10特殊載體檔案管理技能訓(xùn)練

1、檔案管理技能訓(xùn)練檔案管理技能訓(xùn)練第10章 特殊載體檔案管理技能訓(xùn)練第第1010章章 特殊載體檔案管理技能訓(xùn)練特殊載體檔案管理技能訓(xùn)練學(xué)習(xí)任務(wù)和目標(biāo)1、通過(guò)電子檔案收集、保管、鑒定和銷毀等環(huán)節(jié)技能訓(xùn)練，提高學(xué)生管理電子檔案的能力。2、通過(guò)聲像檔案收集、保管方法的訓(xùn)練，提高學(xué)生管理聲像檔案及其輔助資料的能力。3、通過(guò)照片及底片的分類、排列及編號(hào)的技能訓(xùn)練，提高學(xué)生管理照片檔案、編寫文字說(shuō)明的能力。內(nèi)容概述訓(xùn)練電子檔案、聲像（錄音、錄像）檔案和照片檔案管理技能。10.1 特殊載體檔案10.2 管理電子檔案10.3 管理聲像檔案10.4 管理照片檔案第第10章章 特殊載體檔案管理技能訓(xùn)練特殊載體檔案管

2、理技能訓(xùn)練10.1 特殊載體檔案 特殊管理檔案是以電子介質(zhì)、聲音、形象等方式記錄信息的特殊形式的檔案，包括電子文件、照片、影片、唱片、錄音、錄像、光盤檔案等。10.2 管理電子檔案10.2.1認(rèn)識(shí)電子檔案認(rèn)識(shí)電子檔案 a 電子檔案的含義 電子檔案是指人們?cè)诟鞣N活動(dòng)中以電子計(jì)算機(jī)為工具產(chǎn)生的一類數(shù)字化形式的具有保存價(jià)值的電子文件。 從信息技術(shù)角度看，電子文件是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲(chǔ)等處理的數(shù)碼序列。目前電子文件所采用的存儲(chǔ)介質(zhì)主要有硬盤（硬磁盤、軟磁盤、移動(dòng)磁盤）和光盤。b 電子檔案的特點(diǎn)（1）信息存儲(chǔ)的高密度性。（2）信息與特定載體之間的可分離性。（3）多種信息媒體的集成性。（4）信息

3、的非人工識(shí)讀性。（5）系統(tǒng)依賴性。c 電子檔案的種類（1）文本文件或稱字（表）處理文件）文本文件或稱字（表）處理文件（2）數(shù)據(jù)文件）數(shù)據(jù)文件（3）圖形文件）圖形文件（4）圖像文件）圖像文件（5）影像文件）影像文件（6）聲音文件）聲音文件（7）命令文件）命令文件（8）包含上述兩種以上信息形式的文件為包含上述兩種以上信息形式的文件為“多媒體文件多媒體文件”，包含對(duì)其他文件，包含對(duì)其他文件鏈接功能的文件為鏈接功能的文件為“超文本文件超文本文件”（hypertext）.最常見的如網(wǎng)頁(yè)（最常見的如網(wǎng)頁(yè)（web page）就是使用超文本技術(shù)制作的。）就是使用超文本技術(shù)制作的。10.2.2 整理電子檔案a

4、收集電子檔案 電子文件的歸檔管理實(shí)行“雙套制”，即具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本和紙質(zhì)版本或縮微品。應(yīng)保證電子文件的憑證作用，電子文件簽章的電子文件，歸檔時(shí)應(yīng)附加有法律效力的非電子簽章。電子文件的歸檔范圍參照國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。 b 電子檔案歸檔還應(yīng)收集的文件（1）支持性文件，指能夠生成運(yùn)行文本、數(shù)據(jù)、圖形等文件和各種命令及設(shè)備運(yùn)行所需要的操作系統(tǒng)。（2）數(shù)據(jù)文件，指各種數(shù)據(jù)材料。由于數(shù)據(jù)在不斷變化、更新，應(yīng)對(duì)原始數(shù)據(jù)隔一段時(shí)間定期拷貝，并將拷貝文件

