銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制設計教材(共50頁).ppt

1、銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制設計主要內(nèi)容：第一節(jié) 基本業(yè)務與基本內(nèi)部控制制度第二節(jié) 銷售與收款的基本業(yè)務流程設計 第三節(jié) 銷售與收款業(yè)務流程及關(guān)鍵控制點第四節(jié) 銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制審計第五節(jié) 銷售與收款內(nèi)部控制常見弊病 第六節(jié) 銷售與收款內(nèi)部控制建議銷售活動的目標銷售利潤最大化收款風險 最小化銷售活動中可能的風險產(chǎn)品滯銷銷售形式選擇不當產(chǎn)品不適應市場需求過量生產(chǎn)銷售活動中可能的風險銷貨折讓未經(jīng)授權(quán)和審批商品售價低于成本行銷人員售價低于既定底價可能的虧損銷售活動中可能的風險貨物銷售給無償債能力的客戶客戶不愿意積極付款行銷人員未積極進行賬款回收工作客戶賬款被業(yè)務人員挪用貨款無法回收銷售活動中可能的風

2、險客戶訂貨事宜處理錯誤無法準時交貨服務不佳顧客投訴接受無法制造的產(chǎn)品訂單客戶流失有損企業(yè)形象銷售活動中可能的風險不準確的信息壞帳估計不足銷售退回未入帳收入未計入適當期間如何降低風險？目標目標有效的有效的內(nèi)部控制內(nèi)部控制內(nèi)部控制的目標保證銷售收入的真實性和合理性保證產(chǎn)品售價的合理性保證銷售折扣的適度性保證銷售退回的合理處理和揭示保證產(chǎn)品銷售費用的合理性保證貨款能夠在最大限度內(nèi)足額及時收回保證營銷策略的科學性和可行性內(nèi)部控制方法不相容職責相互分離不相容職責相互分離1授權(quán)批準控制授權(quán)批準控制2預算控制預算控制3人員素質(zhì)控制人員素質(zhì)控制4內(nèi)部審計控制內(nèi)部審計控制5電子信息技術(shù)控制電子信息技術(shù)控制6第一

3、節(jié) 基本業(yè)務與基本內(nèi)部控制制度 一一、銷售與收款的基本業(yè)務銷售與收款的基本業(yè)務 接受顧客訂單 批準賒銷信用 編制銷貨通知單 按銷售通知單供貨 按銷售通知裝運貨物 向顧客開具銷售發(fā)票 記錄銷售 辦理和記錄現(xiàn)金、銀行存款收 入輸出和記錄銷貨退回、銷貨折扣與折讓 注銷壞賬 提取壞賬準備 上述業(yè)務主要涉及以下部門：銷售部門信用管理部門倉儲保管部門會計部門銷售與收款業(yè)務流程控制圖銷售與收款業(yè)務流程控制圖（1）內(nèi)部控制目標與內(nèi)部控制要點內(nèi)部控制目標與內(nèi)部控制要點內(nèi)部控制目標內(nèi)部控制要點登記入賬的銷貨業(yè)務確系已經(jīng)發(fā)貨給真實的顧客在發(fā)貨前，顧客的賒銷已經(jīng)被授權(quán)批準；銷貨業(yè)務是以經(jīng)過審核的發(fā)運憑證及經(jīng)過批準的顧

4、客訂貨單為依據(jù)登記入賬的；銷售發(fā)票均經(jīng)事先編號，并已恰當?shù)氐怯浫胭~；每月向顧客寄送對賬單，對顧客提出的意見做專案追查?，F(xiàn)有銷貨業(yè)務均已登記入賬發(fā)運憑證（或提貨單）均經(jīng)事先編號并已經(jīng)登記入賬；銷售發(fā)票均經(jīng)事先編號，并登記入賬登記入賬的銷貨數(shù)量確系已發(fā)貨的數(shù)量，并已正確開具收款賬單并登記入賬銷售價格、付款條件、運費和銷售折扣的確定已經(jīng)適當?shù)氖跈?quán)批準；由獨立人員對銷售發(fā)票的編制作內(nèi)部核查銷貨業(yè)務的分類正確采用適當?shù)臅嬁颇勘?；?nèi)部復核和核實銷貨業(yè)務的記錄及時采用盡量能在銷貨發(fā)生時開具收款賬單和登記入賬的控制方法；內(nèi)部核查銷貨業(yè)務已經(jīng)正確地記入明細賬，并已經(jīng)正確匯總每月定期給顧客寄送對賬單；由獨立人員

