民居型酒店軟件管理系統(tǒng)使用手冊(cè)

1、民居型酒店軟件管理系統(tǒng)使用手冊(cè)一、快速入門(mén)1.1、名詞解釋房間項(xiàng)目：房間項(xiàng)目也可以理解為房間的種類(lèi)（例如可分為標(biāo)準(zhǔn)房間、豪華包間等）。具體到某個(gè)房間類(lèi)型都有其相對(duì)應(yīng)的房間，而每個(gè)房間就具體到某一來(lái)店登記的賓客，一般把房間提供給一個(gè)客人后，在當(dāng)前客人未退出占用狀態(tài)前暫時(shí)無(wú)法提供給另一個(gè)客人消費(fèi)。此項(xiàng)目在系統(tǒng)設(shè)置中設(shè)置，在賓客開(kāi)單時(shí)使用。計(jì)費(fèi)設(shè)置：計(jì)費(fèi)設(shè)置主要是提供計(jì)算收取在店賓客消費(fèi)費(fèi)用的方法。主要包括：（1）全場(chǎng)打折設(shè)置：如果啟用了全場(chǎng)打折，那么在賓客結(jié)賬時(shí)將根據(jù)設(shè)置好的打折比率進(jìn)行打折優(yōu)惠；（2）全天計(jì)費(fèi)：此設(shè)置作用于設(shè)置房間的計(jì)費(fèi)方法，賓客登記后，房間將按此設(shè)置的方法開(kāi)始計(jì)費(fèi)。此項(xiàng)目在系統(tǒng)

2、設(shè)置中設(shè)置?？蛻粼O(shè)置：客戶是本店的VIP客戶、其他客戶的統(tǒng)稱(chēng)。可設(shè)置客戶等級(jí)（例如：協(xié)議單位、團(tuán)體客戶、散客等）還可為每種客戶等級(jí)設(shè)置打折比例。操作員設(shè)置：操作員是指使用本系統(tǒng)的本店員工，管理員可為其分配相應(yīng)的操作權(quán)限。來(lái)賓登記散客開(kāi)單（團(tuán)體開(kāi)單）：每個(gè)客戶發(fā)生消費(fèi)前必須進(jìn)行登記（建立客戶帳），給客戶安排一個(gè)房間（房間）等房間項(xiàng)目，房間項(xiàng)目必須是在“系統(tǒng)設(shè)置”模塊中的“房間項(xiàng)目”中已經(jīng)設(shè)置，系統(tǒng)只能對(duì)已設(shè)置的房間項(xiàng)目（房間）進(jìn)行登記。來(lái)客登記更換房間：假如因?yàn)榈陜?nèi)原因或客人要求，造成客人當(dāng)前占用的項(xiàng)目必須終止提供，但客人的消費(fèi)并未終結(jié)，為此，可以通過(guò)更換房間來(lái)將客人資料及消費(fèi)信息在不進(jìn)行結(jié)帳操

3、作的情況下轉(zhuǎn)到另一新項(xiàng)目下。例如：換房間（房間）。項(xiàng)目狀態(tài)：房間的當(dāng)前使用狀態(tài)。例如：空房、臟房、預(yù)定等狀態(tài)。收銀結(jié)賬賓客結(jié)帳：終結(jié)客戶當(dāng)前的消費(fèi)活動(dòng)，并進(jìn)行收款及自動(dòng)還原房間項(xiàng)目（房間）的占用狀態(tài)為可預(yù)定狀態(tài)。用于查詢已結(jié)帳客戶（歷史客戶）的結(jié)帳信息，并形成各種分類(lèi)的旅客詳細(xì)結(jié)帳信息，如：客戶結(jié)帳記錄、歷史客戶資料、押金記錄、換房記錄、結(jié)帳客戶消費(fèi)累計(jì)表、已結(jié)帳客戶“消費(fèi)項(xiàng)目明細(xì)表”、已結(jié)帳客戶“接待對(duì)象消費(fèi)明細(xì)表”、已結(jié)帳客戶“結(jié)帳方式消費(fèi)明細(xì)表”、已結(jié)帳客戶“結(jié)帳單位消費(fèi)明細(xì)表”等。1.2、啟用步驟第一步：執(zhí)行“系統(tǒng)維護(hù)系統(tǒng)設(shè)置”菜單，設(shè)置相關(guān)項(xiàng)目。1. 房間項(xiàng)目設(shè)置2. 商品項(xiàng)目設(shè)置3

