時(shí)間管理效率課件

1、時(shí)間管理第一部分第一部分 時(shí)間管理的基礎(chǔ)與前提時(shí)間管理的基礎(chǔ)與前提時(shí)間是什么？時(shí)間是什么？如何管理時(shí)間？如何管理時(shí)間？時(shí)間是什么？時(shí)間是什么？時(shí)間特性如何管理時(shí)間？如何管理時(shí)間？看得見(jiàn)看得見(jiàn)看不見(jiàn)的不會(huì)感到浪費(fèi)能計(jì)算能計(jì)算感覺(jué)不到消失不會(huì)難過(guò)有期限有期限沒(méi)期限不會(huì)有完成壓力付代價(jià)付代價(jià)不費(fèi)力氣的決不會(huì)珍惜時(shí)間管理的可視化技巧時(shí)間管理的可視化技巧時(shí)間管理的三個(gè)層次時(shí)間管理的三個(gè)層次把事情做對(duì)認(rèn)準(zhǔn)方向把事情做好用對(duì)方法把事情做快提升效率第二部分第二部分 把事情做對(duì)把事情做對(duì)認(rèn)準(zhǔn)方向認(rèn)準(zhǔn)方向 管理時(shí)間的基本原則 如何來(lái)管理時(shí)間？ 管理時(shí)間的基本原則管理時(shí)間的基本原則時(shí)間管理的“3效”四代時(shí)間管理理論

2、重要緊急時(shí)間象限四類(lèi)人生命之輪的啟示如何管理時(shí)間如何管理時(shí)間管理價(jià)值觀管理專(zhuān)注力管理習(xí)慣管理狀態(tài)普通人的時(shí)間安排普通人的時(shí)間安排15%2-3%25-30%50-60%不合理的時(shí)間配置不合理的時(shí)間配置20-25%65-80%15%1%高效能人士的時(shí)間安排高效能人士的時(shí)間安排第三部分第三部分 把事情做好把事情做好用對(duì)方法用對(duì)方法提升效能的方法思維導(dǎo)圖高效溝通的方法金字塔原理設(shè)定目標(biāo)的方法SMART原則制定計(jì)劃的方法計(jì)劃六步道 法 自 然寫(xiě) 出 心 象突 出 重 點(diǎn)掌 控 全 局思維導(dǎo)圖的特點(diǎn)思維導(dǎo)圖的特點(diǎn)為什么學(xué)習(xí)這個(gè)內(nèi)容？為什么學(xué)習(xí)這個(gè)內(nèi)容？如何高效地進(jìn)行 溝通提高溝通的 效能：溝通是為了解決問(wèn)

3、題，要有明確和有價(jià)值的思想提高溝通的效率：溝通要讓對(duì)方準(zhǔn)確快速地理解你的意思，掌握關(guān)鍵點(diǎn)金字塔原理金字塔原理 Specific 明確而具體 Measurable 可衡量量化 As if now 符合現(xiàn)在時(shí) Realistic 切實(shí)而可行 Track able 追蹤有時(shí)限訂立目標(biāo)的訂立目標(biāo)的SMART法則法則具體明確（具體明確（ Specific ） 做好一件事，比做好幾件事更容易，也更容易成功企業(yè)：要集中，不要盲目多元化個(gè)人：一個(gè)專(zhuān)注的常人比一個(gè)精力分散的天才更有成就軍事學(xué)的第一原則：“集中兵力”集中力量集中力量擊中要害擊中要害向深處發(fā)展向深處發(fā)展5W2H法法 5W2H5W2H法由美國(guó)陸軍兵器

4、修理部首創(chuàng)，誕生于第二次世界大戰(zhàn)中，由于易記、法由美國(guó)陸軍兵器修理部首創(chuàng)，誕生于第二次世界大戰(zhàn)中，由于易記、應(yīng)用方便，曾被廣泛用于企業(yè)管理和各項(xiàng)工作中。應(yīng)用方便，曾被廣泛用于企業(yè)管理和各項(xiàng)工作中。5W2H5W2H都是英文的第一個(gè)字母，都是英文的第一個(gè)字母，即通過(guò)設(shè)問(wèn)來(lái)誘發(fā)人們的創(chuàng)造性設(shè)想，發(fā)問(wèn)的具體內(nèi)容可根據(jù)具體對(duì)象靈活應(yīng)即通過(guò)設(shè)問(wèn)來(lái)誘發(fā)人們的創(chuàng)造性設(shè)想，發(fā)問(wèn)的具體內(nèi)容可根據(jù)具體對(duì)象靈活應(yīng)用：用：（1）Why? （為什么？）為什么需要改革？為什么非這樣做不可？（2）What? （什么？）目的是什么？做哪一部分工作？（3）Where? （何處？）從何入手？何處最適宜？（4）When? （何時(shí)？）