5、對應收賬款明細賬作內(nèi)部核查；將應收賬款明細賬余額合計數(shù)與其總賬余額進行比較二、銷售與收款的基本內(nèi)部控制制度二、銷售與收款的基本內(nèi)部控制制度（2）基本的內(nèi)部控制制度）基本的內(nèi)部控制制度 1、適當?shù)穆氊煼蛛x *對于銷售與收款循環(huán)，適當?shù)穆氊煼蛛x有助于防止各種有意或無意的錯誤。 *發(fā)貨通知單的編制人員不能同時負責貸款的收取、產(chǎn)品的包裝和托運工作； *填制發(fā)票的人員不能同時擔任發(fā)票的復核工作； *辦理退貨實物驗收工作的人員必須同退貨賬務記錄分離；*應收款的記賬人員不能同時成為應收賬款的核實人員。2、正確的授權(quán)審批*接受客戶訂單的人員不能同時是負責最后核準付款條件的人員，付款條件必須同時獲得銷售部門和專

6、門追蹤和分析客戶信用情況的信貸部門（或會計部門下的信貸小組）的批準；3、充分的憑證和記錄4、定期寄送對賬單 內(nèi)部控制目標內(nèi)部核查程序舉例 登記入賬的銷貨業(yè)務是真實的登記入賬的銷貨業(yè)務是真實的 銷貨業(yè)務均經(jīng)適當審批銷貨業(yè)務均經(jīng)適當審批 所有銷貨業(yè)務均登記入賬所有銷貨業(yè)務均登記入賬 登記入賬的銷貨業(yè)務均經(jīng)正確估價登記入賬的銷貨業(yè)務均經(jīng)正確估價 登記入賬的銷貨業(yè)務的分類恰當?shù)怯浫胭~的銷貨業(yè)務的分類恰當 銷貨業(yè)務的記錄及時銷貨業(yè)務的記錄及時 銷貨業(yè)務已經(jīng)正確地記入明細賬并經(jīng)準確銷貨業(yè)務已經(jīng)正確地記入明細賬并經(jīng)準確匯總匯總檢查銷售發(fā)票的連續(xù)性并審查所附的佐證檢查銷售發(fā)票的連續(xù)性并審查所附的佐證憑證；憑證

7、；查閱顧客的信用情況，確定按企業(yè)的政策查閱顧客的信用情況，確定按企業(yè)的政策是否應批準賒銷；是否應批準賒銷；檢查發(fā)運憑證的連續(xù)性，并將其與主營業(yè)檢查發(fā)運憑證的連續(xù)性，并將其與主營業(yè)務收入明細賬核對；務收入明細賬核對；將銷售發(fā)票上的數(shù)量與發(fā)運憑證記錄進行將銷售發(fā)票上的數(shù)量與發(fā)運憑證記錄進行比較核對；比較核對；將登記入賬的銷貨業(yè)務的原始憑證與會計將登記入賬的銷貨業(yè)務的原始憑證與會計科目表比較核對；科目表比較核對；檢查開票員所保管的未開票發(fā)運憑證；檢查開票員所保管的未開票發(fā)運憑證；從發(fā)運憑證追查至主營業(yè)務收入明細賬和從發(fā)運憑證追查至主營業(yè)務收入明細賬和總賬?？傎~。第二節(jié) 銷售與收款的基本業(yè)務流程設計

8、一、一、訂單的證實和審核流程訂單的證實和審核流程企業(yè)的銷售與收款循環(huán)始于客戶提出的購貨訂單，企業(yè)的銷售部門接訂單后，需要首先到企業(yè)的信貸部門辦理批準手續(xù)。對于賒銷業(yè)務，信用管理部門應根據(jù)企業(yè)的賒銷政策，以及對每個顧客的已授權(quán)的信用額度來進行的。企業(yè)應對每個新顧客進行信用調(diào)查，包括獲取信用評審機構(gòu)對顧客信用等級的評定報告。 設計信用批準控制的目的是為了降低壞賬風險。企業(yè)應分別對原有客戶（老客戶）和新客戶進行審查： 1、老客戶應考察其過去的成交記錄，確認其是否具有良好的商業(yè)信用；同時信貸部門還應考慮本次訂購的數(shù)量是否異常，如企業(yè)具有良好的商業(yè)信用且此次訂購基本接近歷來訂購數(shù)量，即可辦理批準手續(xù)；如