4、. 操作員設(shè)置4. 計(jì)費(fèi)設(shè)置第二步：開(kāi)始使用。1.3、日常運(yùn)行步驟第 一 步、雙擊圖標(biāo)打開(kāi)本系統(tǒng) 第 二 步、輸入正確的用戶名及密碼進(jìn)行登錄第 三 步、登記模塊：來(lái)賓登記預(yù)訂管理第 四 步、登記模塊：來(lái)賓登記顧客開(kāi)單(團(tuán)體開(kāi)單)第 五 步、點(diǎn)單模塊：點(diǎn)單消費(fèi)增加消費(fèi)第 六 步、收銀模塊: 收銀結(jié)帳賓客結(jié)賬(確認(rèn)或詢問(wèn)客人是否為本店客戶)第 七 步、查詢模塊: 查詢來(lái)賓信息、收銀明細(xì)、打印營(yíng)業(yè)情況日、月報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析營(yíng)業(yè)收入及賓流量等。第 八 步、客戶管理模塊：管理客戶的基本信息、消費(fèi)信息。第 九 步、維護(hù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份第 十 步、維護(hù)系統(tǒng)系統(tǒng)設(shè)置1.4、日常接待業(yè)務(wù)操作步驟第 一 步、登記模塊：

5、來(lái)賓登記散客開(kāi)單(團(tuán)體開(kāi)單) 第 二 步、收銀模塊：收銀結(jié)帳賓客結(jié)賬二、各功能模塊操作方法系統(tǒng)主界面（圖1）1來(lái)賓登記1.1客戶開(kāi)單功能 建立賓客消費(fèi)帳，本模塊為每位來(lái)店賓客指定一個(gè)房間（房間），是賓客消費(fèi)的開(kāi)始。（圖2）（圖3）* 在選定某一處于 “空房” 或 “預(yù)訂” 狀態(tài)的房間后，通過(guò)點(diǎn)擊菜單 “散客登記（團(tuán)體登記）登記” (或直接點(diǎn)擊主窗口中的 “房間預(yù)定” 快捷按鈕)菜單進(jìn)入登記客戶資料界面。* 進(jìn)入 “客戶資料” 界面后（如圖2、3），可以看到有關(guān)選定開(kāi)單房間的基本信息及一些基本費(fèi)用。* 填寫(xiě)來(lái)賓人數(shù)（必須填寫(xiě)）、押金金額（根椐本店情況而定），系統(tǒng)將自計(jì)算相應(yīng)的費(fèi)用。* 填寫(xiě)完之后

6、，點(diǎn)擊 “確定” 按鈕將完成開(kāi)單任務(wù)，點(diǎn)擊 “取消” 按鈕將取消此次開(kāi)單操作。1.2 更換房間功能 ：假如因?yàn)榈陜?nèi)原因或客人要求，造成客人當(dāng)前占用的房間（房間）必須終止提供，但客人的消費(fèi)并未終結(jié)，為此，可以通過(guò)更換房間來(lái)將客人資料及消費(fèi)信息在不進(jìn)行結(jié)帳操作的情況下轉(zhuǎn)到另一新項(xiàng)目下。例如：換房間（房間）。* 進(jìn)入 “更換房間” 界面后可以看到當(dāng)前待調(diào)換的房間號(hào)（即：原房間）,在“調(diào)整為”后的文本框中輸入要調(diào)整到的目標(biāo)房間。* 填寫(xiě)完之后，點(diǎn)擊 “確定” 按鈕將完成更換房間任務(wù)，點(diǎn)擊 “取消” 按鈕將取消此次更換房間操作。(注：如果待更換的房間和目標(biāo)房間在同一房間類(lèi)型中，可通過(guò)拖放的方式進(jìn)行調(diào)換)

