項(xiàng)目信息管理流程

1、項(xiàng)目信息管理1 項(xiàng)目信息管理1.1流程說(shuō)明編寫部門信息處部門編號(hào)流程編碼主責(zé)部門總承包項(xiàng)目實(shí)施部門配合部門詳見(jiàn)流程中的責(zé)任部門主責(zé)崗位使用范圍適用于院總承包項(xiàng)目相關(guān)的主責(zé)部門和配合部門總承包項(xiàng)目信息管理規(guī)定、總承包項(xiàng)目信息溝通管理計(jì)劃管理辦法、總承包項(xiàng)目外部信息溝通管理辦法、總承包項(xiàng)目?jī)?nèi)部信息溝關(guān)聯(lián)制度通管理辦法、總承包項(xiàng)目文件編號(hào)管理辦法、總承包項(xiàng)目檔案管理規(guī)定 、總承包項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)檔案管理辦法、總承包項(xiàng)目文件資料管理辦法、總承包項(xiàng)目電子檔案管理辦法 、總承包項(xiàng)目項(xiàng)目檔案竣工移交管理辦法流程簡(jiǎn)介項(xiàng)目信息管理的關(guān)鍵步驟、內(nèi)容和要求，分為一個(gè)二級(jí)流程和五個(gè)三級(jí)流程。輸出文檔收文記錄聯(lián)系單 、發(fā)文記錄

2、聯(lián)系單 、項(xiàng)目文件借閱單 、會(huì)議紀(jì)要 、項(xiàng)目部工程聯(lián)系單 、移交清單。編制審核批準(zhǔn)版本制定（修訂）原因發(fā)布時(shí)間編制部門編制人1.2二級(jí)流程圖項(xiàng)目信息管理流程項(xiàng)目部綜合辦公室開(kāi)始編制項(xiàng)目信息管理計(jì)劃信息收集信息識(shí)別N整理匯總信息流轉(zhuǎn)N信息存檔查詢分析信息更新N 是否完工項(xiàng)目經(jīng)理室院其他部門院級(jí)管理層N審核Y信息提供N審核參與審核NY是否需要院Y審批級(jí)審批N審核參與審核N是否需要院審批Y級(jí)審批YY歸檔結(jié)束相關(guān)文檔見(jiàn)項(xiàng)目外部信息接收子流程、項(xiàng)目對(duì)外信息發(fā)送子流程、項(xiàng)目對(duì)內(nèi)信息發(fā)送子流程見(jiàn)項(xiàng)目信息借閱子流程見(jiàn)項(xiàng)目檔案信息移交、歸檔子流程1.3三級(jí)流程圖項(xiàng)目外部信息接收子流程外部信息接收流程項(xiàng)目部綜合辦

3、公室項(xiàng)目經(jīng)理室項(xiàng)目部其他部室相關(guān)文檔開(kāi)始接受確認(rèn)有效性整理信息事件責(zé)任人收文記錄聯(lián)系單查閱、辦理Y是否反饋反饋信息存檔N結(jié)束項(xiàng)目對(duì)外信息發(fā)送子流程項(xiàng)目對(duì)外信息發(fā)送流程項(xiàng)目部綜合辦公室項(xiàng)目部其他部室項(xiàng)目經(jīng)理室相關(guān)文檔開(kāi)始擬稿N審核N項(xiàng)目部工程聯(lián)系單Y審批Y發(fā)送院外機(jī)構(gòu)項(xiàng)目經(jīng)理需要回復(fù)Y審批N信息存檔結(jié)束發(fā)文記錄聯(lián)系單會(huì)議紀(jì)要項(xiàng)目對(duì)內(nèi)信息發(fā)送子流程項(xiàng)目對(duì)內(nèi)信息發(fā)送流程發(fā)起部門項(xiàng)目經(jīng)理室接受部門項(xiàng)目部綜合辦公室相關(guān)文檔開(kāi)始擬稿發(fā)起部門發(fā)文記錄審批N聯(lián)系單是否需要項(xiàng)Y審批目經(jīng)理審批NY分發(fā)接收需要回復(fù)Y信息回復(fù)N信息存檔結(jié)束項(xiàng)目信息借閱子流程項(xiàng)目信息借閱流程需求部門項(xiàng)目經(jīng)理室項(xiàng)目部綜合辦公室相關(guān)文檔開(kāi)