9、果所需數(shù)量大大超過了歷史記錄，在辦理批準手續(xù)前，必須要求客戶提供近期的財務報表，并通過財務報表的審查來判斷客戶近期的財務狀況，然后決定是否接受賒銷。 2、新客戶對于新客戶提出的購貨訂單，信貸部門必須要求其同時提供能夠證明其資信狀況的資料和財務報表。通過分析其資信狀況和審查財務報表來決定是否接受其訂單，以及允許的信貸限額。當客戶難以提供其資信情況的資料時，企業(yè)也可以采用另一種控制手段來接受訂單，即對本次訂單規(guī)定最大 供貨數(shù)量，在客戶被證實確實有良好信譽后，供貨數(shù)量才能允許被擴大。對于現(xiàn)銷的購貨訂單，上述審核客戶信譽的控制程序可以省略，但訂單的接受仍需得到銷售部門經(jīng)理人的簽字同意。 二、二、 銷售

10、通知單的編制和核實流程銷售通知單的編制和核實流程 企業(yè)收到客戶的訂貨單以后，應編制統(tǒng)一的銷售通知單，銷售通知單可以說是貫穿控制整個銷售業(yè)務執(zhí)行的單據(jù)。在編制銷售通知單前，銷售部門首先應向發(fā)貨部門詢問所訂貨物是否有庫存，如無庫存，應及時通知客戶；如有庫存，應及時編制銷售通知單。銷售通知單一式多聯(lián)，以完整和規(guī)范化的格式記錄不同的客戶訂單內(nèi)容，如所訂貨物的編號、數(shù)量、價格等。同時也應記錄銷售過程所需的各種授權(quán)和批準。為發(fā)運業(yè)務的執(zhí)行和有關(guān)賬冊的記錄提供 書面依據(jù)。發(fā)運通知單必須在事前進行連續(xù)編號，在執(zhí)行后應歸檔管理，并由專門人員對其進行定期檢查。 執(zhí)行1訂單2銷售通知單銷售通知已審批銷售通知單3已審

11、批銷售通知單54銷售發(fā)票執(zhí)行說明銷售部門信貸部門會計部門1、銷售部門接收客戶訂單2、銷售部門根據(jù)接收的訂單編制統(tǒng)一的銷售通知單3、信貸管理部門根據(jù)企業(yè)的賒銷政策和客戶的資信情況批準賒銷信用4、會計部門根據(jù)信貸管理部門批準的銷售通知單開具銷售發(fā)票5、銷售部門根據(jù)信貸管理部門批準的銷售通知單組織銷售業(yè)務 三、三、 銷貨業(yè)務的執(zhí)行流程銷貨業(yè)務的執(zhí)行流程 企業(yè)倉儲部門根據(jù)已授權(quán)審批的銷售通知單發(fā)貨。實際發(fā)貨的品種和數(shù)量應記錄在有關(guān)賬冊和銷售通知單各副聯(lián)上，并將其中一聯(lián)交會計部門入賬，如果包裝業(yè)務也由倉儲部門執(zhí)行，則應同時填制包裝情況表，記錄其完成的工作量。 具體的銷貨業(yè)務控制流程我們用下圖表示。 上圖

