RF-XZ-ZD-05檔案管理實施細則（DOC15頁）

1、廣州富力地產(chǎn)股份有限公司檔案管理實施細則文件編號rf-xz-zd-05版本/修訂a/0日期2013年8月1日檔案管理實施細則編制日期審核日期批準日期第一章 總 則第一條 為加強對檔案的收集、整理和管理工作，提高科學管理水平，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、制度化、標準化，保證公司檔案全方位地服務于公司的各項工作，發(fā)揮公司檔案應有的功效，結(jié)合公司實際情況，特制定本細則。第二條 本細則所稱檔案，是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營活動和各項管理工作中形成的具有保存價值的各種門類和載體的全部檔案，包括各部門、子公司（以下簡稱各部）的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文書檔案、工程圖紙、開發(fā)檔案、聲像檔案、榮譽實物檔案等。第三

2、條 公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理的原則。在行政部下設(shè)立檔案室，檔案室配備專職檔案管理人員，集中統(tǒng)一管理公司及下屬子公司部分檔案。公司各部門、子公司配備檔案員，業(yè)務上接受行政部檔案室的指導，負責收集、整理各部門、子公司的文件材料并定期移交給檔案室。第四條 檔案管理采取專人負責、按時交接、定期檢查的管理模式。專人負責是指檔案保管部門及各經(jīng)辦部門對應設(shè)置專職或兼職檔案人員負責本部門檔案的日常管理與保管職責；按時交接是指各經(jīng)辦部門每周兩次（逢周二及周五）將辦理對外業(yè)務所產(chǎn)生的文件資料、證照、合同原件及時交行政部檔案室，按規(guī)范做好移交登記手續(xù)，檔案管理員實時監(jiān)督，確保于規(guī)定的時限內(nèi)辦理檔案移交，避

3、免因環(huán)節(jié)疏漏或延遲移交造成的風險隱患。定期檢查是指集團相關(guān)管理、保管部門及各相應部門應建立檔案定期檢查制度。第二章 檔案密級的劃分第五條 列入密級的檔案是關(guān)系公司權(quán)利和利益，依照特定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。一般包括下列事項：1.公司重大決策中的秘密事項。公司尚未付之實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策。2.公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書、可行性報告以及重要的會議記錄和材料。3.公司財務預決算報告及各類財務報表、統(tǒng)計報表。4.公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。5.其它經(jīng)公司確認應保密的事項。第六條 檔案的密級分為“絕密”、“機密”、“秘

4、密”三級。1.絕密是公司最重要的秘密，泄露會使公司的權(quán)益遭受特別嚴重的損失。絕密檔案包括：董事長私人文件、公司名下房地產(chǎn)權(quán)證、各地區(qū)公司的業(yè)務審批流程、集團及下屬公司供應商名錄、承建商名錄；股份公司股東會、董事會、監(jiān)事會、薪酬委員會決議及會議紀要等。上述文件直接影響公司權(quán)益的重要決策文件、資料設(shè)為絕密級。借調(diào)此類文件必須嚴格審核，經(jīng)辦人員清晰填寫借調(diào)文件申請審批表里的各項內(nèi)容，由經(jīng)辦部門經(jīng)理審核、報集團分管領(lǐng)導簽批同意后，交行政部主管領(lǐng)導最終審批。2.機密是公司重要的秘密，泄露會使公司的權(quán)益遭受嚴重的損害。機密檔案包括：公司規(guī)劃、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、協(xié)議、聲像檔案等。此類文件需經(jīng)辦部門經(jīng)理

5、審核、集團分管領(lǐng)導簽批同意后方可借調(diào)。3.秘密是公司一般的秘密，泄露會使公司的權(quán)益受到損害。秘密級檔案包括：公司開展對外業(yè)務所產(chǎn)生的資料文檔、證照及合同、協(xié)議等。借調(diào)此類文件需經(jīng)辦部門經(jīng)理審核，集團分管領(lǐng)導簽批同意。第三章 檔案管理機構(gòu)及其職責公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理的原則。第七條 集團行政部檔案管理員工作職責1.規(guī)劃公司檔案工作，起草公司檔案工作的各項管理制度，組織公司專兼職檔案管理員學習，執(zhí)行公司檔案工作規(guī)章制度，并負責監(jiān)督、指導和檢查執(zhí)行情況。2.收集、整理各部門、子公司移交的各種文件材料，并對接收入庫的檔案資料進行分類、整理、立卷、歸檔；有計劃、有步驟地進行檔案史料匯編，編輯

