會前準(zhǔn)備 - 會務(wù)組的分工人員分人員分工工負(fù)責(zé)負(fù)責(zé)人人會會 前前會會 中中會會 后后總負(fù)責(zé)總負(fù)責(zé)會務(wù)總協(xié)調(diào)、考察、會務(wù)總協(xié)調(diào)、考察、簽

9、約、預(yù)算、組織等簽約、預(yù)算、組織等 內(nèi)外溝通、協(xié)調(diào)、處理突內(nèi)外溝通、協(xié)調(diào)、處理突發(fā)事件發(fā)事件結(jié)算、善后、結(jié)算、善后、總結(jié)總結(jié)物資組物資組采 購 會 議 物 品 、 印采 購 會 議 物 品 、 印刷、制作、落實(shí)設(shè)備刷、制作、落實(shí)設(shè)備分發(fā)物資、采購會中物品分發(fā)物資、采購會中物品食品、保證設(shè)備到位食品、保證設(shè)備到位結(jié)帳、剩余結(jié)帳、剩余 物資處理物資處理簽到組簽到組邀請、人員落實(shí)、房邀請、人員落實(shí)、房間、餐桌、車輛分配間、餐桌、車輛分配簽到、發(fā)資料、安排代簽到、發(fā)資料、安排代 的食宿、訂餐落實(shí)的食宿、訂餐落實(shí)退房、回收退房、回收問卷、結(jié)帳問卷、結(jié)帳車輛調(diào)車輛調(diào)度度尋租車資源、簽約、尋租車資源、簽約、

10、接站場地租用、領(lǐng)導(dǎo)接站場地租用、領(lǐng)導(dǎo)行程行程接站組織、車輛調(diào)度、接站組織、車輛調(diào)度、 交警聯(lián)系、司機(jī)安排交警聯(lián)系、司機(jī)安排結(jié)帳結(jié)帳第16頁/共50頁第十七頁，共51頁。 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會務(wù)(hu w)組的分工案例案例(n l)(n l)：9999代理會代理會人員分人員分 工職責(zé)工職責(zé)第17頁/共50頁第十八頁，共51頁。 會議的組織和管理(gunl) 會前準(zhǔn)備 - 會務(wù)組的分工案例：案例：20002000年代理會邀年代理會邀 請信請信內(nèi)容內(nèi)容(nirng)(nirng)：1 1、前言、前言 2 2、會議、會議日程日程3 3、注意事項、注意事項4 4、入住賓館地點(diǎn)及電話、入住賓

11、館地點(diǎn)及電話5 5、回執(zhí)、回執(zhí)第18頁/共50頁第十九頁，共51頁。 會議的組織(zzh)和管理 會前準(zhǔn)備 - 會務(wù)組的分工第19頁/共50頁第二十頁，共51頁。 會議的組織(zzh)和管理 會前準(zhǔn)備 - 會務(wù)組的分工案例：案例：20002000代理會代理會 物資物資(wz)(wz)準(zhǔn)備清準(zhǔn)備清單單第20頁/共50頁第二十一頁，共51頁。 會議(huy)的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會務(wù)組的分工 工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)心工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)心(xxn)、耐心耐心 溝通協(xié)調(diào)能力強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)能力強(qiáng) 任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn)任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn) 服從分配協(xié)作意識好服從分配協(xié)作意識好 原則性強(qiáng)原則性強(qiáng) 應(yīng)變能力強(qiáng)應(yīng)變能力強(qiáng)

12、第21頁/共50頁第二十二頁，共51頁。 會議的組織和管理(gunl) 會前準(zhǔn)備 - 制定會議預(yù)算第22頁/共50頁第二十三頁，共51頁。 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 制定(zhdng)會議預(yù)算第23頁/共50頁第二十四頁，共51頁。 會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備(zhnbi) - 制定會議預(yù)算案例案例(n l)(n l)：9999年代理會年代理會預(yù)算表預(yù)算表 第24頁/共50頁第二十五頁，共51頁。 會議的組織和管理(gunl) 案例案例：案例：9999代理會費(fèi)申請報告代理會費(fèi)申請報告 9999代理會費(fèi)用使用、審批、代理會費(fèi)用使用、審批、 報銷規(guī)定報銷規(guī)定 關(guān)于參加西安活動的人員關(guān)于參加西

