辦公室管理筆記

1、一、 單選辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話(huà)題，哪些是屬于合適的話(huà)題有共同利益的話(huà)題。傳真機(jī)傳送以下哪種文件尤其有優(yōu)勢(shì)？手工制作的圖表和手工簽名檔文件傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送。當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)查證消息的可靠性。電子文檔存儲(chǔ)歸檔時(shí)，應(yīng)該TIFF、JPG格式圖片的電子文檔可以直接存儲(chǔ)，有特殊壓縮參數(shù)的需要備注說(shuō)明。關(guān)于握手的禮儀，下面說(shuō)法錯(cuò)誤的是為了表示親切，男士和女士握手時(shí)，可以雙手相握。會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時(shí)文員應(yīng)征求主持人意見(jiàn)，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)。將同文多頁(yè)沿邊取齊后均勻錯(cuò)開(kāi)，從首頁(yè)到末頁(yè)，在頁(yè)邊加蓋一完整公章，可以證明文

2、件各頁(yè)確實(shí)是同時(shí)形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是騎邊章。接受忠告的正確反應(yīng)是切勿感情用事。領(lǐng)導(dǎo)人簽名章是將領(lǐng)導(dǎo)人員的親筆簽名制成的印章，下列相關(guān)說(shuō)法錯(cuò)誤的是？領(lǐng)導(dǎo)人簽名章一般由領(lǐng)導(dǎo)人隨身攜帶。若上司拒絕接見(jiàn)來(lái)訪者，文秘人員在接待時(shí)，下列哪個(gè)做法欠妥？簡(jiǎn)潔明了地告訴對(duì)方上司不愿接見(jiàn)。上司決定參加某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)該只在便箋上寫(xiě)好會(huì)議名稱(chēng)。社交場(chǎng)合很講究次序禮儀，一般以右為尊。文秘人員打出業(yè)務(wù)電話(huà)時(shí)，下列哪項(xiàng)是正確的？首先自報(bào)家門(mén)文秘人員接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，應(yīng)該接到電話(huà)應(yīng)首先把己方的基本信息告知對(duì)方，如公司名稱(chēng)、本人身份等文秘人員要關(guān)心上司的健康，如果上司生病初愈后，文員的行為中哪一項(xiàng)是恰當(dāng)?shù)?？注意安?/p>

3、好上司的飲食。文秘人員在差旅結(jié)束后，應(yīng)該整理好出差過(guò)程中的單據(jù)、憑證，及時(shí)辦理報(bào)銷(xiāo)結(jié)算事宜。文秘人員在將信訪信件拆封時(shí)，應(yīng)該避免下列哪些做法？拆開(kāi)信件后要將來(lái)信信紙裝訂起來(lái)，信封則可以丟棄。文書(shū)立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作。文員必須管理好金錢(qián)，學(xué)會(huì)節(jié)約開(kāi)支，以下行為中哪一項(xiàng)是不恰當(dāng)?shù)模孔詈玫絻r(jià)格便宜的商店去購(gòu)買(mǎi)，質(zhì)量并不重要。文員必須管理好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的？每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力。文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的？應(yīng)

4、該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己。文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見(jiàn)。文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，寄信人姓名、地址應(yīng)該打印在左上角文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是姓名、部門(mén)、地址、國(guó)名。文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪種做法是錯(cuò)誤的？如果上司出差，可以在他回來(lái)的當(dāng)天安排約會(huì)。文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該在信封上注明“誤拆”，寫(xiě)上自己姓名的縮寫(xiě)，并把信重新封好并退回去。文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮有無(wú)休息室。文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書(shū)資料是下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告，統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。文員遇到對(duì)方遞送的名片上有較

5、罕見(jiàn)的字，應(yīng)請(qǐng)教對(duì)方文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種？初次寫(xiě)信，或有過(guò)激言行的。文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的？較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方。文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，以下哪一種情況應(yīng)避免？日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄。文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致。無(wú)紙化辦公過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)電子文件采取嚴(yán)格的安保措施，保證其不被非正常改動(dòng)。一般而言，文秘人員是特定上司的直屬員工，其業(yè)務(wù)具有從屬性，從屬性意味著文秘人員照料好上司，能夠使得上司專(zhuān)心工作，提高工作效率。一般而言，在辦

6、公室里，離入口最遠(yuǎn)的位置是上座。以本單位與外單位就某些問(wèn)題的往來(lái)文書(shū)為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問(wèn)函與復(fù)函等用按通訊者特征立卷。以下餐巾的使用方法正確用來(lái)擦嘴唇嘴角。以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適宜的？穿著短裙的下蹲姿勢(shì)，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰。以下關(guān)于名片的使用方式，哪項(xiàng)是錯(cuò)誤的？各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的。以下關(guān)于說(shuō)話(huà)的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜？由過(guò)程先說(shuō)。以下關(guān)于文員在差旅預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書(shū)面形式的證明。以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀。以下哪些不是辦公室事務(wù)管理的特征？決策