7、1.3 修改登記功能 ：如果在顧客開(kāi)單時(shí)填寫(xiě)有誤，或者用于修改來(lái)賓姓名、押金金額等可通過(guò)此項(xiàng)操作完成。* 在選定需要修改登記的房間后, 通過(guò)點(diǎn)擊菜單 “來(lái)賓登記登記”進(jìn)入修改登記界面。* 進(jìn)入修改登記界面后，相應(yīng)的文框?qū)@示出顧客登記時(shí)的數(shù)據(jù)，更改需要修改的項(xiàng)目。如：來(lái)賓人數(shù)、押金金額。* 填寫(xiě)完之后，點(diǎn)擊 “確定” 按鈕將完成修改任務(wù)，點(diǎn)擊 “取消” 按鈕將取消此次修改操作。1.4 房間狀態(tài)功能 此項(xiàng)操作可手動(dòng)修改處于非占用狀態(tài)的房間狀態(tài)為”空房”、“預(yù)訂”、“停用”、“臟房”等狀態(tài)。1.5 預(yù)定管理功能 ：此項(xiàng)功能可以完成增加預(yù)訂、修改預(yù)訂、刪除預(yù)訂，預(yù)訂情況的查詢、導(dǎo)出、打印等功能。*

8、通過(guò)點(diǎn)擊菜單“來(lái)賓登記預(yù)訂管理”菜單(或直接點(diǎn)擊主窗口中的“預(yù)訂管理”快捷按鈕)進(jìn)入預(yù)訂管理界面。* 增加預(yù)訂：點(diǎn)擊預(yù)訂管理窗口中的 “增加” 按鈕進(jìn)入預(yù)訂登記窗口，在預(yù)訂登記窗口中填寫(xiě)預(yù)訂人信息并指定其預(yù)訂的房間類(lèi)型及房間、確認(rèn)賓客預(yù)計(jì)到達(dá)的時(shí)間和最后保留時(shí)間，還可選擇“到達(dá)保留時(shí)間是否自動(dòng)取消預(yù)訂”。填寫(xiě)完之后點(diǎn)擊“確定”按鈕將完成此次預(yù)訂，點(diǎn)擊“取消”按鈕將取消此次預(yù)訂操作。（注：最后保留時(shí)間是指若賓客在預(yù)訂到達(dá)的時(shí)間沒(méi)有到達(dá)，最多還能廷長(zhǎng)到的時(shí)間。此時(shí)間做為自動(dòng)取消預(yù)訂的條件）。* 修改預(yù)訂：若要修改某條預(yù)訂信息可在預(yù)訂管理窗口中選擇一條要修改的預(yù)訂信息，然后點(diǎn)擊預(yù)訂管理窗口中的 “修

9、改” 按鈕進(jìn)入修改預(yù)訂登記窗口，修改相應(yīng)內(nèi)容（操作方法類(lèi)似于增加預(yù)訂）后點(diǎn)擊“確定”將保存修改后的信息，若點(diǎn)擊“取消”按鈕將取消此次修改預(yù)訂登記操作保持原有的數(shù)據(jù)不變。* 刪除預(yù)訂：在預(yù)訂管理窗口中選擇一條要?jiǎng)h除的預(yù)訂信息，然后點(diǎn)擊預(yù)訂管理窗口中的“刪除”按鈕，系統(tǒng)將給出提示“刪除后將不能恢復(fù)，確定刪除嗎？”，點(diǎn)擊“確定”將永久刪除所選中的預(yù)訂信息，點(diǎn)擊“取消”將不做任何操作并返加預(yù)訂管理窗口。* 查詢預(yù)訂：在預(yù)訂管理窗口中“房間號(hào)/姓名”后的文本框中輸入被預(yù)訂的房間號(hào)或預(yù)訂人的姓名后點(diǎn)擊“查詢”，數(shù)據(jù)表中將顯示出符合查詢條件的預(yù)訂信息，當(dāng)然可以點(diǎn)擊“過(guò)濾”按鈕選擇過(guò)濾條件從而指定查詢范圍。點(diǎn)

