【2020】檔案管理制度

1、檔案管理制度為加強公司檔案業(yè)務(wù)管理，進(jìn)一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性， 完善檔案借閱手續(xù)， 使公司檔案管理達(dá)到規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為公司各項工作服務(wù)，結(jié)合實際情況，特制定本制度，具體內(nèi)容如下：1. 檔案管理的范圍本公司所有需要歸檔的文件資料， 包括： 對公司在經(jīng)營活動中形成的包括行政事務(wù)、企業(yè)管理、勞動人事、培訓(xùn)教育、安全質(zhì)量管理、后勤服務(wù)、產(chǎn)品資料、網(wǎng)上銷售、進(jìn)出口業(yè)務(wù)、客戶資料、報關(guān)報檢資料等有保存價值的原始材料。2. 檔案的管理部門公司綜合部為檔案管理的職能部門， 負(fù)責(zé)公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進(jìn)行收集、 整理和歸檔。 各部門根據(jù)工作需要配備專（兼）

2、職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時間和歸檔范圍， 定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使 用部門留存復(fù)印件。接收檔案必須認(rèn)真驗收，并辦理交接手續(xù)，維護(hù)檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務(wù)。3. 檔案的分類在切實遵循中國檔案分類法前提下根據(jù)公司實際情況將所涉及的檔案劃分為十大類：（A）行政管理、（B）人事管理、（C）財會檔案、（D）業(yè)務(wù)經(jīng)營管理檔案、（E）產(chǎn)品質(zhì)量安全管理、（F）銷售記錄管理、（0客戶檔案、（H）商品信息檔案、（I ）報關(guān)報檢檔案、（J）其他檔案。財會檔案是公司財務(wù)工作過

3、程中形成的憑證、 帳簿、 報表等相關(guān)資料的收集。以上十類檔案中，每一大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實際情況分成若干小類進(jìn)行管理。4. 歸檔要求4.1 歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。4.2 歸檔的文件材料必須是原件或電子文檔。如是傳真件等不易保存的文件材料，應(yīng)留復(fù)印件，并將復(fù)印件與原件或電子文檔一起存檔，并加以說明。4.3 存檔的文件、材料應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號。4.4 檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份， 并區(qū)分保管期限。 卷內(nèi)文件應(yīng)按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列，按順序 編號

4、，填寫“卷內(nèi)目錄”。目錄各項必須填寫清楚 （一律使用用黑色中性筆填寫） ， 字跡工整、 清晰，裝訂整齊。4.5 檔案盒（袋）內(nèi)文件的排列：檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結(jié)在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前， 依據(jù)性材料在后。 其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。4.6 文件歸檔份數(shù)：一般歸檔 1 份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔 2份或 3 份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。4.7 歸檔時間：部門或責(zé)任人應(yīng)于相關(guān)工作完全結(jié)束后立即（最遲一周內(nèi)） 將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷， 向公

5、司檔案管理部門移交歸檔。5. 檔案的查閱和借閱5.1 查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關(guān)人員應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱檔案資料，閱后及時歸還。5. 查閱檔案資料時一般不得對其進(jìn)行復(fù)制。 確有特殊情況必須復(fù)制的，應(yīng)填寫檔案資料復(fù)制申請單，經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意見后方可復(fù)制。5.3 原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經(jīng)理簽名認(rèn)可。 借出檔案時應(yīng)注意檔案的密級要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點5.3.1 借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴(yán)禁擅自打開檔案柜翻閱查找；5.3.2 按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作

6、需要不能按時返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱；5.3.3 要愛護(hù)檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉(zhuǎn)借他人；5.3.4 所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫；5.3.5 借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對清楚；5.3.6 檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事人責(zé)任；5.3.7 調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。6. 檔案的移交檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對簽收。7. 檔案的保管要做好檔案的防火、 防蟲、 防盜、 防塵、 防陽光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙。 檔案管理人員要定期對檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取補救措施。對于不易繼續(xù)保存的檔案資料， 應(yīng)及時予以復(fù)制； 對于已破損的檔案資料應(yīng)及時予以修復(fù)。 為做好檔案的提供和利用工作， 所有文件資料均應(yīng)按照其分類組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長期、永久三類分別保管。檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作， 檔案管理部門除外， 其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關(guān)的檔案資料。8. 檔案的銷毀公司對各類檔案每三年進(jìn)行一次鑒定。 對超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷毀附件 1：歸檔檔案目錄附