7、性。以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)？制造。以下哪些接打電話(huà)的行為是不正確的？受到通話(huà)對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針?shù)h相對(duì)回?fù)?。以下哪一種類(lèi)型適合自由談話(huà)，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議？圓桌型。以下說(shuō)明宴會(huì)的種類(lèi)與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是正確的？工作餐是非正式宴請(qǐng)形式，早、午、晚舉行均可。以下文員訂購(gòu)和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品。以下文員對(duì)辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名。以下文員應(yīng)遵守的參加宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？未用完一道萊時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤(pán)了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)。以下文員應(yīng)遵守的電話(huà)禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的

8、？打出電話(huà)，而對(duì)方無(wú)人接聽(tīng)，等鈴聲響了二、三下可掛電話(huà)。郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個(gè)因素？愛(ài)好。郵件送到單位所租的信箱，由文員開(kāi)啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項(xiàng)事情與文員的工作要求不一致？應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦。在會(huì)議開(kāi)始前和進(jìn)行過(guò)程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?？作?huì)議記錄時(shí)離開(kāi)會(huì)議室接聽(tīng)電話(huà)。在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有說(shuō)話(huà)的技巧，了解要求約會(huì)者的心理。在使用復(fù)印機(jī)的過(guò)程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)?？接通電源可立即?fù)印操作。值班人員不應(yīng)該做以下哪類(lèi)事情？簽發(fā)文件。二、 判斷按照收件人

9、姓名分揀郵件只適合.對(duì)拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，對(duì)辦公室的燈光照明要避開(kāi)自然光，.錯(cuò)辦公室環(huán)境布置的目的為了建立擋駕制度.對(duì)辦公室環(huán)境布置的目的為了有利于保密工作對(duì)辦公室人員值班工作.沒(méi)有崗位責(zé)任制度.錯(cuò)不要在酒宴上評(píng)論或附和.。對(duì)打國(guó)際電話(huà)聯(lián)系業(yè)務(wù)時(shí)，必須注意時(shí)差.對(duì)代表會(huì)議依法定期召開(kāi)核對(duì)出席人數(shù)。對(duì)當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，.對(duì)檔案是指使用過(guò)的文件中所指事情 對(duì)電子文件的運(yùn)作不如紙質(zhì)文件嚴(yán)格系統(tǒng)。錯(cuò)對(duì)于緊急而重要的事，文員應(yīng)先錯(cuò)凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用.錯(cuò)合適的話(huà)題可以有和夸耀自己的話(huà)題。錯(cuò)即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更.錯(cuò)假如對(duì)方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約對(duì)假如上司不準(zhǔn)備參加某

10、個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即. 錯(cuò)交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過(guò)對(duì)介紹地位相同的.先介紹新進(jìn).年紀(jì)較輕.對(duì)介紹信的正本和存根必須一致，可以出具.錯(cuò)面對(duì)突發(fā)事件，值班人員應(yīng)急措施。錯(cuò)男女之間，男士先伸手了，.錯(cuò)謙虛語(yǔ)不屬于敬語(yǔ)，例如“承蒙夸獎(jiǎng).錯(cuò)如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形錯(cuò)如果兩位來(lái)訪者均未預(yù)約.先來(lái)后到.。錯(cuò)如果文員要找的人是.地位高直接.。對(duì)如果要拒絕別人，最好是依照對(duì)上司和文秘人員必須在周末核對(duì).對(duì)上下級(jí)之間握手，下級(jí)先伸手后.錯(cuò)社交交談中，一般忌諱談對(duì)方的個(gè)人對(duì)同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左.對(duì)為來(lái)自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，.錯(cuò)文本文件是沒(méi)有格式控制.，兼容性好。對(duì)文秘人員不僅要在公務(wù)上.飲

11、食、著裝等。對(duì)文秘人員對(duì)上司支票往來(lái)管理要謹(jǐn)慎小心錯(cuò)文秘人員在會(huì)議接待中.無(wú)需安排和關(guān)照。錯(cuò)文書(shū)部門(mén)立好的案卷，但沒(méi)有期限。錯(cuò)文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)上司的語(yǔ)氣.錯(cuò)文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些錯(cuò)文員對(duì)上司進(jìn)言，無(wú)論是關(guān)于什么事錯(cuò)文員對(duì)于這值班期間發(fā)生的重要情況.錯(cuò)文員向下級(jí)機(jī)關(guān)傳達(dá)上司信息時(shí)錯(cuò)文員應(yīng)有效利用時(shí)間重要工作一起去做。錯(cuò)文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝.隨時(shí)隨地進(jìn)行.錯(cuò)文員在接聽(tīng)投訴電話(huà)時(shí)，如果對(duì)方無(wú)端辱對(duì)文員作介紹，若.都相同，應(yīng)從較親近.對(duì)文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，.錯(cuò)無(wú)論何種禮服都“黑領(lǐng)結(jié)”無(wú)尾正式禮服。對(duì)無(wú)論是什么樣的文本和圖表.傳真。錯(cuò)小辦公室的優(yōu)點(diǎn)是節(jié)省空間，.錯(cuò)宴請(qǐng)

