辦公軟件的技巧PPT課件

1、辦公軟件的技巧Tips of the work software答辯人：付圣答辯人：付圣指導(dǎo)指導(dǎo)老師：崔征老師：崔征答辯提綱1.小試牛刀2.個(gè)人心得3.高手過招4.辦公效率寄語Excel可以用來干什么？1.你是班長嗎？統(tǒng)計(jì)班上同學(xué)的GPA？2.你是學(xué)委嗎？收交電子作業(yè)，你如何統(tǒng)計(jì)3.你有物理實(shí)驗(yàn)嗎？excel作圖妥妥的4.你有女朋友嗎？和她的每一天記錄并回憶5.你是購物狂嗎？自己賬單靈活做6.你是計(jì)劃周密的孩子不？整理自己計(jì)劃7.你是大學(xué)生嗎？excel都不會。1.小試牛刀Excel1.輸入有規(guī)律數(shù)字輸入有規(guī)律數(shù)字1.小試牛刀巧妙輸入位數(shù)較多的數(shù)字我們在輸入這些數(shù)值時(shí)，只要在數(shù)值的前面加上一我

2、們在輸入這些數(shù)值時(shí)，只要在數(shù)值的前面加上一個(gè)小個(gè)小“”就可以了（注意就可以了（注意:必須是在英文狀態(tài)下輸必須是在英文狀態(tài)下輸入）入）。該單元格中的數(shù)值設(shè)置成該單元格中的數(shù)值設(shè)置成“文本文本”格式格式1.小試牛刀（如如）先）先在需要輸入這些符號的單元格中輸入一在需要輸入這些符號的單元格中輸入一個(gè)代替的字母（如個(gè)代替的字母（如X）等等表格制作完成后，單擊表格制作完成后，單擊“編輯編輯替換替換”命令，打開命令，打開“替換替換”對話框?qū)υ捒颍ǎ?，（），在在“查找?nèi)容查找內(nèi)容”下面的方框中輸入代替的字母下面的方框中輸入代替的字母“X”，在在“替換為替換為”下面的方框中輸入下面的方框中輸入“”，將將“單元

3、格匹配單元格匹配”前面的鉤去掉（否則會無法替換前面的鉤去掉（否則會無法替換），），然后然后按按“替換替換”按鈕一個(gè)一個(gè)替換按鈕一個(gè)一個(gè)替換，也，也可以按可以按“全部全部替換替換”按鈕，一次性全部替換完畢。按鈕，一次性全部替換完畢。2.個(gè)人心得各種技巧的產(chǎn)生是由于我們平時(shí)隊(duì)辦公軟件的使用而發(fā)現(xiàn)的。要想獲得更多的技巧和方法或者是運(yùn)用的活靈活現(xiàn)，必須對辦公軟件更加了解，用進(jìn)廢退。追尋對自己有幫助的技巧。2.個(gè)人心得舉例先先在單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)在單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)，然后然后打開打開“繪圖繪圖”工具欄，在工具欄，在“自選圖形自選圖形基本形狀基本形狀”子菜單中找到需要的子菜單中找到需要的圖形。單擊后光標(biāo)變成一

4、個(gè)小十字，由單元格左上角向右下角拖動(dòng)，即圖形。單擊后光標(biāo)變成一個(gè)小十字，由單元格左上角向右下角拖動(dòng)，即可畫出所需形狀的單元格可畫出所需形狀的單元格。如果如果單元格的內(nèi)容被覆蓋，可用鼠標(biāo)右擊剛剛畫出的單元格，選擇快捷單元格的內(nèi)容被覆蓋，可用鼠標(biāo)右擊剛剛畫出的單元格，選擇快捷萊單中萊單中“設(shè)置自選圖形格式設(shè)置自選圖形格式”命令命令。將將“設(shè)置自選圖形格式設(shè)置自選圖形格式”和和“顏色與線條顏色與線條”選項(xiàng)卡打開，選中選項(xiàng)卡打開，選中“顏色顏色填充填充”下拉列表下下拉列表下“無填充顏色無填充顏色”，“確定確定”后單元格內(nèi)的原有內(nèi)容即會顯示出來后單元格內(nèi)的原有內(nèi)容即會顯示出來。如果如果你將你將“屬性屬性

5、”選項(xiàng)卡中的選項(xiàng)卡中的“大小、位置均隨單元格而變大小、位置均隨單元格而變”選項(xiàng)選中，它選項(xiàng)選中，它還會隨單元格自動(dòng)改變大小。還會隨單元格自動(dòng)改變大小。 3.高手過招在一個(gè)單元格內(nèi)輸入多個(gè)值在一個(gè)單元格內(nèi)輸入多個(gè)值 我們我們有時(shí)需要在某個(gè)單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個(gè)數(shù)值，以查有時(shí)需要在某個(gè)單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個(gè)數(shù)值，以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個(gè)看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個(gè)值后按回車鍵，活動(dòng)單元格均默認(rèn)下移一個(gè)單元格，非值后按回車鍵，活動(dòng)單元格均默認(rèn)下移一個(gè)單元格，非常不便常不便。其實(shí)其實(shí)可以采用以下方法可以采用以下方法:單擊鼠標(biāo)選定單元格，然后按住單擊鼠標(biāo)選定單

