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文檔簡(jiǎn)介
1、工作分析)對(duì)合同管理工作的現(xiàn)狀與對(duì)策分析對(duì)合同管理工作的現(xiàn)狀和對(duì)策分析作者:干萬(wàn)銀聯(lián)盟會(huì)員: cacem 轉(zhuǎn)載發(fā)布時(shí)間: 2006-1-6 點(diǎn)擊: 4390PMB :0【收藏本文】合同管理豈能束之高閣對(duì)合同管理工作的現(xiàn)狀和對(duì)策分析壹個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成敗和合同以及合同管理有著密切的關(guān)系。因此,企業(yè)不僅要重視簽訂前的管理,更要重視簽訂后的管理。合同管理必須是全過(guò)程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。系統(tǒng)性就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門均要壹起來(lái)管理。動(dòng)態(tài)性就是注重履約全過(guò)程的情況變化,特別要掌握對(duì)我方不利的變化,及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充或中止和終止。切不能夠?yàn)楹灹撕贤腿f(wàn)事大吉,把合同束之高閣,要防止由于合
2、 同管理不善而遭到的懲罰。問(wèn)題合同簽訂階段。常見的情形有:合同主體不當(dāng)。合同當(dāng)事人主體合格,是合同得以有 效成立的前提條件之壹。而合格的主體,首要條件應(yīng)當(dāng)是具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和 民事行為能力的合同當(dāng)事人。這里要防止倆種傾向:壹是雖然具有上述倆種能力,但 不是合同當(dāng)事人,即當(dāng)事人錯(cuò)位,也是合同主體不當(dāng),二是雖然是合同當(dāng)事人,但卻 不具有上述倆種能力,同樣是合同主體不當(dāng);合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)。不嚴(yán)謹(jǐn)就是不準(zhǔn)確, 容易發(fā)生歧義和誤解,導(dǎo)致合同難以履行或引起爭(zhēng)議。依法訂立的有效的合同,應(yīng)當(dāng) 體現(xiàn)雙方的真實(shí)意思。而這種體現(xiàn)只有靠準(zhǔn)確明晰的合同文字。能夠說(shuō),合同講究咬 文嚼字;合同條款掛壹漏萬(wàn)。就是說(shuō)不全面
3、、不完整,有缺陷、有漏洞。常見漏掉的 往往是違約責(zé)任。有些合同只講好話,不講丑話;只講正面的,不講反面的,不懂得簽合同應(yīng)當(dāng)“先小人后君子”的訣竅,壹旦發(fā)生違約,于合同中見不到違約如何處理的條款;只有從合同而沒主合同。主合同是指能夠獨(dú)立存于的合同,如建設(shè)工程總承 包合同等。從合同是指以主合同的存于為前提才能成立的合同,如建設(shè)工程分承包合 同及保證合同、 抵押合同等。 沒有主合同的從合同是沒有根據(jù)的合同, 是“無(wú)源之水” 而不成立的;違反法律法規(guī)簽訂無(wú)效合同。合同法第 52 條規(guī)定,違反法律、行 政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定簽訂的合同屬于無(wú)效合同,而無(wú)效合同是不受法律保護(hù)的。有些 是以合法形式掩蓋非法目的,
4、實(shí)質(zhì)也是無(wú)效合同;境外合同文本的疑問(wèn)。我國(guó)加入 WTO 后,有些合同使用境外文本。由于國(guó)情不同、語(yǔ)言文字不同,加上翻譯問(wèn)題, 這些合同文本存于不少疑問(wèn)。對(duì)這些疑問(wèn)不能回避,必須于合同上加以澄清,弄清其 含義,或堵塞其漏洞,以免造成損失。合同履約階段。應(yīng)變更合同的沒有變更。于履約過(guò)程中合同變更是正常的事情,問(wèn)題 于于不少負(fù)責(zé)履約的管理人員缺乏這種及時(shí)變更的意識(shí),結(jié)果導(dǎo)致了損失。合同變更 包括合同內(nèi)容變更和合同主體的變更倆種情形。合同變更的目的是通過(guò)對(duì)原合同的修 改,保障合同更好履行和壹定目的的實(shí)現(xiàn)。作為承包方的施工企業(yè),通過(guò)合同變更是 為了維護(hù)自己的合法權(quán)益,如原材料大幅漲價(jià)致使企業(yè)難以承受,已