10、擊“刷新”按鈕數(shù)據(jù)表中將顯示所有預(yù)訂信息。1.6 退出系統(tǒng)功能 此項(xiàng)操作可中斷本系統(tǒng)的運(yùn)行并退回到操作系統(tǒng)。* 點(diǎn)擊菜單“來(lái)賓登記退出系統(tǒng)”,系統(tǒng)將提示“真的要退出系統(tǒng)嗎？”，點(diǎn)擊“是”將中斷當(dāng)前所的操作并退出本系統(tǒng)，點(diǎn)擊“否”將返回到本系統(tǒng)。（注：退出系統(tǒng)前請(qǐng)先確認(rèn)對(duì)未保存的操作進(jìn)行保存，否則系統(tǒng)將取消未保存的操作）2收銀結(jié)賬2.1賓客結(jié)賬功能 本模塊將自動(dòng)統(tǒng)計(jì)每個(gè)登記客人在店時(shí)所發(fā)生的所有消費(fèi)額和應(yīng)付款額，并完成結(jié)帳收銀操作。* 在主窗口中選要結(jié)賬賓客的房間后，點(diǎn)擊菜單“收銀結(jié)賬賓客結(jié)賬”（或點(diǎn)擊主窗口中的“賓客結(jié)賬”快捷按鈕）進(jìn)入賓客結(jié)賬界面。* 此窗口主要包括:結(jié)賬房間信息區(qū)、付款情況

11、區(qū)。(注：結(jié)賬房間信息區(qū)：用來(lái)顯示當(dāng)前結(jié)賬房間的賬單號(hào)、房間編號(hào)、賓客姓名，付款情況區(qū)：中分別有消費(fèi)金額、應(yīng)收金額、已收押金、優(yōu)惠金額、實(shí)收金額、賓客支付、找零等，其中：“已收押金”是指已經(jīng)收取的“預(yù)付款”等金額的合計(jì)額；“結(jié)算金額” 是指經(jīng)系統(tǒng)計(jì)算應(yīng)收的結(jié)賬金額，即：“消費(fèi)金額已收押金=結(jié)算金額”；“賓客支付”是指客人結(jié)賬時(shí)交付給收銀員的金額，如果大于結(jié)算金額，則在其后顯示找零金額；“優(yōu)惠金額”是指系統(tǒng)根設(shè)置的打折比率自動(dòng)計(jì)算出的讓利于賓客的金額及抹零金額等的統(tǒng)稱(chēng)。最后的“入賬金額=消費(fèi)金額優(yōu)惠金額”由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算。消費(fèi)消單區(qū)：用來(lái)顯示選中房間的消費(fèi)清單。* 點(diǎn)擊“結(jié)賬”按鈕后就完成了結(jié)賬操

12、作，也就意味著終止了此賓客此次在本店的消費(fèi)行為，并自動(dòng)關(guān)閉本窗口。* 點(diǎn)擊“取消”按鈕將取消此次結(jié)賬操作并自動(dòng)關(guān)閉本窗口。3業(yè)務(wù)查詢3.1結(jié)賬單查詢功能 根據(jù)結(jié)賬時(shí)間、賓客姓名、賬單號(hào)、房間號(hào)來(lái)查詢已經(jīng)的結(jié)賬的賬單* 點(diǎn)擊菜單“營(yíng)業(yè)查詢結(jié)帳單查詢”進(jìn)入“結(jié)帳單查詢”界面。* 選擇賬單時(shí)間后，填寫(xiě)起始時(shí)間和終止時(shí)間后點(diǎn)擊查詢按鈕，在結(jié)賬狀態(tài)信息里會(huì)顯示這一段時(shí)間的結(jié)賬單內(nèi)容。* 選擇姓名/房間號(hào)/賬單號(hào)后，填寫(xiě)內(nèi)容后點(diǎn)擊查詢按鈕，在結(jié)賬狀態(tài)信息里會(huì)顯示某個(gè)賓客、某房間、某個(gè)賬單號(hào)的結(jié)賬單內(nèi)容。3.2全部賓客信息查詢功能 根據(jù)輸入的賓客姓名、證件編號(hào)、房間號(hào)查詢來(lái)賓的信息內(nèi)容。（圖10）* 點(diǎn)擊菜