13、安活動的人員(rnyun)(rnyun) 通知通知第25頁/共50頁第二十六頁，共51頁。 會議的組織(zzh)和管理 目錄一、會前準(zhǔn)備一、會前準(zhǔn)備二、會務(wù)二、會務(wù)(hu w)實(shí)施實(shí)施三、會后總結(jié)和決算三、會后總結(jié)和決算四、中小型會議的會務(wù)四、中小型會議的會務(wù)(hu w)管理管理目錄目錄(ml)(ml)第26頁/共50頁第二十七頁，共51頁。 會議的組織和管理(gunl) 會務(wù)的實(shí)施會務(wù)會務(wù)(hu w)的的實(shí)施實(shí)施 會務(wù)組：出發(fā)時會務(wù)組：出發(fā)時 間及工作間及工作(gngzu)(gngzu)內(nèi)容內(nèi)容 簽到注意事項簽到注意事項 會議期間的工作會議期間的工作(gngzu)(gngzu) 會議結(jié)束的工

14、作會議結(jié)束的工作(gngzu)(gngzu)第27頁/共50頁第二十八頁，共51頁。 會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施(shsh) - 出發(fā)時間 提前兩天出發(fā)提前兩天出發(fā) 熟悉環(huán)境檢查工作熟悉環(huán)境檢查工作(gngzu) 熟悉各自接口人熟悉各自接口人 購物及準(zhǔn)備工作購物及準(zhǔn)備工作(gngzu) 開預(yù)備會開預(yù)備會 第28頁/共50頁第二十九頁，共51頁。 注意注意(zh y) 事項事項 會議的組織和管理(gunl) 會務(wù)的實(shí)施 - 簽到 關(guān)鍵點(diǎn)：住房鑰匙關(guān)鍵點(diǎn)：住房鑰匙簽到臺簽到臺住房分配住房分配(fnpi)其它其它第29頁/共50頁第三十頁，共51頁。 會議(huy)的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施 - 簽

15、到 案例案例(n l)(n l)： 簽到程序界面演示簽到程序界面演示第30頁/共50頁第三十一頁，共51頁。 會議的組織和管理 會務(wù)(hu w)的實(shí)施 - 簽到 第31頁/共50頁第三十二頁，共51頁。 會議的組織和管理(gunl) 會務(wù)的實(shí)施 - 開會期間 與餐廳的聯(lián)系與餐廳的聯(lián)系(linx) 與會場的聯(lián)系與會場的聯(lián)系(linx) 與服務(wù)臺的聯(lián)系與服務(wù)臺的聯(lián)系(linx) 與客房部的聯(lián)系與客房部的聯(lián)系(linx) 處理突發(fā)事件處理突發(fā)事件第32頁/共50頁第三十三頁，共51頁。 會議的組織和管理 會務(wù)(hu w)的實(shí)施 - 會議結(jié)束第33頁/共50頁第三十四頁，共51頁。 會議的組織和管理

16、會務(wù)(hu w)的實(shí)施 - 會議結(jié)束案例案例(n l)(n l)：意見反饋：意見反饋樣式樣式第34頁/共50頁第三十五頁，共51頁。 會議的組織和管理(gunl) 目錄一、會前準(zhǔn)備一、會前準(zhǔn)備(zhnbi)二、會務(wù)實(shí)施二、會務(wù)實(shí)施三、會后總結(jié)和決算三、會后總結(jié)和決算四、中小型會議的會務(wù)管理四、中小型會議的會務(wù)管理目錄目錄(ml(ml)第35頁/共50頁第三十六頁，共51頁。 會議的組織(zzh)和管理 會后總結(jié)和決算會后的總會后的總結(jié)結(jié)(zngji)和決算和決算第36頁/共50頁第三十七頁，共51頁。 會議的組織和管理 會后總結(jié)(zngji)和決算會后的總結(jié)會后的總結(jié)(zngji)和和決算決算