5、檔案。（3）與電子文件有關(guān)的各種紙質(zhì)文件，主要有產(chǎn)生電子文件所使用的設(shè)備的安裝與使用說(shuō)明、操作手冊(cè)等，以及電子文件形成過(guò)程中產(chǎn)生的一些紙質(zhì)文件，如設(shè)計(jì)任務(wù)書、操作手冊(cè)等。 可實(shí)時(shí)進(jìn)行，應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。l邏輯歸檔邏輯歸檔：指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件的管理權(quán)限，向檔案部門移交的過(guò)程。l物理歸檔物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過(guò)程。10.2.3 保管電子檔案 載體的物理保護(hù)：除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)：歸檔載體應(yīng)作防寫處理；避免擦、劃、觸摸記錄涂層；單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，

6、并與有害氣體隔離；環(huán)境溫度選定范圍為1720；相對(duì)濕度選定范圍35%45%。 信息的安全維護(hù)：采用備份和鏡像技術(shù)，防止信息的丟失。如采用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備認(rèn)證、數(shù)據(jù)安全保證、操作安全保證、身份識(shí)別等防范措施，滿足企業(yè)對(duì)電子文件信息系統(tǒng)的安全和保密要求。 殺毒主要用殺毒軟件。安裝補(bǔ)丁程序，以彌補(bǔ)程序缺陷。程序缺陷可能引起信息泄密或破壞。發(fā)現(xiàn)程序缺陷后，及時(shí)安裝各種安全補(bǔ)丁程序，以免被非法者利用。系統(tǒng)程序的安全漏洞，因發(fā)現(xiàn)后傳播極快，更應(yīng)及時(shí)修正，否則后果難料。 10.2.4 利用電子檔案l利用時(shí)應(yīng)使用拷貝件。歸檔電子文件的封存載體不應(yīng)外借。未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或個(gè)人不允許擅自復(fù)制電子文件。利用時(shí)應(yīng)遵守保密規(guī)定

7、。對(duì)具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí)，應(yīng)遵守國(guó)家或有關(guān)保密規(guī)定，由穩(wěn)妥的安全保密措施。10.2.5 鑒定電子檔案l 電子檔案的鑒定包括內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定兩方面，應(yīng)將內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定的結(jié)果合起來(lái)，綜合判定其保存價(jià)值。鑒定程序也有不同于紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)。（可讀性鑒定、可靠性鑒定、無(wú)病毒鑒定、載體狀況鑒定、） 鑒定程序 確定電子文件的歸檔范圍，并劃分其保管期限；檔案室將歸檔的電子檔案進(jìn)行一次包括內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定的全面鑒定；對(duì)電子檔案進(jìn)行再鑒定。檔案室將保管期滿卻無(wú)保存價(jià)值的文件刪除銷毀；存儲(chǔ)在磁帶和光盤上的文件一般在定期復(fù)制時(shí)進(jìn)行再鑒定；永久類檔案由檔案館接受時(shí)再鑒定；電子檔案的銷毀

8、也應(yīng)建立嚴(yán)格的審批制度，再計(jì)算機(jī)上刪除文件時(shí)，為防止差錯(cuò)，應(yīng)建立備份，待審查無(wú)誤后，再將備份刪除。10.2.6 銷毀電子檔案l電子文件的銷毀可分為信息銷毀和載體銷毀兩大部分。l（1）信息銷毀 電子文件的信息銷毀時(shí)通過(guò)軟件系統(tǒng)改變載體的狀態(tài)，將電子文件數(shù)據(jù)從記錄上徹底消除的一種方法。這種方法適用于可重復(fù)使用的激勵(lì)載體，如硬盤、軟盤、可擦寫式光盤、磁帶機(jī)等。它的l優(yōu)點(diǎn)是可重復(fù)利用載體，節(jié)約了資源，經(jīng)費(fèi)，銷毀方法簡(jiǎn)單。l缺點(diǎn)是銷毀過(guò)程具有非直觀性，主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)來(lái)完成銷毀工作，如果銷毀不徹底，容易留下泄密的后患。 電子文件的載體銷毀是指將電子文件的載體連同信息一起銷毀的方法，主要適用于一次