6、檔案參考資料，編制檢索工具，積極做好檔案信息資源的開發(fā)工作。3.集中統(tǒng)一管理各種門類、載體的公司檔案，積極做好鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研，主動提供利用，為各項工作服務。4.督促公司各部門、子公司檔案員收集、整理和移交各種檔案材料，指導各部門、子公司的檔案工作。5.堅持平時立卷，根據(jù)本部門不同種類文件材料形成的特征，制定其案卷類目，合理分類存放，便于利用和立卷歸檔。6.加強對各部門、子公司檔案員的業(yè)務監(jiān)督、指導、檢查工作，協(xié)助各部門文書立卷人員做好文件材料的形成、積累和整理歸檔工作，保證歸檔檔案的質(zhì)量。7.對保存的文書檔案數(shù)量進行準確的統(tǒng)計。第八條 檔案整理員應相對穩(wěn)定，且不得由直接經(jīng)辦業(yè)務的

7、人員兼任。第九條 檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦理檔案移交手續(xù)后方可離開崗位。因交接手續(xù)不全致使文件和檔案損毀、遺失的，要查明情況并追究有關(guān)人員責任。第四章 檔案分類和立卷整理第十條 公司本部檔案按照樓盤名稱及子公司名稱分別立卷，在卷下又分為八個子目錄：公司證照、文書檔案、聲像檔案、銷售合同、開發(fā)合同、開發(fā)資料、工程圖紙、榮譽實物檔案。在此大類下根據(jù)年度按照流水號立卷。1.文書檔案，以單位-年度-順序號立卷。2.聲像檔案，以事由立卷，在事由原則下按照聲像檔案產(chǎn)生的先后順序，將每一事由的檔案選取有代表性的6-10張像片存檔，依時間先后排列立卷。3.銷售合同，以項目名稱立卷，在項目下按照合同產(chǎn)生的時

8、間先后順序立卷。4.開發(fā)合同，以項目名稱立卷，在項目下按照合同產(chǎn)生的時間先后順序立卷。5.開發(fā)資料，以項目立卷，在項目下按照資料移交的時間先后順序立卷。6.公司證照，以單位立卷。7.工程圖紙，以單位立卷，按照文件產(chǎn)生的先后順序立卷。8.榮譽實物檔案，在公司檔案室或其它適合場所陳列實物，編制成冊，以備查考。第十一條 立卷原則立卷應按部門、時間、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，適當照顧保存價值，分類組卷，以能準確、全面反映公司真實面貌和部門的主要職能活動，便于查找利用為原則。第五章 檔案管理工作的內(nèi)容及相關(guān)要求第一節(jié) 公司證照的管理第十二條 公司重要證照類別1.內(nèi)資企業(yè)證照包括：

9、企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照正副本、組織機構(gòu)代碼證正副本、ic卡（或數(shù)字證書）、國稅證正副本、地稅證正副本、統(tǒng)計證、社保登記證；2.外資企業(yè)證照包括：企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照正副本、組織機構(gòu)代碼證正副本、ic卡（或數(shù)字證書）、國稅證正副本、地稅證正副本、統(tǒng)計證、外商投資企業(yè)批準證書正副本、財政登記證正副本、海關(guān)登記證正副本、社保登記證、外匯登記證；3.新設(shè)立公司工商登記材料存檔原件有： 內(nèi)資企業(yè)設(shè)立登記材料：全體股東簽署的公司章程；驗資報告；法定代表人、董事、監(jiān)事和經(jīng)理的任職文件（股東會決議、監(jiān)事會決議）；公司場地使用證明（無償使用證明或房管局備案的租賃合同）； 外資企業(yè)設(shè)立登記材料：公司章程；合營合同（外經(jīng)審批

