房地產(chǎn)公司會議管理制度

1、房地產(chǎn)有限公司會議管理制度為進一步規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量及工作效 率，特制定本制度。一、會議類型（一）股東會1、股東會是公司的最高權(quán)力機關(guān)，它由全體股東組成， 對公司重大事項進行決策，有權(quán)選任和解除董事，并對公司 的經(jīng)營管理有廣泛的決定權(quán)。股東會一般在每年元月中下旬 召開。2、股東會主要任務(wù)是：選舉董事，變更公司章程，討 論增加或者減少公司資本等等。3、股東會參加的范圍為：全體股東。（二）總經(jīng)理辦公會1、總經(jīng)理辦公會由總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的副總經(jīng)理主 持，一般于每周六上午 8：30 召開。2、總經(jīng)理辦公會的主要任務(wù)是：傳達黨中央、國務(wù)院、 省、市、區(qū)和房地產(chǎn)行業(yè)重要文件和會議精神；公司各

2、分管 領(lǐng)導(dǎo)通報上周工作情況， 安排本周工作任務(wù)； 通報重要事項， 確定議定事項。3、總經(jīng)理辦公會參加范圍為：公司經(jīng)營班子成員。（三）總經(jīng)理聯(lián)席會議1、總經(jīng)理聯(lián)席會議由總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的副總經(jīng)理 主持，由總經(jīng)理根據(jù)需要決定召開。2、總經(jīng)理聯(lián)席會議議題由經(jīng)營班子成員提出，或由公 司各部室提出建議，總經(jīng)理確定。公司經(jīng)營班子成員如對議 題有意見或建議，可在會前提出。3、總經(jīng)理聯(lián)席會議研究決定公司重大事項，主要任務(wù)是：（1）臨時傳達貫徹黨中央、國務(wù)院、省、市、區(qū)和房地 產(chǎn)行業(yè)的重要會議、 文件、 指示和決策精神， 落實工作部署；（2）審議公司發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃，審批重大投資 項目、資產(chǎn)重組和對外合

3、作項目；（3）審議決定公司年度財務(wù)預(yù)決算；（ 4）審議公司績效考核、 薪酬分配方案和基本工資制度；（ 5）研究公司內(nèi)部管理體制、 組織機構(gòu)設(shè)置與調(diào)整方案；（6）研究決定公司生產(chǎn)經(jīng)營和管理中的重大問題；（7）研究公司重大改革方案和部署；（8）審議通過公司重要規(guī)章制度；（9）討論公司半年及年度工作總結(jié)，聽取各部室的工作 匯報；（10）總經(jīng)理認為應(yīng)研究審議的其它問題。4、總經(jīng)理聯(lián)席會議參加范圍為： 公司經(jīng)營班子成員 （董 事長根據(jù)需要參加） ；根據(jù)會議議題，相關(guān)部室主要負責(zé)人 參加。5、總經(jīng)理聯(lián)席會議討論的有關(guān)議題，原則上會前要和 與會人員進行溝通。（四）季度經(jīng)營形勢分析會1、季度經(jīng)營形勢分析會由集

4、團副總裁主持，一般在下 季度第一個月上旬召開。2、季度經(jīng)營形勢分析會主要任務(wù)是：研究集團季度主 要經(jīng)營指標(biāo)完成情況；建設(shè)項目和投資完成情況；預(yù)算執(zhí)行 情況；成本控制情況；存在的問題、解決措施和下一步工作 安排等。3、季度經(jīng)營形勢分析會參加范圍為：董事長、集團副 總裁、集團各成員單位負責(zé)人、公司經(jīng)營班子成員。（五）專業(yè)辦公會議1、專業(yè)辦公會議是公司經(jīng)營班子成員依據(jù)公司工作部 署和要求，按照工作分工或受總經(jīng)理委托，就專項工作召開 的辦公會議。2、專業(yè)辦公會議一般由公司副總經(jīng)理、總監(jiān)召集和主 持，公司有關(guān)部室負責(zé)人參加。（六）半年及年度工作總結(jié)會議1、公司半年工作總結(jié)會議一般每年7 月中下旬召開；年

