7.2.2 合同評(píng)審控制程序

1、程序文件文件編號(hào)Q/BFB-7.2.2-01-2003版本號(hào)/修改狀態(tài)A/07.2.2 合同評(píng)審控制程序頁 碼第4頁 共4頁1. 目的：對(duì)每一份合同或訂單進(jìn)行評(píng)審，以求使用戶的要求能被本公司有關(guān)部門準(zhǔn)確理解并保證實(shí)施。 2. 適用范圍：適用于本公司所有產(chǎn)品銷售合同或訂單的評(píng)審。3. 職責(zé)：3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)特殊合同及發(fā)生金額在10萬元以上常規(guī)合同；3.2采購(gòu)業(yè)務(wù)部部長(zhǎng)負(fù)責(zé)：3.2.1 監(jiān)督和領(lǐng)導(dǎo)合同評(píng)審工作；3.2.2 監(jiān)督銷售合同的實(shí)施。3.3 采購(gòu)業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)：3.3.1 與客戶洽談業(yè)務(wù)；3.3.2 組織合同評(píng)審；3.3.3 跟蹤落實(shí)所簽訂的銷售合同。3.4 各有關(guān)部門配合采購(gòu)業(yè)務(wù)部做好合

2、同評(píng)審工作。4. 定義：無5工作程序：5.1 合同的接受：5.1.1 業(yè)務(wù)員與客戶簽訂的書面協(xié)議；5.1.2 客戶的電話、傳真等； 5.1.3 口頭的初步協(xié)議。 5.2 擬定合同草案：銷售業(yè)務(wù)員與客戶根據(jù)洽談結(jié)果及雙方意向，擬定合同草案，內(nèi)容包括： 5.2.1 銷售產(chǎn)品名稱、型號(hào)、數(shù)量、包裝、規(guī)格、運(yùn)輸及交付方式、日期等；5.2.2 產(chǎn)品單價(jià)、運(yùn)輸、貯存及交付費(fèi)用，付款方式等；5.2.3 產(chǎn)品技術(shù)及質(zhì)量要求；5.2.4 客戶特殊要求；5.2.5 違約責(zé)任；5.2.6 其它須確定之事項(xiàng)；5.2.7 采購(gòu)業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)員應(yīng)將擬定的合同草案及時(shí)回傳給采購(gòu)業(yè)務(wù)部。5.3 合同評(píng)審工作應(yīng)在正式簽訂合同之前進(jìn)

3、行，且每份合同都要進(jìn)行評(píng)審。5.4 合同分類： 5.4.1 無特殊要求且技術(shù)上能夠滿足客戶需求的合同為常規(guī)合同；5.4.2 客戶有特殊技術(shù)要求的、不是本公司常規(guī)產(chǎn)品的合同或現(xiàn)有生產(chǎn)條件無法滿足客戶要求的合同為特殊合同。5.5合同評(píng)審：5.5.1常規(guī)合同的評(píng)審：無特殊要求且發(fā)生金額在10萬元以下的常規(guī)合同由采購(gòu)業(yè)務(wù)部部長(zhǎng)與生產(chǎn)部部長(zhǎng)會(huì)簽，作為合同評(píng)審的結(jié)論，經(jīng)采購(gòu)業(yè)務(wù)部蓋章即可生效。無特殊要求且合同發(fā)生金額在10萬元以上的常規(guī)合同由總經(jīng)理批準(zhǔn)，經(jīng)采購(gòu)業(yè)務(wù)部蓋章即可生效。5.5.2 特殊合同的評(píng)審：特殊合同由采購(gòu)業(yè)務(wù)部填寫會(huì)議通知單發(fā)生產(chǎn)部、工程部等部門，進(jìn)行會(huì)議評(píng)審，特殊合同評(píng)審的內(nèi)容包括：a.