12、上圖已審批銷售通知單2裝運單銷售發(fā)票4有關(guān)賬簿已審批銷售通知單1有關(guān)賬簿銷售發(fā)票裝運單3說 明銷售部門會計部門倉儲保管部門運輸部門1、倉儲保管部門根據(jù)已授權(quán)審批的銷貨通知單發(fā)貨2、銷售部門根據(jù)已審批的銷售通知單編制裝運單3、運輸部門根據(jù)發(fā)票的提單聯(lián)和裝運單組織運輸4、會計部門根據(jù)銷售發(fā)票記錄銷售業(yè)務的有關(guān)賬簿 四、四、 銷貨發(fā)票的控制流程銷貨發(fā)票的控制流程1、在會計上，銷售發(fā)票是銷售業(yè)務的真實記錄。如果在發(fā)票和開具的賬單方面缺乏有效的控制，會導致企業(yè)財務狀況反映不實和舞弊行為的發(fā)生。2、對填制發(fā)票的控制，是通過對開票的授權(quán)來進行的。而這一授權(quán)是應以適當?shù)母郊橐罁?jù)的。這些附件包括客戶的購貨訂單

13、、發(fā)貨通知單等。當這些附件獲得之后，開票人員就可以據(jù)此開具發(fā)票。 3、對發(fā)票開列的數(shù)據(jù)和其他內(nèi)容的控制可以從以下幾個方面進行控制： 在開票依據(jù)發(fā)貨通知單上連續(xù)編號，以保證所有發(fā)出貨物均要開票；發(fā)票上客戶的名稱應同主要客戶一覽表或客戶購貨定單相對照； 發(fā)票上的數(shù)量必須以發(fā)貨通知單上載明的實際發(fā)貨數(shù)量記錄或完成的勞務數(shù)量記錄為依據(jù)，并應受到非記錄發(fā)運數(shù)量人員的檢查； 發(fā)票上的價格必須以信貸部門和銷售部門批準的金額或價格目標為依據(jù)，并應受到獨立于銷售職能的其他人員的檢查； 發(fā)票的內(nèi)容應受到其他獨立于發(fā)票編制人員的復核； 發(fā)票總額應加以控制，即所有發(fā)票應定期結(jié)出合計金額，以便同應收賬款或銷貨合計數(shù)相核

14、對。五、折扣與折讓政策的制定和審核流程五、折扣與折讓政策的制定和審核流程 對多數(shù)企業(yè)來講，給予客戶一定的折扣是相當普遍的銷售行為，因此企業(yè)應當制定較為詳細的折扣政策或規(guī)定。折扣政策必須得到有關(guān)授權(quán)人員的批準，一般為銷售部門的經(jīng)理。辦理現(xiàn)金收入或記錄應收賬款明細業(yè)務的人員不能同時辦理客戶折扣的業(yè)務。 銷售折讓屬偶然經(jīng)濟行為，一般不具有共性特征，往往需要具體問題具體分析，因此，當客戶提出折讓要求時，企業(yè)應對其提出的理由加以記錄，并派專人核實理由，最后由授權(quán)人員復核客戶提出的理由和企業(yè)調(diào)查結(jié)果，并決定在特定情況下給予客戶的特定折讓金額。 六、六、 應收賬款的控制流程應收賬款的控制流程 由于應收賬款是

15、一種記錄在賬上的債權(quán)而非存在于公司中的實物資產(chǎn)，它容易被非法職員挪用，同時應收賬款是否可收回直接影響到公司的資金流動；應收賬款記錄也是信貸部門確定信貸政策和是否增加限額的依據(jù)，所以應收賬款控制是銷售環(huán)節(jié)的控制重點。 一般應實施的控制方法有：一般應實施的控制方法有： 應收賬款的記錄必須以經(jīng)銷售部門核準的銷售發(fā)票和發(fā)運單等為依據(jù)； 根據(jù)應收賬款的明細賬戶余額，定期編制應收賬款余額核對表，并將該表寄客戶核實，編制該表的人員不能同時擔任記錄和調(diào)整應收賬款的工作； 應收賬款的總賬和明細賬戶的登記應由不同的人員根據(jù)匯總的記賬憑證和各種原始憑證、記賬憑證分別登記，并由獨立于記錄應收賬款的其他人員定期檢查核對

