12版藥品采購操作規(guī)程

1、藥品采購操作規(guī)程 一、目 的：建立藥品采購程序，確保采購人員從合法的供貨單位購進(jìn)合法的藥品。二、適用范圍：適用于藥品的采購操作。三、職 責(zé)：業(yè)務(wù)部采購人員對本程序的實(shí)施負(fù)責(zé)四、操作規(guī)程：（一）采購前準(zhǔn)備工作1 根據(jù)藥品需求，列出藥品采購計(jì)劃：根據(jù)庫存結(jié)合業(yè)務(wù)部購銷計(jì)劃或通過調(diào)查市場需求制定臨時(shí)采購計(jì)劃2 選擇供貨單位并確定其合法性：2.1 堅(jiān)持擇優(yōu)、擇廉、 “質(zhì)量第一 ”采購原則，初步選擇適宜的供應(yīng)商；2.2 聯(lián)系供應(yīng)商并與供應(yīng)商銷售人員洽談，表達(dá)建立供需合作關(guān)系；2.3 索要相關(guān)本企業(yè)所需資質(zhì)材料以及提供本企業(yè)相關(guān)證照。2.4 確定供貨單位的合法資格，同時(shí)滿足以下條件：A、供貨單位的藥品生產(chǎn)

2、許可證或藥品經(jīng)營許可證在有效期內(nèi)；B 、供貨單位的 GSP 或 GMP 認(rèn)證證書在有效期內(nèi)；C、供貨單位的營業(yè)執(zhí)照按時(shí)年檢；D 、以上資料加蓋供貨單位公章原印章。3 確定所采購的藥品的合法性，須同時(shí)滿足以下條件：A、所購進(jìn)的藥品是供貨單位的生產(chǎn)或經(jīng)營范圍之內(nèi)；B、所購進(jìn)的藥品是本公司的經(jīng)營范圍之內(nèi)；C、所采購藥品有法定的生產(chǎn)或進(jìn)口批準(zhǔn)證明文件并且在批準(zhǔn)證明文件有效期內(nèi)生產(chǎn)或進(jìn)口的。D、所購進(jìn)的藥品不是國家藥品監(jiān)督管理部門要求停止或暫停生產(chǎn)、銷售和使用的藥品；E、采購的藥品不得是國家或地方監(jiān)督管理部門抽驗(yàn)不合格的藥品及采購的藥品不得是曾有嚴(yán)重不良反應(yīng)報(bào)道的藥品。4 核實(shí)供貨單位銷售人員的合法資格

3、4.1 “企業(yè)法人委托授權(quán)書 ”原件并進(jìn)行審核查驗(yàn)，A、原件須蓋有供貨單位的原印章和供貨單位法定代表人的簽章；B、原件上應(yīng)注明被委托授權(quán)人姓名及身份證號碼、委托授權(quán)品種、授權(quán)區(qū)域和有效期限等內(nèi)容：a、供貨單位為生產(chǎn)企業(yè)的，授權(quán)品種須列明或附具體品種；b、供貨單位為經(jīng)營企業(yè)的可以標(biāo)明我公司經(jīng)營品種”，以我公司提供的有效藥品目錄為準(zhǔn)，品種有特殊委托事項(xiàng)，則應(yīng)標(biāo)明。4.2 向供貨單位藥品銷售人員索要其身份證原件，查驗(yàn)其與“法人委托授權(quán)書 ”上所注明的被委托授權(quán)人為同一人后，復(fù)印其身份證存檔。5 相關(guān)資料交予質(zhì)管部更新檔案或?qū)徍藲w檔。6 采購中涉及首營企業(yè)、首營品種的：采購員應(yīng)當(dāng)打印相關(guān)審批表，經(jīng)質(zhì)管

4、部和質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，必要時(shí)組織實(shí)地考察，對供貨單位質(zhì)量體系進(jìn)行調(diào)查評價(jià)并做好記錄，以確定供貨單位的質(zhì)量管理體系是否滿足本公司要求；并按首營企業(yè)、首營品種審批操作規(guī)程執(zhí)行。（二）計(jì)算機(jī) ERP 系統(tǒng)錄入采購計(jì)劃，審核通過后，生成采購訂單1 從合格供貨方目錄選擇供貨單位采購非首次經(jīng)營品種：1.1 采購員打開計(jì)算機(jī) ERP 系統(tǒng)，登陸賬號密碼，進(jìn)入計(jì)算機(jī) ERP 系統(tǒng)管理頁面，依次展開業(yè)務(wù)管理、采購管理，點(diǎn)擊采購計(jì)劃，進(jìn)入采購計(jì)劃頁面，點(diǎn)擊新建或制定，進(jìn)入計(jì)劃編制，依次錄入品名、規(guī)格、生產(chǎn)廠商等，錄入完畢保存。1.2 業(yè)務(wù)部長審核采購計(jì)劃：審核同意并保存；如審核不同意，計(jì)劃自動(dòng)廢除。1.3 系統(tǒng)

