公司辦公室管理設計方案

1、會計學1公司辦公室管理設計方案公司辦公室管理設計方案第1頁/共18頁 董 事 會 董 事 長 監(jiān) 事 會 總 經(jīng) 理戰(zhàn)略規(guī)劃委員會 技術中心 營銷中心 管理中心技術品管部辦公室主任財務部人力資源部投資管理部東南亞銷售部歐洲銷售部中東銷售部美洲銷售部成套部財務規(guī)劃委員會供應管理部市場運作部行政秘書法律事務電腦維修網(wǎng)絡管理文書傳真司機保潔員第1頁/共18頁第2頁/共18頁部門名稱部門名稱 辦公室職能：職能： 負責為公司管理層提供決策支持，保證公司內(nèi)部管理體系的完整和平穩(wěn)運行；進行公司形象推廣、公關和公司企業(yè)文化建設，負責公司法律事務、行政支持工作 考核指標及權重：考核指標及權重：制度建設完善性 公

2、司網(wǎng)絡運行的穩(wěn)定性 員工滿意度 固定資產(chǎn)狀況 后勤支持投訴率 重要任務完成情況 上級：上級：管理總監(jiān)擬設崗位：擬設崗位：辦公室主任法律顧問電腦維護、網(wǎng)絡維護行政秘書前臺、文書、司機、清潔工 涉及流程名稱：涉及流程名稱：重大活動組織流程印章管理流程計算機維修流程文件借閱流程第2頁/共18頁第3頁/共18頁部門職責：部門職責：1.負責組織制定和完善公司各項管理制度，并監(jiān)督各項制度執(zhí)行情況2.負責組織制定公司長期發(fā)展規(guī)劃，制定公司年度工作計劃3.負責來訪人員的接待，組織公司各種會議和其它重大活動4.負責對公司總經(jīng)理指示和總經(jīng)理辦公會決議進行督辦與落實5.負責文書、印章管理、合同審查及一般法律事務處理

3、6.負責公司內(nèi)部出差管理與支持、文件的打印、復印及辦公設備的維修、養(yǎng)護、車輛管理、辦公場所的使用管理、辦公用品（低值易耗品）的采購與管理、固定資產(chǎn)采購與管理、檔案圖書管理、保密、安全、消防和清潔衛(wèi)生等工作7.負責公司計算機、網(wǎng)站及信息網(wǎng)絡的建設、管理和日常維護8.負責公司對外的形象宣傳與公關，對內(nèi)企業(yè)文化建設。9.完成總經(jīng)理交辦的其它工作第3頁/共18頁第4頁/共18頁第4頁/共18頁第5頁/共18頁確立會議目的確立會議議題會議時間參加人員會議要求會議全過程確定會議具體時間確定會議地點通知參加人員會場布置會議文件、材料準備會議紀錄擬定成文監(jiān)督執(zhí)行執(zhí)行反饋會議發(fā)起人辦公室參加人員會議紀錄者指定人

4、會議各環(huán)節(jié)會議各環(huán)節(jié)各環(huán)節(jié)負責人各環(huán)節(jié)負責人第5頁/共18頁第6頁/共18頁相關人員工作辦公室協(xié)助董事會會議秘書準備會議召開各項事宜轉發(fā)通知，并發(fā)送至參會人員提供所需硬件設備，進行會場布置董事會會議確定會議時間、地點審核會議通知后轉發(fā)至參加人員提供所需硬件設備，進行會場布置營銷總監(jiān)及以下級會議參加會議人員準備相應的資料、文件 確定會議時間、地點擬定通知，并發(fā)送至參加人員提供所需硬件設備，進行會場布置會議紀錄會議紀錄擬定成文，并通報執(zhí)行監(jiān)督相關部門會議決議的執(zhí)行向總經(jīng)理反饋相關部門執(zhí)行情況總經(jīng)理級會議會議分類辦公室工作參加會議人員準備相應的文件、資料被指定人員進行會議紀錄并擬定成文相關人員監(jiān)督實

5、施董事會秘書負責組織會議事宜參會人員準備相應的資料、文件被制定人員進行會議紀錄并擬定成文提出申請由會議召開人向辦公室提出召開會議請求填寫“會議召開申請單”，注明召開時間、參加人員、議題、目的、所需硬件設備等第6頁/共18頁第7頁/共18頁總經(jīng)理總經(jīng)理辦公室辦公室提出會議需要會議記錄擬定會議通知審核合格下發(fā)否是文件下發(fā)監(jiān)督執(zhí)行擬定成文各部門各部門審批準備相關材料辦公室主辦公室主任任第7頁/共18頁第8頁/共18頁相關人員工作負責活動的全過程。確定活動時間、場所、員工所需自備的物品等擬定通知，并發(fā)送至參加人員提供所需硬件設備，進行場所布置安排食宿、公車及其他車輛負責解決活動中的意外事件公司內(nèi)部員工