4、始借閱申請(qǐng)需求部門審批Y項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng)目文件是否審批借閱單審批N借閱結(jié)束項(xiàng)目檔案信息移交、歸檔子流程項(xiàng)目檔案信息移交、歸檔流程項(xiàng)目部綜合辦公室檔案接受部門或單位項(xiàng)目經(jīng)理室相關(guān)文檔開(kāi)始分析整理是否歸檔N短期保管Y規(guī)范性審查項(xiàng)目經(jīng)理審批檔案移交檔案接收移交清單歸檔結(jié)束1.4流程描述序相關(guān)制流程步驟責(zé)任部門流程步驟描述輸出文檔號(hào)度項(xiàng)目信息管理流程1編制項(xiàng)目信息項(xiàng)目部綜合辦公項(xiàng)目經(jīng)理組織項(xiàng)目部綜合辦公室編項(xiàng)目計(jì)劃室寫項(xiàng)目信息計(jì)劃。信息管2審核項(xiàng)目經(jīng)理室項(xiàng)目信息計(jì)劃編寫完成后呈交項(xiàng)目理制度經(jīng)理審核。3信息提供其他部門項(xiàng)目其他部室將信息提供給項(xiàng)目部綜合辦公室， 由項(xiàng)目部綜合辦公室統(tǒng)一收集。4信息收集項(xiàng)目部綜合

5、辦公在工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種信息室資料，包括來(lái)往文件、信函、會(huì)議紀(jì)要、委托書(shū)、標(biāo)書(shū)、合同、協(xié)議、保函、設(shè)計(jì)文件、 設(shè)計(jì)圖紙、 施工文件、現(xiàn)場(chǎng)記錄等，統(tǒng)一收發(fā)，分工管理。5信息識(shí)別項(xiàng)目部綜合辦公項(xiàng)目部綜合辦公室對(duì)信息進(jìn)行分析，室判斷信息的全面性、準(zhǔn)確性、有效性和安全性， 將信息報(bào)告給項(xiàng)目相關(guān)人員審批。6審核項(xiàng)目經(jīng)理室項(xiàng)目經(jīng)理室相關(guān)人員審批完成后安排人員實(shí)施或者根據(jù)信息的重要性、安全性，選擇是否還需要其他部門人員進(jìn)行會(huì)簽。7參與審核其他部門參與會(huì)簽。8是否需要院級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理室項(xiàng)目經(jīng)理判斷是否需要院級(jí)審批。審批9審批院級(jí)管理層院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)重要信息進(jìn)行審批， 批準(zhǔn)后項(xiàng)目相關(guān)人員實(shí)施。10整理匯總項(xiàng)目部綜合

6、辦公項(xiàng)目部綜合辦公室整理已經(jīng)批復(fù)完室成的信息，將信息歸類整理。11信息流轉(zhuǎn)項(xiàng)目部綜合辦公根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，通知相關(guān)人員，如需室要外發(fā)則將外發(fā)文件發(fā)給項(xiàng)目相關(guān)責(zé)任人審批。12審核項(xiàng)目經(jīng)理室項(xiàng)目經(jīng)理室相關(guān)人員審批完成后安排人員實(shí)施或者根據(jù)信息的重要性、安全性，選擇其他部門審批人員。13參與審核其他部門部門收到信息后， 安排人員實(shí)施或者根據(jù)安全性、 重要性選擇院級(jí)審批人員。14是否需要院級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理室項(xiàng)目經(jīng)理判斷是否需要院級(jí)審批。序相關(guān)制號(hào)流程步驟責(zé)任部門流程步驟描述輸出文檔度審批15審批院級(jí)管理層院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)重要信息進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后項(xiàng)目相關(guān)人員實(shí)施。16信息存檔項(xiàng)目部綜合辦公將信息備份，并將原件保存入庫(kù)。室

7、17查詢分析項(xiàng)目部綜合辦公室18信息更新項(xiàng)目部綜合辦公室19是否最終版項(xiàng)目部綜合辦公室信息存檔后，如需借閱、查閱，需要相關(guān)流程。為了保證信息的及時(shí)、準(zhǔn)確、有效，相關(guān)責(zé)任人需要對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行及時(shí)更新。信息更新時(shí)判斷工程是否是最終版。20 歸檔檔案接收部門或者單位1接收確認(rèn)有效項(xiàng)目部綜合辦公性室2整理信息項(xiàng)目部綜合辦公室3事件責(zé)任人項(xiàng)目經(jīng)理室4查閱、辦理項(xiàng)目部其他部室5是否反饋?lái)?xiàng)目部其他部室6反饋?lái)?xiàng)目部綜合辦公室7信息存檔項(xiàng)目部綜合辦公室1擬稿項(xiàng)目部綜合辦公室項(xiàng)目部綜合辦公室在工程完工后，整理工程資料，在檔案出版處的協(xié)助下，將有效信息整理成檔案，交由業(yè)主簽字后將檔案交給相關(guān)部門存檔。項(xiàng)目外部信息接