5、度工作總結(jié)會議一般次年元月中下旬召開。2、公司半年工作總結(jié)會議及年度工作總結(jié)會議的主要 任務(wù)是：總結(jié)半年及年度工作，安排部署下半年及次年度工 作；通報公司重大事項；年度表先。3、半年及年度工作總結(jié)會議參加人員為董事長、公司經(jīng)營班子成員、 集團各成員單位主要負責(zé)人、 集團公司員工、 受表彰人員。（七）專業(yè)（業(yè)務(wù)）工作會議專業(yè)（業(yè)務(wù)）工作會議是指公司各部室召開的部室綜合 性會議或業(yè)務(wù)會議。會議要貫徹精簡、高效、節(jié)約的原則， 盡量減少會議，壓縮會議時間，精簡會議人員。部門綜合性 會議或業(yè)務(wù)會議，參加人員為相關(guān)部室負責(zé)人，一般不邀請 公司領(lǐng)導(dǎo)參加，確需參加的，須報公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意。（八）其它會議制度

6、公司其它會議制度按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。二、會議提擬與審批（一）股東會由董事長直接提擬召開時間及議題。（二）總經(jīng)理辦公會無須提擬和審批。（三）總經(jīng)理聯(lián)席會會議、季度經(jīng)營形勢分析會、半年 及年度工作總結(jié)會議由總經(jīng)理直接提擬召開時間及議題，報 董事長批準(zhǔn)；公司專業(yè)辦公會議由召集的公司領(lǐng)導(dǎo)提擬召開 時間及議題，報總經(jīng)理批準(zhǔn)。（四）部室專業(yè)（業(yè)務(wù)）工作會議由各部室自行安排， 但會議時間、參加人等，不得與公司會議沖突。（五）會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整 體。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。三、會務(wù)工作管理（一）公司召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)原則上統(tǒng)一歸口 總辦負責(zé)。（二）部室召開會議需用公

7、司會議室的，應(yīng)向總辦提出 申請，由總辦統(tǒng)籌安排。會結(jié)束后，由使用者負責(zé)打掃會議 室衛(wèi)生。四、會議的服務(wù)規(guī)程（具體服務(wù)內(nèi)容及會議用品根據(jù)需 要而定）（一）會前準(zhǔn)備及要求1、需要認真了解及準(zhǔn)備的工作（1）詳細了解會議名稱、人員名單、人數(shù)、時間，做 好會議通知前的準(zhǔn)備工作。（2）了解會議材料準(zhǔn)備要求。按要求由總辦及相關(guān)部 室提前做好會議資料（如會議議程、議題、匯報材料、計劃 草案、與會人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作。（ 3）了解會議主席臺的人數(shù)、名單、身份等。（4）了解會議的茶水、水果、鮮花要求。（5）了解會議室布置的要求。（6）了解會議的服務(wù)要求（簽到桌、簽到表、標(biāo)識牌、 錄音筆、投影設(shè)施、白板等

8、是否需要） 。2、會議通知及要求（ 1）除公司專業(yè)辦公會議、部室專業(yè)（業(yè)務(wù)）工作會 議由召集者自行通知外，其余會議原則上均由總辦負責(zé)通 知；（2）會議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對象為與 會人、會務(wù)服務(wù)提供部門；（3）會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、 會議資料的準(zhǔn)備、會務(wù)安排等作特別說明的會議，應(yīng)以書面 進行通知。（二）會場的布置 （一般要提前半天布置完畢）1、搞好會場的清潔衛(wèi)生工作。2、按要求懸掛橫幅。3、按主席臺人數(shù)布置主席臺。4、按會議參加人數(shù)擺好會議桌、座椅、標(biāo)識牌，排列 好座次。會議桌要求臺形端正，臺布無破損、無污跡、中線 對直。5、備齊話筒，調(diào)試好擴音設(shè)備。6、根據(jù)需

