02-檔案管理規(guī)定WI-7.2-02-02

1、廣州市xx物業(yè)集團(tuán)有限公司·作業(yè)文件文件編號WI-7.2-02-02版本號B檔案管理規(guī)定修訂狀態(tài)號0頁 碼1/51. 目的為全面加強(qiáng)物業(yè)集團(tuán)系統(tǒng)檔案管理工作，確保物業(yè)集團(tuán)各類檔案資料(材料)的充分、有效利用，特制定本制度。2. 范圍 本規(guī)定適用于物業(yè)系統(tǒng)所有檔案的管理。3. 職責(zé)物業(yè)集團(tuán)行政管理總部是物業(yè)系統(tǒng)檔案管理的職能部門，所屬各單位及各部門是檔案管理的執(zhí)行部門。4. 工作內(nèi)容4.1 定義：物業(yè)集團(tuán)檔案是指物業(yè)系統(tǒng)在企業(yè)發(fā)展過程中形成的具有查閱利用價值的、各種形式(紙質(zhì)、電子、聲像、實物等)的行政文書、資質(zhì)證件、經(jīng)濟(jì)合約函件、業(yè)戶資料以及音像圖表等檔案資料(材料)。4.2 機(jī)構(gòu)設(shè)

2、置4.2.1 物業(yè)集團(tuán)本部設(shè)立專門的檔案室，隸屬于行政管理總部。4.2.2 物業(yè)集團(tuán)所屬各物業(yè)公司(管理處)經(jīng)報批可設(shè)立自己的檔案室，隸屬于行政管理部。4.2.3 物業(yè)集團(tuán)本部各部(室)不設(shè)立專門的檔案室。4.3 管理體制4.3.1 物業(yè)集團(tuán)本部檔案室接受恒大集團(tuán)檔案管理中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)；負(fù)責(zé)指導(dǎo)所屬各物業(yè)公司(管理處)檔案室的工作；負(fù)責(zé)物業(yè)集團(tuán)本部檔案的具體管理工作。4.3.2 各物業(yè)公司(管理處)檔案室接受所在單位行政管理部的行政領(lǐng)導(dǎo)和管理，業(yè)務(wù)上接受檔案管理部門監(jiān)督和指導(dǎo)。4.3.3 物業(yè)集團(tuán)全質(zhì)辦為檔案管理的督察機(jī)構(gòu)。4.3.4 為保證檔案管理的實效性，物業(yè)集團(tuán)根據(jù)實際需要，可成立檔案鑒

3、定小組。4.4 人員配備及要求：4.4.1 各級檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)檔案的數(shù)量、工作量，本著精簡、高效的原則，配備相應(yīng)的檔案管理人員。物業(yè)集團(tuán)檔案室專職1人，所屬物業(yè)公司(管理處)檔案室為兼職1人。4.4.2 檔案管理(兼職)人員要由工作認(rèn)真、責(zé)任心強(qiáng)、具有本專業(yè)知識和相應(yīng)工作經(jīng)驗的大專以上人員擔(dān)任。4.4.3各級檔案管理人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定。如因工作變動或離職，必須在相應(yīng)行政管理部門負(fù)責(zé)人的監(jiān)督下做好交接手續(xù)的辦理工作。廣州市xx物業(yè)集團(tuán)有限公司·作業(yè)文件文件編號WI-7.2-02-02版本號B檔案管理規(guī)定修訂狀態(tài)號0頁 碼2/54.5 物業(yè)集團(tuán)檔案室的工作職責(zé)4.5.1 參照國家有關(guān)標(biāo)

4、準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定，制定物業(yè)集團(tuán)的檔案管理辦法，制定物業(yè)集團(tuán)本部檔案管理的實施細(xì)則，并組織實施；4.5.2 收集、整理、保管物業(yè)集團(tuán)本部的檔案，并做好檔案鑒定、統(tǒng)計和利用工作；4.5.3 監(jiān)督和指導(dǎo)所屬各單位檔案室的檔案管理工作；4.5.4 根據(jù)需要組織開展業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，開展經(jīng)驗交流；4.5.5 承辦有關(guān)檔案管理工作的其他事宜。4.6 下屬單位檔案室的職責(zé)4.6.1 認(rèn)真落實和執(zhí)行物業(yè)集團(tuán)檔案室和本單位有關(guān)檔案管理的規(guī)定和辦法，制定本單位檔案管理實施細(xì)則，并組織實施；4.6.2 收集、整理、保管本單位的檔案，并做好檔案鑒定、統(tǒng)計和利用工作；4.6.3 根據(jù)需要組織相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

