用Excel建立大數據庫

1、用 Excel 建立數據庫用 Excel 建立數據庫 日常工作中，我們常常需要建立 一些有規(guī)律的數據庫。例如我為了管理全鄉(xiāng)的農業(yè)稅，需建 立一數據庫，該數據庫第一個字段名為村名，第二個字段名 為組別。我鄉(xiāng)共 19 個村，每個村 7,17 個組不等，共計 258 個組。這個數據庫用數據庫軟件（哪怕是 Visual FoxPro 6.0或是 Access97 等高檔次的 ）很不好建立逐個兒輸入嗎， 只有傻瓜才有這種想法。用 Access 宏或 FoxPro 編程來輸 入吧，這些數據似乎還嫌不夠規(guī)則 （每個村對應的組數不一定 相同 ），這個程序編寫可就不那么簡單了， 除非你是編程高手 兼編程迷，否則

2、可有小題大作之嫌了。 其實 Excel 提供了 一些很有用的功能，可讓我們任何一個人都可輕松搞定這些 數據庫 : 第一步 :打開 Excel ，在 A 列單元格第 1 行填上村 名II,第2行填上一東山村II,第19行填上一年背嶺村II （注:東 山17個組，2, 17=19據此推算）,第28行填上一橫坡村|（算 法同前，牛背嶺村 9 個組:19，9=28） ，如此類推把 19 個村 名填好。第二步：在第B列第1行填上一組別I,第2行填上一第1組II并在此按鼠標右鍵選擇一復制II把這三個字復制剪 貼板, 然后在每一個填有村名的那一行的 B 列點一下鼠標右 鍵選擇一粘貼I在那里填上一個一第1組I

3、I。第三步；用鼠標點 擊選中A2 東山村I單元格，然后把鼠標單元格右下角（此時鼠標變?yōu)閱我皇甀I字形）,按住鼠標往下拖動，拖過的地方會被 自動填上一東山村II字樣。用同樣的方法可以把其它村名和組 別用鼠標一一拖了之II。填組別時你別擔心 Excel會把組別全 部填為一第1組I只要你別把一第1組I寫成一第一組I Excel 會自動把它識別為序列進行處理。所以拖動一第1組II時，填寫的結果為一第2組II第3組II?填完這兩個字段后，其它的 數據可以繼續(xù)在 Excel 中填寫，也可等以后在數據庫軟件中 填寫，反正勞動強度差不多。 第四步 :保存文件。如果你需 要建立的是 Access 數據庫，那么別

4、管它，就用 Excel 默認 的xls II格式保存下來。如果你需要建立的是FoxPro數據庫，那么請以 Dbase 4 （.dbf） 格式保存文件。第五步 :如果需要的是 Access 數據庫，那么你還必需新建一個 Access數據庫，在一新建表II的對話框里，你選擇一導入表I 然后在導入對話框中選擇你剛剛存盤的一.xls II文件。（什么， 你找不到，這個對話框默認的文件類型是MicrosoftAccess ，只要你改為 Microsoft Excel 就能找到了 ），選擇 好導入文件后，你只要注意把一個一第一行包含列標題I的復 選框芯托辛耍綣 你不需要 ID 字段，你可以在 Access

5、 向 你推薦主關鍵字時拒絕選擇一不要主關鍵字I），其余的你都可視而不見，只管按一下一步I直至完成。導入完成后你 可以打開數據庫進行使用或修改。如果你需要的是 FoxPro 數據庫，那么更簡單，可以直接用 FoxPro 打開上一步你存盤的dbf II文件，根據需要進行一些諸如字段寬度、字段數 據類型設置就可以使用了。 說到這里， 你可能會說呀， 太 簡單了，我也會I,那么好了，我寫這篇文章的目的就是要 大家盡可能不再做那些很麻煩的事，一該偷懶時就偷懶I嘛。 為 Excel 公式返回結果設置顏色希望能幫助大家輕松掌握辦公軟件的各種操作技巧。今天我們介紹如何為 1/13 頁 Excel公式返回結果設

