崗位說(shuō)明書的編寫

1、崗位職責(zé)崗位說(shuō)明書的編寫崗位說(shuō)明書的編寫陳志勇編制崗位說(shuō)明書的前提一一部門職能說(shuō)明書每個(gè)企業(yè)于編制各個(gè)崗位說(shuō)明書之前，必須先按照現(xiàn)代企業(yè)管理要求，把企業(yè)的戰(zhàn)略職能具體落實(shí)到企業(yè)中各部門，系統(tǒng)地界定企業(yè)各部門的關(guān)鍵職能，完成企業(yè)現(xiàn)有部門的職能定位，明晰各部門的使命、責(zé)任、主要工作流程以及關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)等，建立起各個(gè)部門職能說(shuō)明書；將部門擁有的工作業(yè)務(wù)流程于部門職能中逐壹列出，建立了部門職能和企業(yè)關(guān)鍵工作流程之間的鏈接，為部門職能的實(shí)現(xiàn)提供了可靠的途徑，為崗位說(shuō)明書奠下了根底，同時(shí)仍將部門主要工作流程的輸出成果以部門關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)KPI 的方式確定下來(lái)，引導(dǎo)部門成員圍繞關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)開展工作，為部門績(jī)效

2、管理建立依據(jù)。于這里，筆者不對(duì)部門職能說(shuō)明書的編寫進(jìn)行具體地闡述，只對(duì)和本文有關(guān)的內(nèi)容稍做 論述。部門是組織職能實(shí)現(xiàn)的根本單位，而部門職能是組織設(shè)計(jì)部門化的結(jié)果；部門職能說(shuō)明書是部門明書能夠根據(jù)企部架構(gòu)圖、職位設(shè)置、職能管理的有效工具，是組織職能和企業(yè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)的根底。部門職能說(shuō) 業(yè)性質(zhì)不同而不同，但均必須包涵根本內(nèi)容：部門使命、部門主要職責(zé)、內(nèi) 職位編制、部門關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)等等，如表表1XX部門職能說(shuō)明書編號(hào)NO :部門名稱部門負(fù)責(zé)人崗位直接領(lǐng)導(dǎo)職位部門職位設(shè)置部門職位編制職位名稱編制部門使命部門主要職責(zé)部門關(guān)鍵流程部門關(guān)鍵業(yè)績(jī) 指標(biāo)KPI 其中，部門關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo) KPI 指的是實(shí)現(xiàn)企業(yè)

3、的戰(zhàn)略目標(biāo)，本部門應(yīng)承當(dāng)哪些指標(biāo)？大致能夠分為幾類進(jìn)行闡述：1、財(cái)務(wù)類指標(biāo)，如費(fèi)用預(yù)算達(dá)成率、銷售收入達(dá)成率、投資收益率；2、 客戶類指標(biāo)，如客戶滿意度、客戶投訴處理解決的滿意度、公共關(guān)系效果評(píng)價(jià)、媒體正 面爆光次數(shù)等；3、流程類指標(biāo)，如過(guò)失率、工作方案達(dá)成率、平安性等；4、 學(xué)習(xí)成長(zhǎng)類指標(biāo)，如培訓(xùn)方案達(dá)成率、員工建議數(shù)量和質(zhì)量等。為什么要編制崗位說(shuō)明 書1、崗位的含義 崗位是指于壹定的時(shí)間、空間內(nèi)，由壹名職工承當(dāng)假設(shè)干項(xiàng)任務(wù)，且具備壹定 職務(wù)、責(zé)任 和權(quán)限時(shí)，就構(gòu)成壹個(gè)崗位。崗位是企業(yè)組織構(gòu)成即組織職能實(shí)現(xiàn)的最根本的單位。 壹個(gè)崗 位的內(nèi)涵應(yīng)該有：名稱/組織、任務(wù)、職責(zé)要求、溝通關(guān)系、勞動(dòng)強(qiáng)

