WHL公司管理系統(tǒng)規(guī)定合同管理系統(tǒng)規(guī)定

1、合同管理規(guī)定1. 目的和范圍為加強(qiáng)公司的合同管理，保證合同的簽訂、履行、變更、解除的 規(guī)范化、嚴(yán)謹(jǐn)化，維護(hù)公司及所屬子公司、分公司對(duì)自身和對(duì)外經(jīng)濟(jì) 交往中的合法權(quán)益，提高整體經(jīng)濟(jì)效益，避免因合同管理出現(xiàn)漏洞而 給公司造成不必要的損失，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于公司內(nèi)所有 協(xié)議類(lèi)文本的審核工作。2. 規(guī)范性引用文件文件控制程序合同管理規(guī)定3. 術(shù)語(yǔ)解釋3.1本規(guī)定所稱(chēng)合同是指公司及所屬子公司、分公司與自然人、 法人、其他經(jīng)濟(jì)組織之間所簽訂的涉及設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義 務(wù)關(guān)系的所有合同。包括設(shè)計(jì)、制作、印刷、銷(xiāo)售、租賃、采購(gòu)、借 款、融資、合作、保險(xiǎn)、廣告宣傳、培訓(xùn)、工程、招聘等涉及公司對(duì) 外

2、經(jīng)濟(jì)方面的合同。不包括人事勞動(dòng)合同的管理。3.2合同管理是指公司對(duì)自身及所屬子公司、分公司與自然人、 法人、其他經(jīng)濟(jì)組織之間簽訂、履行、變更、終止、解除合同的各個(gè) 環(huán)節(jié)所實(shí)施的全過(guò)程管理。4. 職責(zé)和權(quán)限公司的合同管理部門(mén)涉及：經(jīng)理辦公會(huì)、行政管理中心、財(cái)務(wù)管 理中心、合同簽訂部門(mén)、審計(jì)部。4.1經(jīng)理辦公會(huì)負(fù)責(zé)對(duì)合同管理規(guī)定、重大合同進(jìn)行審批。4.2行政管理中心的具體職責(zé)包括：421審查合同，參加重大合同的預(yù)言和談判；合同專(zhuān)用章的保管和使用；合同的存檔；參與合同糾紛的調(diào)解和相關(guān)訴訟；檢查各部門(mén)合同的履行情況。4.3財(cái)務(wù)部的具體職責(zé)為：建立合同臺(tái)帳；負(fù)責(zé)并審核合同付款工作；對(duì)具有下列情形的業(yè)務(wù)，

3、應(yīng)當(dāng)拒絕付款：應(yīng)當(dāng)訂立書(shū)面合同而未訂立的；收款單位與合同對(duì)方當(dāng)事人名稱(chēng)不一致，且無(wú)相關(guān)證明材的；不符合合同簽訂流程的。4.4合同經(jīng)辦部門(mén)、經(jīng)辦人員的職責(zé)：合同簽訂部門(mén)負(fù)責(zé)公司合同的談判、起草合同文件、辦 理授權(quán)委托，參與招標(biāo)、投標(biāo)、進(jìn)行法律論證，對(duì)合 同簽訂、履行的全過(guò)程負(fù)直接責(zé)任。442合同簽訂人員具體負(fù)責(zé)合同的立項(xiàng)、 可行性研究、對(duì)方 當(dāng)事人資信情況調(diào)查、合同談判、文本起草、報(bào)批、 簽約、履行、變更或解除并參與合同糾紛處理。合同簽訂部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同的簽署及履行有批準(zhǔn)及 監(jiān)督權(quán)，為合同的直接責(zé)任人。合同簽訂部門(mén)應(yīng)自始至終對(duì)合同談判、簽訂、履行的工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，并就上述環(huán)節(jié)的相關(guān)事宜及時(shí)與行政