5、自動(dòng)生成采購訂單：采購訂單是財(cái)務(wù)付款和儲運(yùn)收貨憑證，業(yè)務(wù)洽談成功后，應(yīng)及時(shí)打印并傳遞相關(guān)部門。2. 從合格供貨方目錄中選擇供貨單位采購首營品種：2.1 按（二） 1.1 操作并保存；2.2 按（二） 1.2 操作并保存；2.3 采購員進(jìn)入計(jì)算機(jī) ERP 系統(tǒng)管理頁面，依次展開質(zhì)量管理、質(zhì)量管理組，點(diǎn)擊首營品種審批，查看商品信息列表，選中所需填報(bào)品種，然后點(diǎn)擊填報(bào)，錄入相關(guān)品種資料并保存；并打印首營品種審批表，附品種相關(guān)資料，依次傳遞業(yè)務(wù)部長、質(zhì)管部長、質(zhì)量副總審批。見并保2.4 業(yè)務(wù)部長、質(zhì)管部長、質(zhì)量負(fù)責(zé)人依次登陸計(jì)算機(jī) ERP 系統(tǒng)，依次展開質(zhì)量管理、質(zhì)量管理組，查看商品信息列表，選中所需

6、審批品種，點(diǎn)擊審核或?qū)徟?，分別錄入該品種審核批準(zhǔn)的意 存；2.5 審核通過后，系統(tǒng)自動(dòng)生成采購訂單。3. 從首營企業(yè)采購非首次經(jīng)營品種3.1 按（二） 1.1 操作并保存；3.2 按（二） 1.2 操作并保存；信息并3.3 采購人員進(jìn)入計(jì)算機(jī) ERP 系統(tǒng)管理頁面，依次展開質(zhì)量管理、質(zhì)量管理組，點(diǎn)擊首營企業(yè)審批，查看右邊待審批首營企業(yè)列表，選中所需填報(bào)首營企業(yè)，點(diǎn)擊填報(bào)，錄入該企業(yè)相關(guān)資料 保存；并打印首營企業(yè)審批表，附企業(yè)相關(guān)資料，依次傳遞業(yè)務(wù)部長、質(zhì)管部長、質(zhì)量副總審批。準(zhǔn)的意3.4 業(yè)務(wù)部長、質(zhì)管部長、質(zhì)量負(fù)責(zé)人依次登陸計(jì)算機(jī) ERP 系統(tǒng)，依次展開質(zhì)量管理、質(zhì)量管理組，查看待審批首營企

7、業(yè)列表，選中所需審批的首營企業(yè)，并點(diǎn)審核或?qū)徟謩e錄入審核批 見并保存；3.5 審核通過后，系統(tǒng)自動(dòng)生成采購訂單。4 從首營企業(yè)采購首營品種4.1 按（二） 1.1 操作并保存；4.2 按（二） 1.2 操作并保存；4.3 按（二） 3.3 和 3.4 操作；結(jié)束后按（二） 2.3 和 2.4 操作4.4 審核通過后，系統(tǒng)自動(dòng)生成采購訂單。數(shù)量、生三）采購業(yè)務(wù)洽談1. 對供貨單位的合法資格和質(zhì)量信譽(yù)、所供品種的合法性及銷售人員合法性審核通過后，公司藥品采購人員根據(jù)采購訂單與供貨單位銷售人員就購進(jìn)藥品進(jìn)行洽談，明確采購品種、規(guī)格、產(chǎn)廠家等內(nèi)容，并簽訂有明確質(zhì)量條款的購進(jìn)合同和質(zhì)量保證協(xié)議。2.