5、顯失公平,企業(yè) 有權(quán)要求變更或撤消,但企業(yè)不行使或未及時(shí)行使;應(yīng)當(dāng)發(fā)出的書函(會(huì)議紀(jì)要 )沒有發(fā)。于履約過(guò)程中及時(shí)地發(fā)出必要的書函,是合同動(dòng)態(tài)管理的需要,是履約的壹種手 段,也是企業(yè)自我保護(hù)的壹種招數(shù),可惜這壹點(diǎn)往往遭到忽視,結(jié)果受到懲罰。建 設(shè)工程施工合同 (示范文本 ),把雙方有關(guān)工程的洽商、變更等書面協(xié)議或文件視為 合同的組成部分,因此必須給予足夠的重視;應(yīng)簽證確認(rèn)的沒有辦理簽證確認(rèn)。履約 過(guò)程中的簽證是壹種正常行為。但有些現(xiàn)場(chǎng)管理人員對(duì)此且不重視,當(dāng)發(fā)生糾紛時(shí),也因無(wú)法舉證而敗訴;應(yīng)當(dāng)追究的債權(quán)過(guò)了訴訟時(shí)效。建筑行業(yè)被拖工程款的情況相當(dāng)嚴(yán)重,有些拖欠沒有訴諸法律,但當(dāng)起訴時(shí)才發(fā)現(xiàn)已超過(guò)
6、了倆年的訴訟時(shí)效,無(wú)法挽回?fù)p失。超過(guò)了訴訟時(shí)效等于放棄債權(quán)主張,等于權(quán)利人放棄了勝訴權(quán);應(yīng)當(dāng)行使的權(quán)力沒有行使。合同法賦予合同當(dāng)事人的抗辯權(quán),但企業(yè)不會(huì)或不善于行使。發(fā)包人未按約定時(shí)間和要求提供設(shè)計(jì)文件,因發(fā)包人的原因中途停建、緩建,承包方有權(quán)要求賠償關(guān)聯(lián)損失。發(fā)包方不按合同約定支付工程進(jìn)度款,企業(yè)能夠行使抗辯權(quán)停工,維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益,但卻怕單方面停工要承擔(dān)違約責(zé)任,結(jié)果客觀上造成了 墊資施工,發(fā)包方的欠款數(shù)額愈來(lái)愈大,問(wèn)題更難解決;應(yīng)當(dāng)重視證據(jù)(資料 )的法律效力的卻沒有得到足夠的重視。 且不是所有書面證據(jù)均具有法律效力的。 有效的證據(jù), 應(yīng)當(dāng)是原件的、和事實(shí)有關(guān)的、有蓋章和 (或 )簽名
7、的、有明確內(nèi)容的、未超過(guò)期限的。 不具備法律效力的書面證據(jù)只是廢紙壹張。原因歷史根源。于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代,企業(yè)只管施工,不用運(yùn)營(yíng),更不講什么效益。 20 世紀(jì)80 年代初逐步轉(zhuǎn)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì), 施工任務(wù)取得形式不再由上級(jí)下達(dá), 而是通過(guò)招標(biāo)投標(biāo), 中標(biāo)后和建設(shè)單位簽訂施工合同。可是由于處于起步階段,合同的內(nèi)容過(guò)于簡(jiǎn)單和粗 糙,甚至有漏洞。近年來(lái),隨著企業(yè)全面走向市場(chǎng),因合同管理不到位而造成的風(fēng)險(xiǎn) 隨之提高,教訓(xùn)越來(lái)越多,學(xué)費(fèi)交了不少。認(rèn)識(shí)根源。主要是企業(yè)不少關(guān)聯(lián)人員對(duì)市場(chǎng)和合同、合同和合同管理倆對(duì)關(guān)系缺乏認(rèn) 識(shí)。首先對(duì)市場(chǎng)和合同的關(guān)系缺乏認(rèn)識(shí),其次對(duì)合同和合同管理的關(guān)系缺乏認(rèn)識(shí)。因 此,合同管理的問(wèn)題