9、要，以盆景、花草裝飾主席臺及會議室。7、夏季要調(diào)好會議室空調(diào)溫度（一般為22-24 度）（三）準(zhǔn)備用品并擺放（根據(jù)需要擺放）1、根據(jù)會議人數(shù)備足開水、茶杯、煙缸、紙張、水筆 等用品，具體標(biāo)準(zhǔn)要求如下：茶杯：應(yīng)選用顏色、型號統(tǒng)一的茶杯，放適量茶葉，以 座椅靠背為垂直，每排杯放置于同一直線上。煙缸：每兩座位放一煙缸，放在兩位置中間，煙缸保證 無破損、無污跡，每排放置成同一直線。2、會議材料及文具等應(yīng)按要求事先擺好。3、如會議需用水果，應(yīng)按要求的品種和數(shù)量準(zhǔn)備并擺放，同時用保鮮膜包蓋。（四）會議服務(wù)1、迎領(lǐng)服務(wù)（ 1）與會人員前來，會議服務(wù)人員應(yīng)在會議室門口迎 接來賓，禮貌問好。（ 2）會議服務(wù)人員

10、及時引領(lǐng)與會人員進入會議室入座， 以免門口擁塞。（3）等客人全進入會議室后，會議服務(wù)人員應(yīng)及時關(guān) 閉會議室的門。2、會中服務(wù)（1）如擺放有水果，在會議開始前十分鐘撤去水果保 鮮膜，服務(wù)人員應(yīng)由里至外依次斟倒茶水。15（ 2）等客人的茶水近剩下 1/2 時，須及時添加，每 分鐘應(yīng)加一次水。（3）會中休息時應(yīng)及時清理會議桌上的果皮等雜物， 并撤換煙缸（煙缸內(nèi)煙頭不能超過2 個）。（4）注意觀察會議室溫度及音響效果。3、會后服務(wù)會議結(jié)束時，會議服務(wù)人員應(yīng)及時打開會議室的門，熱 情送客，禮貌道別。4、會議后會場整理（1）會議人員全部離開后，會議服務(wù)人員關(guān)閉空調(diào)，打開門窗，通風(fēng)換氣。（2）檢查有無尚未熄

11、滅的煙頭及與會人員遺留的物品 并記錄。（3）將茶具、煙缸等物品整理、清洗。（ 4）清理所有垃圾，搞好會議衛(wèi)生。（5）關(guān)上窗戶，拉好窗簾，關(guān)閉電燈等所有電器開關(guān)， 鎖好會議室的門。（五）會議室保養(yǎng)與衛(wèi)生工作1、搞好會議室的地面及四周衛(wèi)生，保持無灰塵無污跡。2、地面無垃圾無大頭針。3、每次會議結(jié)束后，檢查地板是否需要清理。五、會議記錄及要求（ 1）公司各類會議均應(yīng)以專用記錄本進行會議記錄。（ 2）公司各類會議原則上應(yīng)確定專人負責(zé)記錄。公司 會議原則上由集團公司總辦秘書負責(zé)會議記錄工作；公司涉 密會議，由總經(jīng)理指定人員記錄；各部門應(yīng)常設(shè)一名會議記 錄員，負責(zé)本部門會議及本部門負責(zé)組織的會議的記錄工

12、作。（ 3）會議記錄人員應(yīng)遵守：以專用會議記錄本做好會 議的原始記錄，并根據(jù)需要整理會議紀(jì)要；會議記錄應(yīng)盡量 采用實錄風(fēng)格，確保記錄的原始性；做好會議原始記錄的日 常歸檔、保管工作。（ 4）會議原始記錄的歸檔按以下規(guī)定：本部門會議記錄由本部門常設(shè)會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查；公司會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴格按 公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。六、會議紀(jì)律及處罰規(guī)定（一）會議紀(jì)律 1、應(yīng)準(zhǔn)時到會，并在會議簽到表上簽到。2、會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。3、遵循會議主持人對議程控制的要求。4、與會期間應(yīng)將手機調(diào)到振動，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場。（二）處罰規(guī)定 1、遲到。所有參加會議的人員在會議