采購部管理制度

1、1、 目的和適用范圍2、 定義3、 采購管理制度4、 供應(yīng)商選擇、評審和終止辦法1、 供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)2、 供應(yīng)商選擇流程、評估、終止辦法3、 供應(yīng)商檔案管理要求5、 采購流程1、 采購原則2、 采購作業(yè)流程3、 采購作業(yè)細(xì)則4、 相關(guān)責(zé)任6、 采購部職責(zé)和權(quán)力1、 部門職責(zé)2、 部門權(quán)力7、 采購部員工基本素質(zhì)要求8、 附則9、 附件表格一、目的和適用范圍為了規(guī)范公司采購行為、降低公司運營成本，確保所采購的產(chǎn)品、服務(wù)符合公司整體的日常管理規(guī)定要求。本規(guī)范適用于公司工程項目材料，工廠產(chǎn)品原材料，公司設(shè)備等物料采購的控制。二、定義2.1 供應(yīng)商：是指能向采購者提供貨物、工程和服務(wù)的法人或其他合法組

2、織。2.2 合格供應(yīng)商：是指經(jīng)過公司一定程序評審確定可以與公司合作的供應(yīng)商。2.3 物料申請單：是需求部門根據(jù)需要采購的項目所填寫并提交給采購部門的單據(jù)，此單據(jù)須有有審核權(quán)限的人員簽字。2.4 供應(yīng)商選擇考察表：是確定為公司合格供應(yīng)商前對供應(yīng)商進(jìn)行評估的表格，一般由采購主管對供應(yīng)商進(jìn)行考察并填寫此表。2.5 供應(yīng)商考核表：是每年度對供應(yīng)商交貨準(zhǔn)時率、品質(zhì)和售前售后服務(wù)等進(jìn)行考察的的表格，根據(jù) 考核決定是否與該供應(yīng)商繼續(xù)合作。2.6 終止供應(yīng)商合作報告：是指供應(yīng)商發(fā)生惡劣服務(wù)、嚴(yán)重品質(zhì)情況或考核不合等提出與其終止合作 的報告，此報告由相關(guān)權(quán)責(zé)部門向采購部門提出。2.7 抽貨檢驗標(biāo)準(zhǔn)：此標(biāo)準(zhǔn)是對采

3、購物品進(jìn)行檢驗的參照標(biāo)準(zhǔn)，由技術(shù)部門或其他相關(guān)權(quán)責(zé)部門編寫交采購部門匯總成冊。2.8 貨物檢驗報告：是貨物驗收部門和人員對貨物進(jìn)行驗收后對所采購貨物給出驗收報告和處理意見。三、采購管理制度3.1 嚴(yán)格遵守公司紀(jì)律，按采購規(guī)范和要求進(jìn)行采購工作；3.2 注重職業(yè)道德修養(yǎng)，廉潔自律，不能向供應(yīng)商伸手，不接受供應(yīng)商任何禮金、禮品和宴請，杜絕 弄虛做假，貪吃回扣的行為；3.3 按時按質(zhì)按量地采購到所需物品；3.4 采購應(yīng)遵循“同等條件看質(zhì)量，同等質(zhì)量看價格，同等價格看信譽，同等信譽看遠(yuǎn)近”的原則選擇供應(yīng)商，做到貨比三家，為公司做到最大化的降低成本；3.5 自覺維護企業(yè)利益，努力提高采購質(zhì)量，在滿足公司