8、大多數(shù)產(chǎn)生于中期和后期履行階段,但這且不是說(shuō)前期階段就沒有問(wèn)題。前期階段所出現(xiàn)的問(wèn)題,多數(shù)是由于急于簽成合同而過(guò)于草率或者對(duì)發(fā)包人 的遷就,沒有利用現(xiàn)有的企業(yè)登記,調(diào)查合作伙伴的資質(zhì)等關(guān)聯(lián)文件。對(duì)市場(chǎng)來(lái)說(shuō),企業(yè)合同管理的重要性和必要性于于實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的承諾,體現(xiàn)企業(yè)的誠(chéng)信,增強(qiáng)顧客滿意,提升企業(yè)的品牌和形象,使企業(yè)更牢固地立足市場(chǎng),實(shí)現(xiàn)可 持續(xù)發(fā)展。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō),合同管理的重要性和必要性于于:壹方面使企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng) 和市場(chǎng)接軌,滿足市場(chǎng)的需要,提高企業(yè)適應(yīng)市場(chǎng)和參和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的能力;另壹方面 是使企業(yè)于履約過(guò)程中維護(hù)自身的合法權(quán)益,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。法律根源。這里是指合同的法律根源。根源于于倆個(gè)
9、滯后:合同法律滯后和我們的合 同法律意識(shí)滯后。前期的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)年代,我國(guó)沒有合同法,直至 1999 年 3 月才 制定了統(tǒng)壹的合同法,由此可見,我國(guó)的合同法律是滯后的。換而言之,于近 20 年的開放改革進(jìn)程中,于 10 年的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)進(jìn)程中,我們所處的合同法律環(huán)境是不完 善的。由于合同法律滯后,加上上述的歷史根源和認(rèn)識(shí)根源,企業(yè)從業(yè)人員的合同法 律意識(shí)更為滯后,最明顯的表現(xiàn)是不認(rèn)識(shí)合同和合同法律的關(guān)系,訂立和履行合同往 往離開合同法律,想怎么寫就怎么寫,想怎么簽就怎么簽,缺乏依法訂立和履行的意 識(shí),不善于使用預(yù)期違約制度,不善于利用抗辯權(quán)、巧妙使用代位權(quán)和撤消權(quán),總是 以低人壹等的乙方自居而不能正
10、常維權(quán),造成不少失誤和損失。合同法律的作用,從 宏觀來(lái)說(shuō)是維護(hù)社會(huì)主義市場(chǎng)秩序,發(fā)展社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì);從微觀來(lái)說(shuō)是規(guī)范合同 各方主體的行為,維護(hù)他們的合法權(quán)益。任何離開合同法律所簽訂的合同均是無(wú)效合 同,不受法律保護(hù)。 制度根源。 這里是指企業(yè)缺乏壹套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤芾碇贫龋?對(duì)合同管理未能體現(xiàn)規(guī)范化、 法制化和科學(xué)化的要求,合同管理僅是具體經(jīng)辦人的事,缺乏相互監(jiān)督和控制。對(duì)策提高合同管理人員素質(zhì)。 選好人員。 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可依照合同管理人員應(yīng)具有的素質(zhì)條件, 選擇本企業(yè)優(yōu)秀人才擔(dān)任合同管理人員,也能夠通過(guò)公開考評(píng)和競(jìng)爭(zhēng)招聘方式選拔人 員。于使用過(guò)程中堅(jiān)持優(yōu)勝劣汰的原則,把優(yōu)秀人才放于這個(gè)崗位上。組織
