會(huì)議流程和服務(wù)安排(詳細(xì)版)

1、精心整理會(huì)議流程及服務(wù)安排一、會(huì)前準(zhǔn)備（一）辦公室人員收到會(huì)議通知， 首先需問(wèn)清楚會(huì)議服務(wù)要求， 然后將具體安排轉(zhuǎn)告會(huì)務(wù)工作人員，由會(huì)務(wù)工作人員準(zhǔn)備會(huì)議前工作，了解與會(huì)人員的相關(guān)資料，并做好會(huì)務(wù)登記，保持良好的信息溝通，促進(jìn)會(huì)議的順利進(jìn)行。（二）確定會(huì)議的出席人數(shù)， 根據(jù)與會(huì)人員情況及會(huì)議規(guī)格適時(shí)調(diào)整會(huì)議場(chǎng)地，并對(duì)會(huì)場(chǎng)的各項(xiàng)設(shè)施進(jìn)行認(rèn)真檢查。（三）草擬會(huì)議議程， 經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后分發(fā)所有與會(huì)人員。 會(huì)議議程是會(huì)議內(nèi)容的概略安排，議程中應(yīng)涵蓋主題、時(shí)間、地點(diǎn)，參加人員及議題安排等具體事項(xiàng)，開(kāi)會(huì)之前要將會(huì)議議程傳達(dá)給與會(huì)人員。（四）合理安排相關(guān)會(huì)務(wù)工作人員，其工作人員要做到以下幾點(diǎn)：1. 儀容儀表

2、(1) 著裝統(tǒng)一整潔，不穿拖鞋、響釘鞋。(2) 接待人員短發(fā)不遮眼，長(zhǎng)發(fā)后梳成馬尾或盤髻。要求化淡妝，不濃妝艷抹，不佩戴首飾。(3) 坐站姿勢(shì)規(guī)范端莊，不翹腿。2. 語(yǔ)言(1) 語(yǔ)調(diào)溫和親切，音量適中，普通話規(guī)范。(2) 語(yǔ)言文明禮貌，適時(shí)運(yùn)用“您好” 、“您請(qǐng)用”、“請(qǐng)”、“謝謝”、“對(duì)不起”、“沒(méi)關(guān)系”等禮貌用語(yǔ)。精心整理精心整理(3)對(duì)服務(wù)對(duì)象主動(dòng)打招呼，不漫不經(jīng)心，不粗言粗語(yǔ)，不大聲喧嘩。3. 態(tài)度（ 1）敬業(yè)、勤業(yè)、樂(lè)業(yè)，精神飽滿，彬彬有禮。（ 2）微笑服務(wù)，態(tài)度誠(chéng)懇、熱情、周到。（ 3）工作差錯(cuò)失誤及時(shí)糾正并當(dāng)面賠禮道歉。（ 4）解釋問(wèn)題有禮有節(jié)。4. 紀(jì)律（ 1）會(huì)議服務(wù)前不吃異

3、味食品。（ 2）不在會(huì)議期間使用電話。（ 3）服務(wù)過(guò)程中不打哈欠、噴嚏、挖耳鼻。（ 4）嚴(yán)格遵守職業(yè)道德。（五）辦公室應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前一天， 以文件、 郵件、電話等形式通知與會(huì)人員會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)及其他具體注意事項(xiàng)。（六）重要會(huì)議的召開(kāi)， 應(yīng)提前做好必要的彩排工作， 會(huì)議期間的演講稿件和電子演示文檔需要統(tǒng)一規(guī)范，并測(cè)試投影儀等電子設(shè)備是否能正常使用。（七）會(huì)場(chǎng)招待的水果及飲品采購(gòu)要在前一天準(zhǔn)備好， 并按照與會(huì)人員的數(shù)量及會(huì)議規(guī)格進(jìn)行合理購(gòu)買；如會(huì)議結(jié)束后有安排宴會(huì)的要求，應(yīng)確定宴會(huì)時(shí)間，選好宴請(qǐng)場(chǎng)所，并根據(jù)公司接待預(yù)算的金額確定菜單；宴會(huì)中所需飲用的酒水也應(yīng)提早預(yù)訂。（八）參照與會(huì)人員的名單制作