9、寫入不可更愛的激勵(lì)載體及受損不可修復(fù)的載體。它的優(yōu)點(diǎn)是銷毀比較徹底，缺點(diǎn)是浪費(fèi)資源。從目前看，電子文件載體的回收、再生工作開展得不夠，還存在著載體的銷毀處理會(huì)給環(huán)境帶來(lái)不利影響的問(wèn)題。10.2.7 電子文件光盤刻錄電子文件光盤刻錄1 1、光盤的選擇、光盤的選擇 根據(jù)規(guī)定只能選取一次寫入金色光盤，在購(gòu)買光根據(jù)規(guī)定只能選取一次寫入金色光盤，在購(gòu)買光盤時(shí)一定要購(gòu)買品牌的有黑色底盤盒的金盤。盤時(shí)一定要購(gòu)買品牌的有黑色底盤盒的金盤。 2 2、如何刻錄、如何刻錄 在刻錄時(shí)將刻錄參數(shù)設(shè)置為在刻錄時(shí)將刻錄參數(shù)設(shè)置為“不可續(xù)刻不可續(xù)刻”，同時(shí)，同時(shí)將將“刻錄結(jié)束后檢驗(yàn)數(shù)據(jù)刻錄結(jié)束后檢驗(yàn)數(shù)據(jù)”項(xiàng)選中。項(xiàng)選中。3

10、3、光盤的標(biāo)簽的制作、光盤的標(biāo)簽的制作 存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等項(xiàng)目。決不允許在光盤上粘貼口期限、存入日期等項(xiàng)目。決不允許在光盤上粘貼口取紙一類的小紙貼。取紙一類的小紙貼。南昌市檔案局2012年度電子檔案全宗號(hào)：25類別：黨務(wù)、綜合、業(yè)務(wù)保管期限：永久、長(zhǎng)期、短期存入日期：2004年5月18日序號(hào)：2003001南昌市檔案局2003年度電子檔案全宗號(hào)：25類別：黨務(wù)、綜合、業(yè)務(wù)保管期限：永久、長(zhǎng)期、短期存入日期：2004年5月18日

11、黑河市檔案局2003年度電子檔案25序號(hào)：200300110.3.1 聲像檔案的概念聲像檔案的概念 聲像檔案是指以攝錄手段記述和反映國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在行使職責(zé)或從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的照片、錄音帶、錄像帶、影片等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。又稱音像檔案、視聽檔案。 聲像檔案作為檔案的一種載體形式，是紙質(zhì)檔案的重要補(bǔ)充，是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案的重要組成部分，也是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富。10.3 管理聲像檔案（一）形象生動(dòng)（一）形象生動(dòng) 聲像檔案以畫面的可視形象，生動(dòng)地將檔案內(nèi)容展現(xiàn)在利用者面前，有的配有聲音，具

12、有較強(qiáng)的形象性和直觀性，能使利用者有“身臨其境”的感覺，其生動(dòng)性和形象性是其他類型檔案難以達(dá)到的。（二）時(shí)空感受（二）時(shí)空感受 聲像檔案運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，可將一瞬即逝的現(xiàn)場(chǎng)記錄和再現(xiàn)，并可進(jìn)行超越時(shí)空的傳遞，具有較強(qiáng)的時(shí)間感和空間感。10.3.2 聲像檔案的特點(diǎn)聲像檔案的特點(diǎn)（三）便于復(fù)制和轉(zhuǎn)換（三）便于復(fù)制和轉(zhuǎn)換 聲像檔案復(fù)制簡(jiǎn)捷，并可運(yùn)用多媒體技術(shù)在不同載體之間進(jìn)行互相轉(zhuǎn)換，利用數(shù)字多媒體技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)和傳播。（四）攜帶使用方便（四）攜帶使用方便 聲像檔案信息存儲(chǔ)量大，體積小，攜帶方便，可多次重復(fù)使用。（五）保管要求高（五）保管要求高 聲像檔案是由感光材料和磁性材料為檔案載體，這些材料對(duì)溫濕