6、元格，然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標(biāo)選定此單元格，此時(shí)，單元格周圍鍵再次單擊鼠標(biāo)選定此單元格，此時(shí)，單元格周圍將出現(xiàn)實(shí)線框，再輸入數(shù)據(jù)，敲回車鍵就不會移動(dòng)了。將出現(xiàn)實(shí)線框，再輸入數(shù)據(jù)，敲回車鍵就不會移動(dòng)了。3.高手過招奇特的奇特的F4鍵鍵作為作為“重復(fù)重復(fù)”鍵，鍵，F(xiàn)4鍵可以重復(fù)前一次操作，在很多鍵可以重復(fù)前一次操作，在很多情況下起作用情況下起作用，比如比如在工作表內(nèi)加入或刪除一行，然后移動(dòng)插入點(diǎn)在工作表內(nèi)加入或刪除一行，然后移動(dòng)插入點(diǎn)并按下并按下F4鍵以加入或刪除另一行，根本不需要使用鍵以加入或刪除另一行，根本不需要使用菜單。菜單。3.高手過招快速換行快速換行我們在使用我們在使用Excel制

7、作表格時(shí)經(jīng)常會遇到需要在一個(gè)制作表格時(shí)經(jīng)常會遇到需要在一個(gè)單元格輸入一行或幾行文字的情況，如果輸入一行單元格輸入一行或幾行文字的情況，如果輸入一行后敲回車鍵就會移到下一單元格，而不是后敲回車鍵就會移到下一單元格，而不是換行換行。有有一個(gè)簡便實(shí)用的操作方法可以實(shí)現(xiàn)換行一個(gè)簡便實(shí)用的操作方法可以實(shí)現(xiàn)換行:在選定單在選定單元格輸入第一行內(nèi)容后，在換行處按元格輸入第一行內(nèi)容后，在換行處按“Alt+回車鍵回車鍵”，即可輸入第二行內(nèi)容，再按即可輸入第二行內(nèi)容，再按“Alt+回車鍵回車鍵”輸入第三輸入第三行以此類推。行以此類推。4.辦公效率文本數(shù)字的煩惱在工作中，發(fā)現(xiàn)一些通過文本文件或其它財(cái)務(wù)軟件在工作中，

8、發(fā)現(xiàn)一些通過文本文件或其它財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)導(dǎo)入的數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel中后居然是以文本形式存在的中后居然是以文本形式存在的(數(shù)數(shù)字默認(rèn)是右對齊，而文本是左對齊的字默認(rèn)是右對齊，而文本是左對齊的)，即使是重新，即使是重新設(shè)置單元格格式為數(shù)字也無濟(jì)于事設(shè)置單元格格式為數(shù)字也無濟(jì)于事。有有一個(gè)辦法可以快速地將這些文件轉(zhuǎn)變回?cái)?shù)字一個(gè)辦法可以快速地將這些文件轉(zhuǎn)變回?cái)?shù)字:在空在空白的單元格中白的單元格中填數(shù)字填數(shù)字1，然后選中這個(gè)單元格，執(zhí)行，然后選中這個(gè)單元格，執(zhí)行“復(fù)制復(fù)制”命令，然后再選中所要轉(zhuǎn)換的范圍，選擇命令，然后再選中所要轉(zhuǎn)換的范圍，選擇“選擇性粘貼選擇性粘貼”中的中的“乘乘”，你就會發(fā)現(xiàn)它們都變?yōu)?/p>

9、數(shù)，你就會發(fā)現(xiàn)它們都變?yōu)閿?shù)字了。字了。3.高手過招輸入時(shí)間單擊需要輸入數(shù)據(jù)的單元格，鍵入數(shù)據(jù)并按單擊需要輸入數(shù)據(jù)的單元格，鍵入數(shù)據(jù)并按Enter或或Tab鍵即可鍵即可。如果如果是時(shí)間，用斜杠或減號分隔日期的年、月、日是時(shí)間，用斜杠或減號分隔日期的年、月、日部分，部分，例例如，可以鍵入如，可以鍵入 9/5/96 或或 Jun-96。如果如果按按12小時(shí)制輸入時(shí)間，請?jiān)跁r(shí)間數(shù)字后空一格，小時(shí)制輸入時(shí)間，請?jiān)跁r(shí)間數(shù)字后空一格，并鍵入字母并鍵入字母 a(上午上午) 或或 p(下午下午)，例如，例如，9:00 p。否則否則，如果只輸入時(shí)間數(shù)字，如果只輸入時(shí)間數(shù)字，Excel將按將按 AM(上午上午)處理

10、。處理。3.高手過招快速輸入歐元符號快速輸入歐元符號先按下先按下Alt鍵，然后利用右面的數(shù)字鍵盤鍵，然后利用右面的數(shù)字鍵盤(俗稱小鍵俗稱小鍵盤盤)鍵入鍵入0128這這4個(gè)數(shù)字，松開個(gè)數(shù)字，松開Alt鍵，就可以輸入歐鍵，就可以輸入歐元符號。元符號。3.高手過招將單元格區(qū)域從公式轉(zhuǎn)換將單元格區(qū)域從公式轉(zhuǎn)換成數(shù)值成數(shù)值常規(guī)方法是使用常規(guī)方法是使用“選擇性粘貼選擇性粘貼”中的中的“數(shù)值數(shù)值”選項(xiàng)來轉(zhuǎn)選項(xiàng)來轉(zhuǎn)換換數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)首先首先選取包含公式的單元格區(qū)域選取包含公式的單元格區(qū)域，按住按住鼠標(biāo)右鍵將此區(qū)域沿任何方向拖動(dòng)一小段距離鼠標(biāo)右鍵將此區(qū)域沿任何方向拖動(dòng)一小段距離(不松開鼠標(biāo)不松開鼠標(biāo))，然后然后再把它拖回去再把它拖回去，在在原來單元格區(qū)域的位置松開鼠標(biāo)原來單元格區(qū)域的位置松開鼠標(biāo) (此時(shí)，單元格此時(shí)，單元格區(qū)域邊框變花了區(qū)域邊框變花了)，從從出現(xiàn)的快捷菜單中選擇出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“僅復(fù)制數(shù)