大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案管理及信息化應(yīng)用分析

1、    大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案管理及信息化應(yīng)用分析    張麗梅【摘要】文書檔案管理信息化進(jìn)程不斷加快，管理方式也在不斷創(chuàng)新，管理質(zhì)量、效率進(jìn)一步提高，為企事業(yè)單位檔案信息的有效利用、保密、共享提供了便利。本文試通過對(duì)現(xiàn)階段文書檔案管理工作存在的問題進(jìn)行分析，找到大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案管理信息化建設(shè)的策略，以期為文書檔案管理信息化提供參考?！娟P(guān)鍵詞】文書檔案;信息化管理;創(chuàng)新舉措文書檔案是一個(gè)單位經(jīng)營(yíng)管理過程中形成的有保存價(jià)值的圖片、文字、影像等各種形式載體，屬于原始文書記錄信息，記載著整個(gè)單位的過往和未來走向。對(duì)單位的有序、穩(wěn)定發(fā)展起著重要作用。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠

2、專業(yè)處理有價(jià)值的數(shù)據(jù)資源，合理安排、優(yōu)化資源，最大程度實(shí)現(xiàn)資源增值。大數(shù)據(jù)技術(shù)的推廣發(fā)展能夠?yàn)槲臅鴻n案管理提供信息化、跨越式的發(fā)展平臺(tái)，為單位發(fā)展提供更有力的服務(wù)。一、文書檔案管理中存在的問題（一）缺少健全的管理制度。目前我國(guó)的文書檔案管理還沒有形成較完善的管理制度，沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，所以在登記、流轉(zhuǎn)的時(shí)候，經(jīng)常出現(xiàn)各式各樣的版本，給后期整理歸檔帶來諸多不便，達(dá)不到預(yù)期要求。（二）對(duì)文書檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足。很多單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作重視程度不夠，導(dǎo)致文書檔案管理工作相對(duì)獨(dú)立，實(shí)際上這不僅是本部門自己的工作，更是整個(gè)單位的工作。在進(jìn)行文書檔案管理工作的時(shí)候，其他部門也應(yīng)該積極配合，相互

3、協(xié)調(diào)，遇到有關(guān)專業(yè)知識(shí)，主動(dòng)為管理人員答疑解惑，幫助管理人員快速及時(shí)地整理歸檔。（三）未發(fā)揮信息技術(shù)的作用。盡管大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來臨，但對(duì)于文書檔案管理，信息化程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，很多單位多采用半數(shù)字化半紙質(zhì)化檔案管理方式，甚至有些單位仍處在紙質(zhì)檔案管理時(shí)代。檔案資料不能合理運(yùn)用，部分資料年代久遠(yuǎn)，損壞現(xiàn)象較為嚴(yán)重。嚴(yán)重影響了文書檔案管理信息化進(jìn)程和管理質(zhì)量。（四）缺少統(tǒng)一的管理。很多單位并沒有考慮到對(duì)文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一化管理，自認(rèn)為完成檔案整理后，便將它束之高閣，檔案信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)合理利用。文書檔案需要定期完善與修改，提高利用率。（五）管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠。隨著文書檔案管理信息化的普及，大數(shù)據(jù)時(shí)代的

4、來臨，管理中運(yùn)用的技術(shù)更新加快，但文書檔案管理人員的素質(zhì)卻不能跟上技術(shù)前進(jìn)的步伐。或因?yàn)槟挲g整體較大，學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)十分困難，或因?yàn)椴糠止芾砣藛T只是兼職或臨時(shí)工作，管理工作能力不夠、態(tài)度敷衍，達(dá)不到規(guī)定要求。二、文書檔案管理信息化的含義、發(fā)展重點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)（一）文書檔案管理信息化的含義。大數(shù)據(jù)技術(shù)的推廣和發(fā)展，逐步變革人們的工作、生活習(xí)慣，也促使文書檔案的數(shù)據(jù)量急劇增長(zhǎng)，顯示出信息化管理的明顯優(yōu)勢(shì)。利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)文書檔案進(jìn)行收集、管理、開發(fā)和利用，最大程度地提高文書檔案的利用價(jià)值，延長(zhǎng)文書檔案的使用時(shí)間，為單位發(fā)展提供更準(zhǔn)確、有效的服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)化管理、安全化管理、數(shù)字化管理是文書檔案信息化管理的

5、主要內(nèi)容，而文書檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)單位檔案信息化建設(shè)中非常重要的內(nèi)容。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)聯(lián)網(wǎng)的數(shù)字化文書檔案，能夠?qū)崿F(xiàn)不同網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)、不同類型用戶的共享使用。單位文書檔案對(duì)于安全保障問題非常重視，尤其在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，更顯得格外重要。這就需要各單位在實(shí)際的管理工作中，不斷引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，采取嚴(yán)格的保密措施，對(duì)文書檔案進(jìn)行分級(jí)管理。（二）文書檔案管理信息化發(fā)展重點(diǎn)。文書檔案管理是對(duì)收集和整合的資料進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，有文字、圖片、視頻等多種形式的保存方式，涉及到科技、行政、會(huì)計(jì)等許多管理方面的內(nèi)容。在這個(gè)過程中，運(yùn)用信息化管理方式、應(yīng)用方式，確保管理工作質(zhì)量、效率，也實(shí)現(xiàn)了檔案利用的便捷性。（三）文書