12、的請(qǐng)柬一般要提前不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。錯(cuò)英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來(lái)訪者.錯(cuò)在電子文件的歸檔工作中，草稿.不保留.對(duì)在信訪工作中，.保護(hù)舉報(bào)人的合法權(quán)益.對(duì)在信訪接待工作中，即使.以禮相待.對(duì)在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)不受影響.錯(cuò)正確的郵件信封拆封位置是在信封的右邊冊(cè)對(duì)值班人員要認(rèn)真填寫(xiě)值班接待登記表.對(duì)注辦是指文秘人員在文件處理單上.對(duì)三、 簡(jiǎn)答辦公室的四種含義。1、廣義：泛指一切辦公場(chǎng)所，區(qū)別于教室、車(chē)間、醫(yī)療室等。2、狹義：指某一類(lèi)職業(yè)人員或某一級(jí)職務(wù)人員的辦公場(chǎng)所，如廠長(zhǎng)辦公室等。3、特指：黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，級(jí)別高的又稱(chēng)辦公廳。4、專(zhuān)指：某種專(zhuān)門(mén)的獨(dú)立的工作機(jī)構(gòu)，如國(guó)務(wù)院

13、臺(tái)灣事務(wù)辦公室。辦公室事務(wù)管理的服務(wù)性表現(xiàn)在哪三個(gè)方面。一是為上司服務(wù)，使上司擺脫繁雜瑣事的壓力，把主要精力集中在重要工作上。二是為組織服務(wù)，為組織員工提供一個(gè)高效舒適的工作環(huán)境。三是為公眾服務(wù)，保證組織與外界的信息渠道通暢，密切與社會(huì)各界聯(lián)系。核稿，是擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)，要做到六查，請(qǐng)簡(jiǎn)述六查內(nèi)容。1查是否需要行文，以什么名義行文。2查文稿內(nèi)容與法律法規(guī)政策及其他以后規(guī)定是否矛盾。3查要求和措施是否明確具體，切實(shí)可行。4查涉及其他部門(mén)或地區(qū)職權(quán)范圍的問(wèn)題是否協(xié)商一致并經(jīng)過(guò)會(huì)簽。5查行文是否規(guī)范。6查公文格式是否符合規(guī)定。會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的前期準(zhǔn)備工作有哪些。1確定議題和明確目標(biāo)

14、。2收集信息和分析雙方材料。3確定參加人員。4雙發(fā)協(xié)商時(shí)間地點(diǎn)。5布置座位。簡(jiǎn)述文員向上司做請(qǐng)示的注意事項(xiàng)。1、請(qǐng)示要對(duì)口。遵守上級(jí)分工，對(duì)口請(qǐng)示的原則。避免多頭越級(jí)請(qǐng)示。對(duì)涉及多方面的綜合性工作，應(yīng)向主持全面工作的領(lǐng)導(dǎo)人請(qǐng)示，并將有關(guān)情況通報(bào)其他分管上司。2、請(qǐng)示要單一。遵守一文一事的規(guī)則，避免將多項(xiàng)事物寫(xiě)在一份請(qǐng)示內(nèi)，造成上司批復(fù)的困難。簡(jiǎn)要說(shuō)明受意方法。1、備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)。2、注意傾聽(tīng)，用心判斷指示的用意。3、必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止，但不要打斷談話(huà)。4、如有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之有理，并注意方式和態(tài)度。5、接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹落實(shí)。來(lái)信受理的程序是

15、什么。1及時(shí)拆封。2認(rèn)真閱讀。3逐項(xiàng)登記。4認(rèn)真處理。5及時(shí)復(fù)信。如何控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)。1會(huì)前應(yīng)該做出科學(xué)的嚴(yán)格的預(yù)算。2會(huì)間要嚴(yán)格地控制經(jīng)費(fèi)使用。3會(huì)后要及時(shí)地結(jié)算，發(fā)現(xiàn)超支應(yīng)立即找出原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。如果超支過(guò)多，必要時(shí)可以追究有關(guān)人員的責(zé)任。說(shuō)話(huà)的基本要領(lǐng)有哪些。1語(yǔ)句要簡(jiǎn)短。2由結(jié)論先說(shuō)。3利用重復(fù)的效果.。4話(huà)說(shuō)完后略作整理概括。5說(shuō)話(huà)時(shí)考慮時(shí)間地點(diǎn)場(chǎng)合對(duì)象等因素，使用模糊語(yǔ)言。聽(tīng)別人說(shuō)話(huà)的要領(lǐng)。1用認(rèn)真的態(tài)度集中精神聆聽(tīng)，臉部應(yīng)朝向說(shuō)話(huà)者。2聽(tīng)話(huà)時(shí)同時(shí)在腦海里想5H1W，把對(duì)方的話(huà)整理好。3在適當(dāng)時(shí)機(jī)適當(dāng)?shù)馗胶汀?在對(duì)方談話(huà)告一段落后再發(fā)問(wèn)。5對(duì)方說(shuō)話(huà)時(shí)不要挑語(yǔ)病和搶話(huà)。完整的會(huì)議記

16、錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)。1會(huì)議名稱(chēng)。2會(huì)議記錄人的姓名和蓋章。3開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間。4會(huì)議地點(diǎn)。5議題。6主持人和主席。7出席者名單。8會(huì)議的經(jīng)過(guò)情形及結(jié)論。9相關(guān)的資料。10下次會(huì)議預(yù)訂日期文書(shū)處理的基本任務(wù)。1發(fā)文：包括文書(shū)起草、修改、審核、簽發(fā)、印刷等環(huán)節(jié)。2收文：包括來(lái)文簽收、登記、分辦、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦以及答復(fù)等環(huán)節(jié)。3管理：包括文書(shū)平時(shí)管理、發(fā)揮公文的效用、公文保密等環(huán)節(jié)。4立卷歸檔：包括文書(shū)的整理立卷、歸檔保存等環(huán)節(jié)。制發(fā)文件時(shí)加蓋機(jī)關(guān)印章，稱(chēng)為用印，具體要求有哪些。1文件用印時(shí)，必須以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的文件原稿為依據(jù)，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后使得用印。2文件用印要端正、清

