內(nèi)部控制規(guī)范-采購(gòu)與付款

1、編輯！】,Word 版，可自由編輯！】?jī)?nèi)部控制規(guī)范采購(gòu)與付款第一章總則第一條 為了加強(qiáng)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制和管理，規(guī)范采購(gòu)與付款行為，防范采購(gòu)與付款過(guò)程中的差錯(cuò)和舞弊，保證采購(gòu)在滿(mǎn)足生產(chǎn)和銷(xiāo)售的前提下，最大限度地降低采購(gòu)成本，根據(jù)中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法和財(cái)政部等五部委企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合x(chóng)x集團(tuán)公司實(shí)際，制定本規(guī)范。第二條 本規(guī)范所稱(chēng)采購(gòu)，主要是指企業(yè)在一定條件下從供應(yīng)市場(chǎng)獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和其他活動(dòng)正常開(kāi)展的行為。第三條 本規(guī)范所稱(chēng)付款，主要是指企業(yè)在外購(gòu)產(chǎn)品和勞務(wù)時(shí)所應(yīng)支付的對(duì)價(jià)。第四條本規(guī)范適用于集團(tuán)公司及其全資、控股企業(yè)以及企業(yè)的分支機(jī)

2、構(gòu)、事業(yè)部、項(xiàng)目部（以下簡(jiǎn)稱(chēng)各企業(yè)）。第五條各企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本規(guī)范，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際，建立適合本企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理要求的采購(gòu)與付款內(nèi)部控制實(shí)施細(xì)則并組織實(shí)施。第六條 各企業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)本企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實(shí)施以及采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)。第二章職責(zé)分工與授權(quán)批準(zhǔn)第七條 各企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門(mén)和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。以下崗位及發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)分離：（一）請(qǐng)購(gòu)與審批；（二）詢(xún)價(jià)與確定供應(yīng)商；（三）采購(gòu)合同的訂立與評(píng)審；（四）采購(gòu)與驗(yàn)收；（五）采購(gòu)、驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄；（六）

3、付款審批與付款執(zhí)行。第八條企業(yè)應(yīng)當(dāng)配備具有良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德合格的人員辦 理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)。并根據(jù)具體情況對(duì)辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的人員進(jìn)行崗 位輪換。第九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確審 批人對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措 施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。企業(yè)不得由 同一部門(mén)或個(gè)人辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的全過(guò)程，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人 員辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)。第十條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購(gòu)合同評(píng)審制度，規(guī)定評(píng)審流程，明確評(píng)審內(nèi) 容及參與評(píng)審的部門(mén)，對(duì)擬簽訂采購(gòu)合同的經(jīng)濟(jì)性、合規(guī)合法性進(jìn)行審核。 對(duì)于重要的和技術(shù)性較強(qiáng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，

4、應(yīng)當(dāng)組織專(zhuān)家進(jìn)行論證，實(shí)行集體 決策和審批。第十一條企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照請(qǐng)購(gòu)、審批、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款等規(guī)定的程序 辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)，并在采購(gòu)與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng) 的憑證，建立完整的采購(gòu)臺(tái)帳，加強(qiáng)請(qǐng)購(gòu)手續(xù)、采購(gòu)訂單（或采購(gòu)合同）、 驗(yàn)收證明、入庫(kù)憑證、采購(gòu)發(fā)票等文件（單據(jù)）和憑證的相互核對(duì)工作。第三章請(qǐng)購(gòu)與審批控制第十二條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購(gòu)申請(qǐng)制度，依據(jù)購(gòu)置商品或勞務(wù)的類(lèi)型， 確定歸口管理部門(mén)，授予相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)權(quán)，按照企業(yè)質(zhì)量保證體系的有關(guān)要 求履行相應(yīng)的職權(quán)，承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。第十三條企業(yè)采購(gòu)需求應(yīng)當(dāng)與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃相適應(yīng)，具有必要性 和經(jīng)濟(jì)性。請(qǐng)購(gòu)部門(mén)提出的采購(gòu)需求，應(yīng)當(dāng)明確采購(gòu)類(lèi)別、

5、質(zhì)量等級(jí)、規(guī) 格、數(shù)量、相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)、以及到貨時(shí)間等。第十四條物資采購(gòu)應(yīng)實(shí)行歸口管理，集中批量采購(gòu)。按照“招標(biāo)采購(gòu)、 貨比三家”的原則，合理制定采購(gòu)方案，盡可能就近采購(gòu)，以減少物資的 運(yùn)輸費(fèi)用。盡可能實(shí)行定點(diǎn)采購(gòu)，以保證物資的質(zhì)量和交貨期。建立物資 采購(gòu)來(lái)源渠道檔案，對(duì)物資采購(gòu)來(lái)源渠道實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，定期評(píng)審，不符 合要求的及時(shí)調(diào)整。第十五條企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目， 具有請(qǐng)購(gòu)權(quán)的部門(mén)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)；對(duì)于超預(yù)算 和預(yù)算外采購(gòu)項(xiàng)目，具有請(qǐng)購(gòu)權(quán)的部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)需求部門(mén)提出的申請(qǐng)進(jìn)行審 核后再進(jìn)行辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)。第十六條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的請(qǐng)購(gòu)審批制度。審批人

