談PPT在培訓教學中的運用

1、談PPT在培訓教學中的運用【摘要】本文對PPT制作在培訓教學中的運用進行了深入思考，闡述了幻燈片版面設計對培訓效果的影響，強調了文字及圖片在表現(xiàn)上的重要性，在此基礎上列舉了圖文混排的設計方法和素材搭配的典型范例，并對如何理解PPT在培訓教學中的定位做了較為詳盡的敘述?！娟P鍵詞】PPT培訓培訓，是基本的工作社會職業(yè)，也是PPT應用最多的領域之一。十年前，如果你用PPT做培訓，必定會讓人大吃一驚；今天，如果你不用PPT做培訓，那會讓人更大吃一驚。但培訓的本質沒有變，需要傳授枯燥的知識，需要做好互動及交流，需要讓學員感到新奇、興趣和收獲。用好PPT能夠幫助學員告別培訓的辛苦、煩悶、勞累、無聊，感受到

2、培訓的快樂，培訓效率也能加倍的提高。1 讓PPT及培訓教學相結合1.1 文以載道。在廣大PPT制作者中流行這樣的說法：文字是PPT的天敵，文字越少越好，每頁最多7到9行，圖形更生動，表達力更強，吸引眼球等等，可是如果PPT中全是所推崇的圖片圖形，那么制作者需要將大量的精力耗費在文字到圖形的意義轉換上，制作時間會成倍的增長，即使培訓師有時間和精力去這樣做，用此種方式去設計PPT，去匯報、去授課，仍無法保證培訓學員真的能看懂課件要表達的內容。依筆者看，文字才是PPT的點睛之筆，沒有文字的PPT意義表達是不流暢、不完整的、具有誤導學員思維的潛在缺陷。一個圖能夠給人許多種不同的理解，如果沒有文字的點睛

3、之筆來注釋，學員想錯想歪是完全有可能的。對于文字的重要性，筆者搜集了幾個只用文字進行排版的范例。此頁幻燈片沒有圖片，也沒有可以算作圖形的東西，可是文字自身充當了構圖元素，整體排版既有張力又穩(wěn)固，而且比較吸引學員注意。這樣的排版并不在于技術，而在于對構圖重心的把握，右邊傾斜的文字讓視覺產生了張力，但是左邊的文字則起到拉住右邊文字的效果，這樣就避免了傾斜所造成的失衡。在制作方法上，一是黑底白字的文本框是直接給文本框設置黑底的，并不是使用矩形來做黑底，二是黑底白字的文本框的傾斜不是簡單的用鼠標旋轉調整的，而是使用了PPT設置形狀格式的功能菜單，如下圖。下圖的排版，除了使用色塊以外也沒有使用任何圖形、

4、圖片，這個排版的風格可以說是“你中有我，我中有你”，白中有藍，藍中也有白，形成對比、互補。如下圖所示，主要的構圖部分依然是文字，僅僅有一個箭頭圖形配合構圖的思維導向，讓學員的思路能夠順著箭頭來跟進。將文字原有的線條、造型進行一定程度的擴大、增強，立刻就有不同的構圖效果。下圖運用延伸文字原有線條的方式使靜止的畫面頗具動感?？梢?，PPT中的文字并非天敵，而是PPT的點睛之筆，利用好文字排版可以有效達成文字及構圖的完美結合，這對于一時找不到合適圖片，或備課時間緊張的培訓師來說，具有很好的利用價值。PPT中的文字本身就可以成為構圖的元素，字即是圖！所以，在舍近求遠的尋找圖片來使用時，可以先考慮應該怎么