10、用）；驗資證明；法定代表人、董事、監(jiān)事和經(jīng)理的任職文件（董事會決議、監(jiān)事會決議）；公司場地使用證明（無償使用證明或房管局備案的租賃合同）。4.各類資質(zhì)證（括號內(nèi)為證書申辦及日常管理部門）：房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)資質(zhì)證（市政部）、建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證（建筑公司）、物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)證（物業(yè)公司、美好置業(yè)）、建筑設(shè)計企業(yè)資質(zhì)證（設(shè)計院）、工程監(jiān)理企業(yè)資質(zhì)證（監(jiān)理公司）。第十三條 公司證照歸檔及管理規(guī)范1.新公司成立后，由經(jīng)辦人將辦理出來的證照原件移交到行政部檔案管理人員處，并填寫清楚移交記錄，管理員需立刻將新證的數(shù)據(jù)條目錄入oa證照管理系統(tǒng)，并且將其彩色掃描件錄入數(shù)據(jù)庫，原件分類放入相應的檔案文件夾后存放檔案室

11、。管理員平時應多檢查證照保存的情況是否完好，各類證照在年檢期限前提醒相關(guān)經(jīng)辦人需辦理年檢手續(xù)。2.證照借、調(diào)檔管理流程：由申請部門人員填寫借調(diào)文件審批表申請部門經(jīng)理審核并簽署意見主管副總經(jīng)理審批檔案員核對借調(diào)文件審批表上的審批手續(xù)是否完整方可借出。原則上證照必須當天借當天歸還，遇到特殊情況需要借到外地辦理事情時，按實際情況由專員攜帶外出，辦理完畢立刻歸還行政部檔案室。發(fā)生逾期尚未歸還證照情況時，管理員應督促經(jīng)辦人必須馬上歸還。3.證照復印件使用管理流程：由申請部門人員在復印件借用申請薄上登記申請部門經(jīng)理審核并簽署意見行政部經(jīng)理審批檔案員核對復印件借用申請薄上的審批手續(xù)是否完整后，在復印件上加蓋

12、“此復印件與原件相符，僅用于辦理 事宜，復印無效”章后方可領(lǐng)用。4.證照年檢提示：企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照每年須進行年度工商年檢；組織機構(gòu)代碼證每年年檢；外資企業(yè)證照包括：企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、外商投資企業(yè)批準證書、國稅證、地稅證、財政登記證、海關(guān)登記證、外匯登記證每年須進行外經(jīng)聯(lián)合年檢；資質(zhì)證書按主管部門規(guī)定時間進行年檢。第二節(jié) 開發(fā)合同的管理第十四條 開發(fā)合同類別新項目開發(fā)前期合同按成交方式主要分為兩大類：政府公開招、拍、掛形式和轉(zhuǎn)讓買賣形式。招、拍、掛形式會產(chǎn)生：確認書和國有土地出讓合同；轉(zhuǎn)讓形式產(chǎn)生：合作意向書、框架協(xié)議和土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議。第十五條 合同歸檔及管理規(guī)范1.紙質(zhì)合同評審類合同：申請

13、部門經(jīng)辦人按合同分類依照現(xiàn)行的審批流程完成各項審批手續(xù)由申請部門經(jīng)辦人在行政部填寫對應部門的合同登記簿行政部核對合同（協(xié)議）評審記錄表上的審批手續(xù)是否齊全，并檢查簽約代表處是否有相對應的部門負責人簽名及填寫簽約日期行政部對該合同蓋公司統(tǒng)一的合同編號章（穗富 字 第 號）按部門分類進行編號，同時檢查每份合同是否有法津事務部的“合同文本審核章”的騎縫章行政部按該合同尾頁所注明的份數(shù)進行蓋章申請部門經(jīng)辦人領(lǐng)取合同并作簽收我司存檔合同即時留行政部存檔。2.erp流程評審類合同：申請部門經(jīng)辦人按部門分類在erp系統(tǒng)上進行合同審批流程并完成各項審批手續(xù)由申請部門經(jīng)辦人在行政部填寫對應部門的合同登記簿行政部