16、總賬賬戶和明細賬戶的余額； 由信貸部門定期編制應收賬款分析表，從中分析出是否存在虛增的應收賬款或不能回收的應收賬款； 指定專人對應收賬款賬齡較長的客戶進行催收和索取貨款，以保證公司債權(quán)得以收回；應收賬款的各種貸項調(diào)整（包括壞賬沖銷、折扣與折讓的給予等）必須經(jīng)財務經(jīng)理批準才能進行。 七、七、 退貨理賠的控制流程退貨理賠的控制流程 驗收客戶退回的貨物調(diào)查退貨索賠 核準退貨 填制和郵寄貸項通知單 八、計提壞賬準備和核銷壞賬八、計提壞賬準備和核銷壞賬 企業(yè)應當定期或者至少于每年年度終了，對應收款項進行全面檢查，預計各項應收款項可能發(fā)生的壞賬，對于沒有把握能夠收回的應收款項，應當計提壞賬準備。企業(yè)只能采

17、用備抵法核算壞賬損失。具體方法不再贅述。 第三節(jié) 銷售與收款業(yè)務流程及關(guān)鍵控制點1 1、受理訂單與編制銷售計劃、受理訂單與編制銷售計劃（1）銷售部門分析客戶需求，受理客戶訂單，訂單應按類別連續(xù)編號。（2）所有訂單均由被授權(quán)人員核準，并對客戶信用狀況進行初步核查。 銷售部門依據(jù)客戶信用狀況及訂單和生產(chǎn)計劃、庫存等情況，編制銷售產(chǎn)口的品種、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、貨款支付方式等具體的銷售計劃與賒銷方案，并經(jīng)部門領導審核簽字。第三節(jié) 銷售與收款業(yè)務流程及關(guān)鍵控制點2 2、審定銷售方案和信用政策、審定銷售方案和信用政策（1）產(chǎn)品銷售計劃傳遞給公司分管業(yè)務的領導審定，特別重大的產(chǎn)品銷售計劃報公司總經(jīng)理辦分

18、會審定。銷售產(chǎn)品擬采用賒銷方式的應對客戶信用進行審核。銷售部門應根據(jù)本部門已掌握或客戶提供的信用資料，結(jié)合產(chǎn)品銷售市場情況，提出準予客戶賒銷的期限和額度，經(jīng)部門領導審核后連同有關(guān)信用資料等一并傳送給信用管理部門。第三節(jié) 銷售與收款業(yè)務流程及關(guān)鍵控制點（2）信用管理部門依據(jù)客戶的信用資料及本部門已建立的客戶信用檔案和記錄，對客戶信用情況進行審核或調(diào)查，評定信用等級，提出審核意見。（3）銷售部門將銷售計劃/銷售訂單和賒銷審核意見等資料傳送給分管業(yè)務的領導和財務總監(jiān)審批，特別重大的賒銷方案報公司總經(jīng)理辦公會審定。銷售價格未按規(guī)定政策執(zhí)行的，應報價領導小組或授權(quán)領導審定。第三節(jié) 銷售與收款業(yè)務流程及關(guān)

19、鍵控制點3 3、生產(chǎn)訂單、生產(chǎn)訂單銷售部門及時將審批后的銷售計劃/銷售訂單傳送給生產(chǎn)部門。生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃與銷售計劃/銷售訂單情況，編制生產(chǎn)訂單，安排生產(chǎn)。第三節(jié) 銷售與收款業(yè)務流程及關(guān)鍵控制點4 4、簽訂銷售合同、簽訂銷售合同銷售數(shù)量較大或批量銷售業(yè)務應當簽訂銷售合同。銷售合同文本由銷售部門擬定。（1）法律部門和財務部根據(jù)本部門職責對銷售合同進行審核，提出書面審核意見交銷售部門修改合同。（2）分管業(yè)務的領導和財務總監(jiān)依據(jù)審核部門的意見審定銷售合同，按內(nèi)部授權(quán)交由授權(quán)人員簽訂。第三節(jié) 銷售與收款業(yè)務流程及關(guān)鍵控制點（3）銷售部門將已簽訂的銷售合同分送財務、法律、倉儲等部門備查。（4）銷售合