4、名牌，名牌以紅底紙張打印，上面分別精心整理精品文檔注明單位名稱，名字及職位，注意文字大小適當(dāng)，清楚易識(shí)。紙張裁剪規(guī)格為并使用兩面三角名牌架擺放。（九）會(huì)場(chǎng)的座次安排要分清主次，特別是有貴賓參加會(huì)議的情況下，更要安排妥當(dāng)。座椅的數(shù)量應(yīng)按出席人數(shù)擺放，并多預(yù)留兩到四位。（十）會(huì)務(wù)工作人員進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置：1檢查會(huì)議室衛(wèi)生情況（桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、杯具、水壺等），確保會(huì)議室整潔及會(huì)議用品的清潔。根據(jù)與會(huì)人員的人數(shù)擺放好演講臺(tái)、桌椅、橫幅（會(huì)標(biāo)）、桌牌、花草、簽到桌、指示牌、果盤、筆、本、會(huì)議議程及其他會(huì)議所需要的文件。2采用拉線的方式，確保桌椅、杯具等會(huì)議用品的整齊擺放。擺放花卉時(shí)，如橢圓長(zhǎng)桌

5、中間空地、會(huì)議室角落，另外會(huì)議桌上也可訂做鮮花花束，但要把握好尺寸，不可過(guò)大過(guò)高，花卉顏色可視會(huì)議主題而定。3根據(jù)會(huì)議議程，合理安排與會(huì)人員的座位、座牌、發(fā)言人、領(lǐng)導(dǎo)人講話順序、其它會(huì)議物品以及是否需要音樂(lè)、是否需要投影儀等，及時(shí)檢查確保所需物品的齊全，做好會(huì)議前的準(zhǔn)備工作。4根據(jù)發(fā)言人位置擺放話筒，并調(diào)試（話筒位置的高低、效果及接口等），確保話筒及音量正常，如需要音樂(lè)，要提前試播，確保正常播放；如需要投影儀，則根據(jù)會(huì)議實(shí)際需要確定投影儀、幕布的擺放位置，由工作人員進(jìn)行調(diào)試。 準(zhǔn)備并調(diào)試好備用話筒，以備會(huì)議過(guò)程中話筒突發(fā)情況，及時(shí)更換。5會(huì)議所需的備品要按以下要求擺放：6座位的正前方擺放座次牌

6、，右手正前方杯墊及水杯（杯把向右側(cè)轉(zhuǎn) 45 度），靠近水杯位置擺放消毒濕巾（也可不備），左手前方可放置水。3歡迎下載精心整理果或瓶裝純凈水（以防領(lǐng)導(dǎo)不喝茶水），正中放置筆記本、會(huì)議議程、會(huì)議資料及其他與會(huì)議相關(guān)的紙質(zhì)文件， 文件右側(cè)則擺放簽字筆。 其他物品，如激光筆、 抽取式紙巾等可隨機(jī)擺放， 注意桌面整齊劃一， 不可過(guò)于擁擠、雜亂。具體細(xì)節(jié)：茶杯：茶杯定位。拇指和食指拿杯把，杯把要求對(duì)齊椅子的右側(cè)扶手，擺放成一條直線，茶杯蓋上的花豎與杯把垂直，茶杯上的標(biāo)記一致對(duì)準(zhǔn)客人，擺放統(tǒng)一。杯墊、玻璃杯：拇指與食指拿起杯墊放在茶杯的左側(cè)，杯墊上兩個(gè)花瓣的夾角對(duì)準(zhǔn)客人，與茶杯的距離約為 1CM，手指握住玻

7、璃杯的底部擺放在杯墊上，切勿用手指碰杯壁，杯底的花紋要以豎條紋對(duì)準(zhǔn)客人。礦泉水：擺放時(shí)，拇指與食指握住礦泉水的兩個(gè)紅標(biāo)擺在杯具的左側(cè)，與其旁邊的玻璃杯一指之隔，漢字標(biāo)志一面對(duì)準(zhǔn)客人。毛巾托：毛巾托豎著放在杯與玻璃杯中間的正前方約2CM處。筆記本、會(huì)議資料等文件：對(duì)齊桌子外沿，對(duì)準(zhǔn)椅子正中。筆：放在筆記本、會(huì)議資料的右側(cè)，注意筆的標(biāo)志朝上方放置。（十一）會(huì)議開(kāi)始前一個(gè)小時(shí)要準(zhǔn)備好充足熱水， 會(huì)議進(jìn)行中注意始終保持倒水的壺滿，以備及時(shí)的加水。（十二）準(zhǔn)備工作的檢查會(huì)務(wù)工作人員應(yīng)提前一個(gè)小時(shí)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)場(chǎng)整體效果，確保各項(xiàng)準(zhǔn)備工作到位，在所有物品擺放完畢后分別檢查桌子兩側(cè)的茶杯、玻璃杯、礦泉水是