14、根據(jù)erp系統(tǒng)生成的合同編號進入erp系統(tǒng)核對相對應的合同審批流程是否一致，并檢查簽約代表處是否有相對應的部門負責人簽名及填寫簽約日期行政部對該合同蓋公司統(tǒng)一的合同編號章（穗富 字 第 號）按部門分類進行編號，并將此編號手動錄入至erp系統(tǒng)里相對應的合同編號欄行政部按該合同尾頁所注明的份數(shù)進行蓋章申請部門經(jīng)辦人領(lǐng)取合同并作簽收我司存檔合同即時留行政部存檔上述兩類合同如遇到需要我司先蓋章時，蓋章后復印一份連同合同（協(xié)議）評審記錄表原件一并交行政部留底，并仔細填寫先蓋章合同登記簿上的相關(guān)內(nèi)容，歸還時用原件換取之前留底的復印件，在先蓋章合同登記簿上注明歸還時間及歸還人，將一份完整的合同原件交行政部存

15、檔，此流程結(jié)束。3.非執(zhí)行合同（名臨時合同）：此合同為特殊情況時辦手續(xù)所用，如與外單位簽定此類合同，必須是因我司業(yè)務需要的情況下方可執(zhí)行。按規(guī)定非執(zhí)行合同只能簽蓋一份，并同時附有一份公司統(tǒng)一格式的補充協(xié)議，注明此合同是辦手續(xù)所需，并約定此合同無效日期為何時。由申請部門經(jīng)辦人在行政部領(lǐng)取臨時合同蓋章簿認真填寫蓋章簿上的相關(guān)信息內(nèi)容申請部門主管負責人審批集團決策委員會分管領(lǐng)導審批法律事務部審批并加蓋“合同文本審核章”的騎縫章行政部核對臨時合同蓋章簿上的審批手續(xù)是否齊全，并檢查簽約代表處是否有相對應的部門負責人簽名及填寫簽約日期行政部對該類合同只蓋一份，如有特殊情況必須加蓋份數(shù)時，需在臨時合同蓋章簿

16、上注明申請原因，并由部門負責人及法律事務部特批后方可進行蓋章申請部門經(jīng)辦人只能領(lǐng)取蓋章后的合同復印件一份合同原件即時留行政部存檔，如需借用合同原件，需填寫借調(diào)文件審批表，相關(guān)領(lǐng)導審批手續(xù)齊全后，由檔案管理員借出。4.合同借、調(diào)檔流程：由申請部門人員填寫借調(diào)文件審批表（附件一）申請部門經(jīng)理審核并簽署意見主管副總經(jīng)理審批檔案員核對借調(diào)文件審批表上的審批手續(xù)是否完整方可借出。合同借出期限一般不能超過三天，遇特殊情況按借檔實際事宜處理。發(fā)生逾期尚未歸還證照情況時，管理員應馬上督促經(jīng)辦人必須即時歸還。5.合同復印件借用流程：由申請部門人員在復印件借用申請薄上登記申請部門經(jīng)理審核并簽署意見行政部經(jīng)理審批檔

17、案員核對復印件借用申請薄上的審批手續(xù)是否完整后，在復印件上加蓋“此復印件與原件相符，僅用于辦理 事宜，復印無效”章后方可領(lǐng)用。6.日常合同維護：合同歸檔后，管理員平時應多抽檢錄入信息是否有誤，及時更新和修改，嚴格遵守檔案管理規(guī)范，細心做好每一份文件的錄入、歸檔、管理、維護等工作，多鉆研能提高檔案管理有效的方式方法。第三節(jié) 銷售合同的管理第十六條 商品房買賣合同蓋章及歸檔流程1.銷售合同的蓋章：銷售買賣合同必需是法律事務部審核及房管局要求的格式合同為依據(jù)。合同蓋章前，由簽約部經(jīng)辦人在銷售買賣合同蓋章登記表（附件二）上做好登記,具體登記內(nèi)容：日期、樓盤名稱、合同編號、房號、業(yè)主名， 登記完畢即可到