17、晰，要端正地蓋在成文日期上方，上不壓正文，下要騎年蓋月。3文件用印一定要與制發(fā)文件的機(jī)關(guān)部門(mén)或單位相一致。4要核實(shí)用印份數(shù)，超過(guò)份數(shù)的不能蓋印。四、 設(shè)計(jì)安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案1接受任務(wù)；2了解來(lái)賓；3制訂計(jì)劃；4預(yù)訂食宿；5迎接來(lái)賓；6商議日程；7安排會(huì)談；8陪同參觀；8送別客人；10接待小結(jié)。辦公室的清理和清掃方法小冊(cè)子30頁(yè)設(shè)計(jì)題2答abcdefgh當(dāng)來(lái)訪者自稱(chēng)事先已和上司約好如何應(yīng)對(duì)小冊(cè)子36頁(yè)4答康橋賓館會(huì)議通知，應(yīng)該考慮哪些問(wèn)題(1)會(huì)議的名稱(chēng)；(2)出席會(huì)議者的姓名或組織,部門(mén)的名稱(chēng)；(3)日期,時(shí)間(開(kāi)始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻)；(4)地點(diǎn):(具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議

18、室)；（5)議題(或者議事日程)；(6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處,電話(huà)號(hào)碼等；(7)開(kāi)會(huì)所在地,建筑物名稱(chēng),幾樓,電話(huà)號(hào)碼(必要時(shí)可附上地圖)；(8)注意事項(xiàng),是否備有餐點(diǎn),有否停車(chē)場(chǎng),或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。麥格公司為了解新產(chǎn)品如何準(zhǔn)備和開(kāi)好這個(gè)座談會(huì)。(1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專(zhuān)家和學(xué)者,能獨(dú)立思考,有主見(jiàn)又敢于發(fā)表意見(jiàn)者；(2)座談會(huì)以小型為主,人數(shù)以七,八人為宜；(3)座談會(huì)上,文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；(4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo),組織,可不做記錄；(5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；(6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定,可長(zhǎng)可短；(7)會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料,茶點(diǎn),邊吃邊談,可使

19、氣氛輕松。某個(gè)下雨天，利達(dá)公司在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作(1)要替搭車(chē)回去的人安排車(chē)子.(2)在接待處暫時(shí)代為保管的衣物,不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng),冒領(lǐng)(3)有留話(huà)時(shí),切記務(wù)必傳達(dá)(4)檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品遺漏(5)要為參加會(huì)議的人員送行(6)文秘人員離去前,要檢查煙灰缸,字紙簍有無(wú)易燃的東西,如有,則必須加以熄滅(7)桌,椅早先若有移動(dòng),必須還原;洗滌煙灰缸,茶具等,并收拾妥當(dāng),倒去垃圾(8)攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回(9)關(guān)緊門(mén)窗并上鎖。某公司成立不久設(shè)計(jì)一個(gè)電話(huà)記錄單，怎么設(shè)計(jì)。來(lái)電單位來(lái)電號(hào)碼來(lái)電姓名分機(jī)來(lái)電時(shí)間手機(jī)內(nèi)容摘要上司批復(fù)處理結(jié)果記錄人某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)，辦公室人

20、員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？小冊(cè)子44頁(yè)2答123456如何接受對(duì)方的名片小冊(cè)子36頁(yè)最后一行開(kāi)始，6答1234上海某企業(yè)欲與德國(guó)某企業(yè)合作設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案1接受任務(wù)；2了解來(lái)賓；3制定計(jì)劃；4預(yù)定食宿；5歡迎來(lái)賓；6商議日程；7禮節(jié)性拜訪；8宴請(qǐng)；9正式會(huì)談；10簽訂協(xié)議書(shū)；11陪同參觀游覽；12互贈(zèng)禮品；13歡送來(lái)賓；14接待小結(jié)。上司辦公室和接待室的整理小冊(cè)子29頁(yè)設(shè)計(jì)題1答abcdefghij上司在與客人談話(huà)緊急事件，文員如何向上司傳話(huà)小冊(cè)子36頁(yè)5答1234請(qǐng)將下列文件分別組合成4個(gè)案卷小冊(cè)子47頁(yè)設(shè)計(jì)題答文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么

21、，怎樣做？(1)在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的,如是為周年慶典,生日,結(jié)婚,榮升,喬遷,或是圣誕節(jié),中秋節(jié)等(2)還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份,愛(ài)好,文化背景,性格習(xí)慣等;(3)在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意.時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁?gòu)物環(huán)境.(4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則:除非上司有特殊的要求,不必送太昂貴的禮物,只要用心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可.(5)要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品,做到恰如其分,適合對(duì)方.(6)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià),并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下.(7)如果不是親自送禮,應(yīng)該在禮物的外包裝上寫(xiě)上贈(zèng)送者的姓名或附上名片,賀卡.(8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單,上司可以