4、管 理中心溝通。4.5審計(jì)部負(fù)責(zé)對(duì)合同及合同的履行、款項(xiàng)的支付進(jìn)行審計(jì)。5.工作程序5.1訂立合同應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：平等原則；公平原則；誠(chéng)實(shí)信用原則；遵守法律，不得損害社會(huì)公共利益和公司利益的原則5.2合同的訂立和審核凡以公司名義對(duì)外發(fā)生經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的，除經(jīng)理辦公會(huì)特 批處理外，所有單筆或累計(jì)交易金額在伍仟元以上的 應(yīng)訂立權(quán)利義務(wù)條款。國(guó)家規(guī)定采用標(biāo)準(zhǔn)格式合同文 本的，則必須依照該標(biāo)準(zhǔn)制訂。合同立項(xiàng)前，合同承辦部門(mén)或承辦人必須審查對(duì)方當(dāng) 事人的合法資格，如經(jīng)營(yíng)范圍、履約能力、資信狀況 等，需要提供擔(dān)保的還必須審查擔(dān)保人的擔(dān)保能力。 其任何一項(xiàng)審查不合格的不能簽訂合同。523合同簽訂部門(mén)須確定合同相

5、對(duì)方的簽約能力和資質(zhì)后，將以下材料交行政管理中心法務(wù)審核后方可進(jìn)行 合同談判。對(duì)方資質(zhì)復(fù)印件：(1) 一般合同需提供對(duì)方經(jīng)過(guò)年檢并加蓋公章的營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件；(2) 特殊(技術(shù))合同還需對(duì)方提供資質(zhì)證明(如：食品、工程等)；(3) 房屋租賃需提供房產(chǎn)證明。522.2代理人需提供委托書(shū)和身份證復(fù)印件等相關(guān)證明文件。待審的合同。合同審批會(huì)簽單。合同談判和簽訂應(yīng)優(yōu)先使用公司合同范本，在公司沒(méi)有合同范本的情況下可使用對(duì)方的合同。 合同在簽訂 前應(yīng)由行政管理中心法務(wù)審核。合同審核期的確立將根據(jù)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的內(nèi)容定為 1-5 天。各部門(mén)應(yīng)根據(jù)自身工作安排，應(yīng)預(yù)留出不少于3 天的審查時(shí)間，提前將合同交行政管理

6、中心法務(wù)審核。嚴(yán)禁當(dāng)天簽訂當(dāng)天審核。526合同的談判須由部門(mén)最高負(fù)責(zé)人或指定的專(zhuān)人參加，必要時(shí)由行政管理中心法務(wù)人員或公司法律顧問(wèn)共 同參加。如需法務(wù)人員或法律顧問(wèn)陪同進(jìn)行合同談 判，應(yīng)提前2-3天通知法務(wù)人員以便安排日程。未經(jīng)主管本部門(mén)最高負(fù)責(zé)人同意，任何人員不得 單獨(dú)進(jìn)行合同談判。527對(duì)外訂立的合同，嚴(yán)禁以下行為：527.1嚴(yán)禁使用傳真件。527.2嚴(yán)禁在空白紙張上蓋章。原則上先由對(duì)方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章。嚴(yán)禁我方簽字蓋章后以傳真、信函、特快專(zhuān)遞 等形式交對(duì)方簽字蓋章。嚴(yán)禁將對(duì)方已蓋章的合同文本提交法務(wù)審 核。嚴(yán)禁當(dāng)天簽訂合同當(dāng)天審核。特殊情況下的處置辦法，須由行政管理中心總監(jiān)特

7、批。 單份合同文本在兩頁(yè)以上的須加蓋騎縫章。合同審批會(huì)簽單用于填寫(xiě)合同基本情況、行政管理中心法務(wù)人員對(duì)合同的審核意見(jiàn)以及合同簽訂部 門(mén)的意見(jiàn)，并由經(jīng)辦人及其部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，送行政管理中心總監(jiān)簽字同意后蓋章。具體程序如下：528.1合同簽訂部門(mén)須對(duì)合同中有關(guān)標(biāo)的質(zhì)量、價(jià)款 等非法律條款發(fā)表意見(jiàn)。（如：質(zhì)量?jī)r(jià)款無(wú) 問(wèn)題，請(qǐng)行政管理中心法務(wù)人員進(jìn)行法律審 核）528.2行政管理中心法務(wù)進(jìn)行審核，在合同審批會(huì)簽單中填寫(xiě)法務(wù)建議。合同審批會(huì)簽單返回合同簽訂部門(mén)確認(rèn)， 由合同簽訂部門(mén)最高負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。合同簽訂部門(mén)需其他部門(mén)協(xié)助執(zhí)行合同的，協(xié) 助部門(mén)負(fù)責(zé)人需在合同審批會(huì)簽單上簽 字確認(rèn)協(xié)助事項(xiàng)。一般合同