8、 在經(jīng)營過程中，除了當(dāng)面采購業(yè)務(wù)洽談外，還可以采取電話、傳真等方式 采購藥品，但必須有記錄，并與供貨單位提前簽訂明確各自質(zhì)量責(zé)任的質(zhì)量保證協(xié)議書。（四）簽訂明確質(zhì)量條款的購銷合同和質(zhì)量保證協(xié)議1. 在采購業(yè)務(wù)洽談成功時(shí)，應(yīng)及時(shí)與供貨單位簽定明確質(zhì)量條款的購銷合同，購銷合同中的質(zhì)量條款至少應(yīng)明確以下內(nèi)容：A 、 藥品質(zhì)量符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)質(zhì)量要求；B 、 藥品附產(chǎn)品合格證；C 、 藥品包裝符合有關(guān)規(guī)定和貨物運(yùn)輸要求。D 、 從經(jīng)營企業(yè)購進(jìn)進(jìn)口藥品的，質(zhì)量條款還應(yīng)包括供貨單位應(yīng)提供符合規(guī)定的證書和文件。2. 簽定質(zhì)量保證協(xié)議時(shí)應(yīng)注意，質(zhì)量保證協(xié)議書至少包括以下內(nèi)容：A 、明確雙方質(zhì)量責(zé)任；B 、

9、供貨單位應(yīng)當(dāng)提供符合規(guī)定的資料且對其真實(shí)性、有效性負(fù)責(zé)；C 、 供貨單位應(yīng)當(dāng)按照國家規(guī)定開具合法發(fā)票；D 、藥品質(zhì)量符合藥品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等有關(guān)要求；E 、 藥品包裝、標(biāo)簽、說明書符合有關(guān)規(guī)定；F 、 藥品運(yùn)輸?shù)馁|(zhì)量保證及責(zé)任；G、 質(zhì)量保證協(xié)議的有效期限。H 、 購進(jìn)冷藏藥品時(shí)，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，要明確運(yùn)輸方式、保溫包裝、溫度保證及運(yùn)輸責(zé)任等事宜。發(fā)貨前，與供貨單位溝通，保證采取正確有效的保溫措施，明確到貨時(shí)間。及 時(shí)向儲運(yùn)部門、質(zhì)量管理部門傳遞到貨信息并跟蹤到貨情況。3. 當(dāng)質(zhì)量條款的內(nèi)容需要增加時(shí)，藥品采購人員必須事先得到質(zhì)量管理部門的確認(rèn)方可執(zhí)行。（五）按購銷合同條款執(zhí)行I、 采購人

10、員按合同約定及時(shí)、保質(zhì)、保量辦款進(jìn)貨并索取合法票據(jù)，財(cái)務(wù)人員憑采購訂單付款；2. 采購人員及時(shí)將合法票據(jù)傳遞給財(cái)務(wù)部。3. 內(nèi)勤人員在收到采購員到貨通知后及時(shí)在計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中開具藥品質(zhì)量驗(yàn)收入庫通知單 ，通知保管員收貨。貨單（六）采購記錄憑證1. 票據(jù)：購進(jìn)藥品，應(yīng)附隨貨同行單（票） ，隨貨同行單（票）應(yīng)包括供貨單位、生產(chǎn)廠商、藥品的通用名稱、劑型、規(guī)格、批號、數(shù)量、收貨單位、收貨地址、發(fā)貨日期等內(nèi)容，并加蓋供位藥品出庫專用章原印章。如無單據(jù)或單據(jù)不符規(guī)定，應(yīng)督促供應(yīng)商盡快提供符合規(guī)定要求的單據(jù)，以免耽誤驗(yàn)收入庫。2. 發(fā)票應(yīng)當(dāng)列明藥品的通用名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額等；不能位發(fā)票專用章原印章、注明稅票號碼。凡未能提供發(fā)票的，不準(zhǔn)采購七）特殊管理藥品采購：1. 采購含麻黃堿類復(fù)方制劑等特殊管理要求的藥品應(yīng)從有特殊管理藥品生產(chǎn)或經(jīng)營資質(zhì)的公司進(jìn)貨，禁止現(xiàn)金交易。2. 從經(jīng)批發(fā)營企業(yè)采購含可待因復(fù)方口服溶液、復(fù)方甘草片和復(fù)方地芬諾酯片等特殊管理要求的藥品，只能銷售給本轄區(qū)（省內(nèi)）醫(yī)療機(jī)構(gòu)和零售藥店；從生產(chǎn)企業(yè)直接購進(jìn)上述藥品的批 發(fā)企業(yè)，可 以將藥品銷售給其他批發(fā)企業(yè)、零售企業(yè)和醫(yī)療機(jī)構(gòu)。（八）藥品直調(diào)： 除發(fā)生災(zāi)情、疫情、突發(fā)事件或者臨