6、活動各類慶?；顒印⒙糜?、聚餐等制定詳細的活動計劃確定活動時間、場所擬定通知，并發(fā)送至參加人員提供所需硬件設備，進行活動場所布置根據(jù)需要安排食宿、公車及其他所需車輛負責接待、禮品、娛樂等事項公司形象宣傳資料制作負責解決活動中的意外事件活動后總結工作以公司為主的活動接待相關單位、上級單位來訪與新聞媒體的接觸其他活動活動負責人安排活動進行的具體事項，開展活動 確定活動場所根據(jù)需要，審核通知后發(fā)送至參加人員提供所需硬件設備，進行活動場所布置食宿安排、公車安排、禮品、娛樂等事項安排協(xié)助解決活動中的意外事件根據(jù)部門需要提供相應的其他配合以部門為主的活動銷售部門、供應管理部客戶來訪等財務部接待相關的機構檢查

7、等人力資源部開展的在公司進行的培訓等其他部門活動重大活動分類辦公室工作參加活動人員準備相應的文件、資料根據(jù)辦公室需要進行相應配合參加人員做相應的準備提出申請由活動負責人提出重大活動申請?zhí)顚憽芭e辦重大活動申請單”，注明舉辦時間、場所、參加人員、事由、食宿安排、公車安排、其他設備安排等撰寫活動計劃，報交辦公室第8頁/共18頁第9頁/共18頁各部門各部門總經(jīng)理總經(jīng)理辦公室主辦公室主任任部門需求活動計劃審核同意審批同意執(zhí)行否是否是辦公室辦公室第9頁/共18頁第10頁/共18頁各固定資產(chǎn)及低值易耗品需求部門填寫采購申請報告，報交辦公室辦公室審核后報請總經(jīng)理審批本著成本最低原則進行采購。專業(yè)性固定資產(chǎn)及低

8、值易耗品采購應由相關人員協(xié)助采購采購后應由總經(jīng)理進行審批、確認專業(yè)性固定資產(chǎn)及低值易耗品采購回來后應經(jīng)其確認固定資產(chǎn)、低值易耗品采購回來后，報交相關單據(jù)給財務部入賬辦公室登記固定資產(chǎn)卡片按固定資產(chǎn)、低值易耗品類別、使用部門分別進行登記，以便進行固定資產(chǎn)核算、低值易耗品和部門費用核算安排固定資產(chǎn)購買財產(chǎn)保險事宜對投入使用的固定資產(chǎn)及低值易耗品進行日常的保養(yǎng)和維修，最大限度的延長固定資產(chǎn)及低值易耗品有效使用壽命對所修理的固定資產(chǎn)進行修理情及低值易耗品況登記在年末由辦公室及財務部聯(lián)合在某一固定時間內(nèi)進行固定資產(chǎn)及低值易耗品盤點，保證及低值易耗品帳實相符查明帳實不符原因，并進行相應處理對于需處置固定資

9、產(chǎn)，低值易耗品，填寫“固定資產(chǎn)處置單”或“低值易耗品處置單”，經(jīng)社皮后進行相應處理對需處置的，填寫及時報交財務部相關單據(jù)入賬各部門固定資產(chǎn)低值易耗品需求預算注：2000元以上為固定資產(chǎn)，200元-2000元為低值易耗品預算采購登記領/借用報廢、處理對固定資產(chǎn)及低值易耗品領用進行登記，核算部門固定資產(chǎn)折舊費用對固定資產(chǎn)及低值易耗品借用進行登記，確保安全使用、按時歸還每年預算期各部門在規(guī)定期限內(nèi)向辦公室提交部門固定資產(chǎn)及低值易耗品需求預算辦公室審核后，經(jīng)總經(jīng)理批準后，列入辦公室年度固定資產(chǎn)低值易耗品采購總預算，報交財務部維修盤點第10頁/共18頁第11頁/共18頁各部門各部門辦公室辦公室總經(jīng)理總經(jīng)

