標準會議模式

1、標準會議模式一、會議種類1學院級會議：主要包括院長辦公會、全體教職員工大會、全體中層干部會。學院級會議由院長批準，院辦公室負責組織召開。2專業(yè)會議：即學院專門性、綜合性業(yè)務會議，（如教學工作研討會、學生工作研討會、職工代表大會、全體黨員大會等）專業(yè)會議由分管院級領(lǐng)導批準，主管業(yè)務部門負責組織。3系（部）工作會議：由系（部）主管領(lǐng)導決定召開并負責組織。4上級或外單位在學院召開的會議：由院辦公室受理安排，有關(guān)業(yè)務對口單位協(xié)助做好會務工作。5以學院名義對外參加的各類會議。二、會議管理體制1學院辦公室統(tǒng)一管理會議制度，所有會議均須在院辦審批或登記備案。2各部門須在年度計劃中提出全年會議計劃和費用預算，

2、經(jīng)上級批準后遵照執(zhí)行。3學院嚴格控制未預見的臨時性會議，對此類會議按一會一報原則審批。4會務工作主要由院辦公室承辦，其他部門主辦的會議，辦公室應予以協(xié)助。5學院財務部門應加強對會議開支預算方案的審核，減少不合理費用，并確保合理經(jīng)費及時到位。6除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由學院辦公室整理、立卷、存檔。7以學院名義對外參加各類會議需經(jīng)主管院級領(lǐng)導審批，程序如下：有價值或必須參加的會議接到會議通知 部門負責人審批 主管院級領(lǐng)導審批 參加部門（人）準備會議材料 報學院辦公室備案、參會三、會議程序1對定期的常規(guī)會議，在會前應明確該次會議主題和臨時出席或列席人員。院長辦公會議題由院長辦公會

3、成員根據(jù)各自分管工作內(nèi)容提出，院長辦公會議題應提前三個工作日報學院辦公室，由辦公室統(tǒng)一整理報院長審批，由院長、董事長確定辦公會議題；如有臨時重大事項需辦公會討論，由院長、董事長決定是否列入議題。專業(yè)會議議題由承辦部門根據(jù)工作內(nèi)容提出，由主管院級領(lǐng)導審批，報學院辦公室備案，重要議題報院長、董事長審批。系（部）工作會議議題由系（部）負責人確定，重要議題報主管院級領(lǐng)導審批。2對不定期的重要會議，承辦人應提出會議預案，預案包括：會議名稱、會議主旨和目標、會議議項、會議時間、會議地點、會議主持人、出席人員、會議預算、接待工作說明、現(xiàn)有籌備情況及進展，、可能）存在的問題、解決方案及要求、籌備時間進度表等。

4、3會議預案通過后方可執(zhí)行。4會議申請應通過口頭或書面形式?？陬^形式僅適用于例會召開的確認。四、會議使用文件材料1會議使用文件材料應提前準備、統(tǒng)一整理、妥善保管。院級會議、上級或外單位在學院召開的會議所使用的文件材料應連同議題一并報送學院辦公室，由辦會室根據(jù)需要提前轉(zhuǎn)發(fā)參會人員或會議上分發(fā)，會后統(tǒng)一存檔。專業(yè)會議使用文件材料應連同議題一并報送會議承辦部門，由承辦部門統(tǒng)一整理，會后送學院辦公室存檔。系（部）工作會議使用文件材料應由各系（部）專人負責準備、整理，會后存檔。2會議如需使用投影儀或其它設備由承辦部門提出需求，辦公室負責準備。五、會議通知1會議通知分標題、正文兩部分，標題部分應注明召開會議

5、部門、會議名稱、發(fā)文號，正文部分應寫明會議日期、時間、地點、參加人員、會議議題和準備事項；2會議通知以電子郵件方式發(fā)送，重要參會人員應電話確認。六、會議規(guī)程1對各類會議是否有必要召開，需經(jīng)嚴格審查，如通過個別聯(lián)系、協(xié)商或請示能夠解決的問題，原則上不召開會議討論。2參會人員因客觀原因而缺席或遲到時，必須事先與主持人（或召集人）聯(lián)系。3會前會議主持人或（召集人）應向與會者通報有關(guān)事項，聽取有關(guān)人員意見，提高會議效率。不成熟議題原則不上會討論。4會議發(fā)言內(nèi)容應提前制作發(fā)言提綱。院級會議、上級或外單位在學院召開的會議發(fā)言提綱應提前由院辦公室收集整理，報院長審閱。業(yè)務會議發(fā)言提綱應提前由承辦部門收集整理

6、，報主管院級領(lǐng)導審閱。5做好會議記錄、錄音、照相、攝像等原始材料收集工作。學院各級會議均應由專人負責記錄和保管會議記錄，會議主持人須向會議記錄人明確機密事項的范圍及處理注意事項，會議記錄除記載會議時間、場所、出席人、議事內(nèi)容外，還要簡潔地記錄會議結(jié)論、主要意見和議事過程。重要會議應安排錄音、照相、攝像等工作。會議主辦部門根據(jù)會議需要提前向主管領(lǐng)導提出申請，由學院辦公室統(tǒng)一安排。七、會后工作1涉密文件會后應清理退回會議承辦部門；2根據(jù)會議記錄，會后由專人形成會議紀要或簡報，經(jīng)主管院級領(lǐng)導或院長審核后下發(fā)或部分下發(fā)相關(guān)人員。3以學院名義對外參加的各類會議，會后應將本人準備的會議材料（如無可免）、會

7、議下發(fā)的資料以及整理出來的會議紀要報送學院辦公室存檔，書籍等需要本人留用的會議資料需先在辦公室進行登記后妥善保管。4會議議定事項由專人負責檢查、催辦。院級會議由院辦公室專人負責，定期記載催辦事項的進展情況并及時向院長匯報。業(yè)務會議由承辦單位專人負責，定期記載催辦事項的進展情況并及時向主管院級領(lǐng)導匯報，報學院辦公室備案。系（部）工作會議由本部門專人負責，定期記載催辦事項的進展情況前及時向系（部）領(lǐng)導匯報。本規(guī)定經(jīng)院長辦公會審議通過，自發(fā)布之日起執(zhí)行，并由院長辦公會授權(quán)學院辦公室負責解釋。附件一：標準會議模式流程圖附件二：年度會議計劃表附件三：會議審核表附件一標準會議模式流程圖臨時會議應提出會議預案提出會議議題向參會人員發(fā)會議通知和會議材料準備會議材料專人對議定事項進行檢查、催辦專人整理、印發(fā)會議紀要召開會議主管院級領(lǐng)導審批部門負責人審批附件二年度會議計劃表會議名稱開會地點開會日期開會時間會議宗旨及議題與會部門人數(shù)主持人會議召集部門會議主要工作人員與會者應備資料會場標示資料會場擬分發(fā)資料附件三會議審核表注意要點查核欄開會目的本次會議是否實際需要（是否只是流于形式的例行會議？有沒有其他更好的解決方法）開會的目的是否明確設定要項方面開會的時機、時間是否恰當開會的場所是否恰當所邀集的與會人員是否恰當開會通知方面是否對于與會人員確實通知妥當開會的主旨、議