4、需求的基礎(chǔ)上最大限度降低采購成本；3.6 嚴(yán)格加強供應(yīng)商考察、評審、甑選，以保證合格供應(yīng)商的供貨品質(zhì)；3.7 加強采購的事前管理，建立完善的價格信息檔案，以有效地控制和降低采購成本，并保證采購質(zhì)量；3.8 科學(xué)、客觀、認(rèn)真地進(jìn)行收貨質(zhì)量檢查；3.9 認(rèn)真分析采購工作，改進(jìn)流程、規(guī)范和采購標(biāo)準(zhǔn)，提出有助改進(jìn)公司和供應(yīng)商服務(wù)水平的建議；3.10 做好采購相關(guān)文檔的存檔、備份工作；3.11 所有采購必須事前獲得批準(zhǔn)，未經(jīng)審核和批準(zhǔn)，除急購?fù)獠坏貌少?，且急購需在事后立即補下 訂單或合同；3.12 凡同類別物品，盡最大可能集中采購；3.13 采購物品在條件相同的前提下應(yīng)在正在發(fā)生業(yè)務(wù)或已確認(rèn)的合格供應(yīng)商

5、處購買，不得隨意變更 供應(yīng)商；3.14 加強學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識，增強法治觀念。3.15 嚴(yán)格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。3.16 工作認(rèn)真仔細(xì)，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。3.17 努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料及市場信息。四、供應(yīng)商選擇、評估、終止辦法和檔案管理4.1 供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)4.1.1 供應(yīng)商必須證照齊全，具有相關(guān)資質(zhì)及履約能力，注冊資金達(dá)到50 萬以上的一般納稅人；4.1.2 具有良好的信用和良好的售前、售后服務(wù)能力和服務(wù)意識，健全的商務(wù)管理流程和制度，積極的合作態(tài)度；4.1.3 有良好的財務(wù)狀況，設(shè)備類至少可以給予7 天以上帳期，材料類至少可以給予

6、30 天以上賬期；4.1.4 具有優(yōu)勢的產(chǎn)品資源；4.1.5 對于經(jīng)常使用的材料或服務(wù)，采購部應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的管理狀況、質(zhì)量控制、運輸、售后服務(wù)等方面的情況，建立供應(yīng)商檔案，做好記錄，會同客服、銷售、生產(chǎn)、工程技術(shù)部門對供應(yīng)商定期進(jìn)行評估和審計。4.1.6 在選擇供應(yīng)商時，必須進(jìn)行詢議價程序和綜合評估。供應(yīng)商為中間商時，應(yīng)調(diào)查其信譽、技術(shù)服務(wù)能力、資信和以往的服務(wù)對象，供應(yīng)商的報價不能作為唯一決定的因素。4.1.7 為確保供應(yīng)渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或在其間進(jìn)行交互采購。4.2 供應(yīng)商選擇流程、評估、終止辦法選擇供應(yīng)商的程序流程圖稅務(wù)登記

7、證正式洽談合作供應(yīng)商的資質(zhì)水平直接關(guān)系到供貨的質(zhì)量、售后服務(wù)水平和重大產(chǎn)品問題的處理等儲多問題，更有重大品質(zhì)、售后事件等的處理態(tài)度、反應(yīng)的及時性都與供應(yīng)商本身的資質(zhì)、能力有關(guān)。因此有必要嚴(yán)格地篩選、考核供應(yīng)商，對不合格供應(yīng)商制訂相關(guān)終止辦法。4.2.1 供應(yīng)商選擇考察表（表格附后）4.2.2 合格供應(yīng)商名錄（表格附后）4.2.3 供應(yīng)商資料卡（表格附后）4.2.4 供應(yīng)商考核辦法及考核表：供應(yīng)商的考核采取年度考核辦法，由采購部征集各方意見匯總成考核評語，再由相關(guān)權(quán)責(zé)部門給出評審意見，最終由總經(jīng)理決定是否終止供應(yīng)資格。（表格附后）4.2.5 終止合作報告（表格附后）4.3 供應(yīng)商檔案管理對于供應(yīng)