13、度變化、灰塵、有害生物和有害氣體、外界磁場(chǎng)較敏感，保管要求高。10.3.3 聲像檔案的作用 當(dāng)前，大部分單位都存在著沒有聲像檔案或聲像檔案收集十分不全的現(xiàn)象。10.3.4 聲像檔案的收集歸檔聲像檔案的收集歸檔 a 聲像檔案的收集原則聲像檔案的收集原則 為保證將有保存和利用價(jià)值的聲像材料收集齊全，在收集工作中應(yīng)遵循“以我為主、突出主題、質(zhì)量精良、內(nèi)容齊全”的原則。l（一）以我為主（一）以我為主即要以本單位形成的并反能反映本單位職能活動(dòng)的聲像材料作為收集重點(diǎn)。l（二）突出主題（二）突出主題即收集的聲像材料要能反映出重要活動(dòng)、會(huì)議等的主要內(nèi)容、場(chǎng)景、人物的實(shí)況。 b 聲像檔案的歸檔制度 按照中華人民

14、共和國(guó)檔案法確定的檔案管理原則和機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范的有關(guān)規(guī)定，單位、部門或個(gè)人在各種重大活動(dòng)中拍攝的具有保存價(jià)值的聲像檔案應(yīng)及時(shí)向檔案部門移交歸檔，任何部門或個(gè)人不得以任何借口據(jù)為已有。 （一）聲像檔案歸檔范圍1、記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的聲像材料；2、領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的聲像材料；3、本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的聲像材料；l（三）質(zhì)量精良（三）質(zhì)量精良對(duì)收集來(lái)的聲像材料必須進(jìn)行精心挑選，把主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁的聲像材料歸檔。l（四）內(nèi)容齊全（四）內(nèi)容齊全歸檔的聲像材料內(nèi)容要完整。即照片檔案要照片、底片、文字說(shuō)明（

15、應(yīng)含事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等諸要素）齊全，照片與底片相符；錄像檔案要錄像片、解說(shuō)詞、文字說(shuō)明（含錄像片的片名、制式、語(yǔ)種等）齊全。 4、記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的聲像材料；5、記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民風(fēng)民俗和著名人物的聲像材料；6、其他具有保存價(jià)值的聲像材料。 應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，采取隨時(shí)歸檔與定期歸檔相結(jié)合的方式。 隨時(shí)歸檔。對(duì)具有歸檔價(jià)值的聲像材料，其攝影者或承辦單位應(yīng)及時(shí)系統(tǒng)規(guī)范整理后，向檔案室歸檔，一般不應(yīng)跨年度。 定期歸檔。依檔案法實(shí)施辦法之規(guī)定，聲像檔案應(yīng)隨立檔單位其他載體形態(tài)檔案一并向

16、有關(guān)檔案館移交。特殊情況下，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門同意可提前或延遲移交。 （二）聲像檔案歸檔時(shí)間（三）聲像檔案歸檔要求 聲像檔案的搜集、征集和移交應(yīng)符合照片檔案管理規(guī)范（gb/t118212002）、磁性載體檔案管理與保護(hù)技術(shù)規(guī)范（da/t1595）等有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。 對(duì)于錄音錄像帶要特別注意保護(hù)好，防止被消磁，失去效用。l（三）直接參與收集（三）直接參與收集 即單位檔案機(jī)構(gòu)派員直接參與現(xiàn)場(chǎng)拍攝的收集方法。l（四）隨時(shí)收集（四）隨時(shí)收集 即要求檔案人員平常要注意收集有關(guān)活動(dòng)信息，發(fā)現(xiàn)線索及時(shí)跟蹤，及時(shí)收集。1 1、溫濕度控制、溫濕度控制 2 2、防火、防火 應(yīng)配備一氧化碳等氣體滅火裝置。3 3