11、好于職學(xué) 習(xí)。可根據(jù)企業(yè)和市場(chǎng)的實(shí)際, 組織合同管理人員于職學(xué)習(xí)。 方式方法能夠多種多樣: 布置學(xué)習(xí)任務(wù), 定期檢查; 進(jìn)行短期培訓(xùn); 結(jié)合實(shí)際進(jìn)行正反倆方面的事例分析總結(jié); 聽電視講座,參加法律專業(yè)或企業(yè)法律顧問(wèn)的考試,選聘專職企業(yè)法律顧問(wèn)。同時(shí)必 須進(jìn)行職業(yè)道德教育。通過(guò)之上努力,使其于崗位成才。選送有關(guān)院校深造。每個(gè)企 業(yè)均應(yīng)培養(yǎng)較出類拔萃的合同管理人員,所以應(yīng)選擇熱愛企業(yè)、工作出色、有發(fā)展前 途的骨干進(jìn)有關(guān)院校深造。建立和健全企業(yè)的合同管理體系。主要是建立和健全企業(yè)合同管理的組織網(wǎng)絡(luò)和制度 網(wǎng)絡(luò)。組織網(wǎng)絡(luò),是指企業(yè)要嚴(yán)格執(zhí)行總公司法律事務(wù)工作暫行辦法合同管理 辦法,由上而下建立健全合同
12、管理機(jī)構(gòu) (包括綜合機(jī)構(gòu)和專項(xiàng)機(jī)構(gòu) ),使企業(yè)合同管 理覆蓋企業(yè)的每個(gè)層次,延伸到各個(gè)角落。企業(yè)應(yīng)當(dāng)獨(dú)立設(shè)置總法律顧問(wèn)和法律事務(wù) 機(jī)構(gòu),全權(quán)負(fù)責(zé)單位的法律事務(wù),配合合同專項(xiàng)管理部門,起到法律咨詢、合同評(píng)審、 履約監(jiān)督和組織仲裁、訴訟的作用。制度網(wǎng)絡(luò),壹是指企業(yè)要就合同管理全過(guò)程的每 個(gè)環(huán)節(jié),建立和健全具體的可操作的合同管理制度,使合同管理有章可循,這些環(huán)節(jié) 包括:合同的洽談、草擬、評(píng)審、簽訂、下達(dá)、交底、學(xué)習(xí)、責(zé)任分解、履約跟蹤、變更、中止、解除、終止等;二是指企業(yè)各層次均應(yīng)有自己的合同管理制度,總部要建立和健全總的合同管理制度,分公司則根據(jù)自身的需要補(bǔ)充自己的合同管理制度, 項(xiàng)目經(jīng)理部也能夠
13、作壹些必要的補(bǔ)充。積極參加“守合同、重信用”活動(dòng),提高企業(yè)合同管理水平。 100% 的履約率,是對(duì) 合同管理的最高要求,容不得我們半點(diǎn)馬虎,否則,就不達(dá)標(biāo)。這項(xiàng)活動(dòng)對(duì)企業(yè)的合 同管理,無(wú)疑是壹個(gè)有力的促進(jìn)和嚴(yán)厲的約束;大力推行建設(shè)工程施工合同示范文本 (GF-1999-0201) 。因?yàn)槁募s率和合同的質(zhì)量有很大關(guān)系,好的合同文本有利于履約。“守合同、重信用”活動(dòng)要求推行合同示范文本;爭(zhēng)取工商行政管理機(jī)關(guān)的指導(dǎo)和支持。工商行政管理機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)合同的監(jiān)督管理,爭(zhēng)取其指導(dǎo)和支持,不但有利于企業(yè)宏觀合同管理,仍能夠從微觀上防止無(wú)效合同和詐騙行為的發(fā)生,有利于協(xié)調(diào)合同主體 之間的關(guān)系,提高履約率,爭(zhēng)取成為“