6、應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購(gòu)與 付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán) 限。經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見(jiàn)辦理采購(gòu)與付款業(yè) 務(wù)。對(duì)于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕 辦理，并及時(shí)向?qū)徟说纳霞?jí)授權(quán)部門(mén)報(bào)告。第四章采購(gòu)與驗(yàn)收控制第十七條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購(gòu)與驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理制度，對(duì)采購(gòu)方式確 定、供應(yīng)商選擇、驗(yàn)收程序以及計(jì)量方法等作出明確規(guī)定，確保采購(gòu)過(guò)程 的透明化。同一企業(yè)下屬的分支機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)盡量避免多頭對(duì)同一供應(yīng)商。第十八條企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)物品或勞務(wù)等的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購(gòu) 方式。對(duì)企業(yè)主要設(shè)備及大批量供應(yīng)材料、經(jīng)常性勞務(wù)、對(duì)外分包工程或 項(xiàng)目，應(yīng)采用

7、公開(kāi)招標(biāo)形式進(jìn)行，爭(zhēng)取最優(yōu)的價(jià)格和付款條件。企業(yè)應(yīng)明 確招標(biāo)物品或勞務(wù)的范圍。非招標(biāo)物品或勞務(wù)等的采購(gòu)可采用協(xié)商談判等 方式進(jìn)行。企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)簽訂正式合同。小額零星物品或勞務(wù)等的采 購(gòu)為簡(jiǎn)化手續(xù)，提高工作效率，可以采用直接購(gòu)買(mǎi)等方式。企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定 例外緊急需求的特殊采購(gòu)處理程序。第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分了解和掌握供應(yīng)商信譽(yù)、供貨能力等方面的信 息，建立供應(yīng)商信息檔案庫(kù)，由采購(gòu)、使用等部門(mén)共同參與比質(zhì)比價(jià)的程 序，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行篩選，并按規(guī)定的授權(quán)批準(zhǔn)程序確定供應(yīng)商。小額零星 采購(gòu)也應(yīng)由經(jīng)授權(quán)的部門(mén)事先對(duì)采購(gòu)價(jià)格等有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審核。第二十條企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)定的驗(yàn)收制度和經(jīng)批準(zhǔn)的訂單、合同等采購(gòu) 文件

8、，由獨(dú)立的驗(yàn)收部門(mén)或指定專(zhuān)人對(duì)所購(gòu)物品或勞務(wù)等的品種、規(guī)格、 數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明。對(duì)驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn) 的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的部門(mén)或人員應(yīng)當(dāng)立即向有關(guān)部門(mén)報(bào)告；有關(guān)部門(mén) 應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。第五章付款控制第二十一條企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照現(xiàn)金管理暫行條例、支付結(jié)算辦法 等規(guī)定辦理采購(gòu)付款業(yè)務(wù)。第二十二條企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)合同約定的 付款條件以及采購(gòu)發(fā)票、結(jié)算憑證、驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整 性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。第二十三條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)制度，加強(qiáng)預(yù)付 賬款和定金的管理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)大額預(yù)付賬款的監(jiān)控，定期對(duì)其進(jìn)行追 蹤核

9、查。對(duì)預(yù)付賬款的期限、占用款項(xiàng)的合理性、不可收回風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行綜 合判斷；對(duì)有疑問(wèn)的預(yù)付賬款及時(shí)采取措施，盡量降低預(yù)付賬款資金風(fēng)險(xiǎn) 和形成損失的可能性。第二十四條企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專(zhuān)人按照合 同約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項(xiàng)。已到期的應(yīng)付款項(xiàng)須經(jīng)有 關(guān)授權(quán)人員審批后方可辦理結(jié)算與支付。企業(yè)不得支付未到期應(yīng)付款項(xiàng)。貨物已到但發(fā)票未到的暫估應(yīng)付款項(xiàng)要落實(shí)到具體客戶(hù)。企業(yè)暫估業(yè) 務(wù)應(yīng)采用合同價(jià)計(jì)入應(yīng)付款項(xiàng)。后續(xù)開(kāi)來(lái)發(fā)票結(jié)算時(shí)，可以采用直接認(rèn)定、 先進(jìn)先出等方法沖銷(xiāo)原來(lái)的暫估業(yè)務(wù)。企業(yè)要及時(shí)和客戶(hù)溝通，加快結(jié)算 進(jìn)度，減少暫估業(yè)務(wù)。第二十五條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對(duì)退貨條

10、件、退貨手續(xù)、貨 物出庫(kù)、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時(shí)收回退貨貨款。第二十六條企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期與供應(yīng)商核對(duì)應(yīng)付賬款（包括暫估業(yè)務(wù)）、 應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來(lái)款項(xiàng)。如有不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。第六章監(jiān)督檢查第二十六條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查制度，明確 監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)或人員的職責(zé)權(quán)限，定期或不定期地進(jìn)行檢查。各企業(yè)監(jiān)督 檢查機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)通過(guò)實(shí)施符合性測(cè)試和實(shí)質(zhì)性測(cè)試檢查采購(gòu)與付款業(yè) 務(wù)內(nèi)部控制制度是否健全，各項(xiàng)規(guī)定是否得到有效執(zhí)行。第二十七條采購(gòu)與付款內(nèi)部控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：（一）采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。重點(diǎn)檢查是否存 在采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。（二）采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況。重點(diǎn)檢查大宗采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)審批的行為。（三）應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的管理。重點(diǎn)審查應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款支 付的正確性、時(shí)效性和合法性。（四）有關(guān)單據(jù)、憑證和文件的使用和保管情況。重點(diǎn)檢查憑證的登 記、領(lǐng)用、傳遞、保管、注銷(xiāo)手續(xù)是否健全，使用和保管制度是否存在漏 洞。第二十八條對(duì)監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的采購(gòu)與付款內(nèi)部控制中的薄弱 環(huán)節(jié)，各企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取措施，及時(shí)加以糾正和完善。附件：采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)基本流程圖采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)控簡(jiǎn)易流程圖箕二當(dāng)VW X /鍥 裝7益一二-H-7白口