8、商的管理，要求建立存檔文檔表格和電子表格，存檔文件包含供應(yīng)商選擇考察表供應(yīng)商名錄、供應(yīng)商資料卡供應(yīng)商考核表和終止供應(yīng)商的報告，以及其它和往來單據(jù)等資料文檔。電子文檔、表格按公司要求進(jìn)行統(tǒng)一備份存檔管理。五、采購流程5.1 采購原則5.1.1 嚴(yán)格執(zhí)行詢議價程序進(jìn)行采購，必須有三家以上供應(yīng)商提供報價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評估，并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價格,臨時性應(yīng)急購買的物品除外。5.1.2 大宗材料、特殊材料或技術(shù)要求比較復(fù)雜材料的采購，必須經(jīng)過工程技術(shù)部、生產(chǎn)部、銷售部和客服部參與，調(diào)研匯總各方意見，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)方可實施采購。材料采購

9、需要相關(guān)部門配合的，相關(guān)部門不得找理由拒絕。5.1.3 采購人員必須參與貨物和服務(wù)的驗收，采購貨物質(zhì)量、數(shù)量、交貨期等問題的解決，應(yīng)由采購部根據(jù)合同要求及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與供應(yīng)商協(xié)商完成5.1.4 采購人員采購的材料或服務(wù)必須與采購單所列要求規(guī)格、型號、數(shù)量相一致。在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下，及時將信息反饋給銷售、客服或工程技術(shù)部供更改采購單作參考材料、設(shè)備采購流程圖責(zé)任人采購部相關(guān)部門采購部、造價設(shè)計部采購部項目經(jīng)理倉庫負(fù)責(zé)人5.3 采購作業(yè)細(xì)則5.3.1 物資采購的申請與審批所有的材料或設(shè)備的采購，如沒履行以下相關(guān)手續(xù)，采購部有權(quán)拒絕采購。5.3.1.1 工程項目所需材料須由

10、項目經(jīng)理填寫請購單后報采購部。由采購經(jīng)辦人員與項目經(jīng)理確認(rèn)材料名稱，規(guī)格，數(shù)量及技術(shù)要求后進(jìn)行采購作業(yè)，請購單未填寫明確的采購部有權(quán)退回請購單，要求請購部門填寫完善。（設(shè)備/材料請購單格式附后）5.3.1.2 固定資產(chǎn)及大型生產(chǎn)設(shè)備的采購，由各使用部門報總經(jīng)辦統(tǒng)一申請。報請總經(jīng)理審批后交采購部門采購。5.3.1.3 工地急用或零星材料，由工地項目負(fù)責(zé)人或安裝單位本著節(jié)約成本的原則直接就近采購，事后報采購部備案，補齊材料申購手續(xù)。其采購金額不能超過5000元，超過金額應(yīng)先報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.3.1.4 采購過程中發(fā)生變化時，銷售部或需求部門出具采購變更申請，由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后交采購部執(zhí)行。5

11、.3.2 采購詢價、比價、議價5.3.2.1 采購部門接到審批后的請購單進(jìn)行采購作業(yè)時，根據(jù)采購物料的品種、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量和交付期的不同，采購人員應(yīng)選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價對象。如是新材料，采購人員應(yīng)對新采購物品提供至少3家以上的供應(yīng)商報價和聯(lián)系資料，由財務(wù)部對提供的供應(yīng)商（但不僅限于）進(jìn)行詢價或?qū)嵉卣{(diào)查。5.3.2.2 對常用大宗原輔材料實行招標(biāo)比價采購，公司根據(jù)市場行情每年至少舉行2次招標(biāo)，確定采購價格和供應(yīng)商，一經(jīng)通過招標(biāo)確定價格，只能在定標(biāo)價格基礎(chǔ)上根據(jù)市場行情下調(diào)，不能上??；如屬國家政策調(diào)整等客觀原因所致采購價格上漲，并且采購物資屬供不應(yīng)求的賣方市場，價格可以上調(diào)，