20、同需要變更或提前終止時，應報分管業(yè)務的領導和財務總監(jiān)同意，重大合同需報公司總經(jīng)理辦公會審定同意，并傳送財務、法律部門。第三節(jié) 銷售與收款業(yè)務流程及關(guān)鍵控制點5 5、組織銷售與收款、組織銷售與收款（1）財務部根據(jù)銷售合同和銷售實施方案/銷售訂單，查詢核實客戶預留資金和客戶預付款的到帳情況或客戶信用額度使用情況，向銷售部門傳送核實信息或據(jù)實開具收款通知單。（2）銷售部門根據(jù)已簽銷售合同、銷售訂單向財務部核實收款情況，確認無誤后向倉儲部門傳送發(fā)貨通知單，或銷售部門根據(jù)已簽銷售合同和財務部收款單，開具銷售發(fā)貨通知單（連續(xù)編號）送倉儲部門，并逐筆錄入系統(tǒng)。第三節(jié) 銷售與收款業(yè)務流程及關(guān)鍵控制點（3）倉儲

21、部門依據(jù)銷售發(fā)貨通知單和銷售合同、銷售訂單等組織發(fā)貨。驗貨人員清點裝貨數(shù)量并與有效銷售發(fā)貨通知單核實一致。發(fā)貨人員依據(jù)核準的發(fā)貨單（實際發(fā)貨量）對銷售訂單發(fā)貨，系統(tǒng)自動生成相應會計憑證，將核準的發(fā)貨單財務聯(lián)傳送給財務部，經(jīng)會計主管復核后過帳，或發(fā)貨人員依據(jù)核準的發(fā)貨單（實際發(fā)貨量）錄入系統(tǒng)，并將核準的發(fā)貨單財務聯(lián)傳送到財務部進行帳務處理。門衛(wèi)核實發(fā)貨單準予出廠?？蛻魬春贤付ǖ攸c指定發(fā)貨簽收人員簽收貨物，貨運人員對簽收人員身體進行核對。采用賒銷方式的，銷售部門及主管人員應負責貨款的按期回收，并對銷售人員建立“誰銷售，誰負責貨款回籠”的責任考核機制。第三節(jié) 銷售與收款業(yè)務流程及關(guān)鍵控制點6 6

22、、財務開票與記帳、財務開票與記帳（1）財務部依據(jù)銷售合同、核準的發(fā)貨單和已辦出庫手續(xù)等有關(guān)原始單據(jù)傳送到有關(guān)財稅系統(tǒng)開具銷售發(fā)票，并加蓋印單。（2）根據(jù)財稅系統(tǒng)開具的銷售發(fā)票數(shù)據(jù)系統(tǒng)生成收入和稅金的會計憑證，或根據(jù)開具的銷售發(fā)票、核準的發(fā)貨通知單等有關(guān)銷售單據(jù)確認收入和稅金，編制/錄入相應會計憑證。（3）會計主管復核會計憑證后記/過帳。第三節(jié) 銷售與收款業(yè)務流程及關(guān)鍵控制點7 7、銷售折讓或退貨、銷售折讓或退貨（1）銷售部門受理客戶提出的折讓或退貨申請，并依據(jù)折讓或退貨理由組織相關(guān)部門查驗和核實，提出處理意見。屬于合同規(guī)定的折讓和退貨，則由銷售部門審核后，將銷售折讓通知書傳送財務部，將退貨產(chǎn)品

23、入庫單和退貨通知書傳送倉儲部門。（2）銷售部門將折讓或退貨申請及核實處理意見報分管業(yè)務的領導和財務總監(jiān)審定，涉及法律糾紛的，還應有公司法律部門的審批意見。（3）銷售部門根據(jù)銷售折讓及退貨審批意見，將銷售折讓或退貨通知書傳送給財務部，將退貨產(chǎn)品入庫單和退貨通知書傳送給倉儲部門。第三節(jié) 銷售與收款業(yè)務流程及關(guān)鍵控制點7 7、銷售折讓或退貨、銷售折讓或退貨（4）倉儲部門審核退貨通知書后，將退貨產(chǎn)品驗收入庫，系統(tǒng)生成相應會計憑證，將核實后的退貨產(chǎn)品入庫單財務聯(lián)傳送給財務部。（5）財務部審核銷售折讓通知書或退貨通知書及退貨產(chǎn)品入庫單后，編制/錄入折讓或退貨會計憑證（系統(tǒng)生成退貨會計憑證的，不需編制/錄入）。（6）會計主管審核銷售折讓通知書或退貨通知書及退貨產(chǎn)品入庫單，復核會計憑證后由