17、、防塵、防有害氣體和有害生物、防塵、防有害氣體和有害生物10.3.5 聲像檔案的庫(kù)房管理聲像檔案的庫(kù)房管理4 4、防磁、防磁 注意防磁對(duì)聲像檔案的保護(hù)尤為重要，因?yàn)榇艌?chǎng)會(huì)對(duì)磁帶起消磁作用，造成磁帶記錄的信號(hào)失真，影響聲像效果。因此，對(duì)于聲像檔案較多的單位，要求必須配備防磁柜或采取相應(yīng)的防磁措施。5 5、防紫外線、防紫外線 紫外線會(huì)對(duì)聲像檔案有一定的破壞作用，使聲像檔案老化、褪色等，因此，庫(kù)房要避免陽(yáng)光直射，窗戶要配備厚窗簾，燈光要選用白熾燈。l（一）集中收集（一）集中收集 即有計(jì)劃、有針對(duì)性地進(jìn)行階段性收集，這是聲像檔案收集的重要途徑。l（二）定向收集（二）定向收集 即向某項(xiàng)活動(dòng)的主辦、承辦單

18、位或參與活動(dòng)的單位和個(gè)人進(jìn)行重點(diǎn)收集。 c 聲像檔案的收集方法 10.4 管理照片檔案 目前的照片檔案有兩種：一種是用一般相機(jī)和普通膠卷，采用可見光使膠片感光的照片；另一種是運(yùn)用數(shù)字技術(shù)與光學(xué)技術(shù)相結(jié)合而形成的照片，即我們通常說(shuō)的數(shù)碼相片數(shù)碼相片。 照片檔案由底片、照片及文字說(shuō)明三部分構(gòu)成。 （1 1）底片）底片底片是與被攝景物顏色相反的負(fù)影像，以感光膠片為載體。底片是照片檔案的重要組成部份，它可分為原底片和翻版底片（原底片的拷貝或通過(guò)原照片的翻拍形成）。對(duì)于一些重要的、珍貴的照片，應(yīng)制作翻版底片，并與原底片同時(shí)保存。（2 2）照片）照片照片是與被拍攝景物顏色相同的正影像，它是通過(guò)底片沖印而成

19、的。（3 3）文字說(shuō)明）文字說(shuō)明文字說(shuō)明是對(duì)照片檔案內(nèi)容的介紹和補(bǔ)充，它與照片相輔、互不可分。文字說(shuō)明應(yīng)包含事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等諸要素。 對(duì)于照片檔案數(shù)量較少的單位，照片檔對(duì)于照片檔案數(shù)量較少的單位，照片檔案可從屬文書檔案或科技檔案，并統(tǒng)一整理案可從屬文書檔案或科技檔案，并統(tǒng)一整理、編號(hào)；對(duì)于照片檔案數(shù)量較多，且所收集、編號(hào)；對(duì)于照片檔案數(shù)量較多，且所收集的照片檔案與文書檔案或其他類型檔案相對(duì)的照片檔案與文書檔案或其他類型檔案相對(duì)獨(dú)立的單位，應(yīng)將照片檔案單獨(dú)分類、編目獨(dú)立的單位，應(yīng)將照片檔案單獨(dú)分類、編目，單獨(dú)存放。，單獨(dú)存放。c 照片檔案的分類、排列及編號(hào)（1）底片的分類

20、對(duì)于大部分單位來(lái)說(shuō)，底片數(shù)量不多，可不分類，只按底片收集的先后順序編流水號(hào)即可。 對(duì)于底片數(shù)量和類型較多的單位，可按以下幾種方式分類：第一，按制成材料分類，可分為軟制底片和硬制底片，黑白底片和彩色底片；第二，按形成方式分類，可分為原底片與翻版底片；第三，按底片呈像分類，可分為負(fù)片和反轉(zhuǎn)片；第四，按尺寸大小分類，可分為2寸、4寸和特大號(hào)等；第五，按年度分類，即按不同歷史時(shí)期、不同年度產(chǎn)生的底片來(lái)分類；第六，按內(nèi)容分類，即按底片反映的問(wèn)題、項(xiàng)目、產(chǎn)品等來(lái)分類。各單位可根據(jù)實(shí)際情況采用切合本單位實(shí)際的分類法。注意：一個(gè)全宗的底片要單獨(dú)整理，不同全宗的底片不可混雜。 底片排列是按收集時(shí)間順序進(jìn)行。 全宗號(hào)全宗號(hào)： 保管期限代碼保管期限代碼： 張?zhí)枏執(zhí)枺?（2 2）底片的排列與編號(hào)）底片的排列與編號(hào) 底片應(yīng)放入底片袋內(nèi)保管，一