6、置顏色。在一條件格式I中，作為條件的不僅是具體的數據，而且可以用公式的返回結果。我們 仍然以成績表為例，讓前 10名的成績數值以一藍色I顯示出 來，讓低于平均分的成績數值以一紅色I顯示出來。1、選中成績所在的單元格區(qū)域，執(zhí)行一格式 ？條件格式I命令，打 開一條件格式I對話框。2、按第1個方框右側的下拉按鈕， 在隨后彈出的下拉列表中，選擇一公式I選項，然后在后面的 方框中輸入公式 :=C2>=LARGE(C$2:C$61,10)。 注意: ？由于是對整個區(qū)域一次性設置的，所以我們對 C2 單元格和 C列作了一相對引用I ；而成績都位于第2行至第61行，所以 我們對這個區(qū)域作了一絕對引用I,

7、即在相應的位置前面添加 了一個一$ I符號。？上述公式的含義是：當單元格中的數值大于或等于第10名成績時(用-LARGE(C$2:C$61,10) I公式 確定)，使用該格式。3、按下一格式I按鈕，打開一單元格格式I對話框，在一字體I標簽中，按一顏色I右側的下拉按鈕， 在隨后彈出的調色板中，選擇一藍色I選項，確定返回。4、單擊一下一添加II按鈕，添加一個一條件格式II,再仿照上述操 作，設置好低于平均分的一條件格式II。注意:平均分用一AVERAGE(C$2:C$61) I公式計算。5、設置完成后，確定返回。 具體操作的動畫顯示過程如下 :Excel 和 Access間復制、導入和導出數據?若

8、要將 Access 中的數據裝入Excel ，可以從 Access 數據表中復制數據并粘貼到 Excel 工 作表中，從 Excel 工作表連接到 Access 數據庫，或者將 Access 數據導出到 Excel 工作表中。?若要將 Excel 中的數據裝入 Access ，可以從 Excel 工作表復制數據并粘貼到 Access 數據表中，將 Excel 工作表導入 Access 表中，或者 從Access表鏈接到Excel工作表。注釋？一導入I 一詞在 Excel 和 Access 中的意義各不相同。在 Excel 中，導入 指的是建立一個可刷新的永久數據連接。在 Access 中，導

9、入則指將數據裝入 Access 中一次，但不建立數據連接。 ？ 您不能將 Excel 工作簿保存為 Access 數據庫。 Excel 和 Access 都不提供利用 Excel 數據創(chuàng)建 Access 數據庫的功能。在 Excel 中使用 Access 數據 如果數據在 Access 中，但您 希望在 Excel 中使用這些數據 : 操作 : 將 Access 數據復制 到 Excel 中 將 Access 數據導出到 Excel 從 Excel 連接到 Access 數據 交換的性質 : 臨時 定期 永久 實例解析 Excel 劃規(guī)求解 2/13 頁 教程貼士 :我們經常碰到需要使用 斜線

10、的情況，由于 Excel中沒有一繪制斜線表頭I功能，遇到這種情況，大部分朋友就大為頭痛。其實，在 Excel 中有很 多方法可以制作斜線表頭。 10 假設某一公司由點由于業(yè)務 需要， 要求在本月 21 號到 27 號這 7 天中安排 7，名員工值 班，請運用規(guī)劃求解安排員工的值班日期員工的個人時間安 排如下 :1 江雨薇要比邱朋清早有天值班2 ，郝思嘉比江雨薇晚 2 天值班 3，林曉彤要比邱月清晚 1 天值班 4，曾云兒要 比沈沉早若干天值班 5 ，邱月清要比沈沉晚若干天值班6，沈沉在 24 號有空，因此安排他在 24 號值班員工值班安排表 員工姓名值班日期江雨薇 郝思嘉 林曉彤 曾云兒 沈沉

