接待介紹書(范文示范)

1、XX公司標題（XX月 XX日 XX活動）接待 XX細則XXX（接待方案編制人）年月日目錄1 接待工作組人員名單 12 接待工作分工 . 13 日程安排 . 14 接待細則 . 35 車輛安排 -接機. 56 車輛安排 - 送機 . 67 用車安排表 . 78 車輛申請單 . 89 接待組工作人員聯(lián)系方式 910 客人名單及房間號碼表 1011 用餐安排 . 1112 客人信息 . 121. 接待工作組人員名單1.1 接待工作組負責(zé)人： XXX（最好是領(lǐng)導(dǎo)，便于對工作人員進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)）1.2 接待組工作人員： XXX等（接待工作具體執(zhí)行人）2. 接待工作分工（視具體接待任務(wù)來確定工作分工）序號內(nèi)

2、容責(zé)任人（領(lǐng)導(dǎo)）參加人（執(zhí)行人）1.擬定接待方案及接待細則XXXXXX2.落實客人名單及聯(lián)系方式XXXXXX3.落實客人航班信息，編制接機方案XXXXXX4.落實接待酒店、用餐地點XXXXXX5.全程接待陪同XXXXXX6.落實活動地點及費用結(jié)算XXXXXX7.煙酒準備XXXXXX8.住房手續(xù)辦理XXXXXX9.車輛準備XXXXXX10.3. 日程安排日程安排主要回答時間、地點、人物、事件（做什么） 、怎么做等幾個內(nèi)容，需要提前發(fā)給接待相關(guān)各方，告知各方提前做好準備。日程安排（ 范本 ）XX國 XX公司一行三人，將于 XX日來我司開展 XX項目/XX 領(lǐng)域參觀及洽談工作。來訪人員分別是： Mr

3、.XX - shareholder, Wrobel - GM of XX, Hofmann - Technical Director預(yù)計 X日搭乘 CAXXXX航班， XX:XX到廣州。具體行程安排如下：日期具體時間工作安排備注XX日18:30-19:15接機（ CAXXXX 18:15 到）車輛： 司機電話：19:20-20:30晚餐（ XX酒樓）陪同人員：車輛： 司機電話：20:30-21:00入住 XX 賓館30日8:00-8:30酒店自助早餐8:30-10:00參觀 XX公司基地 1陪同人員：車輛： 司機電話：10:00-12:00參觀 XX公司基地 2陪同人員：車輛： 司機電話：12

4、:00-13:00午餐（ XX餐廳）13:00-14:00返回公司車輛： 司機電話：14:00-17:30技術(shù)交流陪同人員： 會議室：18:00-20:00晚宴（ XX酒樓）陪同人員：31日8:00-8:30酒店自助早餐8:30-9:30送往 XX 公司調(diào)研車輛： 司機電話：注：1. 日程安排列好后， 接待人員應(yīng)提前將日程安排發(fā)給接待各方做好相應(yīng)準備。 通過該表， 相應(yīng)人員即可知道什么時間、在哪里、做什么了。2. 如有需要，建議提前擬定英文版，發(fā)外方人員確認日程。4. 接待細則 （為使接待工作更加系統(tǒng)、 高效，建議接待人員提前制定接待細則，將每一項工作細化、 責(zé)任化， 每項工作列明限辦時間，

5、并且只落實到 1 個人，避免多頭負責(zé)變成沒人負責(zé)）時間活動內(nèi)容負責(zé)人備注（日期）（具體 時間）接機與客人級別對 等的領(lǐng)導(dǎo)前往 機場接機接待人員提前致電機場航班信息咨詢系統(tǒng)，確認航班到達情況，在航班到達前抵達機場迎接；根 據(jù)客人重要程度，確定是否需要使用機場貴賓廳； 車輛、酒水、用餐地點應(yīng)提前落實好。辦理入住手續(xù)接待員如果是接待上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，建議提前拿到領(lǐng)導(dǎo)身 份證，接待人員在酒店前臺辦理好入住手續(xù)后， 引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)回房間，并將身份證還給領(lǐng)導(dǎo)；（如果 是會議，建議提前辦理好領(lǐng)導(dǎo)房卡。）用餐接待負責(zé)人陪 同；接待員協(xié) 助接待員負責(zé)點菜、準備酒水、結(jié)賬等。建議根據(jù) 客人喜好點菜并準備酒水，例如四川、貴州

6、、湖 南人喜辣，北方人口味偏咸，上海人喜甜，沿海 一帶喜歡海鮮等。另外，如果有女士，建議備一 點紅酒?；顒咏哟龁T接待員提前做好活動計劃，如需購買景點門票， 請?zhí)崆皽蕚浜??？梢赃x擇市內(nèi)的短途景點游覽， 或根據(jù)客人喜好安排相應(yīng)活動。送客人回酒店接待負責(zé)人或 接待員由對等級別領(lǐng)導(dǎo)送客人回酒店，或由接待人員送 客人回酒店，記住與客人約定第二天見面的時間 和地點。早餐建議在入住酒店吃早餐，視客人重要程度確定是否需要陪同客人一起用餐。接客人赴接待員提前5分鐘到達約定地點接客人。（出發(fā)前將這一 天需要用的酒水、禮品等準備好，提前放在車上）座談接待負責(zé)人接待員到達會場前， 提前通知接待負責(zé)人到達會 場的預(yù)計時