22、在上面作一些增減,表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見(jiàn),以及標(biāo)明價(jià)格范圍.(9)為了避免所送禮物的重復(fù),文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄.文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作小冊(cè)子40頁(yè)4答12345文員辦公室的布置小冊(cè)子31頁(yè)3答abcdefgh文員面對(duì)有問(wèn)題的來(lái)訪者.怎樣的，如何應(yīng)對(duì).小冊(cè)子36頁(yè)3答文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？履行哪些職責(zé)？(1)整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù),憑證,送上司審閱,簽字后向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo),或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用(2)回到公司上班后,應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫(xiě)出工作匯報(bào).如果是與上

23、司同行的,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告,送上司過(guò)目或批準(zhǔn),然后存檔備案(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài),繼續(xù)做旅行前未完的工作(4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士,單位等情況做好記錄,以便將來(lái)有用(5)對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門(mén)和人員,分別去函或去電表示感謝。文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？履行哪些職責(zé)？(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息.旅行計(jì)劃表要說(shuō)明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn),是乘飛機(jī)還是汽車(chē),火車(chē)或輪船,出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間,座位情況,旅館情況.(2)制定約會(huì)計(jì)劃.約會(huì)計(jì)劃表包括:城市名和省(州)名(如果是國(guó)外旅行,寫(xiě)明城市名和國(guó)家名),日期和時(shí)間,

24、與上司約會(huì)者的姓名,公司和地址,電話(huà)號(hào)碼.(3)為商務(wù)洽談收集資料.(4)決定旅行用品.把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單.(5)考慮行李問(wèn)題.通過(guò)航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人信息.為每件:行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽.(6)安排差旅費(fèi).(7)建立旅行旅館信息資料庫(kù).隨時(shí)與旅行社聯(lián)系,建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù).(8)辦理旅行保險(xiǎn),如意外傷害保險(xiǎn)等。小李是剛到辦公室的文員.應(yīng)該怎么做。1電話(huà)放在辦公桌左邊,便于左手摘機(jī),右手做記錄;電腦放在右邊；2新文件夾放需要翻譯的資料,在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條；3各種筆,膠水,剪刀,印盒等文具分門(mén)別類(lèi)放在文具用品盒內(nèi)；4參考書(shū)應(yīng)該放在桌子上面或伸手

25、可以拿得到的抽屜里；5公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；6墨水放置在儲(chǔ)物架底層,復(fù)印紙放在下面幾層?？偨?jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書(shū)小付，小付應(yīng)該怎樣做？小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險(xiǎn)箱內(nèi),鑰匙隨身攜帶；每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放,隨印隨鎖;如因事外出,須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管；加蓋單位公章,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),并審核簽名；并要將蓋用文件名稱(chēng),編號(hào),日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；加蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整?？偨?jīng)理要與A公司總裁談業(yè)務(wù)工作，文員體總經(jīng)理安排這個(gè)約會(huì)，該怎么做.小冊(cè)子42頁(yè)上半部abcd五、 案例分析艾達(dá)公司的丁秘書(shū)問(wèn)題1234小冊(cè)子34頁(yè)2答123

26、4波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市市中心問(wèn)題123(1)請(qǐng)租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法,想辦法聯(lián)系送貨員;(2)如果聯(lián)系不上送貨員,向總經(jīng)理匯報(bào),請(qǐng)求該如何辦;(3)馬上向總經(jīng)理報(bào)告,不得擅自決定調(diào)整會(huì)議議程;(4)得到總經(jīng)理指示,可否把資料放映的時(shí)間往后推移半個(gè)小時(shí)或一小時(shí) （5)聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺(tái)放映機(jī)(或原租賃公司再送一臺(tái));（6)召開(kāi)大型會(huì)議,各種準(zhǔn)備工作,包括音響,電子類(lèi)裝置應(yīng)至少提前一天安排;(7)租借會(huì)議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施,包括噪音,停車(chē)場(chǎng)等問(wèn)題;(8)不能僅憑電話(huà)聯(lián)系,應(yīng)實(shí)地查看;(9)重要設(shè)備應(yīng)考慮備用(或兩套方案).公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉究竟錯(cuò)在什么地方？正確

27、做法是什么？(1)應(yīng)該搞清銷(xiāo)售員的人數(shù)和姓名,準(zhǔn)備這份名單(2)打印好書(shū)面通知(3)在三天內(nèi),當(dāng)面發(fā)放通知或電話(huà)通知(電話(huà)中需要對(duì)方確認(rèn)時(shí)間,地點(diǎn),內(nèi)容等)到名單上的每個(gè)人(4)通知不能寫(xiě)在布告欄里,可能不被人注意(5)通知上應(yīng)寫(xiě)清會(huì)議的時(shí)間(開(kāi)始到結(jié)束時(shí)間),地點(diǎn)(6)應(yīng)詳細(xì)寫(xiě)清會(huì)議內(nèi)容,應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備(7)應(yīng)提前到會(huì)議室做好準(zhǔn)備,做好簽到工作某國(guó)營(yíng)企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙在這兩件事上做的怎么樣？應(yīng)該怎么做? (1)不能說(shuō)"總經(jīng)理外出了,有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧",辦公室人員不能替上司做主；(2)接待來(lái)訪者應(yīng)細(xì)心傾聽(tīng),不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽(tīng)；（3)對(duì)提重要建議的來(lái)訪者,應(yīng)認(rèn)真記錄,匯

