關于規(guī)范擬制下發(fā)公文的管理辦法

1、關于規(guī)范擬制下發(fā)公文的管理辦法 興事發(fā)門行字20168號 為加強公司內部協調，規(guī)范辦事流程，著力提高各級職 能部門的工作效率，確保公司的文件精神、工作安排、通知 要求等能夠及時地、快捷地傳達并貫徹到各級領導及全體員 工中去。根據公司當年公司機構設置和四川興事發(fā)集團公 文處理辦法的相關規(guī)定，特制定本辦法。 一、 行文權限 根據公司當年公司機構設置，只有公司級的部門和要求 全公司嚴格執(zhí)行的內容才能以紅頭文件（紅頭文件包括會議 紀要）下發(fā)執(zhí)行。生產各廠及部門不單獨行紅頭文件，銷售 各部及駐外機構、技術系統(tǒng)統(tǒng)一行文字號。有權行紅頭文件 的部門有：行政人事部、設備安全管理部、物料管理部。技 術系統(tǒng)各部由

2、技術管理部負責以技字行文、營銷系統(tǒng)各部由 營銷管理部以銷字行文。其它各部門不得以公司名義下發(fā)紅 頭文，可以工作安排、臨時會議紀要或專題會議紀要等形式 下文本部或本廠執(zhí)行。 二、 行文編號 所有行紅頭文件（包括會議紀要）前必須到行政人事部 統(tǒng)一進行編號，凡未在行政人事部進行統(tǒng)一編號的不得下發(fā) 紅頭文件或紅頭會議紀要。 （一） 行政人事部：是公司文件制度的歸口管理部門， 負責公司級的文件編號， 0A發(fā)文管理、文件匯編、文件制度 執(zhí)行檢查、考核、人事、勞資、保險、績效等內容的文件撰 寫、發(fā)文等工作。興事發(fā)門行字20 xxx號； （二） 生產技質部門以公司名義下發(fā)的在全公司執(zhí)行的 文件，如生產組織管理

3、辦法、產品質量、材料質量鑒定等方 面的文件制度均以行字文件下發(fā)。興事發(fā)門行字 20 XX x號；行文部門可署名具體撰寫部門。 （三） 物料管理部：負責制定公司生產用材料、物料管 理等方面的文件制度并檢查執(zhí)行情況。興事發(fā)門物字 20 x xx 號； （四） 設備安全管理部：負責制定公司設備管理等內容 的文件制度的制定并檢查執(zhí)行情況。 興事發(fā)門設字20 XX X號； （五） 技術系統(tǒng)：負責公司工藝技術等文件制度的制定 并檢查執(zhí)行情況。興事發(fā)門技字20XXX號；行文部門 可署名具體撰寫部門。 （六） 營銷系統(tǒng)：負責公司營銷系統(tǒng)經營性文件制度的 制定并檢查執(zhí)行情況。 所有營銷各部及駐外機構統(tǒng)一編 “銷

4、” 字文件，明確具體行文部門。 所有四川興事發(fā)門窗有限責任公司文件 （紅頭文件） 按行文權限由行政人事部分字號統(tǒng)一編號；所有紅頭會議 紀要統(tǒng)一由行政人事部以年份統(tǒng)一編紀字文號。 三、文件擬制 由各撰寫部門負責人按照集行字【2014】32號公文處 理規(guī)范的規(guī)定擬制。 (一) 文件格式及要求。由各撰寫部門領導負責按公 文處理規(guī)范中規(guī)定的格式和排版要求進行撰寫。 下發(fā)excel 文檔前必須進行格式調整，頁面上下左右白邊均為： 28mn 1mm版心尺寸為：154mn 241mm(不含頁碼)，情況特殊時 表格右側不得超出 A4紙打印范圍。 (二) 文件簽批流程及要求。 1、紅頭文件的擬制。擬制部門文件起

5、草后，經相關部 門討論后，從 OA上傳相關領導簽批，文件報請集團董事長 批準后再傳集團行管理中心印章管理員加蓋電子章后由公 司行政人事部轉各單位執(zhí)行并存檔， 簽批流程由各部門擬制 人員負責在 OA系統(tǒng)上設置流程節(jié)點，由擬文部門負責人負 責復核行文的格式套紅，確保紅頭文件的標準統(tǒng)一，內容規(guī) 范，嚴謹正規(guī)。 2、獎懲通知的流程： (1) 各單位一般獎懲通知必須走 OA制式格式及流程。 (2) 擬制獎懲通報時必須修改 OA標題， 格式為“關于 對XXX人XX事獎勵或處罰的通報”，以便歸檔后的查找； (3) 獎懲人員名字必須核實清楚并附上人員編碼; （4）獎懲依據必須明確某某文件第幾條，并且引用相 關

6、內容； （5） 獎懲通報由企劃部制定的格式和流程的， 擬制提 交到權限領導簽批完成后，會由公文管理員下發(fā)到相關單 位，任何人員不得再次轉發(fā)到行政人事部及公文管理員處， 這樣會導致行政管理員重復收發(fā)文，統(tǒng)計不準確，造成重復 扣款或獎勵； （6） 制式的0A獎懲通報簽批完成下發(fā)后， 任何人不得 終止或回退。如有異意的，可寫情況說明，找相關領導簽批 后傳行政人事考核員處理。 （7） 其他涉及獎懲的文件， 經公司總經理級以上領導 審批后必須傳行政人事部，審批權限領導在審核時要審核其 流程終端是否傳行政人事部閱讀，如未傳行政人事部應退 回，重新規(guī)范流程再發(fā)起。 三、 文件歸檔共享。公司所有文件由行政人事部 OA文 檔管理員按文件擬制年度、部門及編號統(tǒng)一進行歸檔，供公 司全體員工查閱。 四、 考核要求。 （一）如果出現簽