5、何時(shí)完成？何時(shí)最適宜？（5）Who? （誰(shuí)？）誰(shuí)來(lái)承擔(dān)？誰(shuí)去完成？誰(shuí)最適合？（6）How? （怎樣？）怎樣去做？怎樣做效率最高？怎樣實(shí)施？（7）How much? （多少？）要完成多少數(shù)量？成本多少？利潤(rùn)多少？能夠衡量（能夠衡量（Measurable）運(yùn)用數(shù)字加以量化運(yùn)用數(shù)字加以量化 營(yíng)業(yè)額、利潤(rùn)、費(fèi)用、成本（資金量化） 期限、次數(shù)、天數(shù)、速度（時(shí)間量化） 良品率、不良率、回收率（質(zhì)量量化）將不易衡量對(duì)象予以量化將不易衡量對(duì)象予以量化 客戶(hù)滿(mǎn)意度、員工士氣、公司形象利用流程展開(kāi)之步驟，衡量各階段之檢核點(diǎn)利用流程展開(kāi)之步驟，衡量各階段之檢核點(diǎn)切實(shí)而可行切實(shí)而可行（ Realistic ）A1 A

6、ttainable 可以達(dá)到的A2 Achievable 自力可成的A3 Acceptable 可以接受的切實(shí)而可行的切實(shí)而可行的 3A 要素要素A1 可以達(dá)到的（可以達(dá)到的（Attainable）依照本身的能力條件依據(jù)內(nèi)外部可用資源依據(jù)市場(chǎng)發(fā)展的情勢(shì)區(qū)分階段按步實(shí)施Case我受夠了，我的新同事總是不停的找我，打我的電話(huà)，問(wèn)這問(wèn)那，我根本沒(méi)有時(shí)間集中注意力做自己的事情。我的目標(biāo)我的目標(biāo)是是我的同事們獨(dú)立一些我的同事們獨(dú)立一些A2 自力可成自力可成的（的（Achievable）A3 可以接受的（可以接受的（Acceptable）設(shè)定期限的原則設(shè)定期限的原則（Track Able）設(shè)定目標(biāo)達(dá)成的時(shí)

7、間期限；在目標(biāo)執(zhí)行過(guò)程設(shè)定中間檢核點(diǎn)；目標(biāo)要寫(xiě)在紙上（自廢武功）；依不同期間設(shè)定階段性目標(biāo)。 (年度、月份、周別、每日目標(biāo))設(shè)定期限的原則（設(shè)定期限的原則（Track Able）設(shè)定目標(biāo)達(dá)成的時(shí)間期限在目標(biāo)執(zhí)行過(guò)程，設(shè)定中間檢核點(diǎn)目標(biāo)要寫(xiě)在紙上（自廢武功）依不同期間設(shè)定階段性目標(biāo) (年度、月份、周別、每日目標(biāo))有效計(jì)劃的有效計(jì)劃的 6 步展開(kāi)步展開(kāi)Step1. 全盤(pán)思考設(shè)定目標(biāo)Step2. 收集資訊掌握事實(shí)Step3. 狀況評(píng)估分析事實(shí)Step4. 創(chuàng)意思考研擬方案Step5. 決策分析風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估Step6. 行動(dòng)計(jì)劃排除障礙Step1. 全盤(pán)思考設(shè)定目標(biāo)全盤(pán)思考設(shè)定目標(biāo)思考計(jì)劃所要達(dá)成的目的為