4、度、勞動(dòng)條件和環(huán)境、 勞動(dòng)資料和對(duì)象等；壹個(gè)崗位對(duì)員工的要求可分為幾個(gè)方面：工作能力要求、知識(shí)水平要求、職業(yè)道德要求、能力要求、身體素質(zhì)要求等。具體反映于壹份崗位說(shuō)明書上，可按以下幾點(diǎn)闡述:1崗位于組織中的位置 ：它的直接上級(jí)、向同壹上級(jí)匯報(bào)的人員、直接下級(jí)、間接下級(jí)各是誰(shuí)；2 該崗位性質(zhì)：該崗位屬于研發(fā)、銷售、行政、物流、生產(chǎn)等；3該崗位的主要活動(dòng)：是效勞仍是產(chǎn)品？通過(guò)什么工作來(lái)提供？4 該崗位的內(nèi)外聯(lián)系：即崗位影響的范圍部門、企業(yè)、外界；5崗位環(huán)境：主要環(huán)境信息；6崗位人員要求：學(xué)歷專業(yè)、能力、技能、經(jīng)驗(yàn)等2、崗位說(shuō)明書對(duì)于企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理具有不可低估的作用 1 為招聘、錄用員工提供依據(jù)：確

5、定崗位的任職條件、崗位說(shuō)明書將作為簽訂勞動(dòng)合同的附件、 作為員工入職培訓(xùn)的課件， 且有助于節(jié)省新進(jìn)員工、 上級(jí)主管和培訓(xùn)專員的時(shí) 間及精力。 2 對(duì)員工進(jìn)行目標(biāo)管理：崗位說(shuō)明書是給員工下達(dá)目標(biāo)的憑證、依據(jù)崗位說(shuō)明書可清晰設(shè)計(jì)目標(biāo)。 3 崗位說(shuō)明書為崗位管理、評(píng)價(jià)和薪酬體系的合理化提供了依據(jù)：不同的崗位有不同的職責(zé)，其對(duì)于壹個(gè)組織的奉獻(xiàn)是不相同的，崗位說(shuō)明書為崗位評(píng)價(jià)提供了依據(jù)；崗位說(shuō) 明書對(duì)主 要職責(zé)進(jìn)行清晰明了的描述和界定，明確考評(píng)內(nèi)容，為績(jī)效考核提供了幫助；崗位說(shuō)明書為相似職業(yè)群建立了公平的級(jí)別和等級(jí)，為企業(yè)的整個(gè)薪酬管理體系打下根底。 4 員工教育和培訓(xùn)的依據(jù)：對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)是為了滿足崗

6、位職務(wù)的需要，有針對(duì)性 地對(duì) 具有壹定文化素質(zhì)的員工進(jìn)行崗位專業(yè)知識(shí)和實(shí)際技能的培訓(xùn)，完備上崗任職資格，提 高員工勝 任本崗本職工作的能力。根據(jù)崗位說(shuō)明書的具體要求，對(duì)壹些任職條件缺乏，但其 它方面優(yōu)秀、 符合公司急需人才要求的員工進(jìn)行教育和培訓(xùn)，提升他本身的素質(zhì)，最后使其 到達(dá)崗位說(shuō)明書的 任職要求。 5 為員工晉升和開發(fā)提供依據(jù)：?jiǎn)T工的晉升和開發(fā)，離不開人事考核。人事考核是 以員 工為對(duì)象，以崗位說(shuō)明書的要求為考核依據(jù)，通過(guò)對(duì)員工德、能、勤、績(jī)等方面的綜合 評(píng)價(jià)，判 斷他們是否稱職，且以此作為任免、獎(jiǎng)罰、報(bào)酬、培訓(xùn)的依據(jù)，促進(jìn)“人適其位。 因此，崗位 說(shuō)明書也為這項(xiàng)工作提供了壹個(gè)依據(jù)。如何

7、編寫崗位說(shuō)明書 崗位說(shuō)明書具體內(nèi)容的編寫是牽涉面最廣，涉及到所有員工，工作量十分浩大的文件整 理匯 編工作，大體可分為幾個(gè)步驟來(lái)進(jìn)行：準(zhǔn)備階段、編寫、審核和修訂、定稿等。1、準(zhǔn)備階段1 組建編寫小組： 負(fù)責(zé)具體編寫工作和協(xié)調(diào)有關(guān)事宜。 編寫小組成員由參謀公司 如 有外聘、人力資源部及其他部門指定的人員組成。對(duì)小組成員具體要求：對(duì)企業(yè)及本部門的運(yùn)營(yíng)管理和業(yè)務(wù)情況比擬了解、有壹定的影響力、能公平公正地處理問(wèn)題、有壹定的文字功底、小組成員壹般是各部門的負(fù)責(zé)人。2組建領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)審核編寫的結(jié)果和解決編寫中出現(xiàn)的有關(guān)問(wèn)題，主要由企業(yè) 資深、高層管理人員組成。2、編寫階段1 設(shè)計(jì)框架。由編寫小組主要成員