28、報(bào)上司；(4)應(yīng)熱情,不能對(duì)來(lái)訪者冷嘲熱諷；（5)對(duì)言辭激烈的來(lái)訪者應(yīng)有禮有節(jié),宣傳政策；(6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍,可以請(qǐng)保安或打110。某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差.小王處理郵件方法是否正確？正確做法是什么？(1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷(xiāo)售科處理的,應(yīng)制作簽收單,要求小李簽名,并注明時(shí)間(2)把上司親啟信件先保存下來(lái),并通知發(fā)信人信已收到,告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)(3)12日回來(lái)就參加會(huì)議不妥當(dāng),不宜在總經(jīng)理出差回來(lái)的當(dāng)天安排活動(dòng)(4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(chēng)(某某人的文秘人員),發(fā)出前復(fù)印一份,留待上司過(guò)目(5)發(fā)現(xiàn)附件缺少,應(yīng)該在信封上寫(xiě)上缺少的附件的名稱(chēng)和數(shù)量,接著應(yīng)及時(shí)打電話(huà)或

29、寫(xiě)信與寄信人聯(lián)系(6)沒(méi)有訂購(gòu)的東西不能簽收(7)在移交郵包里的物品時(shí),要先打印一份清單,注明收到的日期,請(qǐng)接受人員在上面簽字并保存好。為迎接兄弟單位和上級(jí)部門(mén)的衛(wèi)生檢查小萬(wàn)錯(cuò)在哪里？應(yīng)該采取什么措施？問(wèn)題一:會(huì)議通知缺少主題(議題)；時(shí)間上缺少?gòu)膸c(diǎn)到幾點(diǎn)；請(qǐng)哪些人出席不明確；發(fā)放會(huì)議通知要交到會(huì)議出席者手上,可進(jìn)行說(shuō)明解釋?zhuān)蝗绫救瞬辉?應(yīng)請(qǐng)代收人(或秘書(shū))簽字,打電話(huà)確認(rèn)是否出席。問(wèn)題二:會(huì)前準(zhǔn)備工作的每個(gè)細(xì)節(jié)問(wèn)題都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待；小萬(wàn)沒(méi)有認(rèn)真校對(duì)材料；最后也沒(méi)能仔細(xì)審查所有會(huì)議材料,加以改正。補(bǔ)救措施可以是：小萬(wàn)快步趕到走在最前面一位帶頭離會(huì)的特邀代表身邊,耳語(yǔ)了幾句,又拿出底稿解釋了一翻,

30、作了自我檢討,終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面.代表們按原來(lái)小組劃分展開(kāi)了討論。文員鄧小姐第一天上班處理郵件是否正確？為什么？（1）不應(yīng)該直接把信堆到桌上，并一邊打電話(huà)一邊簽字，而應(yīng)該當(dāng)面點(diǎn)清郵件總數(shù)，并填寫(xiě)“郵件收領(lǐng)單”，特別要寫(xiě)清楚機(jī)要郵件、經(jīng)辦人等項(xiàng)目；如有污損還應(yīng)該當(dāng)面指出，以分清責(zé)任；（2）不應(yīng)隨意打開(kāi)所有的信，而應(yīng)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)，允許拆封的信件應(yīng)按正確的方式拆封，并規(guī)整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要轉(zhuǎn)交給相應(yīng)的個(gè)人和部門(mén)；（3）對(duì)于誤拆的信件，不應(yīng)看信的內(nèi)容，應(yīng)馬上重新封口，信封上要寫(xiě)上“誤拆”，并簽上姓名，當(dāng)面交給對(duì)方并道歉；（4）交給上司的信件不能混合，要按重要程度從上至下堆疊

31、；（5）寄至國(guó)外的信件，信封的打印應(yīng)該按國(guó)外習(xí)慣，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。文員小曹這樣做對(duì)不對(duì)？錯(cuò)在哪里？應(yīng)該怎么辦？(1)小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請(qǐng)示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了，就應(yīng)按孫的意見(jiàn)辦，不應(yīng)多頭請(qǐng)示； (2)在工作中不應(yīng)過(guò)分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地； (3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說(shuō)明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見(jiàn)辦；(4)如果不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行；(5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示，遵照總經(jīng)理的意見(jiàn)辦，并請(qǐng)他對(duì)

32、孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見(jiàn)。文員小胡正在辦公室忙著.問(wèn)題1234（1）小胡回到辦公室應(yīng)馬上與馬小姐聯(lián)系，遵守諾言。（2）正確，接待技巧符合文員要求。（3）文員對(duì)待媒體尤其要小心謹(jǐn)慎，不可輕易得罪。（4）即使不能引見(jiàn)給上司，同樣應(yīng)禮貌待人。（5）這樣做不違背辦公室人員的職業(yè)道德，而是運(yùn)用策略做好接待工作。（6）不能有求必應(yīng)，應(yīng)區(qū)別情況，或引見(jiàn)或擋駕。（7）為上司擋駕，是為了減輕上司的負(fù)擔(dān)。小李受上司委托.舉止是否合乎禮儀？為什么？應(yīng)該怎么做？(1)主人和客人之間,應(yīng)該主人先伸手;（2)在替客人拿行李前應(yīng)征求同意:"我替你拿可以嗎 "(3)哪些行李可以放人行李箱