12、但必須經(jīng)過總經(jīng)理辦公會研究同意后才能執(zhí)行。5.3.2.3 采購人員收到供應(yīng)商報價后，應(yīng)對報價條件進(jìn)行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面與項目部技術(shù)人員進(jìn)行核對，以保證供應(yīng)商提供的物料符合公司實際的采購要求，并對供應(yīng)商所報的價格、交付期、質(zhì)量、售后服務(wù)等方面進(jìn)行分析比較，選擇條件最優(yōu)的供應(yīng)商。5.3.2.4 采購人員應(yīng)依據(jù)過去采購的情況、市場變化情況、以及公司成本預(yù)算等情況，確定采購目標(biāo)價格。5.3.2.5 供應(yīng)商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r，采購人員應(yīng)送請購部門確認(rèn)后 再進(jìn)行議價。5.3.2.6 專用設(shè)備/特殊材料或用品，采購部應(yīng)會同使用部門共同詢價與議價。5.3.2.7 對重大

13、的物資采購，無論是技術(shù)、商務(wù)談判，要保證參加人數(shù)不少于兩人進(jìn)行商務(wù)談判。有關(guān)價格、選型及其他重要的技術(shù)、商務(wù)談判，要求有兩個以上的部門派人參加。5.3.2.8 對供應(yīng)商的報價資料整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)在公司規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)與供應(yīng)商進(jìn)行磋商，以使雙方最終在全部條款上達(dá)成一致。磋商完成后，應(yīng)提交比價表呈報部門經(jīng)理核決。5.3.2.9 國家明碼標(biāo)價壟斷經(jīng)營的特殊商品采購以及政府有收費標(biāo)準(zhǔn)的行政事業(yè)性服務(wù)收費不實行比價程序，物價審計只對采購物品或勞務(wù)的價格、收費標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、質(zhì)量的真實性進(jìn)行審查。5.3.3 采購合同/訂單簽定5.3.3.1 公司的采購業(yè)務(wù)統(tǒng)一由采購部負(fù)責(zé)辦理，其他部門或人員不得自行采購。5

14、.3.3.2 采購部經(jīng)價格審查后才可簽定采購合同或采購訂單，除零星采購和現(xiàn)場采購?fù)獾牟少彉I(yè)務(wù),設(shè)備類的采購必須以采購合同形式進(jìn)行采購，材料類的采購以采購訂單形式進(jìn)行采購即可。5.3.3.3 采購合同和采購訂單內(nèi)容應(yīng)包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨日期、運費承擔(dān)、結(jié)算方式、銷售發(fā)票及經(jīng)濟處罰等條款。5.3.3.4 采購合同經(jīng)公司內(nèi)“合同章使用審批表”審批流程后，加蓋公司合同章，經(jīng)對方簽章后生效。采購合同一式兩份，雙方各執(zhí)原件一份。采購部負(fù)責(zé)采購合同的傳閱會簽和相關(guān)部門的存檔5.3.3.5 所有采購業(yè)務(wù)應(yīng)經(jīng)價格審查后方可報總經(jīng)理簽批。5.3.4 貨物跟蹤5.3.4.1 采購人員應(yīng)根據(jù)采購合同

15、/訂單約定交期及時跟進(jìn)物料交貨進(jìn)度。5.3.4.2 如供應(yīng)商不能如約交貨，應(yīng)及時與需求部門溝通，以提早做應(yīng)急準(zhǔn)備。5.3.4.3 發(fā)貨前要求供應(yīng)商在“送貨單”上注明“合同編號”，以便驗收確認(rèn)。5.3.5 物資驗收采購物資運到指定地點時，由驗收人員核對請購單名稱、規(guī)格、數(shù)量，由技術(shù)部確認(rèn)相關(guān)技術(shù)要求，確認(rèn)無誤后簽收。5.3.6 結(jié)算5.3.6.1 采購發(fā)票按規(guī)定能夠取得增值稅發(fā)票的，且在我方能夠抵扣增值稅的采購項目必須索取增值稅發(fā)票，不能取得的，價格按扣除增值稅以后執(zhí)行。5.3.6.2 無論是現(xiàn)款采購還是賒購，在結(jié)算付款時均需由供應(yīng)部門填寫采購付款申請單，連同有關(guān)憑證報經(jīng)財務(wù)部門審核，并經(jīng)總經(jīng)理

