大數(shù)據(jù)時代文書檔案管理及信息化應用分析

1、    大數(shù)據(jù)時代文書檔案管理及信息化應用分析    張麗梅【摘要】文書檔案管理信息化進程不斷加快，管理方式也在不斷創(chuàng)新，管理質(zhì)量、效率進一步提高，為企事業(yè)單位檔案信息的有效利用、保密、共享提供了便利。本文試通過對現(xiàn)階段文書檔案管理工作存在的問題進行分析，找到大數(shù)據(jù)時代文書檔案管理信息化建設的策略，以期為文書檔案管理信息化提供參考。【關鍵詞】文書檔案;信息化管理;創(chuàng)新舉措文書檔案是一個單位經(jīng)營管理過程中形成的有保存價值的圖片、文字、影像等各種形式載體，屬于原始文書記錄信息，記載著整個單位的過往和未來走向。對單位的有序、穩(wěn)定發(fā)展起著重要作用。大數(shù)據(jù)技術能夠

2、專業(yè)處理有價值的數(shù)據(jù)資源，合理安排、優(yōu)化資源，最大程度實現(xiàn)資源增值。大數(shù)據(jù)技術的推廣發(fā)展能夠為文書檔案管理提供信息化、跨越式的發(fā)展平臺，為單位發(fā)展提供更有力的服務。一、文書檔案管理中存在的問題（一）缺少健全的管理制度。目前我國的文書檔案管理還沒有形成較完善的管理制度，沒有一個統(tǒng)一的標準，所以在登記、流轉的時候，經(jīng)常出現(xiàn)各式各樣的版本，給后期整理歸檔帶來諸多不便，達不到預期要求。（二）對文書檔案管理工作認識不足。很多單位的領導對文書檔案管理工作重視程度不夠，導致文書檔案管理工作相對獨立，實際上這不僅是本部門自己的工作，更是整個單位的工作。在進行文書檔案管理工作的時候，其他部門也應該積極配合，相互

3、協(xié)調(diào)，遇到有關專業(yè)知識，主動為管理人員答疑解惑，幫助管理人員快速及時地整理歸檔。（三）未發(fā)揮信息技術的作用。盡管大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨，但對于文書檔案管理，信息化程度還遠遠不夠，很多單位多采用半數(shù)字化半紙質(zhì)化檔案管理方式，甚至有些單位仍處在紙質(zhì)檔案管理時代。檔案資料不能合理運用，部分資料年代久遠，損壞現(xiàn)象較為嚴重。嚴重影響了文書檔案管理信息化進程和管理質(zhì)量。（四）缺少統(tǒng)一的管理。很多單位并沒有考慮到對文書檔案進行統(tǒng)一化管理，自認為完成檔案整理后，便將它束之高閣，檔案信息無法實現(xiàn)合理利用。文書檔案需要定期完善與修改，提高利用率。（五）管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠。隨著文書檔案管理信息化的普及，大數(shù)據(jù)時代的

4、來臨，管理中運用的技術更新加快，但文書檔案管理人員的素質(zhì)卻不能跟上技術前進的步伐?；蛞驗槟挲g整體較大，學習先進技術十分困難，或因為部分管理人員只是兼職或臨時工作，管理工作能力不夠、態(tài)度敷衍，達不到規(guī)定要求。二、文書檔案管理信息化的含義、發(fā)展重點和優(yōu)勢（一）文書檔案管理信息化的含義。大數(shù)據(jù)技術的推廣和發(fā)展，逐步變革人們的工作、生活習慣，也促使文書檔案的數(shù)據(jù)量急劇增長，顯示出信息化管理的明顯優(yōu)勢。利用現(xiàn)代信息技術，對文書檔案進行收集、管理、開發(fā)和利用，最大程度地提高文書檔案的利用價值，延長文書檔案的使用時間，為單位發(fā)展提供更準確、有效的服務。網(wǎng)絡化管理、安全化管理、數(shù)字化管理是文書檔案信息化管理的

5、主要內(nèi)容，而文書檔案數(shù)字化建設是一個單位檔案信息化建設中非常重要的內(nèi)容。利用計算機網(wǎng)絡技術聯(lián)網(wǎng)的數(shù)字化文書檔案，能夠實現(xiàn)不同網(wǎng)絡范圍內(nèi)、不同類型用戶的共享使用。單位文書檔案對于安全保障問題非常重視，尤其在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，更顯得格外重要。這就需要各單位在實際的管理工作中，不斷引進先進技術，采取嚴格的保密措施，對文書檔案進行分級管理。（二）文書檔案管理信息化發(fā)展重點。文書檔案管理是對收集和整合的資料進行網(wǎng)絡化管理，有文字、圖片、視頻等多種形式的保存方式，涉及到科技、行政、會計等許多管理方面的內(nèi)容。在這個過程中，運用信息化管理方式、應用方式，確保管理工作質(zhì)量、效率，也實現(xiàn)了檔案利用的便捷性。（三）文書