18、行政部蓋章，蓋章前必須核對登記內(nèi)容與紙質(zhì)合同是否一致，確認完全無誤即可蓋章。蓋章完畢再打印該登記表，由經(jīng)辦人-簽約主管-銷售部負責人審批簽名后即可領(lǐng)取已加蓋公章合同。簽約中心每月定期將已經(jīng)房管局鑒證過的有效合同移交到檔案室，由經(jīng)辦人填寫移交登記本，檔案員按各樓盤和自編號分類存放檔案室。蓋章過程中注意事項：廣州市房地產(chǎn)交易與權(quán)屬登記詢問記錄表；家庭成員情況申報表；戶口簿復印件；結(jié)婚證（或未婚證等等其他婚姻情況證明復印件）；個人所得稅繳納證明或社會保險繳納證明等復印件；合同涂改的內(nèi)容等等都要加蓋公章。蓋完公章后加蓋法人代表私章的同時，必需認真檢查合同是否漏蓋章的地方。銷售買賣合同蓋章登記簿交給檔案

19、管理員，合同備案后其中一份原件合同交回行政部存檔，該登記表作為對應蓋出的合同與歸還存檔的合同數(shù)量是否一致的憑證。2.銷售空白認購書、贈送管理費確認書、車位使用權(quán)確認書蓋章及歸檔流程：由于空白認購書、贈送管理費確認書、車位使用權(quán)確認書印刷文件內(nèi)容必須經(jīng)過銷售策劃中心及法律事務部審批后格式文版確認，固必需由行政部統(tǒng)一印刷，方可執(zhí)行蓋章。由銷售部經(jīng)辦人電話先通知，電話中會告訴樓盤名、數(shù)量、用途，行政部提前蓋好章，然后按照對應表格作登記商品房認購蓋章登記表（附件三）、贈送管理費確認書蓋章登記表（附件四）、車位使用權(quán)確認書蓋章登記表（附件五），具體登記內(nèi)容日期、樓盤、編號、份數(shù)、權(quán)屬、領(lǐng)用人，再由使用人

20、呈遞銷售部負責人審批簽名后即可領(lǐng)取。手續(xù)齊全后商品房認購蓋章登記表、贈送管理費確認書蓋章登記表、車位使用權(quán)確認書蓋章登記表，轉(zhuǎn)交給檔案管理員，由于蓋章的都是一式肆聯(lián)，樓盤用完后其中一聯(lián)要交回行政部存檔的，該登記表作為對應蓋出與歸還存檔數(shù)量是否一致的憑證。簽約中心定期將已經(jīng)過房管局鑒證過的有效合同移交到檔案室，由經(jīng)辦人填寫移交登記本，檔案員按各樓盤和自編號分類存放檔案室。3.美好兒童世界租賃合同、美好二手買賣合同、美好租賃合同、解約協(xié)議蓋章及歸檔流程：美好兒童世界租賃合同必須附有李生簽字審批的租價表或者報告為依據(jù)，美好租賃合同、解約協(xié)議金額100萬元以下（含100萬元）由王珩總審批，超過100萬

21、以上的合同由李生審批。以上美好置業(yè)兩類合同均附有合同（協(xié)議）評審記錄表（附件六）由美好毛躍華、程怡、潘繼軍審批后呈法律事務部負責人審批。然后對應前置依據(jù)手續(xù)齊全的合同，經(jīng)辦人做合同登記，具體登記內(nèi)容要求：序號、日期、項目、合同名稱、合同類別、詳細地址、對方單位、合同編號、蓋章份數(shù)、經(jīng)辦人、行政存檔、行政部簽收。行政執(zhí)行蓋章人核對登記內(nèi)容與紙質(zhì)合同是否一致。確認無誤即可蓋章，蓋章完畢打印該登記表由經(jīng)辦人呈遞潘繼軍簽名確認。富力美好租賃合同登記表（附件七）轉(zhuǎn)交給檔案管理員，租賃合同一式肆份蓋完章所有合同原件由經(jīng)辦部門呈送房管局備案后，然后其中一份合同原件歸還行政部存檔，該登記表作為對應蓋出與歸還存

22、檔數(shù)量是否一致的憑證。美好二手買賣合同蓋章流程則參照“銷售商品房買賣合同蓋章流程”。美好置業(yè)文員定期將已經(jīng)過房管局登記備案過的有效合同移交到檔案室，由經(jīng)辦人填寫移交登記本，檔案員按各樓盤和自編號分類存放檔案室。4.管理員接收到新合同后檢查是否符合歸檔條件，各地區(qū)公司按所需類別分類編號，嚴格按照oa檔案管理系統(tǒng)內(nèi)容錄入相應的數(shù)據(jù)，核對數(shù)據(jù)無誤后把合同原件裝訂入庫存放檔案室。第十七條 銷售合同的使用1.借、調(diào)檔流程：由申請部門人員填寫借調(diào)文件審批表申請部門經(jīng)理審核并簽署意見主管副總經(jīng)理審批檔案員核對借調(diào)文件審批表上的審批手續(xù)是否完整方可借出。合同借出期限一般不能超過三天，遇特殊情況按借檔實際事宜處

23、理。發(fā)生逾期尚未歸還證照情況時，管理員應馬上督促經(jīng)辦人必須即時歸還。2.復印件借用流程：由申請部門人員在復印件借用申請薄上登記申請部門經(jīng)理審核并簽署意見行政部經(jīng)理審批檔案員核對復印件借用申請薄上的審批手續(xù)是否完整后，在復印件上加蓋“此復印件與原件相符，僅用于辦理 事宜，復印無效”章后方可領(lǐng)用。第四節(jié) 開發(fā)資料的管理 第十八條 開發(fā)資料的類別項目開發(fā)期間所產(chǎn)生的文件主要由三塊主干業(yè)務產(chǎn)生：國土類、規(guī)劃類、市政建設(shè)類，整個新開發(fā)項目從拍賣開始到最終業(yè)主取得產(chǎn)權(quán)證總共會產(chǎn)生80個節(jié)點，節(jié)點當中也會因應不同情況產(chǎn)生不同的開發(fā)文件（詳見附件八），管理員應按照時間順序催促經(jīng)辦部門移交相關(guān)開發(fā)資料存檔。第十

24、九條 開發(fā)資料的歸檔及管理規(guī)范1.管理員接收到新的開發(fā)資料后檢查是否符合歸檔條件，按類別分類編號，嚴格按照oa檔案管理系統(tǒng)內(nèi)容錄入相應的數(shù)據(jù)，核對數(shù)據(jù)無誤后把資料原件入庫存放檔案室相應的檔案柜。歸檔后的資料平時應多抽檢錄入信息是否有誤，及時更新和修改，嚴格遵守檔案管理規(guī)范，細心做好每一份文件的錄入、歸檔、管理、維護等工作。 2.開發(fā)資料借、調(diào)檔流程：由申請部門人員填寫借調(diào)文件審批表申請部門經(jīng)理審核并簽署意見主管副總經(jīng)理審批檔案員核對借調(diào)文件審批表上的審批手續(xù)是否完整方可借出。文件借出期限一般不能超過三天，遇特殊情況按借檔實際事宜處理。3.開發(fā)資料復印件借用流程：由申請部門人員在復印件借用申請薄

25、上登記申請部門經(jīng)理審核并簽署意見行政部經(jīng)理審批檔案員核對復印件借用申請薄上的審批手續(xù)是否完整后，在復印件上加蓋“此復印件與原件相符，僅用于辦理 事宜，復印無效”章后方可領(lǐng)用。第五節(jié) 工程圖紙的管理第二十條 工程圖紙的類別每個項目基本產(chǎn)生的圖紙包括：報建圖（報建換圖）、方案復函圖、施工圖、國土證附圖、用地紅線圖、排水設(shè)計圖、竣工圖、人防施工報建圖、道路報建圖、單體方案圖、準予行政許可決定書附圖。第二十一條 圖紙的歸檔及管理規(guī)范1.經(jīng)辦部門把辦理回來的圖紙原件移交到行政部檔案管理員處，做好移交登記簽收手續(xù)。管理員按類別流水號編號錄入oa系統(tǒng)，分類存放檔案室相應的圖紙檔案柜。2.圖紙借、調(diào)檔流程：由

26、申請部門人員填寫借調(diào)文件審批表申請部門經(jīng)理審核并簽署意見主管副總經(jīng)理審批檔案員核對借調(diào)文件審批表上的審批手續(xù)是否完整方可借出。圖紙借出期限一般不能超過三天，遇特殊情況按借檔實際事宜處理。第六節(jié) 聲像檔案第二十二條 聲像資料的類別聲像檔案包括：公司各類大型活動、重要會議的照片、錄像及錄音。第二十三條 聲像檔案的歸檔及管理規(guī)范 1.活動結(jié)束后一周內(nèi)，由活動負責人把活動照片、錄像的成品及電子版移交到檔案室存檔，存檔光盤需清晰標明活動名稱及時間，大型活動還需要制作精美的畫冊以存留檔。2.聲像借檔流程：由申請部門人員填寫借調(diào)文件審批表申請部門經(jīng)理審核并簽署意見主管副總經(jīng)理審批檔案員核對借調(diào)文件審批表上的

27、審批手續(xù)是否完整方可借出。聲像檔案必須當天借當天歸還，而且在沒有行政部主管領(lǐng)導同意的情況下不能擅自拷貝自用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴厲處罰。第七節(jié) 榮譽實物檔案 第二十四條 榮譽實物的類別榮譽實物一般包括：獎牌、獎杯、證書、外方授予的紀念品等。第二十五條 榮譽實物的歸檔及管理規(guī)范1.收到榮譽實物后做好簽收記錄，管理員拍照后分類留存電子版本在電腦指定文件夾，另備份在檔案室專用移動硬盤內(nèi)。2.榮譽實物借檔流程：由申請部門人員填寫借調(diào)文件審批表申請部門經(jīng)理審核并簽署意見主管副總經(jīng)理審批檔案員核對借調(diào)文件審批表上的審批手續(xù)是否完整方可借出，借出期限具體看辦理用途而界定。第八節(jié) 對外發(fā)文的管理第二十六條 對外發(fā)文的蓋

28、章復印件留存方法所有對外發(fā)文的文件蓋章需一式兩份文本，一份由經(jīng)辦部門相關(guān)主管負責人簽名確認，另一份需過有公司名稱抬頭的便簽紙后方可蓋章，蓋章后復印一份與簽名原件一并由行政部存檔。第二十七條 對外發(fā)文的分類保管及管理規(guī)范收到對外發(fā)文留存的復印件后，按照公司名稱和產(chǎn)生時間的順序分類歸檔，然后放入檔案盒保存以便日后翻查。第九節(jié) 集團公司通知通告的保存管理第二十八條 由前臺文員負責把人事通告、集團通知及企管中心通知按類別和文號順序分類保存在相應的文件夾內(nèi)，檔案管理員定期進行檢查，按月度歸檔存入檔案室。第十節(jié) 集團公司重大會議紀要的保存管理第二十九條 重大會議紀要是指由集團董事長或總經(jīng)理主持召開的重大會

29、議，會后由相關(guān)秘書將由會議主持人簽發(fā)的會議紀要移交到行政部檔案室，管理員按照類別及會議紀要的文號順序歸檔保存。 第十一節(jié) 大型活動資料收集及保管第三十條 集團重要活動的策劃方案、預算批復、活動流程、工作人員手冊、活動畫冊等資料在活動后一周內(nèi)由活動負責人移交到檔案室，管理員按照活動類別及時間歸檔保存。第十二節(jié) 公司集體戶戶口卡的保管第三十一條 集體戶籍卡保存及借調(diào)檔的管理1.人事部將已辦理入戶手續(xù)的戶籍卡移交到行政部檔案室，經(jīng)辦人辦理移交手續(xù)，管理員把戶籍卡按辦理時間的順序存放在居民戶口薄內(nèi)存放檔案室保管。2.借用戶籍卡人員需在戶籍卡借用登記薄（附件九）上登記方可借出，一般情況下在一周內(nèi)歸還。第