8、收子流程接收到的外部信息由項(xiàng)目部綜合辦來(lái)文登項(xiàng)目公室接收并確認(rèn)其有效性，進(jìn)行編記表信 息 管碼。理制度項(xiàng)目部綜合辦公室根據(jù)信息類別進(jìn)收文記行登記，登記過(guò)的信息由項(xiàng)目部綜合錄聯(lián)系單辦公室呈交事件責(zé)任人。責(zé)任人根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審閱、批辦、轉(zhuǎn)批或者分發(fā)。各部門相關(guān)人員查看信息并處理。判斷信息是否需要反饋，如需要反饋，則將反饋信息提供給項(xiàng)目部綜合辦公室統(tǒng)一回復(fù)。項(xiàng)目部綜合辦公室將反饋信息發(fā)送給發(fā)文單位。項(xiàng)目部綜合辦公室將信息備份，并將原件保存入庫(kù)。項(xiàng)目對(duì)外信息發(fā)送子流程發(fā)往外部的所有報(bào)批文件、信函、傳發(fā)文記項(xiàng)目真、會(huì)議紀(jì)要等應(yīng)報(bào)備項(xiàng)目部綜合辦錄聯(lián)系信息管公室，由項(xiàng)目部綜合辦公室制訂的統(tǒng)單、會(huì)議理制度一

9、文件格式和文件編碼對(duì)外發(fā)送。紀(jì)要、項(xiàng)目工程聯(lián)序相關(guān)制流程步驟責(zé)任部門流程步驟描述輸出文檔號(hào)度系單2審核其他部室3項(xiàng)目經(jīng)理審批項(xiàng)目經(jīng)理室4發(fā)送院外機(jī)構(gòu)項(xiàng)目部綜合辦公室5需要回復(fù)項(xiàng)目部綜合辦公室6項(xiàng)目經(jīng)理審批項(xiàng)目經(jīng)理室7信息存檔項(xiàng)目部綜合辦公室1擬稿發(fā)起部門發(fā)件部門經(jīng)理對(duì)信息進(jìn)行審核， 不合格就打回， 合格后呈交給項(xiàng)目經(jīng)理審批。項(xiàng)目經(jīng)理審批，批準(zhǔn)后，交給項(xiàng)目部綜合辦公室統(tǒng)一發(fā)送， 不批準(zhǔn)則打回給擬稿人員重新編寫。項(xiàng)目部綜合辦公室將文件發(fā)往業(yè)主、分包商等院外機(jī)構(gòu)，并接收回復(fù)。如發(fā)送文件需要回復(fù)的， 由項(xiàng)目部綜合辦公室統(tǒng)一接收后交由項(xiàng)目經(jīng)理審批；不需要回復(fù)的直接存檔。項(xiàng)目經(jīng)理審批對(duì)外發(fā)送信息的回復(fù)，并

10、將回復(fù)分發(fā)給相關(guān)人員查閱。將信息備份，并將原件保存入庫(kù)。項(xiàng)目對(duì)內(nèi)信息發(fā)送子流程發(fā)起部門編寫需要發(fā)送的信息。發(fā)文記項(xiàng)目錄聯(lián)系信息管單、會(huì)議理制度紀(jì)要2發(fā)起部門審批發(fā)起部門發(fā)起部門經(jīng)理審批。3是否需要項(xiàng)目發(fā)起部門判斷是否需要項(xiàng)目經(jīng)理審批， 需要?jiǎng)t經(jīng)理審批發(fā)給項(xiàng)目經(jīng)理審批， 不需要這直接分發(fā)。4審批項(xiàng)目經(jīng)理室項(xiàng)目經(jīng)理審批5分發(fā)發(fā)起部門發(fā)起部門相關(guān)責(zé)任人將文件發(fā)給接收方。6各部門接收接收部門各接收部門接收信息后進(jìn)行處理。7需要回復(fù)發(fā)起部門如果需要回復(fù)的信息， 由發(fā)起部門相關(guān)責(zé)任人收集回復(fù)信息后發(fā)給項(xiàng)目部綜合辦公室存檔；如不需要回復(fù)，則直接發(fā)給項(xiàng)目部綜合辦公室存檔。8信息回復(fù)接收部門接收部門事件處理完成