16、批準(zhǔn)后，出納人員方可付款。5.3.6.3 財務(wù)部在對采購物品結(jié)算付款時，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審核請購單、采購合同、采購付款申請單、供貨商送貨單、發(fā)票或收款收據(jù)等有關(guān)單證，賬目結(jié)算不清或未按合同規(guī) 定期限付款以及不符合稅務(wù)制度規(guī)定的結(jié)算憑證財務(wù)部門不得辦理相關(guān)手續(xù)。5.3.6.4 出納員須在接到經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的付款憑證后辦理付款手續(xù)，付款時必須認(rèn)真審核是否具備 簽章齊全的條件，對簽章不全的付款憑證不得辦理付款手續(xù)。5.4 相關(guān)責(zé)任5.4.1 不按規(guī)定程序未經(jīng)審批采購的，由經(jīng)辦部門和人員自行負(fù)責(zé)處理，已經(jīng)與供方簽訂購銷合同， 導(dǎo)致公司因不能履約而發(fā)生的損失由經(jīng)辦人員全額承擔(dān)。5.4.2 經(jīng)審批的采購申請，負(fù)責(zé)采

17、購的部門和人員應(yīng)在規(guī)定采購期限內(nèi)采購到位，因沒有人到責(zé)任不能按時采購而影響正常經(jīng)營的，經(jīng)查實一次罰款100元，給公司造成損失的按確定損失額的40%5.4.3 未經(jīng)比價即進(jìn)行采購的，采購價格明顯高于比價結(jié)果的，價格高出部分由采購人員自行承擔(dān)。提交供應(yīng)商報價時，與供應(yīng)商串通抬高價格，從中謀取私利；或未認(rèn)真進(jìn)行比價而導(dǎo)致采購價格明顯過高。經(jīng)查實后采購人員承擔(dān)相應(yīng)損失，損失額在5000元以上的責(zé)令其下崗。5.4.4 物料需求部門必須依據(jù)實際需求，認(rèn)真按照規(guī)定填制請購單。填寫不規(guī)范，導(dǎo)致無法確認(rèn)請 購物資須知信息的，采購部門有權(quán)拒絕采購。5.4.5 采購申請必須由請購部門主管簽字，無請購部門主管簽字，采

18、購部可退回不予采購。對貪圖省事、亂提采購申請，造成本公司資源浪費的，經(jīng)查實后將處以100元/將罰款。5.4.6 采購部在確保品質(zhì)的前提下，必須充分考慮市場變化和庫存成本等因素，制定大宗物品的采 購方案，落實供貨單位。并對采購物品的品質(zhì)、貨款結(jié)算安全負(fù)責(zé)。若因玩忽職守，造成公司經(jīng)濟 損失的，應(yīng)負(fù)相應(yīng)的經(jīng)濟賠償責(zé)任。特別是結(jié)算過程中產(chǎn)生的應(yīng)收款項，有關(guān)采購人員負(fù)有無條件 的清收責(zé)任。5.4.7 財務(wù)部必須認(rèn)真履行審核監(jiān)督責(zé)任，對審核把關(guān)工作不嚴(yán)、不及時向總經(jīng)理匯報有關(guān)事情真 相，并造成公司經(jīng)濟損失的，給予相應(yīng)的經(jīng)濟和行政處分。5.4.8 驗收部門必須對所有運抵本公司的采購物品，依照采購合同規(guī)定的質(zhì)