30、十三節(jié) 印鑒使用申請薄的使用及存檔管理第三十二條 行政部按部門、子公司分別印制相應的印鑒使用申請薄（附件十），統(tǒng)一存放在行政部公章管理員處，經(jīng)辦部門每次使用需辦理印鑒使用申請薄借出登記手續(xù)。當印鑒使用申請薄使用完畢時，由相關(guān)部門或子公司向行政部提出領(lǐng)用新薄需求申請，領(lǐng)用新薄必須將舊薄同時交回，經(jīng)辦人與行政部檔案管理員辦理登記領(lǐng)用及歸還手續(xù)。使用完畢的印鑒使用申請薄按部門、時間排序存放檔案室。第十四節(jié) 其它文件的管理第三十三條 其它需存檔文件包括：集團屬下的商標證；各子公司刻章許可證回執(zhí)；公司內(nèi)部刊物富力號、新富力、新家園、富力東方；行政部負責統(tǒng)籌廣州公司申請購買的過節(jié)禮品、購物卡明細匯總表；員

31、工過節(jié)福利明細匯總表；媒體資訊匯總。以上資料均以按類別及產(chǎn)生的時間順序分類存放檔案室。第六章 檔案分類大綱類目范疇歸 檔 范 圍 公司證照內(nèi)資企業(yè)證照企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照正副本、組織機構(gòu)代碼證正副本、ic卡（或數(shù)字證書）、國稅證正副本、地稅證正副本、統(tǒng)計證、社保登記證。外資企業(yè)證照企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照正副本、組織機構(gòu)代碼證正副本、ic卡（或數(shù)字證書）、國稅證正副本、地稅證正副本、統(tǒng)計證、外商投資企業(yè)批準證書正副本、財政登記證正副本、海關(guān)登記證正副本、社保登記證、外匯登記證。新設(shè)立內(nèi)資公司工商登記材料存檔原件全體股東簽署的公司章程；驗資報告；法定代表人、董事、監(jiān)事和經(jīng)理的任職文件（股東會決議、監(jiān)事會決議

32、）；公司場地使用證明（無償使用證明或房管局備案的租賃合同）。新設(shè)立外資公司工商登記材料存檔原件全體股東簽署的公司章程；合營合同（外經(jīng)審批用）；驗資證明；法定代表人、董事、監(jiān)事和經(jīng)理的任職文件（董事會決議、監(jiān)事會決議）；公司場地使用證明（無償使用證明或房管局備案的租賃合同）。各類資質(zhì)證房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)資質(zhì)證（市政部）、建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證（建筑公司）、物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)證（物業(yè)公司、美好置業(yè)）、建筑設(shè)計企業(yè)資質(zhì)證（設(shè)計院）、工程監(jiān)理企業(yè)資質(zhì)證（監(jiān)理公司）。其他證照集團屬下的商標證；各子公司刻章許可證回執(zhí)。開發(fā)合同招、拍、掛形式產(chǎn)生合同成交確認書、和國有土地出讓合同。轉(zhuǎn)讓形式產(chǎn)生合同合作意向書、框架協(xié)議和土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議。銷售合同集團銷售合同商品房買賣合同美好置業(yè)合同美好兒童世界租賃合同、美好二手買賣合同、美好租賃合同、解約協(xié)議開發(fā)資料 開發(fā)資料國土類開發(fā)資料建設(shè)用地批準書、國有土地使用證、廣東省廣州市商品房預售許可證。規(guī)劃類開發(fā)資料建設(shè)用地規(guī)劃許可證、廣州市規(guī)劃局立案申請回執(zhí)、關(guān)于同意修建性規(guī)劃調(diào)整方案的復函、廣州市規(guī)劃局立案申請回執(zhí)、關(guān)于送審單體建筑設(shè)計方案的復函、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃驗收合格證、廣州市建設(shè)工程放線測量記錄冊、建設(shè)工程規(guī)劃驗收測量記錄冊。市政建設(shè)類開發(fā)資料廣州市建設(shè)工程檔案報送責任書、廣州市配套設(shè)施建設(shè)費繳交通知書、關(guān)于住宅區(qū)建筑設(shè)計