11、后回復(fù)信息。9信息存檔項(xiàng)目部綜合辦公將信息備份，并將原件保存入庫(kù)。室序相關(guān)制號(hào)流程步驟責(zé)任部門流程步驟描述輸出文檔度項(xiàng)目信息檔案歸檔子流程1借閱申請(qǐng)需求部門借閱人提出申請(qǐng)。項(xiàng)目文件借閱單2需求部門審批需求部門部門經(jīng)理對(duì)借閱人提出的借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批。3是否審批需求部門部門經(jīng)理根據(jù)借閱資料的安全級(jí)別等信息判斷是否需要項(xiàng)目經(jīng)理審批。4項(xiàng)目經(jīng)理審批項(xiàng)目經(jīng)理室項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批。5借閱項(xiàng)目部綜合辦公借閱人將申請(qǐng)?zhí)峤唤o項(xiàng)目部綜合辦室公室相關(guān)人員，并領(lǐng)取借閱資料。項(xiàng)目檔案信息移交、歸檔子流程1整理分析項(xiàng)目部綜合辦公在工程完工以后項(xiàng)目經(jīng)理組織項(xiàng)目總 承 包室部綜合辦公室相關(guān)人員， 在檔案出版項(xiàng) 目 檔處的

12、協(xié)助下對(duì)整個(gè)工程的信息進(jìn)行案 管 理整理分析。歸檔2是否歸檔項(xiàng)目部綜合辦公整理出來(lái)的信息， 由項(xiàng)目部綜合辦公室室相關(guān)人員及檔案出版處相關(guān)人員判斷信息是否需要?dú)w檔。3短期保管檔案接收部門不需要?dú)w檔的信息， 直接移交檔案出版處進(jìn)行短期保管。4規(guī)范性審查檔案接收部門檔案出版處相關(guān)人員對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行規(guī)范性審查。5項(xiàng)目經(jīng)理審批項(xiàng)目經(jīng)理室項(xiàng)目經(jīng)理審批。7檔案移交項(xiàng)目部綜合辦公填寫移交清單 ，將檔案移交給相移交清室關(guān)部門。單8檔案接收檔案接收部門檔案接收部門進(jìn)行檔案接收工作。8歸檔檔案接收部門檔案出版處歸檔。1.5管理制度項(xiàng)目信息管理辦法：包括總承包項(xiàng)目信息管理規(guī)定、總承包項(xiàng)目信息溝通管理計(jì)劃管理辦法、總

13、承包項(xiàng)目外部信息溝通管理辦法 、總承包項(xiàng)目?jī)?nèi)部信息溝通管理辦法 、總承包項(xiàng)目文件編號(hào)管理辦法 、總承包項(xiàng)目檔案管理規(guī)定 、總承包項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)檔案管理辦法 、總承包項(xiàng)目文件資料管理辦法 、總承包項(xiàng)目電子檔案管理辦法 、總承包項(xiàng)目項(xiàng)目檔案竣工移交管理辦法。1.6配套表單收文記錄聯(lián)系單收文記錄聯(lián)系單編號(hào)：項(xiàng)目名稱發(fā)件方發(fā)件人收件方收件人文件名稱收文說(shuō)明：錄入人 /核稿人 /簽發(fā)人 /日期日期日期來(lái)文登記表來(lái)文登記表序號(hào)文號(hào)公文標(biāo)題來(lái)文單位發(fā)文時(shí)間收文時(shí)間收文人處理情況12345會(huì)議紀(jì)要中國(guó)能源建設(shè)集團(tuán)湖南省電力設(shè)計(jì)院有限公司R02.02042015會(huì) 議 紀(jì) 要編號(hào)： 43005XXC -001會(huì)議名稱或主題組織單位會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)主持人參加人會(huì)議主要內(nèi)容 (結(jié)論或決定 )：紀(jì)要整編人紀(jì)要簽發(fā)人簽發(fā)日期* 注：會(huì)議紀(jì)要需發(fā)往參會(huì)單位或其它單位時(shí)，可填寫文件和資料發(fā)放記錄表 ； 對(duì)會(huì)議結(jié)論或決定的整改執(zhí)行情況的反饋，可附表或附整改報(bào)告。發(fā)文記錄聯(lián)系單發(fā)文記錄聯(lián)系單編號(hào)：項(xiàng)目名稱收件方收件人發(fā)件方發(fā)件人文件名稱發(fā)文說(shuō)明：錄入人/日核稿人/日簽發(fā)人/日期期期項(xiàng)目部工程聯(lián)系單項(xiàng)目部工程聯(lián)系單簽發(fā)單位 :編號(hào)： 回復(fù) 不回復(fù) 緊急 特急主送單位抄