13、單“營(yíng)業(yè)查詢?nèi)抠e客信息查詢”進(jìn)入“全部賓客信息查詢”界面。* 輸入賓客姓名、證件編號(hào)、房間號(hào)后，點(diǎn)擊查詢按鈕，在所有來(lái)賓信息里會(huì)顯示賓客的信息內(nèi)容。* 點(diǎn)擊近日來(lái)客按鈕可以查詢今天到店的賓客內(nèi)容。3.3在店賓客消費(fèi)查詢功能 查詢?cè)诘甑馁e客某時(shí)間內(nèi)的消費(fèi)。（圖11）* 點(diǎn)擊菜單“營(yíng)業(yè)查詢?cè)诘曩e客消費(fèi)查詢”進(jìn)入“在店賓客消費(fèi)查詢”界面。* 選擇入住時(shí)間，填寫(xiě)起始時(shí)間和終止時(shí)間，點(diǎn)擊查詢按鈕在店賓客消費(fèi)里會(huì)顯示所選時(shí)間里的在店賓客消費(fèi)明細(xì)。* 選擇房間號(hào)，填寫(xiě)后點(diǎn)擊查詢按鈕在店賓客消費(fèi)里會(huì)顯示所選房間號(hào)的在店賓客消費(fèi)明細(xì)。3.4離店賓客消費(fèi)查詢功能 根據(jù)結(jié)賬時(shí)間、賬單號(hào)、房間號(hào)來(lái)查詢已經(jīng)離店的賓客

14、消費(fèi)內(nèi)容。（圖12）* 點(diǎn)擊菜單“營(yíng)業(yè)查詢離店賓客消費(fèi)查詢”進(jìn)入“離店賓客消費(fèi)查詢”界面。* 選擇賬單時(shí)間后，填寫(xiě)起始時(shí)間和終止時(shí)間后點(diǎn)擊查詢按鈕，在離店賓客里會(huì)顯示這一段時(shí)間的離店賓客消費(fèi)內(nèi)容。* 選擇姓名/房間號(hào)/賬單號(hào)后，填寫(xiě)內(nèi)容后點(diǎn)擊查詢按鈕，在結(jié)賬狀態(tài)信息里會(huì)顯示某房間、某個(gè)賬單號(hào)的離店賓客消費(fèi)內(nèi)容。4客戶管理4.1基本信息管理功能 此模塊用于增加客戶、修改客戶信息、刪除客戶、客戶信息的查詢、導(dǎo)出和打印等功能。（圖13）* 點(diǎn)擊菜單“客戶管理基本信息管理”(或點(diǎn)擊主窗口中的快捷按鈕“客戶管理”)進(jìn)入客戶“基本信息管理”界面(如圖13)。* 增加客戶：點(diǎn)擊本窗口中點(diǎn)擊“增加”按鈕即彈出

15、增加客戶窗口，在此窗口中輸入客戶的基本信息后點(diǎn)擊“確定”按鈕后完成一次增加任務(wù)并返回“基本信息管理”窗口，（注：增加客戶窗口中的客戶等級(jí)只能隨著客戶積分的改變而改變，客戶的初始積分可在“系統(tǒng)設(shè)置中”設(shè)置。）* 修改客戶信息：在本窗口的數(shù)據(jù)表中選擇要修改的客戶信息(可通過(guò)查詢的方式找到要修改的客戶信息)后點(diǎn)擊“修改”按鈕即彈出修改客戶信息窗口，操作方法同增加客戶。* 刪除客戶：在本窗口的數(shù)據(jù)表中選擇要?jiǎng)h除的客戶(可通過(guò)查詢的方式找到要修改的客戶信息)后點(diǎn)擊“刪除”按鈕，彈出一提示窗口，“刪除后將不能恢復(fù)，確定要?jiǎng)h除嗎？”,點(diǎn)擊“是”執(zhí)行刪除，點(diǎn)擊“否”則不做刪除操作。4.2來(lái)賓信息管理功能 用來(lái)

16、查詢來(lái)賓的信息內(nèi)容（圖14）* 點(diǎn)擊菜單“客戶管理客戶消費(fèi)信息”進(jìn)入“客戶消費(fèi)信息”界面（如圖14）。* 進(jìn)入來(lái)賓信息一覽表窗口中可指定客戶的編號(hào)或姓名來(lái)查詢符合條件客戶的所有信息。系統(tǒng)設(shè)置5.2.1 房間項(xiàng)目設(shè)置功能 設(shè)置房間狀態(tài)、添加房間類(lèi)型、添加房間數(shù)量、刪除房間、刪除房間類(lèi)型等。（圖17）* 點(diǎn)擊菜單“系統(tǒng)維護(hù)系統(tