公司公文管理制度附表格及流程

1、公文管理制度一、目的為規(guī)范公司各類辦公文件的管理，提高工作效率，根據(jù)國家相 關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司各類辦公文件的處理。三、常用公文文種1、公文包括決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要共計15個種類。2、我公司用的公文種類有：通知、通報、報告、請示、函、紀(jì)要、決定等。通知：適用于發(fā)布和傳達公司內(nèi)部事項；通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要事項；報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復(fù)詢問；請示：適用于向上級單位請求指示和批準(zhǔn)；函：適用于不相隸屬單位之間的商洽工作， 詢問和答

2、復(fù)問題, 請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項；紀(jì)要：適用于記錄、傳達會議情況和議定事項；決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員等。3、公文保密等級分為：絕密、機密、秘密、一般文件。四、版面要求1、紙張尺寸：公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4型紙（210mr297mm,特殊形 式的公文用紙，可根據(jù)實際需要確定。2、版面（附件1公文樣本）頁邊距：上：2.8厘米，下2.8厘米，左2.8厘米，右2.5厘米。如使用公司紅頭稿紙（附件2）,則可去掉公文樣本中的“版 頭”，并將頁邊距的上尺寸調(diào)為4.5厘米。字體和字號：如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字，特殊情況可以進行適當(dāng)調(diào)整。文字的顏

3、色：如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。裝訂：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。五、公文內(nèi)容要素劃分及格式要求公文內(nèi)容要素分為版頭、主體、版記三部分。版頭指公文首頁紅色分隔線以上的部分；主體指公文首頁紅色分隔線（不含）以下、 公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分；版記則是指公文末頁首 條分隔線以下、末條分隔線以上的部分記。1、版頭：字體為華文仿宋，字號小初，加粗，文字顏色為紅色;分隔線為2.5磅粗的直線。文字和分隔線均居中。2、主體：從版頭下空一行開始編排，文字顏色為黑色，從左到右 橫寫、橫排。正文行距為單倍行距，特殊情況可以進行適當(dāng)調(diào)整。標(biāo)題：一般用2號宋體字，加粗，編排于紅色分隔線下空一行 的位

4、置，分一行或多行居中排布；回行時， 要做到詞意完整，排 列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。發(fā)文字號：一般用3號仿宋字，編排在標(biāo)題下方，居中排布。 年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括 號“”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即 1不 編為01）,在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。正文：一般用3號仿宋字，編排于發(fā)文字號下空一行的位置， 每個自然段左空二字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。附件說明：如有附件，在正文下空一行，左空二字編排“附件” 二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù) 字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1. XXXXX）;附件名稱后

5、不加標(biāo) 點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字 對齊。發(fā)文單位署名、成文日期和印章：一般距離正文（或附件說明） 一行，發(fā)文單位一般向右對齊編排，成文日期居于發(fā)文單位之下， 以發(fā)文單位為準(zhǔn)，居中編排。成文日期中的數(shù)字應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字 將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即 1不 編為01）。印章用紅色，要端正、居中下壓單位全稱和成文日期， 印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒?容下署名、印章或成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施 解決。附注：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。 附件：附件應(yīng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝

6、訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?3號黑體字頂格編排在版心左上 角第一行。附件標(biāo)題用 2號宋體，加粗，居中編排。附件順序 號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正 文。3、版記版記中的分隔線：版記中的分隔線與正文邊距等寬，分隔線用 0.75磅直線。首條分隔線位于版記中的第一個要素之上，末條 分隔線與公文最后一頁的下邊緣重合。主送、抄送部門：一般用 4號仿宋字，在印發(fā)日期之上、左空 一字編排?！爸魉汀薄俺汀倍趾蠹尤敲疤柡蛨笏筒块T全稱， 回行時與冒號后的首字對齊，最后一個報送部門名稱后標(biāo)句號。既有主送部門又有抄送部門時，主送部門應(yīng)置于抄送部門之上一 行，之間不加分隔線。印發(fā)單位和

7、印發(fā)日期：印發(fā)單位和印發(fā)日期一般用4號仿宋字， 編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字， 用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛 位（即1不編為01）,后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素， 應(yīng)將其與印發(fā)單位和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開。頁碼：一般用4號宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，居中編排。公文的附件與 正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。六、公文處理公文處理包括收文和發(fā)文。1、收文處理收文處理程序包括：登記、填寫文件呈閱表 （附件3）、按 照收文流程（附件4）進行分送、承辦、催辦、答復(fù)、存檔等。登記。公司所有公文均應(yīng)做好記錄。公司內(nèi)部公文，原則上 對口受理；其他外部收文

