檔案電子文件管理頂層設(shè)計若干思考

1、檔案電子文件管理頂層設(shè)計若干思考在電子文件所引發(fā)的記錄方式變革中，我國檔案界表 現(xiàn)出積極的應(yīng)對姿態(tài)。以1996年國家檔案局成立電子文件 管理領(lǐng)導(dǎo)小組和研究小組為標志，我國對電子文件管理有 組織的研究和實踐已經(jīng)走過了十余年的歷程，在理論構(gòu)建 和實踐探索中邁出了歷史性的步伐。值得我們高度重視的 是，隨著國家信息化進程和對電子文件管理要求的提高， 電子文件的國家控制力問題日益突出，自下而上的分散探索已經(jīng)不足以滿足國家層 面電子文件管理的需要，頂層設(shè)計問題由此浮出水面，并 日益成為文件、檔案管理轉(zhuǎn)型時期的戰(zhàn)略重點。電子文件管理的頂層設(shè)計是一種自上而下的設(shè)計。從 涉及范圍而言，是以國家層面為起點，統(tǒng)領(lǐng)地

2、區(qū)、行業(yè)、 機構(gòu)層面的電子文件管理，構(gòu)建涵蓋全國范圍的電子文件 管理網(wǎng)絡(luò)體系；從實現(xiàn)路徑而言，是以總體框架為起點， 指導(dǎo)、帶動具體對策問題的研究和實施，構(gòu)建全方位的電 子文件管理實施方略。因此，從總體上說，頂層設(shè)計是一 種戰(zhàn)略設(shè)計，旨在確定國家電子文件管理的發(fā)展方向、基 本格局和推進步驟；頂層設(shè)計又是一種全面設(shè)計，涵蓋管 理層、空間、流程、功能等諸多方面，可以提供國家電子 文件管理的基本指針和發(fā)展藍圖。從世界范圍看，信息化整體水平比較高的國家大都重 視電子文件管理工作，自20世紀90年代中期以來，不少 國家開始對本國的電子文件管理進行自頂向下的戰(zhàn)略設(shè)計 與全面規(guī)劃，實現(xiàn)電子文件管理從機構(gòu)層面到

3、國家層面的 重大轉(zhuǎn)變，進入以頂層設(shè)計帶動總體規(guī)劃，以國家戰(zhàn)略帶 動全面發(fā)展的新階段。電子文件國家戰(zhàn)略的確定沒有固定模式，各國依據(jù)自 身的管理傳統(tǒng)、信息化戰(zhàn)略、文檔管理實踐選擇適合自己 的道路。如英國以搭建政策框架為先導(dǎo)，明確電子文件管 理規(guī)范體系，強調(diào)目標管理和績效評估，為國家電子政府 建設(shè)和數(shù)字檔案的在線利用服務(wù)。美國以技術(shù)研發(fā)為驅(qū)動, 以era （電子文件檔案館）項目為龍頭，致力于研究電子文 件長期保存的軟件系統(tǒng)，通過建立滿足文件功能需求的文 件管理系統(tǒng)來實現(xiàn)電子文件的集中保管。澳大利亞則以檔 案館的聯(lián)合行動為主要線索，建立與推廣電子文件形成和 管理的統(tǒng)一標準體系。這些國家都經(jīng)歷了一個從自

4、發(fā)研究、 分散探索到國家規(guī)劃、集中控制的發(fā)展歷程。雖然采取的 路徑不同，但在戰(zhàn)略視角上具有如下共性特征：1高度重視電子文件管理，將其納入信息化整體戰(zhàn)略 之中，作為信息時代政府治理與政府責(zé)任的重要內(nèi)容。如 英國將電子文件管理納入負責(zé)國家信息化工作的“電子特 使”（e-envoy）的職責(zé)范圍，制定并發(fā)布了電子政務(wù)環(huán) 境下電子文件管理的政策框架；新加坡政府要求把電子文 件管理作為電子政務(wù)建設(shè)的有機組成部分；美國將電子文 件管理列入首批二十四個電子政府行動計劃；澳大利亞則 將電子文件管理作為政府績效檢查與審計的內(nèi)容與依據(jù) 等。2以國家檔案館為中心，形成電子文件管理和服務(wù)的 網(wǎng)絡(luò)體系。作為永久保管政府文

5、件的專門機構(gòu)，檔案館在 電子文件管理鏈條上具有十分重要的作用。電子文件的保 管模式從最初的集中式（哥倫比亞模式）和分散式（匹茲 堡模式）之爭，逐步向集中管理模式靠攏。目前，集中管 理具有永久保存價值的電子文件成為越來越多國家的共識 和實踐，很多國家檔案館在集中管理政府各部門電子文件 和協(xié)調(diào)全國電子文件管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通方面發(fā)揮了核心 和樞紐作用。比較典型的例子如美國nar a的era系統(tǒng)，該 項目在經(jīng)過6年之久的基礎(chǔ)研究階段后開始了耗資3億美 元、為期6年的系統(tǒng)研發(fā)階段，旨在使nara捕獲并保存聯(lián) 邦政府各部門產(chǎn)生的各種類型、格式的電子文件，為政府 部門及公眾提供便捷、有效的利用服務(wù)。era釆

6、用開放架構(gòu) 設(shè)計，軟件系統(tǒng)將下發(fā)給各州使用，對各州政府電子文件 的管理將產(chǎn)生全面的示范效應(yīng)。英國、澳大利亞、加拿大、 西班牙、新加坡、丹麥等國國家檔案館也已經(jīng)或決定接收 政府部門產(chǎn)生的電子文件。隨著我國信息化的不斷深入，電子文件的數(shù)量急劇膨 脹、種類不斷增加，很多地區(qū)探索電子文件管理的有效方 法，一些地區(qū)如安徽、江蘇等地已經(jīng)開始建設(shè)基于電子政 務(wù)專網(wǎng)的電子文件中心，在地方層面開始了由分散管理到 集中管理模式的轉(zhuǎn)變。國家檔案局在電子文件管理的宏觀 引導(dǎo)，如制定相關(guān)標準，支持專項探索，開展示范推廣等 方面已取得了一定的進展。但是從總體上看，各地區(qū)、各 機關(guān)電子文件管理工作仍然具有強烈的自發(fā)性和分散性特 征。國家層面整體設(shè)計、統(tǒng)一規(guī)劃、戰(zhàn)略部署與方法指導(dǎo) 的缺失，導(dǎo)致我國電子文件管理整體水平提升緩慢，對電子政務(wù) 的支撐