8、由行政管理中心總監(jiān)簽字同意后 方能蓋章。重大合同需總經(jīng)理簽字同意后方能蓋章。重大合同包括：（1）合同金額超過(guò)XXX萬(wàn)元（包括）；（2）涉及變更企業(yè)工商登記；（3）對(duì)外投資或融資；（4）抵押、質(zhì)押或提供擔(dān)保；（5）爭(zhēng)議較大，未達(dá)成一致意見(jiàn)的合同；（6）其他對(duì)公司影響較大的合同針對(duì)合同審批會(huì)簽單未達(dá)成共識(shí)的內(nèi)容，由總 經(jīng)理或經(jīng)理辦公會(huì)最終決定。5210所有合同在蓋章時(shí)必須持有已簽字確認(rèn)的合同審 批會(huì)簽單；如果是授權(quán)簽訂還需要到行政管理中 心辦理法人授權(quán)委托書(shū)，委托書(shū)經(jīng)公司法定代表人 簽字并加蓋公章后授權(quán)委托即生效。公司對(duì)外的一切合同，必須加蓋本公司的合同專(zhuān)用章，各部門(mén)不得以部門(mén)章對(duì)外簽訂合同。52

9、12涉及公司付款的合同，合同簽訂部門(mén)應(yīng)提前與財(cái)務(wù) 部溝通確認(rèn)，確保財(cái)務(wù)部調(diào)整資金按時(shí)付款。合同標(biāo)的額50萬(wàn)元以上（含）的必須經(jīng)公司經(jīng) 理會(huì)決議、審核通過(guò)。公司總經(jīng)理對(duì)合同的訂立具有最終決 定權(quán)。公司聯(lián)營(yíng)、合資、合作、融資及涉外等重大 合同須董事會(huì)批。對(duì)于在合同中涉及除法律以外其它專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的相關(guān) 內(nèi)容，合同簽訂部門(mén)負(fù)責(zé)解釋說(shuō)明，并協(xié)助、配合合 同審核人員進(jìn)行審核、修訂。5.3.合同的變更與解除需要變更或解除的合同，要在合同訂立的范圍內(nèi)，遵 守訂立合同的授權(quán)范圍，按簽訂合同的審批流程進(jìn)行 合同的變更。變更雙方的溝通必須保留書(shū)面記錄， 變 更內(nèi)容成為新的書(shū)面協(xié)議，未變更部分的合同或達(dá)成 變更協(xié)議前的

10、合同仍然有效。532相關(guān)部門(mén)收到對(duì)方要求變更或解除合同的書(shū)面通知， 必須24小時(shí)內(nèi)告知其上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)部，三天內(nèi)書(shū) 面通知公司行政管理中心進(jìn)行相關(guān)法律工作準(zhǔn)備。對(duì)方以電話(huà)或口頭等形式的通知，不能作為變更或解除 合同的依據(jù)。533我方變更、解除合同的通知或雙方的協(xié)議， 必須一律 采用書(shū)面形式，口頭形式一律無(wú)效。并按照公司規(guī)定 經(jīng)審核后加蓋合同專(zhuān)用章，方為生效。有關(guān)部門(mén)和人員在合同履行中遇履約困難或違約等情況應(yīng)及時(shí)通知公司行政管理中心，由法務(wù)人員或法 律顧問(wèn)協(xié)同處理。合同有變更、解除或履行困難情況時(shí)，合同簽訂部門(mén) 應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部應(yīng)嚴(yán)格控制付款工作。合同變更內(nèi)部管理流程與合同簽訂流程相同。