17、第37頁/共50頁第三十八頁，共51頁。 會議的組織(zzh)和管理 其它444441417979747483836969404036366666626265656060020406080100東北華北華東西北西南中南報名人數(shù)簽到人數(shù)第38頁/共50頁第三十九頁，共51頁。 會議的組織和管理(gunl) 其它大區(qū)大區(qū)報名人數(shù)報名人數(shù)簽到人數(shù)簽到人數(shù)未到人數(shù)未到人數(shù)所占比例所占比例東北444137%華北797456%華東83691417%西北4036410%西南666246%中南656058%總計總計377342359%第39頁/共50頁第四十頁，共51頁。 會議(huy)的組織和管理 其它東北

18、13%華北22%華東22%西北11%西南14%中南18%第40頁/共50頁第四十一頁，共51頁。 會議的組織和管理(gunl) 會后總結(jié)和決算會后的總會后的總結(jié)結(jié)(zngji)和決算和決算第41頁/共50頁第四十二頁，共51頁。 會議的組織(zzh)和管理 目錄一、會前準(zhǔn)備一、會前準(zhǔn)備二、會務(wù)實(shí)施二、會務(wù)實(shí)施三、會后總結(jié)三、會后總結(jié)(zngji)和決算和決算四、中小型會議的會務(wù)管理四、中小型會議的會務(wù)管理目錄目錄(ml(ml)第42頁/共50頁第四十三頁，共51頁。 會議的組織(zzh)和管理 中小型會議的會務(wù)實(shí)施中小型會議中小型會議(huy)的會的會務(wù)實(shí)施務(wù)實(shí)施第43頁/共50頁第四十四頁，

19、共51頁。目標(biāo)目標(biāo)(mbio)(mbio)管理管理 為什么實(shí)行目標(biāo)為什么實(shí)行目標(biāo)(mbio)(mbio)管理管理1、會議目的：、會議目的： 2、會議的形式：、會議的形式：3、會議的時間：、會議的時間：4、會議議程及主持人：、會議議程及主持人：5、會議地點(diǎn)；、會議地點(diǎn)；6、會場、會場(huchng)如何布置；如何布置；7、出席人數(shù)；、出席人數(shù)；8、出席者名單、出席者名單；9、出席者座位安排；、出席者座位安排；10、是否準(zhǔn)備座簽、是否準(zhǔn)備座簽； 高效會議高效會議(huy)(huy)基本環(huán)節(jié)及注意問題基本環(huán)節(jié)及注意問題 幾個注意問題幾個注意問題舉例：會務(wù)準(zhǔn)備檢查舉例：會務(wù)準(zhǔn)備檢查 第44頁/共50頁第四十五頁，共51頁。目標(biāo)管理目標(biāo)管理(gunl)(gunl) 為什么實(shí)行目標(biāo)管理為什么實(shí)行目標(biāo)管理(gunl)(gunl)11、是否安排出席人員往返、是否安排出席人員往返(wngfn)會場的會場的 交通工具；交通工具；12、會議是否安排出席人員住宿問題；、會議是否安排出席人員住宿問題；13、有無資料隨會議通知預(yù)先發(fā)出；、有無資料隨會議通知預(yù)先發(fā)出；14、準(zhǔn)備那些必要的輔助視聽器材；、準(zhǔn)備那些必要的輔助視聽器材；15、準(zhǔn)備文具（文件夾、訂書機(jī)、訂書、準(zhǔn)備文具（文件夾、訂書機(jī)、訂書 針、膠帶紙等）；針、膠帶紙等）