5、；4.6.4 承辦有關(guān)檔案管理工作的其他事宜。4.7 歸檔范圍：凡物業(yè)系統(tǒng)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的有備查和持續(xù)利用的檔案資料（見定義）均應(yīng)歸檔。4.8檔案管理4.8.1 歸檔要求：1) 檔案管理人員應(yīng)及時督促文秘人員，對已辦理完畢、有留存價值、使用頻率趨低的檔案資料(材料)向檔案室移交；2) 各類檔案原則上要求在辦理完畢后兩個月內(nèi)及時組織歸檔。個別檔案已辦理完畢而使用頻率較高者，可適當(dāng)延期歸檔，但必須由所在(使用)部門知會檔案室，并嚴(yán)加保管。3) 歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)完整、準(zhǔn)確，按照實際情況進(jìn)行科學(xué)分類，組成保管單位(卷、冊、袋、夾等)，填寫保管單位封面和目錄；4) 歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)質(zhì)地優(yōu)良，字

6、跡工整，規(guī)格統(tǒng)一。填寫歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)使用毛筆或不褪色鋼筆，使用標(biāo)準(zhǔn)簡化字。5) 歸檔的文件以“件”為單位，正文與原稿、正件與附件、請示與批復(fù)、來函與復(fù)函要同時存檔；文件前附有領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員批辦意見、簽名的公文處理單，要正確裝訂后，隨同文件一同存檔。6) 行政文書歸檔數(shù)量為一式三份，其他檔案材料根據(jù)實際情況確定留存份數(shù)。7) 收歸的檔案要確保原件歸檔。個別確實難以追回原件的檔案資料(材料)，要及時保留廣州市xx物業(yè)集團(tuán)有限公司·作業(yè)文件文件編號WI-7.2-02-02版本號B檔案管理規(guī)定修訂狀態(tài)號0頁 碼3/5復(fù)印(制)件；對于十分重要、珍貴、奇缺的檔案 資料(材料)要及時備份，將復(fù)

7、印件或復(fù)制品一同歸檔。4.8.2管理要求：1) 檔案室按照規(guī)范，并提出初步意見，將移交的檔案資料(材料)或需要鑒定的現(xiàn)有檔案交由行政管理部門、檔案移交部門、全質(zhì)辦以及公司領(lǐng)導(dǎo)組成的鑒定小組進(jìn)行鑒定，確定保存期限，決定解、降密級的事項，并確保檔案管理內(nèi)容的有效性等。 2) 編制檔案目錄和檢索工具應(yīng)以便于查找為原則，力求科學(xué)簡便，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。3) 檔案室內(nèi)要做到庫房布局合理、清潔、整齊。4) 除檔案室工作人員外，其他人員不得隨意進(jìn)入檔案庫房。確須進(jìn)入庫房，經(jīng)集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)入。5) 存放檔案必須有適宜的設(shè)備和庫房，采用防盜、防火、防潮、防光、防有害生物和污染等必要的防護(hù)措施，使檔案庫房溫濕度

8、符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，以維護(hù)檔案的完整和安全。6) 庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃品及其它雜物。7) 每年應(yīng)對庫存檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取積極有效措施，保護(hù)檔案安全。8) 檔案管理工作要在提升傳統(tǒng)管理方法的基礎(chǔ)上，應(yīng)用現(xiàn)代管理手段和方法，即采用計算機(jī)管理，便于檢索、利用。4.9 檔案的利用與銷毀4.9.1 檔案查閱必須在檔案管理人員指定的位置進(jìn)行查閱，查閱須有檔案管理人員在場；4.9.2 檔案的借用或查閱，以復(fù)印件優(yōu)先為原則，即復(fù)印件能夠利用者，盡量使用復(fù)印件，但對復(fù)印件同樣要加強(qiáng)管理；4.9.3 檔案借用必須嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借用手續(xù)。4.9.3.1 普通檔案由

9、借用單位(部門)提出申請(或填寫檔案借用單)，并經(jīng)本單位(部門)負(fù)責(zé)人簽字，檔案室負(fù)責(zé)人審批后，方可借出。4.9.3.2 秘密、機(jī)密檔案由借用單位(部門)提出申請(或填寫檔案借用單)，并經(jīng)本單位(部門)負(fù)責(zé)人簽字，檔案室負(fù)責(zé)人審核，所在單位(部門)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由借用單位(部門)助理級以上人員借出。4.9.3.3 絕密檔案由借用單位(部門)提出申請(或填寫檔案借用單)，并經(jīng)本單位(部廣州市xx物業(yè)集團(tuán)有限公司·作業(yè)文件文件編號WI-7.2-02-02版本號B檔案管理規(guī)定修訂狀態(tài)號0頁 碼4/5門)負(fù)責(zé)人簽字，檔案室負(fù)責(zé)人審核后，所在單位(部門)主要領(lǐng)導(dǎo)審批，由借用單位(部門)負(fù)責(zé)人

