文件管理程序(DOC 6頁)

1、文件管理程序文件編號版 本生效日期頁 次第1頁 共6頁制定單位制 定審 查批 準修 訂 記 錄NO章節(jié)號修 訂 摘 要修訂人1.目的 為確保本公司質(zhì)量文件的一致性、正確性、有效性、適用性，確保質(zhì)量制度之相關(guān)單位(人員)持有最新之文件，以及防止不適當?shù)奈募徽`用。 凡本公司與質(zhì)量管理體系相關(guān)之內(nèi)部(質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導書等)及外來文件(相關(guān)標準或其它與質(zhì)量活動相關(guān)之文件均屬之)。 3.1本程序由ISO辦公室制定，管理者代表審查，總經(jīng)理批準，相關(guān)人員配合執(zhí)行。 3.2文件的制定：由部門(各部門之最高負責人)制定或?qū)Ｈ酥贫ā?3.3文件的審查：質(zhì)量手冊、程序文件、三級文件由管理者代表審核。

2、3.4文件的批準： 質(zhì)量手冊、程序文件由本公司總經(jīng)理批準。 三級文件(作業(yè)指導書即操作規(guī)范、檢驗規(guī)范等)，由管理者代表批準。 4.1 質(zhì)量手冊：有關(guān)本公司經(jīng)營組織與各機能之概括性、 原則性之摘要說明。 4.2程序文件：有關(guān)事務(wù)之處理方法、手段、順序等之說明，如采購管理程序。4.3作業(yè)指導書：為執(zhí)行質(zhì)量要求， 在技術(shù)上所規(guī)定之具體方法、手段與判定要領(lǐng)，如作業(yè)指導書等。 5.作業(yè)內(nèi)容 5.1文件的分類與編號： 本公司質(zhì)量體系文件從內(nèi)容上分為四級：即一級為質(zhì)量手冊；二級為程序文件；三級為作業(yè)指導書等；四級為記錄、外來文件等。 文件編號： .1質(zhì)量手冊的編號為QM01，其各代號是指：“QM”為手冊文件

3、；“01”代表文件序號。 .2程序文件的編號為QP，其各代號是指： “QP”代表二級質(zhì)量文件；其“”代表文件序號。 .3三級文件的編號為WI，其各代號是指：“WI”代表三級質(zhì)量文件；其“”代表文件序號。 .4 外來文件的編號為WL-，其各代號是指：“WL”代表外來文件，其前八個代表外來文件接收的年月日，其后的四個代表文件序號，最后的兩個代表外來文件版本，該文件需登錄于“文件總覽表”并注明“外來文件”字樣（備注：該種序號可根據(jù)需要升為更多位）。 5.1.2.5各種表單的編號原則：文件編號加序號加版次。 5.2文件的制定、審查、批準及分發(fā)層次：文件名稱制 定審 查批 準分發(fā)單位質(zhì)量手冊ISO辦公室

4、管理者代表總經(jīng)理各部門負責人程序文件各負責人管理者代表總經(jīng)理各相關(guān)負責人三級文件單位負責人管理者代表管理者代表/總經(jīng)理各相關(guān)場所備 注程序文件以下文件的制定，可由各指定的人員。5.3文件的制定格式：一、二級文件的制定格式（見如下）：1. 目的：說明制定該文件之用意。2. 適用范圍：說明該文件適用工作范圍。3. 職責：說明該文件的制定與執(zhí)行相關(guān)單位。4. 定義：說明該文件之專有名詞在文件中之特有意義(質(zhì)量手冊不需該項)。5. 作業(yè)內(nèi)容：說明該文件之責任參與作業(yè)之人員，以及工作范圍步驟，其中內(nèi)容詳細說明，有流程圖則依流程圖說明（質(zhì)量手冊的該項為4.）。6. 附件：說明該文件所派生的表單格式或流程圖

5、等(質(zhì)量手冊不需該項）。7. 參考文件：指明制定該文件所參考之相關(guān)文件(質(zhì)量手冊的該項為5.)。 一、二級文件的封面格式、內(nèi)頁格式見附件。 三級文件的內(nèi)容格式及封面內(nèi)頁格式不做具體規(guī)定。 5.4文件的制定： 各部門依質(zhì)量體系作業(yè)需要制定草案，經(jīng)相關(guān)權(quán)責人審查，相關(guān)權(quán)責 人批準，由文控人員作打印和發(fā)行。 文件制定的格式依5.3進行作業(yè)。 5.5 文件的修訂，各部門依質(zhì)量管理體系作業(yè)需要，由原制定單位人員填寫“文 件變更申請表”說明原因及變更內(nèi)容后，由相關(guān)權(quán)責人審查、批準，將“文 件變更申請表”交至文控人員，文控人員將原文件作文件修訂并于修訂記 錄中作登記。外來文件的變更由相關(guān)權(quán)責人直接在原文件上