7、間，以便負責(zé)人做好迎客準備。如果 為客人準備了禮品，建議在座談會后贈送或交換 禮品。重要客人需要安排照相或者攝影留念參觀接待負責(zé)人接待員至少提前一天確定好接待路線，有條件的 建議提前走一遍，對參觀路線做到心中有數(shù)。照 顧好每一位客人，不要冷落了某一位，同時確保 客人不要掉隊。午餐接待負責(zé)人陪 同；接待員協(xié) 助中餐一般不喝烈酒，建議備一點紅酒?；顒咏哟龁T可以選擇市內(nèi)的短途景點游覽，或根據(jù)客人喜好安排相應(yīng)活動。晚餐接待負責(zé)人陪 同；接待員協(xié)辛苦了一天，客人也比較乏了，建議用餐時間不 要太久，以 6:00-8:00 為宜，餐后送客人回酒店休助息。返回酒店接待負責(zé)人或 接待員如果第二天要接客人，建議提

8、前約定見面時間和 地點。早餐同上送機接待負責(zé)人或 接待員提前確認航班信息，至少提前 45分鐘到達機場， 如有行李需要托運，建議至少提前 1小時到達機 場。根據(jù)客人重要程度，確定是否需要使用機場 貴賓廳。注：1、 接待過程中涉及的接待車輛、住房、用餐安排、酒水準備、會議室、參觀路線、禮品、 景點門票等，建議接待員提前聯(lián)系好，減少中間環(huán)節(jié)，每項工作只落實 1 個完成人（避免出 現(xiàn)以下情況：接待員 A安排 B訂好住房， B 找到 C，讓 C安排好后告知 B，B 再告知 A。這種 情況建議接待員 A直接將這項工作交給 C負責(zé)， C安排好住房后直接告知 A即可）在接待任 務(wù)開始前進行穿行測試，確保后勤保

9、障到位。2、 以上表格中藍色部分為一個循環(huán)，小型接待可能只涉及到一部分內(nèi)容（如僅涉及座談、 午飯可送客），大型接待可能有以上幾個循環(huán)（客人停留時間較久時）組成，建議接待人員根 據(jù)接待任務(wù)的不同，提前做好接待計劃。5. 車輛安排 - 接機序號客人名單職務(wù)航班號車輛安排接機人安排1.X月 X日 南京 - 廣州HU711415:05-17:10車輛 1 車牌： 司機： 司機電話：車輛 2 車牌： 司機： 司機電話： 此時，車輛 2 為備用車， 避 免兩個航班 中有一個晚 點。如果有備 用車， 出現(xiàn)晚 點情況后， 可 安排一部車 先 送 第 一 批 客人回酒店， 留一部車接 第二批客人。接機人提前確

10、定兩個航班的 聯(lián)系人，提前 發(fā)信息與聯(lián)系 人確定航班起 飛、降落情況。重要客人，由 接待方對等領(lǐng) 導(dǎo)前往機場接 機。2.3.4.5.6.7.8.9.X月 X日 北京 - 廣州CA1327 14:00-17:1010.11.12.13.14.15.X月 X日 北京 -廣州 CA1351 8:00-11:10車輛 3 車牌： 司機： 司機電話：注：以上描述的是一個接待任務(wù)中有三批客人不同時間到達的接機安排，接待員在接待開始前要對客人的航班信息、到達時間，接待車輛等安排應(yīng)提前落實好，做到心中有數(shù)6. 車輛安排 - 送機序號客人名單職務(wù)航班號車輛安排接機人安排1.X月X日 廣州- 北京CA1316 1

11、5:30-18:30車輛 1 車牌： 司機： 司機電話：車輛 2（備用 ） 車牌： 司機： 司機電話：根 據(jù)客人 重要 程 度，安排對等送機 人員。2.3.4.5.6.7.8.9.10.X月X日 廣州- 杭州CZ3501 16:15-18:2011.X月X日 廣州- 北京CA1340 16:30-19:30車牌： 司機： 司機電話：12.21 日 15:00 航班車牌： 司機： 司機電話：13.注：接待過程中用車比較多，比較頻繁，建議統(tǒng)一制成一張用車安排表，交車輛調(diào)度部門安排車輛，如果車輛使用比較少，填寫車輛申請單即可7. 用車安排表序號司機及聯(lián)系電話備注到達地點不容易找的，建議提前告知司機地

12、點，讓 司機先做好 功課。注：車輛安排確定之后，接待員要將出車時間、出發(fā)地點、車牌、司機、司機電話等信息提前告知相關(guān)人員，以便相關(guān)人員不會提前做好 乘車準備8. 車輛申請單用車部門人數(shù)申請車類出車日期2012 年 月 日 00 ： 00出發(fā)地點到達地點用車人請詳細填寫主要用車人姓名用車人 手機號碼申請人電話申請事由用車部門領(lǐng)導(dǎo)審批使用車類車管調(diào)度駕駛員行駛里程計費路橋、保險備注（航班號、起飛降落時間等）9. 接待組工作人員聯(lián)系方式序號姓名職務(wù)聯(lián)系方式1.2.3.4.5.6.7.8.10. 客人名單及房間號碼表姓名及職務(wù)聯(lián)系電話房間類型X月 X日（第一天）X 月 X日（第二天）X月 X 日（第三天）注：1. 房間合計 X間，其中 XX房 X間，XX房 X間；2. 住宿安排好排好后可提前發(fā)給酒店，酒店將按照客人姓名及預(yù)訂房間類型等為客人辦理入住手續(xù)；3. 房間號與酒店確認好后，需要的時候可以幫