10、借出。4.9.4 外借檔案的歸還時間，由各級檔案管理機(jī)構(gòu)在檔案借用單中予以明確，原則上在三天內(nèi)及時歸還。個別特殊原因需延期歸還者，須在檔案借用最后期限(借用第三天)辦理延期歸還手續(xù)，并說明延期使用理由，否則公司要給予相關(guān)責(zé)任人一定的經(jīng)濟(jì)處罰和紀(jì)律處分。4.9.5 延期歸還手續(xù)按照借用檔案的密級和程序進(jìn)行辦理。4.9.6 檔案歸還時，檔案管理人員要認(rèn)真對歸還檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案被轉(zhuǎn)借、拆撕、抽換、污損和散失，應(yīng)及時報告，采取補(bǔ)救措施，并予以追查。4.9.7 檔案銷毀，物業(yè)集團(tuán)本部檔案由行政管理總部提出銷毀意見并附上銷毀清單，經(jīng)鑒定確無保管價值的檔案，應(yīng)登記造冊，領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后，予以銷毀；下屬

11、單位檔案室檔案的銷毀，必須向物業(yè)集團(tuán)行政管理總部專題報告，核查確認(rèn)后，方可在指定地點(diǎn)銷毀。4.9.8 銷毀檔案時，應(yīng)由物業(yè)集團(tuán)全質(zhì)辦人員在場監(jiān)銷。檔案銷毀后，監(jiān)銷人在清冊上注明“已銷毀”字樣和日期，并簽名蓋章，銷毀清冊由檔案室留存。4.10 檔案室保密規(guī)定4.10.1檔案工作人員要嚴(yán)格遵守公司有關(guān)保密規(guī)定，維護(hù)檔案的完整和安全。4.10.2 按照檔案文件密級劃分范圍，控制借閱范圍。4.10.3 查閱檔案人員，未經(jīng)許可，不準(zhǔn)私自抄錄和復(fù)制，不準(zhǔn)攜帶外出，更不準(zhǔn)擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人。一旦發(fā)現(xiàn)有違反規(guī)定者，公司將對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅查處。4.10.4 查閱機(jī)密檔案資料，只能在閱覽室內(nèi)查閱。4.10.5

12、 檔案室內(nèi)檔案柜應(yīng)做到隨開隨鎖。4.10.6 檔案室的檔案材料要定期清查，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)，查明情況嚴(yán)肅處理。4.11 檔案密級劃分4.11.1 集團(tuán)各類已注明密級的行政文書，按照已劃定保密級別進(jìn)行管理；4.11.2 尚未明確的各種檔案資料（材料）按照以下劃分進(jìn)行管理：a. 絕密文檔，包括集團(tuán)董事局重要的決議、決定，董事局有關(guān)股權(quán)與人事組成情況，中層以上人員人事檔案、極其重要的經(jīng)營報表和財務(wù)報表、極其重要的合作協(xié)議，上級重要批示、公司章程。b. 機(jī)密文檔，包括公司重要的證照、公司合同，商洽性文件、呈請性文件、函、廣州市xx物業(yè)集團(tuán)有限公司·作業(yè)文件

13、文件編號WI-7.2-02-02版本號B檔案管理規(guī)定修訂狀態(tài)號0頁 碼5/5證明、業(yè)戶資料、工程合同、行政合同、申報表、審核書、規(guī)劃資料、各種協(xié)議、規(guī)劃設(shè)計圖、施工圖紙（含變更資料）、預(yù)算書、結(jié)算審核表、施工方案、各類測試報告、竣工驗收資料、會計憑證、會計帳簿、人才履歷材料、員工登記表、晉升審批表、調(diào)資審批表、各類契約、銀行按揭資料、住戶資料、音像資料、照片資料。4.11.3 秘密文檔，包括需要保密的通知、決定、決議、會議紀(jì)要、年度計劃、總結(jié)、公司各種制度及條例等。4.11.4 其他普通檔案。4.12 監(jiān)督和獎罰4.12.1 監(jiān)督檢查：4.12.1.1 物業(yè)集團(tuán)全質(zhì)辦為公司檔案管理和利用的日常監(jiān)督部門，接受所有員工對公司檔案管理和利用情況的監(jiān)督投訴。4.12.1.2 每年3月初，由物業(yè)集團(tuán)行政管理總部會同全質(zhì)辦對各單位檔案管理情況進(jìn)行全面檢查。4.12.2 獎罰：4.12.2.1物業(yè)集團(tuán)每年對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻(xiàn)的部門