分公司材料采購管理制度

1、材料、物料采購管理制度第一章總 則第一條 目的為加強(qiáng)公司規(guī)范化管理，規(guī)范采購工作，保障攪拌站的正常持續(xù)進(jìn)行，選擇合格的供應(yīng)商并對采購過程進(jìn)行嚴(yán)格的控制，確保供貨商提供的材料滿足施工的規(guī)定要求，最大限度的降低成本，特制定本制度。第二條 適用范圍本辦法適用于房屋建筑、市政公用等工程項目使用材料、物料 （設(shè)備）采購時，計劃、審批、價格之審核、訂購、驗收、付款結(jié)算等，除另有規(guī)定外，均以制度處理。本管理制度所指大宗材料、物料：砂、磚、水泥、混凝土、機(jī)械設(shè)備及配件、電纜線等。第三條 職責(zé)劃分1、 機(jī)料部負(fù)責(zé)對各材料、物料的價格詢價、采購、 入庫保管工作；2、采購員對計劃單的質(zhì)量、數(shù)量、要求進(jìn)行詳細(xì)審核把關(guān)

2、；3、財務(wù)部對該工程材料的數(shù)量、規(guī)格、價格控制把關(guān)；4、采購合同條款必須符國家相關(guān)法律法規(guī)；5、上報項目經(jīng)理及公司進(jìn)行簽字審核；第四條 原則1 、長期訂貨和大額進(jìn)貨，通過簽訂買賣合同的辦法進(jìn)行。2、對于經(jīng)常性采購或批量進(jìn)貨的，按采購流程進(jìn)行。第二章采購（計劃）審批2第一條 采購計劃的制定1、材料、物料的采購執(zhí)行先計劃審批，后采購的原則。大宗材料應(yīng)在計劃應(yīng)在實施前不少于10 天前提出，批量進(jìn)貨的材料不少于3 天提出，應(yīng)急性材料由材料員統(tǒng)計后上報項目部經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施采購，事后二天內(nèi)應(yīng)補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)。2、采購的大宗材料，由機(jī)料部提出采購意向申請，確保材料物料規(guī)格、型號、數(shù)量無誤并簽字后以報公司總經(jīng)

3、理確定供應(yīng)商。第二條 詢價、比價和議價1、根據(jù)采購物料的品種、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量和交付期的不同，應(yīng)選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價對象；2、采購員根據(jù)過去采購的情況、市場變化情況、以及公司成本預(yù)算等情況，確定采購目標(biāo)價格；3、采購人員對供應(yīng)商的報價條件進(jìn)行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等進(jìn)行核對、對供應(yīng)商報價、交付期、售后服務(wù)等方面分析比較，以便選擇最優(yōu)供應(yīng)商保證采購的材料符合公司實際采購要求，4、供應(yīng)商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r，采購人員應(yīng)送請購部門確認(rèn)；5、專用材料或用品，機(jī)料部應(yīng)會同使用部門共同詢價與議價；6、對供應(yīng)商的報價資料整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析，以電話等聯(lián)絡(luò)

4、方式向供應(yīng)商議價。在公司規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行磋商，以使雙方最終在全部條款上達(dá)成一致；7、 對重大的物資采購，要保證參加人數(shù)不少于兩人進(jìn)行商務(wù)談判，且要求有兩個以上的部門派人參加。4第三條 采購前核決及權(quán)限大宗材料首次采購時，按公司合同管理辦法執(zhí)行合同簽字流程序，采購經(jīng)辦人員與供應(yīng)商初步溝通并完成詢價后，在詢價匯總表上詳細(xì)填列以下事項，呈報負(fù)責(zé)材料采購的各部門及總經(jīng)理核決：1、供應(yīng)商資料：包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；（ 1 ）采購物料的詳細(xì)描述：包括品名、型號、規(guī)格等，如有超出標(biāo)準(zhǔn)的特殊要求需特別注明；（ 2）訂單所采購的數(shù)量/重量；單位包裝數(shù)量/重量；包裝件數(shù)；（ 3

5、）價格：單價，合計價，合同總額，定金或預(yù)付款；（ 4）交付期：分批交付時應(yīng)明確每批的交付時間和交付數(shù)量；（ 5）付款方式；（ 6）所需的質(zhì)量證明（檢驗單、質(zhì)保單、出供應(yīng)證明單、化驗報告單等） ；（ 7）質(zhì)量保證條款：發(fā)生質(zhì)量問題是進(jìn)行退換或其他處理方法；（ 8）運(yùn)輸方式和銷售發(fā)票的要求。2、需與供應(yīng)商簽訂長期合同者，采購經(jīng)辦人應(yīng)擬妥長期合同書，核決權(quán)限按照請購類別和對應(yīng)的級別逐級呈各部門主管及公司經(jīng)理核決；3、簽訂期采購合同后過程中進(jìn)貨的，按材料采購流程，填寫采購單，辦理手續(xù)。4、金額較大或批量采購的應(yīng)到對方生產(chǎn)工供應(yīng)進(jìn)行實際考察，在充分了解對方的資信程度、供貨能力和現(xiàn)貨品質(zhì)后，向?qū)Ψ矫鞔_訂貨