6、檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的文書檔案管理主要以紙質(zhì)檔案為主，這使得管理人員的工作任務(wù)繁重，勞動(dòng)強(qiáng)度較大，存放、查找都非常不便。文書檔案也會(huì)涉及保密性問題，在管理的各個(gè)流程中，人員操作、存放不善都會(huì)出現(xiàn)泄密現(xiàn)象。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)字化的檔案不僅節(jié)約人力、物力以及存放空間，查找數(shù)據(jù)也更快捷、精確，同時(shí)，保密性也得到了一定的保障。文書檔案的信息化管理提高了單位的文書檔案管理水平、工作效率，并且，現(xiàn)代信息技術(shù)通過強(qiáng)大的數(shù)字資源存儲(chǔ)、不同語(yǔ)言自動(dòng)翻譯、數(shù)據(jù)計(jì)算等功能，幫助文書檔案數(shù)字化管理更高效更規(guī)范。同時(shí)，能夠充分地滿足各單位各部門的檢索、存儲(chǔ)等需求，實(shí)現(xiàn)一定范圍內(nèi)的資源共享。三、大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案信息

7、化建設(shè)（一）構(gòu)建科學(xué)的信息管理平臺(tái)。文書檔案管理的最終目的是有效地利用各種資源，并實(shí)現(xiàn)各種資源信息的共享。對(duì)單位原始信息、資源進(jìn)行合理收集與簡(jiǎn)化，然后通過構(gòu)建科學(xué)的信息管理平臺(tái)，數(shù)字化處理各類信息，再整合在一起，從“收集、存儲(chǔ)、管理、運(yùn)用”等方面科學(xué)管理，極大地便利了單位工作人員的查閱、利用。（二）提高管理人員的專業(yè)水平。企事業(yè)單位文書檔案管理人員是提高文書檔案管理工作水平的主動(dòng)力，高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，能夠極大地提升管理工作的效率。大數(shù)據(jù)時(shí)代，文書檔案信息化管理工作難度加大，對(duì)管理人員的要求也更高。為確保文書檔案管理工作的高效開展與準(zhǔn)確性，單位與企業(yè)應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)一批有互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)營(yíng)思維、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的

8、檔案管理人員，將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用到維護(hù)與管理檔案工作中去，他們會(huì)成為檔案管理技術(shù)的軟實(shí)力。（三）建立有針對(duì)性的管理制度。建立和完善有針對(duì)性的管理制度，是順利開展和進(jìn)行文書檔案管理工作的基礎(chǔ)。在信息化文書檔案管理工作中，單位與員工都應(yīng)具備創(chuàng)新管理的理念，不能一味按照老舊思想進(jìn)行管理。各單位應(yīng)積極整改，從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度出發(fā)，詳細(xì)規(guī)劃，廢除陳舊的管理?xiàng)l款，修訂新的、科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的、有針對(duì)性的管理制度。如職責(zé)分配、監(jiān)督管理、人員培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲機(jī)制等，并按流程展開管理，實(shí)施到工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，確保能夠以此推動(dòng)文書檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。（四）相應(yīng)部門協(xié)調(diào)配合。做好文書檔案管理工作不僅是本部門的任務(wù)，也是各個(gè)部門的

9、義務(wù)。所以，單位的領(lǐng)導(dǎo)要端正態(tài)度，意識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，各個(gè)部門也應(yīng)該高度重視，互相配合協(xié)調(diào)，出色地完成文書檔案管理工作。遇到檔案中較為專業(yè)的內(nèi)容，可以抽調(diào)本部門專業(yè)人員配合整理，保障檔案工作正確完整。四、信息化時(shí)代文書檔案管理創(chuàng)新策略（一）建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制。企業(yè)單位可定期對(duì)文書檔案管理工作人員進(jìn)行考核，考核內(nèi)容可包括信息技術(shù)運(yùn)用、檔案管理工作分類等，并獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀人員，以提高工作人員的積極性，彰顯對(duì)員工的鼓勵(lì)。并且，部門之間也可實(shí)施獎(jiǎng)懲機(jī)制，比如在對(duì)某些文書檔案進(jìn)行翻修完善的時(shí)候，應(yīng)要求各部門配合翻修完善任務(wù)，并規(guī)定在一定的時(shí)間內(nèi)上交，如果逾期便要實(shí)行相應(yīng)的懲罰，這樣確保工作效率。（

10、二）建立管理新模式。信息化文書檔案管理模式需要不斷創(chuàng)新，以此應(yīng)對(duì)在管理工作過程中出現(xiàn)的各種問題。比如，針對(duì)規(guī)范文書檔案管理方式，可以進(jìn)行多種項(xiàng)目的規(guī)劃，建立開發(fā)項(xiàng)目、提高數(shù)字化等等。也可依照相應(yīng)的步驟，具體地分化管理部分文書檔案的內(nèi)容或者項(xiàng)目。在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)查詢、下載、借閱等相關(guān)文書檔案時(shí)，都應(yīng)有一系列規(guī)范的操作流程。例如某員工想要下載相關(guān)資料時(shí)，需要征求上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意，也要說明檔案的具體用途、時(shí)限。一旦超過了申請(qǐng)的時(shí)限，后臺(tái)程序即可自行銷毀已下載內(nèi)容，如需再次下載，還要再次申請(qǐng)。這樣一來，文書檔案的安全性得到了有力保證，員工的責(zé)任心也在無(wú)形中得到加強(qiáng)，信息化文書檔案管理日趨完善。五、結(jié)語(yǔ)綜上所述，在信息化時(shí)代，文書檔案管理應(yīng)加快創(chuàng)新腳步，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，達(dá)到社會(huì)對(duì)文書檔案信息利用的根本要求。文書檔案管理工作，要有效結(jié)合信息技術(shù)，依照合理的管理制度，有序發(fā)展，進(jìn)而提高整個(gè)檔案事業(yè)的管理水平