14、守合同、重信用”企業(yè)。建筑企業(yè)合同管理是行業(yè)管理中的壹種重要方法,是經(jīng)濟(jì)手段法律化的形式 之壹。建筑企業(yè)合同管理,對(duì)于企業(yè)改善運(yùn)營(yíng)管理,實(shí)行經(jīng)濟(jì)承包有著廣泛普遍 的適用意義,建筑經(jīng)濟(jì)合同制的實(shí)行也已經(jīng)成為充分體現(xiàn)建筑企業(yè)運(yùn)營(yíng)責(zé)任的最 好形式。因此,實(shí)行合同管理是整個(gè)建筑企業(yè)全部生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)管理的核心和關(guān)鍵所 于。壹、建筑企業(yè)合同管理的特殊性和必要性 壹般企業(yè),由于生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的需要,企業(yè)和企業(yè)之間通常均訂立壹些經(jīng)濟(jì)合同,但 多是根據(jù)不同情況,有選擇地按照特定標(biāo)準(zhǔn)簽訂的壹定范圍內(nèi)的產(chǎn)供銷類合同。此類合同執(zhí)行后的結(jié)果,雖然也會(huì)帶來(lái)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益和運(yùn)營(yíng)影響,但畢竟只是 其生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)中局部的、個(gè)別的經(jīng)濟(jì)關(guān)系
15、,它不可能全面地反映整個(gè)企業(yè)生產(chǎn) 計(jì)劃和各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)的執(zhí)行情況。至于某些工業(yè)企業(yè)實(shí)行的承包運(yùn)營(yíng)責(zé)任 制,雖也具有合同的形式和內(nèi)容,但目的于于確定國(guó)家和企業(yè)關(guān)聯(lián)的責(zé)、權(quán)、利 關(guān)系,是壹種使企業(yè)做到自主運(yùn)營(yíng)、自負(fù)盈虧的運(yùn)營(yíng)管理制度。因此,生產(chǎn)業(yè)務(wù) 中對(duì)外訂立的橫向經(jīng)濟(jì)合同和承包運(yùn)營(yíng)責(zé)任制和建筑合同三種合同的主體和形 式均是各自獨(dú)立的,且沒有必然的聯(lián)系或相互的權(quán)利義務(wù)關(guān)系。建筑企業(yè)全部的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)活動(dòng), 均必須根據(jù)工程承包合同來(lái)進(jìn)行。 沒有建筑合同, 就無(wú)法實(shí)施和監(jiān)管后續(xù)的生產(chǎn)活動(dòng),而合同壹經(jīng)簽訂,企業(yè)所有的生產(chǎn)計(jì)劃和各 項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)均隨之納入承包合同的規(guī)范之中。建筑企業(yè)實(shí)行的總包、分包、 內(nèi)部
16、承包等,也正是按照其和建設(shè)方簽訂的工程承包合同所承擔(dān)的權(quán)利義務(wù)和經(jīng) 濟(jì)責(zé)任來(lái)確定劃分的,其內(nèi)、外合同的關(guān)系不但壹脈相承而且標(biāo)的、權(quán)責(zé)也高度 壹致。也就是說(shuō),所有內(nèi)部承包的具體內(nèi)容,就是企業(yè)對(duì)外承包合同所含各項(xiàng)指 標(biāo)的分解和落實(shí)。這就使建筑企業(yè)的合同管理從形式、內(nèi)容和管理范圍均不同于 其他企業(yè),而是壹個(gè)格局完整的、自成系統(tǒng)的管理方式。從實(shí)際操作結(jié)果分析,有些工程公司和建筑安裝公司正是缺乏對(duì)建筑合同管 理的深刻認(rèn)識(shí),忽略了建筑合同管理的監(jiān)督和落實(shí),從而于激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中逐 步喪失了原有的市場(chǎng)份額而陷入運(yùn)營(yíng)困境,步履艱難。二、當(dāng)前合同管理工作存于的問(wèn)題(壹)對(duì)合同認(rèn)識(shí)及重視不夠 現(xiàn)階段,各建筑企業(yè)基