19、量要求進(jìn)行質(zhì)量檢驗。若發(fā)現(xiàn)品質(zhì)不符時，必須及時報告采購部門（必要時直接報告總經(jīng)理）處理。嚴(yán)禁品質(zhì)不符的外購物品入庫。因驗收人員玩忽職守造成經(jīng)濟損失的，給予相應(yīng)的經(jīng)濟和行政處分。5.4.9 倉庫對驗收合格的外購物品辦理入庫手續(xù)，并對入庫采購物品的數(shù)量負(fù)責(zé)。若發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符 時，應(yīng)當(dāng)及時向有關(guān)部門報告（必要時直接報告總經(jīng)理），同時妥善保管該批采購物品等待處理。 對倉庫保管員工作馬虎，未按本辦法規(guī)定操作，造成入庫數(shù)量短缺、超計劃采購或不合格物資入庫 的應(yīng)負(fù)經(jīng)濟賠償責(zé)任。六、采購部職責(zé)與權(quán)力6.1 部門職責(zé)6.1.1 采購員須注重職業(yè)道德修養(yǎng)，嚴(yán)格遵守采購紀(jì)律，積極按采購的規(guī)范和要求進(jìn)行采購工作；6.1

20、.2 采購材料應(yīng)遵循優(yōu)質(zhì)價廉的原則，嚴(yán)禁弄虛作假、貪吃回扣或購進(jìn)劣質(zhì)材料；6.1.3 新產(chǎn)品、新材料信息的收集與供應(yīng)商的開發(fā)；6.1.4 對新供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量體系狀況（產(chǎn)能、設(shè)備、交貨期、技術(shù)、品質(zhì)等）的評估與論證，以保證供應(yīng)商的優(yōu)良性；6.1.5 根據(jù)生產(chǎn)計劃材料需求做采購計劃的編排、物料訂購及交貨期的控制；6.1.6 與供應(yīng)商的詢價、比價、議價的談判工作，遵循“同等條件看質(zhì)量，同等質(zhì)量看價格，同等價格看信譽，同等信譽看遠(yuǎn)近”的原則選擇供應(yīng)商時貨比三家，盡量壓低采購成本；6.1.7 負(fù)責(zé)建立完整規(guī)范的合格供方信息檔案，建立供方考核與評價體系，定期對供方進(jìn)行考察和綜合評價，不斷優(yōu)化供方資源，提高

21、采購質(zhì)量，合理降低采購成本；6.1.8 供應(yīng)商貨物到達(dá)后，及時組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行檢驗，清點數(shù)量，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商聯(lián)系解決，按合同規(guī)定執(zhí)行退換貨處理；6.1.9 來料異常的處理；6.1.10 品質(zhì)的跟進(jìn)，有關(guān)物料的質(zhì)量問題反饋給供應(yīng)商，并協(xié)商處理方案；6.1.11 新物料的尋找及打樣工作；6.1.12 外協(xié)加工項目的實施與跟進(jìn)；6.1.13 及時跟蹤掌握原材料市場價格行情及品質(zhì)情況，以降低采購成本，提高采購商品的質(zhì)量；6.1.14 物料的庫存平衡，降低庫存成本；6.1.15 根據(jù)合同、訂單、帳期，與供方對帳，辦理貨款支付申請。6.2 部門權(quán)力6.2.1 公司相關(guān)政策制度的參與權(quán)和知情權(quán)；6.2.2 相關(guān)采購規(guī)則以及采購工作監(jiān)督跟蹤權(quán)；（進(jìn)行交期、質(zhì)量的有效控制）6.2.3 違規(guī)供應(yīng)、采購的否決、制止權(quán)和處罰權(quán)；6.2.4 物料管理的監(jiān)控權(quán)；6.2.5 所屬部門下級員工違規(guī)行為處罰的權(quán)力；6.2.6 工作中有突出表現(xiàn)的員工以及嚴(yán)重違章造成公司經(jīng)濟損失的有獎勵和處罰的建議權(quán)；6.2.7 對所屬下級的聘用、調(diào)崗、晉升、辭退有建議權(quán)；6.2.8 對所屬下級的工作有監(jiān)督、檢查權(quán)、考核評價權(quán)和獎懲建議權(quán)；6.2.9 對本部門預(yù)算內(nèi)的費用有使用權(quán)；6.2.10 對所屬下級的工作爭議有裁決權(quán)七、采購部員工