4、 本公司的技術(shù)力量是否能保證合同要求；b. 生產(chǎn)能力是否能保證合同要求；c. 質(zhì)量體系及檢驗(yàn)設(shè)備是否能保證合同要求；d. 交付時(shí)間是否能得到保證；e. 包裝要求的保證能力等；f. 合同各條款是否具有法律效力。5.5.3 合同評(píng)審應(yīng)對(duì)合同每一條款進(jìn)行確定，如存在不確定條款應(yīng)由采購(gòu)業(yè)務(wù)部會(huì)同有關(guān)部門與客戶協(xié)商解決，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議；5.5.4經(jīng)評(píng)審后的合同應(yīng)確保：a. 各項(xiàng)要求都有明確規(guī)定并形成文件；b. 任何不確定的條款都已得到解決，雙方理解達(dá)到一致；c. 本公司有滿足合同的能力。5.5.5合同評(píng)審會(huì)議應(yīng)確定是否需要制訂質(zhì)量計(jì)劃；5.5.5經(jīng)評(píng)審后的合同應(yīng)有明確的結(jié)論，并簽署在合同評(píng)審表上，且各部

5、門也應(yīng)在該表上簽定意見；5.5.6采購(gòu)業(yè)務(wù)部將評(píng)審后的合同評(píng)審表及合同報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，采購(gòu)業(yè)務(wù)部蓋章即可生效。5.5.7參加合同評(píng)審會(huì)議的人員必須簽到；5.5.8采購(gòu)業(yè)務(wù)部做好會(huì)議記錄。5.6合同管理：5.6.1 所有草簽的合同應(yīng)登記，可不編號(hào)；5.6.2通過評(píng)審的合同及合同評(píng)審表，采購(gòu)業(yè)務(wù)部應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)；5.6.3采購(gòu)業(yè)務(wù)部將合同及合同評(píng)審表進(jìn)行分類、歸檔，并加以妥善保管。5.7 合同的更改5.7.1 合同更改的前提：a. 客戶要求更改；b. 本公司由于不可抗拒的原因需對(duì)合同進(jìn)行修改。5.7.2 客戶要求更改合同的實(shí)施：a.采購(gòu)業(yè)務(wù)部接到客戶要求更改合同的通知后，將客戶的要求記錄在合同更改通知

6、單上，得到客戶確認(rèn)后，呈廠務(wù)經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)；b.合同更改得到廠務(wù)經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)認(rèn)可后，采購(gòu)業(yè)務(wù)部將顧客確認(rèn)的合同更改通知單復(fù)印留底后傳至相關(guān)部門；c.各部門按 合同更改通知單對(duì)本部門的工作實(shí)施更改。5.7.3本公司要求更改合同的實(shí)施：a.本公司由于不可抗拒的原因無法履行合同時(shí)，采購(gòu)業(yè)務(wù)部應(yīng)先用電話與客戶聯(lián)系，取得客戶同意后，填寫合同更改通知單以適當(dāng)?shù)姆椒▊鬟f給客戶，要求客戶蓋章后寄回本公司；b.采購(gòu)業(yè)務(wù)部復(fù)印留底后將顧客確認(rèn)的合同更改通知單發(fā)放各相關(guān)門；c. 各部門按合同更改通知單對(duì)本部門的工作實(shí)施更改；5.8 非正式合同的管理：5.8.1 對(duì)于口頭、電話等訂單，采購(gòu)業(yè)務(wù)部應(yīng)在口頭、電話合

7、同登記表上記錄并復(fù)述記錄內(nèi)容給客戶，以確認(rèn)登記內(nèi)容的正確性，客戶確認(rèn)后，記錄人確認(rèn)，并報(bào)采購(gòu)業(yè)務(wù)部部長(zhǎng)審核后在意見欄內(nèi)注明確認(rèn)意見后按合同分類進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審程序同上。5.8.2 對(duì)有特殊要求的口頭、電話合同，亦應(yīng)按5.5.2-5.5.6條款進(jìn)行評(píng)審。5.9合同的發(fā)放：5.9.1采購(gòu)業(yè)務(wù)部將生效的合同的復(fù)印裝訂成冊(cè)后，填寫計(jì)劃生產(chǎn)任務(wù)通知單發(fā)給生產(chǎn)技術(shù)部，作為生產(chǎn)部編制生產(chǎn)計(jì)劃的依據(jù)；5.10采購(gòu)業(yè)務(wù)部應(yīng)按文件控制程序做好合同及合同更改通知單的發(fā)放工作。5.11合同實(shí)施的監(jiān)督:5.11.1合同簽訂后,采購(gòu)業(yè)務(wù)部應(yīng)跟蹤檢查所簽訂的銷售合同的實(shí)施,并把檢查、執(zhí)行、變更等內(nèi)容的總體情況記錄在合同登記表上；5.11.2 財(cái)務(wù)部做好資金回收的監(jiān)督管理工作； 5.11.3 采購(gòu)業(yè)務(wù)