17、本上均是按合同管理的要求認(rèn)真進(jìn)行合同的標(biāo)前及標(biāo)后的 評(píng)審,對(duì)合同的履約進(jìn)行檢查,力求通過(guò)嚴(yán)格的組織程序、嚴(yán)密的合同評(píng)審,把 自己能否按期履約、業(yè)主的能力及不穩(wěn)定狀態(tài)消滅于萌芽狀態(tài)。但于工程施工時(shí)如何有效地把合同貫徹執(zhí)行下去,我認(rèn)為各單位執(zhí)行仍不夠。壹是合同管理員只 是把合同發(fā)給項(xiàng)目經(jīng)理, 沒有把合同的內(nèi)容及簽約情況進(jìn)行詳細(xì)交底 ;二是合同執(zhí) 行人即項(xiàng)目經(jīng)理 ),只是組織正常的施工管理,如 :加強(qiáng)工期及質(zhì)量安全等方面的 管理等,沒有認(rèn)真組織學(xué)習(xí)合同內(nèi)容。(二)合同執(zhí)行力度不夠合同作為維系雙方當(dāng)事人的紐帶,任何壹方均須按合同辦事。但由于雙方均 沒有按合同辦事,且又不進(jìn)行及時(shí)、必要的經(jīng)濟(jì)技術(shù)簽證,造
18、成雙方均違約。工 期不能按期交工,工程款不能按時(shí)撥付,致使合同管理流于形式。(三)招標(biāo)監(jiān)督機(jī)構(gòu)和合同管理機(jī)構(gòu)缺乏權(quán)威性招標(biāo)監(jiān)督機(jī)構(gòu)于審核、編制招標(biāo)文件的過(guò)程中,明明知道有的條款是不平等 的,甚至是不合法的,但實(shí)際上仍是按照建設(shè)單位的意圖辦理。例如于招標(biāo)時(shí)降 低工程的取費(fèi)類別、施工單位優(yōu)惠條件的承諾、工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的提高、工期的縮 短等不合理?xiàng)l款,他們均無(wú)意進(jìn)行修改。當(dāng)然也有受投資者、權(quán)力者和周圍環(huán)境 的干擾而改變中標(biāo)結(jié)果的。合同管理機(jī)構(gòu)不僅應(yīng)有監(jiān)督職能、仲裁職能,而且對(duì) 不合理的條款應(yīng)有糾正職能。三、有效地實(shí)施施工過(guò)程中的合同管理(壹)首先建立合同實(shí)施的保證體系1. 于施工項(xiàng)目中設(shè)有專職的合同管
19、理人員,使現(xiàn)場(chǎng)的合同管理專職化。2. 于合同總分析和合同詳細(xì)分析的基礎(chǔ)上,將合同總體目標(biāo)分解到合同實(shí)施 的具體問(wèn)題和具體工程活動(dòng)上。3. 組織項(xiàng)目小組成員和各工程小組負(fù)責(zé)人學(xué)習(xí)合同文件和合同分析文件,對(duì)合同的主要內(nèi)容做出解釋和說(shuō)明,使大家對(duì)合同簡(jiǎn)介、主要精神、合同總目標(biāo)有 較為深刻的理解,樹立全局觀念,避免施工中的違法行為。4. 將合同事件責(zé)任分解落實(shí)到人,且做出問(wèn)題的說(shuō)明完不成責(zé)任的影響和法 律后果。5. 建立有效方便的文檔系統(tǒng),使合同的監(jiān)督、跟蹤和診斷工作正常進(jìn)行,有 利于及時(shí)正確地決策,而且于發(fā)生糾紛時(shí)能及時(shí)地提供有力的證據(jù)。6. 建立方案和行文制度,工程中合同有關(guān)各方的溝通均應(yīng)以書面形式作為最 終的依據(jù)且形成制度,這樣才能保證各工程活動(dòng)有根有據(jù)。(二)及時(shí)做好合同跟蹤1. 對(duì)合同文件和各種工程文件資料進(jìn)行分析整理,或通過(guò)對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)的直接了解得到反應(yīng)工程實(shí)施情況的信息。 2.分析工程實(shí)施情況和合同、合同分析文件 等的差異和差異程度。如未完成合同責(zé)任、工期
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