8、共同設(shè)計(jì)出適合本企業(yè)的崗位說(shuō)明書框架，包括 崗位說(shuō)明書的樣式草本及關(guān)聯(lián)內(nèi)容如表2，且提交領(lǐng)導(dǎo)小組審定。表2崗位說(shuō)明書崗位名稱所于部門崗位定員數(shù)崗位編號(hào)部門編號(hào)薪酬等級(jí)直接上級(jí)直接下級(jí)崗位圖工作綜述崗位職責(zé)序號(hào)工作工程具體職責(zé)工作權(quán)重 %績(jī)效指標(biāo)12345678工作協(xié)作關(guān)系內(nèi)部外部任職 資格任職資格工程要求教育程度專業(yè)工種工作經(jīng)驗(yàn)知識(shí)要求上崗證/資格證對(duì)身體健康要求專業(yè)技能技能級(jí)別需求程度的級(jí)別：很強(qiáng)-5，強(qiáng)-4，較強(qiáng)-3，壹般-2，無(wú)要求-1其/、他工作環(huán)境工作時(shí)間特 征使用的主要 工具設(shè)備述職簽字任職人任職人上級(jí)人力資源部2 組織培訓(xùn)。針對(duì)崗位說(shuō)明書的框架，由編寫小組的主要成員組織全體員工進(jìn)

9、行崗位說(shuō) 明書編寫技能和技巧的培訓(xùn)。3 編寫。編寫小組輔導(dǎo)或者幫助崗位任職人進(jìn)行崗位說(shuō)明書的編寫，且完成初稿，提交 部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核和修訂。崗位說(shuō)明書內(nèi)容的具體如何編寫，壹般分為幾大局部， 下面對(duì)其中局部?jī)?nèi)容作簡(jiǎn)要說(shuō)明：?根本簡(jiǎn)介：崗位名稱指的是任職崗位的稱謂，名稱要反映工作崗位的性質(zhì)、突出崗位的職能，女口招聘干事、教育干事等；崗位的編號(hào)壹般由企業(yè)人力資源部統(tǒng)壹規(guī)定；所于部門指本崗位隸屬的部門名稱；直接上級(jí)指所描述崗位的直接主管崗位的名稱，壹般壹個(gè)崗位只 有壹個(gè)直接上級(jí)崗位；位評(píng)價(jià)的結(jié)果，按照企業(yè)的直接下級(jí)指所描述崗位直接領(lǐng)導(dǎo)的下屬崗位名稱；薪酬等級(jí)指根據(jù)崗 管理制度確認(rèn)的薪酬級(jí)別；崗位圖指

10、的是部門內(nèi)部架構(gòu)圖。?工作綜述：即設(shè)置該崗位的最重要的原因，指對(duì)本崗位職能進(jìn)行綜合、概括性的描述，壹般用壹句話，采用“三段論的方式來(lái)描述，即“依據(jù)/ 按照?，做?行動(dòng)，達(dá)成 ?結(jié)果。?崗位工作描述：崗位工作描述包括工作工程、工作描述、績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)3 局部。其中工作 工程包括崗位關(guān)鍵業(yè)務(wù)工作職責(zé)和崗位根底工作職責(zé)；關(guān)鍵業(yè)務(wù)工作職責(zé)指為發(fā)揮本崗位職 能必須承 擔(dān)的具體業(yè)務(wù)模塊的工作職責(zé)，崗位根底工作指各部門為完善本崗位的職能建設(shè)所承當(dāng)?shù)墓残怨ぷ?；壹般情況下管理崗位才有必要描述根底工作。工作描述指對(duì)工作工程的具 體內(nèi)容進(jìn)行描述， 壹般也采用“三段論的格式。工作權(quán)重指本項(xiàng)工作的工作量占本崗位工作總量的比例

11、，壹般情況下能夠用時(shí)間比例來(lái)代替，所有工作的總權(quán)重為 100% ?？?jī)效標(biāo)準(zhǔn) 指衡量本項(xiàng)工作完成情況的 指標(biāo)及標(biāo)準(zhǔn)，主要從時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量和本錢等方面來(lái)設(shè)置。?工作協(xié)作關(guān)系：工作協(xié)作關(guān)系包括對(duì)內(nèi)和對(duì)外倆局部。對(duì)內(nèi)主要指和直接上級(jí)或平級(jí)部門 /崗位之間協(xié)作關(guān)系，壹般填寫最常聯(lián)系的 3-5 個(gè)部門或崗位；對(duì)外協(xié)作關(guān)系主要從上 級(jí)單位、政 府有關(guān)部門，客戶及中介組織等方面來(lái)描述。?任職資格：任職資格的內(nèi)容包括學(xué)歷要求、專業(yè)職稱、工作經(jīng)驗(yàn)、職業(yè)資格證、專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能、專業(yè)工種及崗位對(duì)英語(yǔ)和計(jì)算機(jī)方面的要求。根本資格指要完本錢崗位工 作職能任職 者必須具備的資格， 本欄必須全部填寫。 崗位技能主要從招