11、簽署后 的變更協(xié)議和原合同一并由行政管理中心存檔、財(cái) 務(wù)部備案。5.4.合同糾紛的處理發(fā)生合同糾紛，必須先報(bào)合同簽訂部門(mén)最高負(fù)責(zé)人和 行政管理中心，由行政管理中心法務(wù)人員或公司法律 顧問(wèn)協(xié)助相關(guān)人員處理。542合同簽訂部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人自始至終參與對(duì)合同糾紛的處理工作，積極做好與行政管理中心的配合。發(fā)生合同糾紛后，合同簽訂部門(mén)應(yīng)會(huì)同公司行 政管理中心以及公司聘請(qǐng)的法律顧問(wèn)確定應(yīng)對(duì)方案。542.2先由合同簽訂部門(mén)在行政管理中心以及法律顧問(wèn)指導(dǎo)下與合同對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商解決糾紛。協(xié)商能夠達(dá)成一致的，應(yīng)依合同簽訂程序簽訂書(shū) 面協(xié)議。542.3協(xié)商不能達(dá)成一致的，應(yīng)由公司法律顧問(wèn)牽頭會(huì)同合同簽訂部門(mén)按照合同約

12、定通過(guò)仲裁或 訴訟方式解決糾紛。5.424合同簽訂部門(mén)應(yīng)參與仲裁或訴訟并負(fù)責(zé)提供證 據(jù)材料，財(cái)務(wù)等相關(guān)部門(mén)應(yīng)提供協(xié)助。合同履行過(guò)程中如發(fā)生違約情況，應(yīng)按合同的規(guī)定和 罰則處理。合同簽訂部門(mén)應(yīng)協(xié)同行政管理中心法務(wù)人 員做好相關(guān)工作。確因不可抗力造成違約，任何一方均應(yīng)取得充分有效 的書(shū)面證明，證明違約免責(zé)，并報(bào)經(jīng)理辦公會(huì)決策。5.4合同的歸檔所有合同原件均由行政管理中心統(tǒng)一編號(hào)存檔；公司各部門(mén)應(yīng)設(shè)專(zhuān)人對(duì)本部門(mén)負(fù)責(zé)的合同復(fù)印二份，一份 本部門(mén)留存，一份交財(cái)務(wù)部備案。各部門(mén)有關(guān)人員應(yīng)定期將履行完畢或不再履行合同的相關(guān)資料（包括文書(shū)、圖表、傳真件以及合同審批 會(huì)簽單等）按合同編號(hào)整理，經(jīng)法務(wù)人員或法律顧

13、問(wèn) 確認(rèn)后交公司行政管理中心存檔，不得隨意處置、銷(xiāo) 毀或遺失。履行完畢的合同仍需存檔三年后方可銷(xiāo)毀， 極重要的合同仍可延長(zhǎng)存檔時(shí)間。合同的銷(xiāo)毀及保留期限的變 更由行政管理中心負(fù)責(zé)。各合同簽訂部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)所立合同的臺(tái)帳，按照公司的要求，定期或不定期匯總各自的工作 范圍內(nèi)的合同訂立或履行情況。行政管理中心定期或 不定期以公司內(nèi)部函件形式檢查合同履行情況。5.6合同的借閱借閱合同者必須填寫(xiě)印章、證照、文件使用 /借用 申請(qǐng)審批單，寫(xiě)明申請(qǐng)部門(mén)、申請(qǐng)方式、借閱時(shí)間、 合同編號(hào)、合同名稱(chēng)、合同用途、原/復(fù)印件份數(shù)和 頁(yè)數(shù)。借閱一般合同需要本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，并經(jīng)行政管理中心總監(jiān)審批同意方可借閱。借閱秘密、機(jī)密、絕密文件需要經(jīng)總經(jīng)理審批同意方 可借閱564借閱期限不得超過(guò)三個(gè)工作日，到期歸還；如需再借， 應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)確保文件完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散、丟失或損毀合同。5.7獎(jiǎng)懲合同作為公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和憑證， 有關(guān)人員必須嚴(yán)格保守合同秘密。否則，按公司保密 制度規(guī)定進(jìn)行處理。各部門(mén)直接負(fù)責(zé)合同簽訂、履行和糾紛處理的人員， 如違反本規(guī)定或合同簽訂流程的，將對(duì)直接責(zé)任人或 其領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行問(wèn)責(zé)；造成惡劣影響或使公司利益遭受損 失的，按公司制度監(jiān)察扣款標(biāo)準(zhǔn)予以處罰。審計(jì) 部在合同簽訂的各階段擁有全程、全面的監(jiān)察權(quán)。丟失