11、 蔡 小蓓 0 若干天 0 目標值 0 注 :目標值為員工值班所有日期數 值的平方總和 ;（即為 4060） ?？勺儐卧駷椴绦≥淼闹蛋嗳?期以及若干天的數值。 1，若干天數值須為整數 2 ，若干天數 值須小于或等于 73 ，若干天數值須大于或等于 14 ，蔡小蓓 值班日期數值須為整數 5 ，蔡小蓓值班日期數值須小于或等 于 216 ，蔡小蓓值班日期數值須大于或等于 27Excel 斜線表 頭三種畫法在 Excel 表格的使用中，我們經常碰到需要使用 斜線的情況，由于 Excel中沒有一繪制斜線表頭II功能，遇到 這種情況，大部分朋 友就大為頭痛。其實，在 Excel 中 有很多方法可以制作斜

12、線表頭。下面就讓我們一起來看看在 Excel 中制作斜線的各種方法 （下面均以 Excel2000 為例進行 介紹）。 方法一 : 利用單元格格式中的邊框實現1.利用單元格中分行的效果：首先在單元格中輸入一性別I,這時候如果按回車鍵的話， 光標就會轉到其他單元格中去， 所以必須按Alt+回車鍵II,光標轉到下一行，接著輸入一姓名II,然后再 在一性別II前加入若干空格（或插入文本框分別輸入性別、姓 名 ），達到效果。 2.在單元格中設置斜線 :選擇單元格， 在右 鍵菜單中選擇一設置單元格格式II,在出現的對話框中選擇一 邊框I標簽，進行斜線的設置。優(yōu)勢:能夠比較迅速地繪出標準的斜線表頭。劣勢

13、:只能在單元格中畫出對角斜線,并不能畫出任意斜線。 方法二 : 利用繪圖工具實現, 這也是 大家比較常用的一種方式。 首先在 Excel 中選擇一個單元 格，然后打開Excel的一繪圖II工具欄，單擊該工具欄的一直線II 圖標,將所需要的線段全部畫在工作表上,并調整好合適的 位置,可以為表格創(chuàng)建出任意樣式的斜線表頭來。下面我們 就說明具體制作。1.制作字符文本框 注意 :為了能在斜線區(qū)域中方便地調整字符位置,使字符在斜線區(qū)域中合理地布 局,需要將每一文本框中設定只有一個字符。其原因也很簡 單,這樣能盡可能減小表頭空間大小,從而將表頭做得更加 緊湊。使用一方框I按鈕可以方便地在斜線上下方添加文字

14、， 但文字周圍有邊框,要想取消,可選中文字框,調出快捷菜 單，選擇一對象格式II?圖案I選擇一無邊框I即可。2.創(chuàng)建 直線對象 單擊一繪圖I按鈕，選取一直線II,鼠標變成十字形 狀,將直線移至要添加斜線的開始位置,按鼠標左鍵拖動至 終止位置,釋放鼠標,斜線就畫出來了。3.組合斜線表頭 在組合斜線表頭時，最好按照從上到下的次序進行。 首 先，將一條直線放入表頭中，單擊鼠標使直線出現編輯點， 然后分別拖動線段兩 3/13 頁端的編輯點，將直線與斜線表 頭表格線上的相應位置相重合，然后在該線的中段產生一個 新的編輯點， 將直線拖放到表格線的相應位置上;這樣斜線區(qū)域就設置好了 ;最后，再添加該斜線區(qū)域

15、中的標題字符或圖 像，這一區(qū)域的全部操作就完成了。劣勢 :對于初學者來說難度頗高， 優(yōu)勢 :能夠實現各種不規(guī)則的斜線表頭。需要一定的技巧。 方法三 : 粘貼 word 中已制好的斜線表頭 對 于Word中有多種添加斜線表頭的方式， 如一表格II菜單中的一 繪制斜線表頭II即有多種樣式，也可按上述方法操作繪制斜 線表頭，完成大家熟悉的表頭制作后，復制到 Excel 中，同 樣可達到相應的效果。優(yōu)勢 :這種方法最為簡便， 也很省力。劣勢 :Word 只提供了五種斜線表頭樣式，選擇范圍有限。 以上介紹的制作 Excel 斜線表頭的方法，可以較好地解決用 戶在實際工作中所遇到的問題，而且操作起來并不復