8、否在一條直線上（如不在一條直線上做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整），同時(shí)精心整理精品文檔檢查所有物品是否符合擺放要求（如不符合的按照擺放標(biāo)準(zhǔn)擺好）。打開(kāi)電子設(shè)備，打開(kāi)照明燈及通道門，做好引導(dǎo)工作。如需使用空調(diào)，應(yīng)提前半小時(shí)開(kāi)啟。（十三）準(zhǔn)備工作完成后會(huì)場(chǎng)外應(yīng)設(shè)有與會(huì)人員簽到處，簽到處最好設(shè)在入口通道較明顯的地方。如與會(huì)者涉及公司外部人員，可視具體需求擺設(shè)“請(qǐng)賜名片”名牌于簽到處。然后，會(huì)前15 分鐘站在會(huì)議室門口兩側(cè)，雙手自然交疊在腹前，面帶微笑恭候與會(huì)人員的光臨。在與會(huì)人員距會(huì)議室門2 米處主動(dòng)拉門讓其進(jìn)入，同時(shí)根據(jù)不同的身份和年齡使用敬語(yǔ)問(wèn)候（如早上好、下午好等文明用語(yǔ)）。二、會(huì)議過(guò)程中（一）會(huì)議開(kāi)始后工作人

9、員迅速斟倒茶水，如果需要毛巾， 工作人員應(yīng)先備毛巾（上毛巾的時(shí)候注意用夾子，不能用手直接拿），再斟倒茶水。首次倒茶后應(yīng)在15 分鐘左右再次續(xù)水，以后每隔15 分鐘或 20 分鐘續(xù)一次水，如客人杯中有茶水應(yīng)征詢客人意見(jiàn)，并禮貌地小聲對(duì)客人說(shuō)：“對(duì)不起，請(qǐng)問(wèn)需要加水嗎？”或做個(gè)手勢(shì)，待客人同意時(shí)方可進(jìn)行?？筛鶕?jù)實(shí)際情況（領(lǐng)導(dǎo)杯中水的水量）來(lái)靈活掌握倒水時(shí)間。倒水時(shí)，右手拿暖瓶，左手的小拇指和無(wú)名指夾起杯蓋，用大拇指、食指和中指握住杯把，將茶杯端起，側(cè)身，在領(lǐng)導(dǎo)的身后緩緩倒水后放回茶杯，一切行為應(yīng)在客人右手方完成。通常會(huì)議室內(nèi)不許吸煙，如特殊情況需擺放煙缸，煙缸內(nèi)煙頭不得超過(guò)三支應(yīng)及時(shí)更換，會(huì)場(chǎng)中均

10、使用托盤服務(wù)。（二）工作人員在音控室時(shí)隨時(shí)注意音響監(jiān)聽(tīng)， 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查找問(wèn)題所在，并迅速解決。 （及時(shí)檢查話筒、調(diào)音臺(tái)、功放機(jī)、協(xié)調(diào)器、音響等。5歡迎下載精心整理設(shè)備的連接情況） 。（三）根據(jù)會(huì)議議程， 及時(shí)關(guān)注下一位發(fā)言人的話筒開(kāi)關(guān)及位置， 如遇到話筒突然失常，應(yīng)迅速更換備用話筒。（四）會(huì)議中要注意觀察主席臺(tái)， 察覺(jué)領(lǐng)導(dǎo)如有需要幫助時(shí)， 及時(shí)上前詢問(wèn)。（五）如果會(huì)議過(guò)程中使用國(guó)歌、 國(guó)際歌， 播放過(guò)程中所有工作人員要站立行注目禮，不準(zhǔn)隨意走動(dòng)。（六）在會(huì)議過(guò)程中，遇到參會(huì)人員有特殊的要求，應(yīng)盡量給予解決，如不能及時(shí)解決，請(qǐng)其稍等，然后立即向上一級(jí)報(bào)告，并盡快給予答復(fù)。（七）會(huì)議中間休息時(shí)， 工作人員要盡快整理會(huì)場(chǎng)， 補(bǔ)充和更換各種用品。（八）在會(huì)議進(jìn)行中， 工作人員不允許隨便進(jìn)出會(huì)場(chǎng)， 要保持并維持會(huì)場(chǎng)秩序，使會(huì)議能夠在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)行。三、會(huì)議結(jié)束階段（一）會(huì)議結(jié)束時(shí)， 工作人員應(yīng)及時(shí)打開(kāi)通道門， 站立兩側(cè)， 禮貌相送，微笑點(diǎn)頭，并說(shuō)“慢走、再