8、何？了解公司整體目標(biāo)及方向明確區(qū)分長(zhǎng)短期目標(biāo)將目標(biāo)加以展開(kāi)須考慮機(jī)會(huì)利益和機(jī)會(huì)損失掌握相關(guān)人員的真正意圖Step2. 收集資訊掌握事實(shí)收集資訊掌握事實(shí) 描繪全貌，決定影響達(dá)成目的要因，依據(jù)要因項(xiàng)目，不要疏漏事實(shí) 不要只看表面的事，運(yùn)用5W2H重點(diǎn)搜集相關(guān)事實(shí) 區(qū)分事實(shí)與意見(jiàn)，并搜集佐證意見(jiàn)的相關(guān)事實(shí) 現(xiàn)場(chǎng)走動(dòng)，主動(dòng)訪談，收集資訊 運(yùn)用腦力激蕩法，尋求小組成員觀點(diǎn) 消除先入為主的偏見(jiàn) 考慮本身的使命、立場(chǎng)及能力Step3. 狀況評(píng)估分析事實(shí)狀況評(píng)估分析事實(shí)針對(duì)事實(shí)，進(jìn)行整理、區(qū)別及評(píng)估一方面思考因果關(guān)系，一方面深入發(fā)掘問(wèn)題從事實(shí)與事實(shí)產(chǎn)生關(guān)連后，再推斷表面上難以發(fā)現(xiàn)的事實(shí)對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，區(qū)分優(yōu)先性

9、活用演繹及歸納等分析方法須考慮獲取資訊的成本與時(shí)效性Step4.創(chuàng)意思考研擬方案創(chuàng)意思考研擬方案激發(fā)創(chuàng)意的方法平行思考（轉(zhuǎn)換觀點(diǎn)、角度）逆向思考（從結(jié)果點(diǎn)想回來(lái)）反面思考（為什么不）Step5. 決策分析風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估決策分析風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估進(jìn)行方案之可行性分析正確性、經(jīng)濟(jì)性、迅速性、安全性如何評(píng)估各方案之可能風(fēng)險(xiǎn)此計(jì)劃對(duì)相關(guān)人員的影響如何？決策時(shí)機(jī)是否適當(dāng)？實(shí)行時(shí)機(jī)是否適當(dāng)？工具：決策樹(shù)、DA分析表Step6. 行動(dòng)計(jì)劃排除障礙行動(dòng)計(jì)劃排除障礙依決定方案，發(fā)展具體行動(dòng)計(jì)劃排定計(jì)劃執(zhí)行之時(shí)間表設(shè)定進(jìn)度查核點(diǎn)及查核方式溝通協(xié)調(diào)，整合內(nèi)部努力有效排除工作障礙研擬潛在問(wèn)題分析與后備計(jì)劃變動(dòng)狀況下如何調(diào)整計(jì)劃第四部

10、分第四部分 把事情做快把事情做快提升效提升效率率堵住時(shí)間的漏洞提升自我生產(chǎn)力堵住時(shí)間的漏洞堵住時(shí)間的漏洞錯(cuò)位的物品TRAF原則遺忘的事情好記性不如爛筆頭社交與干擾學(xué)會(huì)說(shuō)“不”通勤與出差利用零碎與逆勢(shì)操作電視的誘惑持續(xù)的改進(jìn) 在旁觀者看來(lái)，不整潔的工作場(chǎng)所除了反映出工作者頭腦混亂以外，不再代表其他。TRAF Toss It Refer It Act on It File It 針對(duì)凌亂的桌子針對(duì)凌亂的桌子 TRAF TRAF原則原則 處理文件處理文件毫不遲疑毫不遲疑好記性不如爛筆頭好記性不如爛筆頭 巧用九宮格做備忘錄巧用九宮格做備忘錄為什么不會(huì)說(shuō)“不”什么時(shí)候應(yīng)該說(shuō)“不”如何說(shuō)“不” 給出理由 婉轉(zhuǎn)的藝術(shù) 轉(zhuǎn)換 斬釘截鐵用有限的時(shí)間做重要的事用有限的時(shí)間做重要的事 避免有求必應(yīng)避免有求必應(yīng)逆勢(shì)操作與零碎時(shí)間逆勢(shì)操作與零碎時(shí)間小額投資足以致富小額投資足以致富 ！上下班路上能做哪些事？上下班路上能做哪些事？六、創(chuàng)作七、反省 八、視聽(tīng)休閑九、觀察十、休息一、寫(xiě)卡片 二、打電話(huà)三、算賬四、檢視備忘