16、雜，如 果有興趣不妨一試。 Excel 里輸小數技巧 單位的財務 MM 一直超贊 Excel 2003 是個強大的好東東。不過，一旦 遇到小數的輸入，她也會大呼一麻煩II。因為這不僅涉及到數 字的輸入，還涉及到了小數點的輸入，尤其是在中文輸入狀 態(tài)下，很容易將小數點輸成句號。下面介紹兩種常用的快速 輸入小數的實用方法。方法一 :自動添加小數點法首先選定需要輸入小數的單元格，在菜單欄依次單擊一工具II?選項II,并在彈出的對話框中切換到一編輯II選項卡。然后勾選一 自動設置小數點II復選框，在一位數I框中輸入小數位數，比如2 I保持兩位小數）,最后單擊一確定I即可。接下來，我 們只需要在單元格中

17、輸入相應的數字就可以了，不需要輸入 小數點。 比如要輸入 12.34 ，只需輸入 1234 ，回車即可。 方法二 :自定義數據格式法 首先還是選定需要輸入小數的 單元格，依次單擊一格式II ?單元格I?數值I,并在一分類I下 拉框中選中一自定義|。然后，單擊一類型|輸入框，輸入新的 格式類型一0.00 ,I,注意逗號一，I為半角英文字符，最后一 確定I即可。值得注意的是，利用這種方法輸入小數時，需要多輸入一個 0,比如要輸入 12.34 ,需要輸入 12340 , 回車即可。 管理 Excel2007 條件格式規(guī)則的優(yōu)先級 通過 使用一條件格式規(guī)則管理器I對話框，您可以在工作簿中創(chuàng) 建、編輯、

18、刪除和查看所有條件格式規(guī)則。（在一開始I選項卡 上的一樣式I組中，單擊一條件格式I旁邊的箭頭，然后單擊一 管理規(guī)則I。）當兩個或更多個條件格式規(guī)則應用于一個單元 格區(qū)域時,將按其在此對話框中列出的優(yōu)先級順序評估這些 規(guī)則。 列表中較高處的規(guī)則的優(yōu)先級高于列表中較低處的 規(guī)則。默認情況下,新規(guī)則總是添加到列表的頂部,因此具 有較高的優(yōu)先級，但是您可以使用對話框中的一上移I和一下 移I箭頭更改優(yōu)先級順序。多個條件格式規(guī)則評估為真時將發(fā)生何種情況 對于一個單元格區(qū)域，可以有多個評估為 真的條件格式規(guī)則。這些規(guī)則可能沖 4/13 頁突，也可能不 沖突 : 規(guī)則不沖突 例如，如果一個規(guī)則將單元格格式設置

19、 為字體加粗，而另一個規(guī)則將同一個單元格的格式設置為紅 色，則該單元格格式設置為字體加粗且為紅色。因為這兩種 格式間沒有沖突，所以兩個規(guī)則都得到應用。 規(guī)則沖突 例如，一個規(guī)則將單元格字體顏色設置為紅色，而另一個規(guī) 則將單元格字體顏色設置為綠色。因為這兩個規(guī)則沖突，所 以只應用一個規(guī)則。應用優(yōu)先級較高的規(guī)則。 粘貼、填充 和格式刷如何影響條件格式規(guī)則 編輯工作表時，可以復制 和粘貼具有條件格式的單元格值，用條件格式填充單元格區(qū) 域，或者使用格式刷。這些操作對條件格式規(guī)則優(yōu)先級的影 響是 :為目標單元格創(chuàng)建一個基于源單元格的新條件格式規(guī) 則。 如果將具有條件格式的單元格值復制并粘貼到在 Microsoft office Excel 的另一個實例中打開的工作表中， 則不創(chuàng)建條件格式規(guī)則并且不復制格式。 條件格式和手動 格式沖突時將發(fā)生何種情況 對于單元格區(qū)域，如果格式規(guī) 則為真，它將優(yōu)先于手動格式?？梢酝ㄟ^使用一開始II選項卡 上一單元格II組中的一格式II命令應用手動格式。如果刪除條件 格式規(guī)則，單元格區(qū)域的手動格式將保留。 注釋 手動格 式沒有在一條件格式規(guī)則管理器I對話框中列出