6、意向，并送樣報驗，未通過報驗的材料不準(zhǔn)采購。第四條 簽訂采購合同或填寫采購單1、確定供應(yīng)商后，填寫采購合同并經(jīng)審批流程，完成采購合同經(jīng)審核，加蓋公司合同公章經(jīng)對方簽章后生效。采購單經(jīng)公司總經(jīng)理簽字審批后生效，需上交項目部備存。2、采購人員應(yīng)跟蹤控制材料物料交貨期，及時向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度。3、發(fā)貨前要求供應(yīng)商在“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包裝方式” ，以便驗收確認(rèn)。4、 若屬分批交貨者，采購人員應(yīng)在 “訂購單”上注明 “分批交貨”以資識別。第五條 退貨作業(yè)對于檢驗不合格的材料退貨時，應(yīng)開立“材料退貨單”，及時聯(lián)系供應(yīng)商到場核實并清運(yùn)不合格材料。第三章驗收與付款第一條 材料進(jìn)供應(yīng)驗收1、材

7、料進(jìn)場供應(yīng)商交貨時，材料員、試驗員清點件數(shù)或稱重，對貨物攜帶的有關(guān)證件和材料質(zhì)量進(jìn)行驗證，經(jīng)與采購清單或采購合同內(nèi)容核對相符后簽收，倉庫出具入庫單并由庫管員簽字入庫。如發(fā)現(xiàn)不符時，立即通知采購員聯(lián)系供應(yīng)商；2、對有專項質(zhì)量要求的材料物資，須項目經(jīng)理參與驗收，驗收合格后由庫管員出具入庫單并簽字。第二條 付款結(jié)算1、嚴(yán)格按照公司報賬工作流程和掛賬工作流程執(zhí)行；2、 采購款項須按采購合同規(guī)定或采購單所約定的時間由公司安排支付；3、付款申請由采購人員或被委托采購人員提出，申請付款應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同要求和項目進(jìn)度情況進(jìn)行，分清輕重緩急，必要時須提交驗收報告、物品入庫單據(jù)和對方發(fā)票，申請付款單上應(yīng)注明預(yù)付

8、款、已付款、余款，按審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后，方可辦理付款手續(xù)；4、以下情況時才可由采購人員借款或墊款進(jìn)行直接支付：（ 1）緊急采購且不能及時辦理財務(wù)支付手續(xù)；（ 2）在外埠采購且供應(yīng)商要求立即付款時；（ 3）在現(xiàn)場調(diào)試施工期間急需材料的采購；（ 4） 3000 元以下的零星采購。第三條 進(jìn)度控制及異常處理1 、注意“采購單”注明的到貨時間要求，掌握到貨進(jìn)度；2、現(xiàn)供貨方發(fā)貨日期有延誤時，主動與供貨供應(yīng)商聯(lián)系催交，對異常原因及時處理對策，匯報相關(guān)職能部門處理。第四條 質(zhì)量評價關(guān)注所使用的材料質(zhì)量，根據(jù)使用效果對材料質(zhì)量提出評價，以利于進(jìn)一步工作。第四章附 則第一條參與采購過程的各相關(guān)部門，明

9、確分工責(zé)任、互相配合，互相監(jiān)督，確保公司的利益不受損害；第二條參加采購的人員要嚴(yán)格自律，加強(qiáng)法制觀念，自覺抵制不正之風(fēng)，任何人不得私下收受回扣或酬金，并接受公司全體員工監(jiān)督；11一經(jīng)發(fā)現(xiàn)上述情況，視情節(jié)，按所受回扣或酬金的十倍處罰，停職直至開除。第三條 本辦法自公布日期執(zhí)行。年月 日材料采購申請表填報流程材料采購流程材料采購申請表（樣表）工程名稱:ABCDEFGHIJKL序 號材料名稱規(guī)格型號單位數(shù)量技術(shù)要求或證書品牌申購用途需求日期單價金額備注123456716機(jī)料部：試驗員：項目經(jīng)理：總經(jīng)理：日期：日期：日期：日期：說明：1、B-I欄由申請人填寫，J-K欄由采購人員填寫；L欄由材料員填寫庫存;2、采購申請表必須經(jīng)過批準(zhǔn)后