10、理管理總監(jiān)管理總監(jiān)采購申請審批簽字詢價采購付款記賬固定資產(chǎn)卡片注：2000元以上財務部財務部審批簽字簽字審批確認后領用審核第11頁/共18頁第12頁/共18頁申請部門申請部門辦公室主辦公室主任任硬件維護硬件維護員員維修申請檢查處理方案審批權限同意是是否維修反饋表維修維修登記第12頁/共18頁第13頁/共18頁提出統(tǒng)計分析的內(nèi)容提出數(shù)據(jù)分析目的選擇分析工具統(tǒng)計分統(tǒng)計分析析提出信息需求內(nèi)容、框架協(xié)助進行信息條定義數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫建立建立輸入原始數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)收數(shù)據(jù)收集集信息相關部門信息相關部門辦公室辦公室確定信息系統(tǒng)框架、定義信息條根據(jù)部門需求提出軟件系統(tǒng)設計方案提交自行設計或外購軟件系統(tǒng)建議經(jīng)批準后進行設

11、計或購買系統(tǒng)軟件安裝、調(diào)試、建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)備份監(jiān)督檢查數(shù)據(jù)輸入情況確保信息系統(tǒng)保密性、安全性提供數(shù)據(jù)接口保證分析工具自動化進行日常維護，保證信息系統(tǒng)正常運轉第13頁/共18頁第14頁/共18頁公司理念的企業(yè)文化的核心辦公室負責公司的核心價值觀、企業(yè)哲學等的提煉在實際工作中倡導這種理念，將這種理念逐漸灌輸給員工在公司不斷成長的過程中，要注重隨著內(nèi)外條件變化不斷對企業(yè)文化進行調(diào)整、更新、豐富、發(fā)展公司管理制度是企業(yè)文化的體現(xiàn)公司人力資源部統(tǒng)籌規(guī)劃公司的各項制度建立由各部門進行相關制度的制定，匯總到人力資源部辦公室負責從公司理念的貫徹、企業(yè)文化建設的角度對制度進行審核培訓、刊物、發(fā)布網(wǎng)絡信息

12、、組織員工活動等載體是企業(yè)文化建設的主要途徑新員工培訓及公司員工企業(yè)文化培訓中，辦公室要協(xié)助人力資源部豐富培訓內(nèi)容，由人力資源部負責實施培訓辦公室負責公司內(nèi)部刊物發(fā)行、網(wǎng)絡信息發(fā)布、更新，倡導并向員工灌輸公司核心價值觀、經(jīng)營哲學等辦公室負責定期組織開展員工活動，通過活動的形式宣傳、推廣、深化企業(yè)文化，增強員工對公司文化的認同感樹立榜樣人物是企業(yè)文化建設的主要方法樹立典型人物，號召全體員工向榜樣看齊。定期評選優(yōu)秀員工，并給予優(yōu)秀員工精神與物質(zhì)的雙重獎勵。宣傳優(yōu)秀事跡，將企業(yè)精神深入人心。載體建設制度建設理念建設樹立典型人物企 業(yè) 文 化 建 設員工行為規(guī)范是企業(yè)文化的體現(xiàn)人力資源部負責制定員工行

13、為規(guī)范辦公室負責從公司理念的貫徹、企業(yè)文化建設的角度對制度進行審核第14頁/共18頁第15頁/共18頁相關人員工作辦公室協(xié)助董事會會議秘書準備會議召開各項事宜轉發(fā)通知，并發(fā)送至參會人員提供所需硬件設備，進行會場布置董事會會議確定會議時間、地點審核會議通知后轉發(fā)至參加人員提供所需硬件設備，進行會場布置營銷總監(jiān)及以下級會議參加會議人員準備相應的資料、文件 確定會議時間、地點擬定通知，并發(fā)送至參加人員提供所需硬件設備，進行會場布置會議紀錄會議紀錄擬定成文，并通報執(zhí)行監(jiān)督相關部門會議決議的執(zhí)行向總經(jīng)理反饋相關部門執(zhí)行情況總經(jīng)理級會議會議分類辦公室工作參加會議人員準備相應的文件、資料被指定人員進行會議紀錄并擬定成文相關人員監(jiān)督實施董事會秘書負責組織會議事宜參會人員準備相應的資料、文件被制定人員進行會議紀錄并擬定成文提出申請由會議召開人向辦公室提出召開會議請求填寫“會議召開申請單”，注明召開時間、參加人員、議題、目的、所需硬件設備等第15頁/共18頁第16頁/共18頁各部門各部門總經(jīng)理總經(jīng)理辦公室主辦公室主任任部門需求活動計劃審核同意審批同意執(zhí)行否是否是辦公室辦公室第16頁/共18頁第17頁/共18頁提出統(tǒng)計分析的內(nèi)容提出數(shù)據(jù)分析目的選擇分析工具統(tǒng)計分統(tǒng)計