8、，如無明確目標(biāo)部門，則統(tǒng)一由辦 公室負(fù)責(zé)處理。辦公室收文后，應(yīng)逐件清點，核對無誤后， 填寫文件呈閱表，做好編號。分送。根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要，確定公文的分送范圍，將公文與文件呈閱表一并交由公司領(lǐng)導(dǎo)批示。承辦。按照公司領(lǐng)導(dǎo)的最終批示，將公文及時送達承辦部門 辦理；需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急 公文還需明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)及時辦 理，有辦理時限要求的應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。催辦和答復(fù)。收文部門要及時了解公文辦理進展情況，督促 承辦部門按期處理完畢，緊急公文可由專人負(fù)責(zé)催辦。對公 文的辦理結(jié)果，收文部門應(yīng)及時答復(fù)來文單位。存檔。收文流轉(zhuǎn)結(jié)束后，由辦公室歸檔，以

9、確保文檔的完整。任何部門和個人收到公文，應(yīng)及時送辦公室按規(guī)定程序辦理。2、發(fā)文處理發(fā)文處理程序包括：擬稿、填寫公文稿紙 （附件5）、按照 發(fā)文流程（附件6）分別由承辦部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)會簽、 總經(jīng)理批示、辦公室人員編寫文號、用印、分發(fā)、存檔等。擬稿，按照職能分工原則，由主要承辦部門負(fù)責(zé)，涉及到兩 個或兩個以上部門的，由主辦部門和協(xié)辦部門商議草擬。分送：擬稿人草擬好公文，并填寫 公文稿紙，首先交由部 門負(fù)責(zé)人審核簽字；之后交由分管領(lǐng)導(dǎo)會簽；最后報總經(jīng)理 批示。修改：如公文在審核、會簽過程中，需要做重大修改，應(yīng)注 明具體修改意見，并交由承辦部門重新進行公文的流轉(zhuǎn)審核 程序。公司所有公文統(tǒng)一由

10、辦公室進行編號、用印、分發(fā)和存檔， 有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。七、會簽權(quán)限1 .以部門名義行文的公文，由各部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；2 .以公司名義行文的公文，由分管副總簽發(fā)；3 .涉及全局性的重要公文，需由執(zhí)行董事批示簽發(fā)。八、保密規(guī)定1 .未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文不得分發(fā)；2 .已簽發(fā)的保密文件應(yīng)由專職人員統(tǒng)一收發(fā)、歸檔和銷毀，內(nèi) 容不得泄漏和外傳。3 .已歸檔的公文，如需查閱，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行借 閱。九、附則1 .本制度細(xì)則由辦公室負(fù)責(zé)解釋。2 .本制度自下發(fā)之日起開始執(zhí)行。十、附件1 .公文樣本2 .紅頭稿紙3 .文件呈閱表4 .收文流程5 .公文稿紙6 .發(fā)文流程XXXXXXXXXXXX

11、X有限公司XXXX年XX月XX日附件1:公文樣本XXXXXXXX 有限公司XXXXXXXXX X 通知XXXXXXXX 號XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XS 知如下:1. XXXXXXX2. XXXXXXX附件：XXXXXxxxxxxxxxxxxxxxX 限 公XXXX年XX月XX日主送：XXXXXXXXXXXXXXXXX抄送：XXXXXXXXXXXXXXXXXxxxxxxxxxxxxxxXXXXX年XX月XX日印附件2:紅頭稿紙（略）附件 3: XXXXXXXXX司公文稿紙總 經(jīng) 理 批 示分管領(lǐng)

12、導(dǎo)會簽承辦部門負(fù)責(zé)人審核標(biāo)題主題詞文號20 號 密級急緩擬稿部門擬稿人擬稿日期主送部門抄送部門附件填寫要求：1 .主題詞：可以代表公文主題內(nèi)容的詞語。2 .文號：統(tǒng)一由辦公室進行編號填寫。3 .密級：根據(jù)需要填寫絕密、機密、秘密、一般文件。4 .急緩：根據(jù)需要填寫急件、一般文件。5 .主送部門：公文的主要受理單位，即需按照公文內(nèi)容答復(fù)事項、 辦理工作的單位。6 .抄送部門：除主送部門外需要執(zhí)行或知曉公文的其他部門或主送 部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或管理部門。附件4: XXXXXXXX歡司發(fā)文流程承辦部門擬稿并填寫公文稿紙IJ_需要修改的，按照要.求修改之后重新提/ 、承辦部門負(fù)責(zé)人 審核簽名< /交分管領(lǐng)導(dǎo)會簽<)交總經(jīng)理批示I)<A辦公室人員編寫文號、用印、分發(fā)、存檔IJ附件5、XXXXXX法司文件呈閱表編號:文件名稱來文號來文單位密級收文日期拆閱登記人擬辦意見公司領(lǐng)導(dǎo)批示承辦部門意見部門負(fù)責(zé)人簽字：附件