5、使用文字。1.2 讓你的圖片會說話。圖片在PPT版式設計中占有很大的比重，視覺沖擊力比文字強；選定一張適合的圖片勝于千字。但這并非文字表現(xiàn)力弱，而是說圖片在視覺傳達上能輔助文字，幫助理解。以上幾幅圖片的共同特點是：充分利用了圖片里一些特別細節(jié)來吸引眼球，以及恰當、合理地運用留白，增加了想象的空間，使版面整體通透清晰，給人在視覺上造成愉快的刺激。所以，培訓師在平時應當多積累一些比較醒目具有意義的圖片，并多注意圖片的特點和細節(jié)，在制作中利用圖片中的某個姿態(tài)、色彩、形狀等來合理搭配精短的文字，這樣在課件設計和制作的時候將會節(jié)省大量的時間。此外需要強調的是，圖片雖然很重要，但是仍需要節(jié)約使用，除非培訓

6、師是為了某種特別的目的或者效果，否則會分散學員注意力產生相反的效果。1.3 文字及圖片的融合。PPT中文字及圖片結合形式多種多樣，為文字內容找一幅好圖，并且圖片的含義和需要表達的意思完美結合是圖文并茂的至高追求。下面列舉了幾個常用的PPT文字和圖片融合的表現(xiàn)形式，讓普通的圖文混排顯得更美觀。如下圖所示，傳統(tǒng)的文字及圖片結合形式，將圖片和文字羅列，采用簡單的對齊方式，顯得中規(guī)中矩，較為死板。如果將圖片中的顏色作為文字的背景，并擴大背景色塊的面積，作為整張或者PPT中圖片和文字的背景，則會使整張PPT顯得協(xié)調統(tǒng)一。如下圖。利用PPT中“圖片工具”，改變圖片的顯示形式，讓版面整體顯得活潑，及主題更加

7、協(xié)調統(tǒng)一。如下圖。在課件制作中也可嘗試借鑒新聞報道形式，在圖片上插入矩形色塊，設置透明色參數(shù)，配上文字。整版的圖片視覺沖擊力更強，文字起到內容說明作用，且文字透明的背景色不破壞整個版面。如下圖所示。1.4 盡量精美。在信息時代，審美就像駕照、計算機、外語一樣成為現(xiàn)代人的必備技能，做培訓師更是如此。如果培訓師本人的審美出現(xiàn)問題，做出來的課件跟“丑”連接在一起，一定會被學員唾棄，這樣的培訓效果當然會一塌糊涂了。1.4.1 字體的選用。在前面的敘述中，已經明確了文字是PPT最基本的組成元素，是學員注意的焦點，也決定了PPT的主題和版式。同樣，文字的字體、大小、顏色也直接影響著PPT課件的美觀和實用效

8、果。如圖所示。襯線字體和非襯線字體是針對歐美字母文字提出的概念，實際上這個也適用漢字。襯線字體是指有些偏藝術設計的字體，在每筆的起點和終點總會有很多修飾效果。襯線字體一般會很漂亮，但因為裝飾過多，文字稍小就不容易辨認。所以，只適合用來做大標題，采用大字號。非襯線字體是指粗細相等、沒有修飾的字體。筆畫簡潔，不太漂亮，但很有沖擊力，容易辨認，所以很適合用來做PPT，適合正文采用。根據廣大PPT制作者和課件展示者的經驗，微軟雅黑字體兼具襯線字體的飽滿和非襯線字體的醒目，用來做PPT比較合適，主要用作正文字體。如圖所示。此外，若需要把重點呈現(xiàn)的內容突出，在注意間距和換行設置的同時，改變字體顏色放大字體

9、也是種不錯的排版方式。1.4.2配色的考慮。在培訓當中，常會發(fā)現(xiàn)PPT中的重點信息不夠突出，許多重點信息的定位閱讀需要培訓教師向學員反復誦讀或多次解釋才能達成，所以在編排PPT版面的過程中，應該重視色彩搭配，即使是在制作者使用了標準的模板的情況下，仍應注意協(xié)調配色，使PPT不會顯得“雜亂無章”。合理的運用配色，即便頁面的設計成分不大，卻也能達到理想的效果。如下圖所示，因為顏色的相似性，學員需要花更多時間識別字體并閱讀字體，造成一定的視覺障礙，并使得整體畫面暗淡。應強化明暗對比。如下圖所示，課件的版面內容信息量較大，顏色過于統(tǒng)一，雖然會顯得十分整體，但難以區(qū)分層級關系。需要花費更多的時間來理解圖