6、檔案管理信息化的優(yōu)勢。傳統(tǒng)的文書檔案管理主要以紙質(zhì)檔案為主，這使得管理人員的工作任務繁重，勞動強度較大，存放、查找都非常不便。文書檔案也會涉及保密性問題，在管理的各個流程中，人員操作、存放不善都會出現(xiàn)泄密現(xiàn)象。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)字化的檔案不僅節(jié)約人力、物力以及存放空間，查找數(shù)據(jù)也更快捷、精確，同時，保密性也得到了一定的保障。文書檔案的信息化管理提高了單位的文書檔案管理水平、工作效率，并且，現(xiàn)代信息技術通過強大的數(shù)字資源存儲、不同語言自動翻譯、數(shù)據(jù)計算等功能，幫助文書檔案數(shù)字化管理更高效更規(guī)范。同時，能夠充分地滿足各單位各部門的檢索、存儲等需求，實現(xiàn)一定范圍內(nèi)的資源共享。三、大數(shù)據(jù)時代文書檔案信息

7、化建設（一）構建科學的信息管理平臺。文書檔案管理的最終目的是有效地利用各種資源，并實現(xiàn)各種資源信息的共享。對單位原始信息、資源進行合理收集與簡化，然后通過構建科學的信息管理平臺，數(shù)字化處理各類信息，再整合在一起，從“收集、存儲、管理、運用”等方面科學管理，極大地便利了單位工作人員的查閱、利用。（二）提高管理人員的專業(yè)水平。企事業(yè)單位文書檔案管理人員是提高文書檔案管理工作水平的主動力，高素質(zhì)的管理團隊，能夠極大地提升管理工作的效率。大數(shù)據(jù)時代，文書檔案信息化管理工作難度加大，對管理人員的要求也更高。為確保文書檔案管理工作的高效開展與準確性，單位與企業(yè)應當培養(yǎng)一批有互聯(lián)網(wǎng)運營思維、計算機信息技術的

8、檔案管理人員，將計算機信息技術應用到維護與管理檔案工作中去，他們會成為檔案管理技術的軟實力。（三）建立有針對性的管理制度。建立和完善有針對性的管理制度，是順利開展和進行文書檔案管理工作的基礎。在信息化文書檔案管理工作中，單位與員工都應具備創(chuàng)新管理的理念，不能一味按照老舊思想進行管理。各單位應積極整改，從長遠的角度出發(fā)，詳細規(guī)劃，廢除陳舊的管理條款，修訂新的、科學標準的、有針對性的管理制度。如職責分配、監(jiān)督管理、人員培訓、獎懲機制等，并按流程展開管理，實施到工作的每個環(huán)節(jié)，確保能夠以此推動文書檔案管理工作的標準化進程。（四）相應部門協(xié)調(diào)配合。做好文書檔案管理工作不僅是本部門的任務，也是各個部門的

9、義務。所以，單位的領導要端正態(tài)度，意識到文書檔案管理工作的重要性，各個部門也應該高度重視，互相配合協(xié)調(diào)，出色地完成文書檔案管理工作。遇到檔案中較為專業(yè)的內(nèi)容，可以抽調(diào)本部門專業(yè)人員配合整理，保障檔案工作正確完整。四、信息化時代文書檔案管理創(chuàng)新策略（一）建立相應的獎懲機制。企業(yè)單位可定期對文書檔案管理工作人員進行考核，考核內(nèi)容可包括信息技術運用、檔案管理工作分類等，并獎勵優(yōu)秀人員，以提高工作人員的積極性，彰顯對員工的鼓勵。并且，部門之間也可實施獎懲機制，比如在對某些文書檔案進行翻修完善的時候，應要求各部門配合翻修完善任務，并規(guī)定在一定的時間內(nèi)上交，如果逾期便要實行相應的懲罰，這樣確保工作效率。（

10、二）建立管理新模式。信息化文書檔案管理模式需要不斷創(chuàng)新，以此應對在管理工作過程中出現(xiàn)的各種問題。比如，針對規(guī)范文書檔案管理方式，可以進行多種項目的規(guī)劃，建立開發(fā)項目、提高數(shù)字化等等。也可依照相應的步驟，具體地分化管理部分文書檔案的內(nèi)容或者項目。在網(wǎng)絡平臺查詢、下載、借閱等相關文書檔案時，都應有一系列規(guī)范的操作流程。例如某員工想要下載相關資料時，需要征求上級領導同意，也要說明檔案的具體用途、時限。一旦超過了申請的時限，后臺程序即可自行銷毀已下載內(nèi)容，如需再次下載，還要再次申請。這樣一來，文書檔案的安全性得到了有力保證，員工的責任心也在無形中得到加強，信息化文書檔案管理日趨完善。五、結語綜上所述，在信息化時代，文書檔案管理應加快創(chuàng)新腳步，適應時代發(fā)展潮流，達到社會對文書檔案信息利用的根本要求。文書檔案管理工作，要有效結合信息技術，依照合理的管理制度，有序發(fā)展，進而提高整個檔案事業(yè)的管理水平