33、中也要征得同意;(4)司機(jī)開(kāi)車(chē),汽車(chē)的位次禮儀是"右為上,左為下;后為上,前為下"（5)客人應(yīng)該坐后排,小李應(yīng)該坐副駕駛座;(6)客人公司的一些內(nèi)部情況,個(gè)人收人,福利和家庭情況等是不合適的話(huà)題;(7)應(yīng)該與客人談一些合適的話(huà)題,如天氣,風(fēng)土人情,新聞等;新加坡利達(dá)公司陳小姐犯了5個(gè)錯(cuò)分別是什么？電話(huà)禮儀還有哪些錯(cuò)？五個(gè)錯(cuò)：(1)該問(wèn)的沒(méi)有問(wèn)(指對(duì)方情況，手套的需要量)； (2)該記的沒(méi)有記錄(對(duì)方的姓名、公司、電話(huà)號(hào)碼)； (3)該說(shuō)的沒(méi)有說(shuō)(沒(méi)有及時(shí)向上司匯報(bào))； (4)不該說(shuō)的卻說(shuō)了(價(jià)格上的自作主張，不向上司請(qǐng)示)； (5)不懂得保護(hù)自己(即使自己自作主張拒絕了對(duì)方

34、，犯了錯(cuò)誤，也沒(méi)必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地)。電話(huà)禮儀方面：（1）接電話(huà)時(shí)沒(méi)有自報(bào)家門(mén)；(2)不等對(duì)方說(shuō)完，就“啪”掛上電話(huà)。六、 其他簡(jiǎn)答辦公用易耗品主要有：1信封、紙張；2軟盤(pán)、光盤(pán)等；3鉛筆；4圓珠筆；5簽字筆或鋼筆；6修正液或修正帶；7印盒；8各種小型機(jī)器，如訂書(shū)機(jī)（包括訂書(shū)針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線(xiàn)）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；9小刀；10日歷等；11其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明打電話(huà)和接聽(tīng)電話(huà)的異同。同：1都應(yīng)先問(wèn)好，再傳達(dá)自己的信息；2都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；3通

35、話(huà)結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情；4都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。異：1打電話(huà)應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話(huà)號(hào)碼；接電話(huà)應(yīng)等電話(huà)鈴響24聲就接聽(tīng)。2打電話(huà)應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話(huà)之前再確認(rèn)一遍；接電話(huà)則沒(méi)有這一步。從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。1首先簡(jiǎn)要說(shuō)明此種方法：受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖。可以分為直接受意（即領(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話(huà)、文件批示、工作部署或與文員談話(huà)時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見(jiàn)和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話(huà)種就某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見(jiàn)和看法等）。受意方法要注意：

36、（1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（3）注意傾聽(tīng)，用心判斷指示的用意；（4）必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止，但不要打斷談話(huà)；（5）如有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。2結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。我曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)一件事情，使我充分認(rèn)識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。才開(kāi)始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫(xiě)一份公司的簡(jiǎn)介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績(jī)。當(dāng)時(shí)，我沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得

37、自己沒(méi)有能力，而沒(méi)有去請(qǐng)示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫(xiě)，結(jié)果寫(xiě)出來(lái)的簡(jiǎn)介根本就不行。后來(lái)，我再次向總經(jīng)理詢(xún)問(wèn)，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫(xiě)出了各方滿(mǎn)意的公司簡(jiǎn)介。從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。簡(jiǎn)要闡述社交話(huà)題的選擇原則。合適的話(huà)題包括：（1）談話(huà)雙方都感興趣的、有共同利益的話(huà)題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂(lè)見(jiàn)的話(huà)題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；（3）顯示地方或民族色彩的話(huà)題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；（4）比較高雅的話(huà)題，如古典音樂(lè)、書(shū)法、繪畫(huà)、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話(huà)題；（6）風(fēng)趣

38、、幽默的小故事，無(wú)傷大雅的笑話(huà)，有時(shí)也能活躍氣氛。不合適的話(huà)題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話(huà)題。如個(gè)人私生活等。（2）令人不快的話(huà)題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（3）過(guò)于敏感的話(huà)題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話(huà)題。如對(duì)于專(zhuān)業(yè)問(wèn)題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（5）夸耀自己的話(huà)題。（6）庸俗的、色情的話(huà)題。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑?huà)題。如涉及商業(yè)機(jī)密的話(huà)題。簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。收文處理的程序：簽收和拆封登記分送擬辦批辦承辦催辦注辦。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告之類(lèi)的文

39、件，均應(yīng)先送辦公部門(mén)負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門(mén)或承辦人閱辦；（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；（5）在文件份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門(mén)（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書(shū)為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。1計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開(kāi)始的工

40、作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。2實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。3檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃實(shí)施檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過(guò)程開(kāi)展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）