10、示并閱讀圖示，造成視覺閱讀上的障礙。應強調重點內容。如下圖所示，培訓師在單獨介紹其中一個題目時，應該削弱其它標題對學員視覺所帶來的直接干擾，降低其顏色，而將重點突出顯示。1.5 邏輯是PPT的生命。沒有邏輯的PPT，特別是大圖少字型的，只能稱之為“相冊”，堆砌而已。在PPT課件制作中，邏輯可以簡單理解成一種順序。筆者的定義是：學員可以理解的順序。因此，在開始PPT設計的時候，首先要想到的是學員是哪些人，屬于哪類群體，他們能理解的順序是什么。事實上是，在授課過程中，穿插講些故事佐證課程內容會特別容易受學員歡迎，其實，整個課程設計也是個編故事的過程，既然是講故事，那就要按故事的邏輯展開，在PPT制

11、作上，可以預先設置一個情節(jié)一個問題，之后觸發(fā)一個故事一個案例，形式可以是多樣的，才能讓學員覺得：“嗯，不錯”。因此，在設計PPT課件的時候，一般是先設定大邏輯，即整個課程的邏輯，然后考慮每個板塊的小邏輯。還要特別注意的是，PPT軟件本身的演繹方式是直線型的，假如內容及邏輯層次教多，應當在每個板塊后總結一下，以免迷航。1.6內容的把握。PPT這種工具，很容易造成形式大于內容，而學員更關心的是課程內容。所以在關注如何將PPT做得精美的同時，同樣應當關注內容。一個很簡單但有用的方法就是：設計每一頁要展示的東西時，都會問自己一個問題：這和學員有什么關系？這是因為學員只會對和他們有關系的東西感興趣。PP

12、T的最終目的是演示、展示，無論是選擇素材還是動作設置，都應該為這個最終目的服務。無論是簡潔還是華美，無論是媲美Flash的動作設置還是藝術品一樣的插圖、色調，這種精心準備的PPT都會讓觀看演示的對象感覺到你的用心。形式為內容服務，最重要的不是PPT漂亮及否，而是培訓者是不是明確了教學重點，并且在授課演示的過程中尊重這一重點。2理解PPT在培訓教學中的定位對未入門的制作者來說，給PPT下一個定義是很難的。在他們眼中，PPT是大號講稿，把Word里的文字復制進去就完全可以了。對于大多數(shù)停留在搜集海量模板，3D小人，圖標，動畫，看到硬盤里一大堆東西心里很有滿足感的制作者來說，也許通過若干次的練習，知

13、道了視覺化的概念，懂得PPT不過是多媒體的一種手段，開始知道圖片、動畫、文字、圖表都不過是信息的載體，甚至發(fā)現(xiàn)自己看到一切都是PPT素材。但PPT只是一種工具，僅此而已。如果只是需要漂亮的PPT來裝點門面，或是能夠被領導、同事、學員夸獎PPT做得好的層面上，那說明授課教師還遠沒有準備好。培訓者可能會有這樣的經驗，辛苦制作的PPT讓自己洋洋得意，但課程卻沒有得到學員的普遍認可，為什么？這是因為做好PPT需要三種能力：一是熟練使用PowerPoint的能力，二是設計PPT的能力（包括排版、模板設計、文字、圖片、圖表的處理及信息的視覺化），三是溝通的能力（如何精彩的講授、如何及學員溝通、如何準備案例使其更具說服力、如何巧妙的達到培訓目標）。前兩種能力屬于“硬能力”，是做好PPT的硬件條件；第三種能力是“軟能力”，是PPT的核心和