12、聘的角度出發(fā)， 根據(jù) 崗位工作的需要， 且從工作性質(zhì)和工作內(nèi)容來(lái)判斷其需求程度的級(jí)別。?其他局部：包含工作環(huán)境和工作時(shí)間。工作環(huán)境指本崗位工作面臨的實(shí)際工作環(huán)境，如崗位是否面臨噪音、 粉塵、 有毒氣體、 高溫等因素會(huì)帶來(lái)生命平安、 職業(yè)病等危害的威脅； 工 作時(shí)間主要是指本崗位工作時(shí)間的規(guī)律性；使用的主要工具設(shè)備指完成崗位職責(zé)所需要使用的工具或設(shè)備。3、審核和修訂提供部門負(fù)責(zé)人對(duì)崗位說(shuō)明書的初稿進(jìn)行初步審核，及時(shí)提出審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題；編寫小組崗位說(shuō)明書的審核技術(shù)和方法，負(fù)責(zé)審核的過(guò)程輔導(dǎo)，解決工程小組審核中遇到的技術(shù) 問(wèn)題 ,且 負(fù)責(zé)收集審核意見，且修訂。4、定稿 編寫小組將已初步修訂的崗位說(shuō)

13、明書提交企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)所有的崗位說(shuō)明書 進(jìn)行綜合性全面審核， 提出審核意見， 且將審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和編寫小組共同探討， 最終確 定 修訂的方法，經(jīng)編寫小組再修訂后，崗位說(shuō)明書定稿。崗位說(shuō)明書定稿后，通過(guò)壹定的程序進(jìn)行下發(fā)執(zhí)行。崗位說(shuō)明書的定期審查和保管 崗位說(shuō)明書且不是壹成不變的，它應(yīng)該隔壹段時(shí)間進(jìn)行壹次修 訂，于應(yīng)用中動(dòng)態(tài)地改良 崗位說(shuō)明書的內(nèi)容，而且這種修訂是應(yīng)該和企業(yè)的人力資源規(guī)劃結(jié)合于 壹起。這就是通常所 說(shuō)的標(biāo)準(zhǔn)化管理的系統(tǒng)性。1 、常規(guī)性調(diào)整 崗位說(shuō)明書壹般實(shí)行會(huì)審制度，由企業(yè)人力資源部每年或定期組織對(duì)崗位說(shuō) 明書進(jìn)行分 級(jí)審核，收集審核意見，綜合分析后，酌情調(diào)整。2、應(yīng)

14、根據(jù)企業(yè)開展戰(zhàn)略的調(diào)整而調(diào)整于企業(yè)開展戰(zhàn)略調(diào)整之后，可能會(huì)引起組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整和變化，那么這時(shí)組織結(jié)構(gòu)就變 了，職能變了，當(dāng)然崗位也變了，會(huì)出現(xiàn)壹些新的崗位，或者 有壹些老崗位消失， 或者有些 崗位的內(nèi)容職責(zé)、 工作負(fù)荷也會(huì)有所變化， 應(yīng)重新修訂崗位說(shuō)明書。 這項(xiàng)工作由人力資源部 主持，和關(guān)聯(lián)的部門來(lái)研究決定，研究以后要進(jìn)行總的調(diào)整。3、崗位說(shuō)明書作為界定部門或崗位職責(zé)的重要靜態(tài)資料，應(yīng)妥善保管崗位說(shuō)明書壹式三份，任職人保管壹份，用于對(duì)照工作完成情況；直接上級(jí)保管壹份， 用于 檢查、督導(dǎo)員工的工作；人力資源部存檔壹份，用于了解和跟蹤各部門對(duì)員工的績(jī)效評(píng)價(jià)等工作是否公平、公正和合理。崗位說(shuō)明書作為企業(yè)文件，當(dāng)任職人辭職、辭退、調(diào)出、離任時(shí)不得將其帶走，應(yīng)移交給上級(jí)主管或繼任崗位