41、按照收件部門(mén)的名稱(chēng)分揀。簡(jiǎn)要說(shuō)明電子文件歸檔的基本方法。1、將應(yīng)歸檔的最終版本的文件存入磁、光介質(zhì)上。2、采用數(shù)據(jù)壓縮工具對(duì)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件進(jìn)行壓縮，然后刻入磁、光介質(zhì)上。3、將確定要?dú)w檔的電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行一次備份操作，然后將其存放在磁、光介質(zhì)上。4、采用“雙套制”歸檔，即同時(shí)保存電子文件及其紙質(zhì)形式。舉辦一般規(guī)模的宴會(huì),需要做哪些工作,請(qǐng)列出相關(guān)要點(diǎn),并選擇其中某一項(xiàng)工作，作出較為具體的說(shuō)明。答：1.根據(jù)參加宴會(huì)的人選地點(diǎn)，定檔次2.發(fā)請(qǐng)?zhí)?.確定參加人員，訂餐4.到舉辦宴會(huì)時(shí)間的前一天在進(jìn)行一次人員核實(shí)。不能到到的人員再次邀請(qǐng)。5.到時(shí)間正式進(jìn)行。文秘人員應(yīng)在宴請(qǐng)開(kāi)始的前一天

42、通過(guò)電話(huà)了解情況，一切是否按照計(jì)劃執(zhí)行，可以采用倒計(jì)時(shí)的方法，將以上內(nèi)容再細(xì)化成更詳細(xì)的表格，逐項(xiàng)確定時(shí)限，要求負(fù)責(zé)人完成進(jìn)度，在宴請(qǐng)的當(dāng)天，文秘人員必須親自檢查每一項(xiàng)工作是否妥善安排，有否臨時(shí)發(fā)生的問(wèn)題，如有應(yīng)盡快給予解決，文秘人員在宴會(huì)當(dāng)日應(yīng)負(fù)責(zé)招待的工作，迎客、帶路，宴會(huì)結(jié)束分送紀(jì)念品禮物，以及送客，要提醒客人帶回代辦保管的物品，會(huì)后協(xié)助收拾會(huì)場(chǎng)。日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預(yù)定表。日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)：（1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年

43、休假等。一般于年初將整個(gè)年度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門(mén)。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫(xiě)該月要進(jìn)行的會(huì)議、面談、出差、訪問(wèn)等預(yù)定計(jì)劃。周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫(xiě)出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。提高會(huì)議效率,文秘人員應(yīng)注意哪些方面，請(qǐng)列出相關(guān)要點(diǎn)。答：為了提高會(huì)議的效率,有必要加強(qiáng)會(huì)議管理,做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中控制和會(huì)后跟蹤三個(gè)環(huán)節(jié)的工作。 1、會(huì)前準(zhǔn)備：質(zhì)疑會(huì)議的必要性明確會(huì)議的目標(biāo)2、確定會(huì)議議題：會(huì)議議題是指根據(jù)會(huì)議目

44、的確定的要討論的話(huà)題或決策的對(duì)象。3、確定與會(huì)人員4、確定會(huì)議的基本程序,就是明確會(huì)議先做什么,后做什么,再做什么。5、會(huì)中控制有效控制會(huì)議的議題和進(jìn)程6、會(huì)后跟蹤：會(huì)議結(jié)束后,應(yīng)將會(huì)議內(nèi)容整理成會(huì)議紀(jì)要,會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)包括相關(guān)部門(mén)，應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任、責(zé)任人,完成時(shí)間及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？1、提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。2、私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候雖然

45、是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問(wèn)題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（2）純私人性請(qǐng)求時(shí)遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。3、財(cái)物管理。包括：（1）薪金收入管理薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來(lái)源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。（2）支票往來(lái)的管理最主要的是保管支票簿、支票專(zhuān)用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。4、其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)

46、要文秘人員代寫(xiě)致謝函，并做紀(jì)念保管。文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作？請(qǐng)列出工作要點(diǎn)。(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。旅行計(jì)劃表要說(shuō)明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車(chē)、火車(chē)或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。旅行計(jì)劃要準(zhǔn)備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要并有權(quán)利要，應(yīng)再額外準(zhǔn)備一份。(2)制定約會(huì)計(jì)劃。約會(huì)計(jì)劃表應(yīng)該包括：城市名和省(州)名(如果是國(guó)外旅行，寫(xiě)明城市名和國(guó)家名)，日期和時(shí)間，與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址，電話(huà)號(hào)碼及任何備注或特別要提醒的事情。如果上司與某位洽談業(yè)務(wù)的人以前見(jiàn)過(guò)面，要把當(dāng)時(shí)記錄的檔案找出，交給上

47、司。(3)為商務(wù)洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個(gè)問(wèn)題的文件準(zhǔn)備好，如與某項(xiàng)要探討的問(wèn)題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料。你可以用橡皮筋或大號(hào)回形針把所有相關(guān)的文件扎在一起，每一扎都要標(biāo)得清清楚楚。(4)決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點(diǎn)行李時(shí)按照清單檢查，這樣就不會(huì)落下任何東西。印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見(jiàn)章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。 落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書(shū)作者的落款處，用來(lái)表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線(xiàn)上。（3）更正章用于文書(shū)書(shū)寫(xiě)中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？1、如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話(huà)，就應(yīng)該把內(nèi)部信件和外來(lái)的信件分開(kāi)，同時(shí)把每封郵件的內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時(shí)向上司匯報(bào)；