6、上注明“作廢”字樣，必 要時以相應的“內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單”通知原件作廢及執(zhí)行的新件的編號。5.6文件的分發(fā)與銷毀： 文件的分發(fā)統(tǒng)一由文控影印分發(fā)，文件的分發(fā)需加蓋“受控文件”章， 受控文件的發(fā)放統(tǒng)一由文控負責，接收方在“文件分發(fā)控制表”上簽名 確認。 文控需將變更后的文件除保留原稿作參考外（需在原稿上蓋“文件作廢”章以做識別，保存期限視實際需要而定），其它作銷毀處理（如作廢文件用于再生紙，每一頁須蓋上“文件作廢”章或?qū)懮稀白鲝U”字樣或者打叉）。 由文控視文件的相關(guān)與否，確定文件的分發(fā)范圍和對象。 文控負責文件的發(fā)放和回收、變更以及原件等記錄的保存。5.7文件的版本、版次、變更、編號與作廢： 新制定的文

7、件由各部門制定，由文控打印交相關(guān)權(quán)責人審查、批準即可。 如因作業(yè)改變或業(yè)務(wù)需要，需變更文件及編號。.1小變更：如文件需要局部修改，但不影響其文件主內(nèi)容，由提出人 員用“文件變更申請表”的方式寫明需修訂內(nèi)容交文控作文件修改； 修改原文件的封面版本不變，該修改只在相應的需修改頁的版次做 升次即可（如“A0”變更為“A1”； 該變更只在內(nèi)頁換頁，“A9” 后若再變更則變更升為大變更，此大變更便升級為B0，依次類推。 5.7.2.2大變更：文件內(nèi)容的修改改變了原內(nèi)容主題或小變更在一頁有五 章節(jié)以上或小變更涉及有兩頁以上時，需作直接大變更處理；需 更改文件版本號須在文件封面修改版本號(如“A”版本大變更

8、 后變成“B”版本，依次類推)；備注：單頁文件可以只有版本不 設(shè)版次。 .3文件在變更時，由提出人員填寫“文件變更申請表”說明原因及變更內(nèi)容后，由相關(guān)權(quán)責人審查、批準后，將“文件變更申請表”交至文控，文控在接到有批準之“文件變更申請表”后，將文件修改變更，即收回需作修改的文件，分發(fā)新的文件，并記錄在“文件分發(fā)控制表”中。 5.8 文件的調(diào)閱與補發(fā)： 如因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用文件，應填寫“文件分發(fā)控制表”，并由相關(guān)人員批準。 文件破損或遺失，須填寫“文件分發(fā)控制表”說明申領(lǐng)原因，并由相 關(guān)人員批準后，攜帶破損文件到文控辦理申領(lǐng)手續(xù)，文控將損壞之 文件作廢銷毀，并在“文件分發(fā)控制表”中注明。 由于業(yè)務(wù)需要

9、需借用文件，但不需帶出文控部門，須經(jīng)文控同意才可 借用。 5.9受控文件用于供應商、客戶或認證機構(gòu)時由文控辦理相關(guān)手續(xù)，并填寫“文件分發(fā)控制表”。 印章分為受控文件、文件作廢、外來文件，并由文控管理。 印章遺失，重新刻制時應與原印章區(qū)別特征，并在涉及范圍內(nèi)通報。 1文控須制訂“文件總覽表”控制管理文件，以說明現(xiàn)行版本。 5.12記錄與保存：文件分發(fā)控制表、文件變更申請表、文件申領(lǐng)表、文件借用 登記表、有關(guān)內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單由文控保存一年。 6.1附件一、文件分發(fā)控制表 6.2附件二、文件變更申請表 6.3附件三、印章格式 6.4附件四、文件總覽表 7.參考文件附件一 文件分發(fā)控制表 部門： NO. 文件編號文件名稱版本（次）簽收人員舊版(收回記錄)備 注說明:修訂的文件于公布簽收后，文控人員請即做更新的動作，舊版文件及時從各部門收回作廢。QP 制表：附件二 文 件 變 更 申 請 表修訂 作廢 NO.申請修訂文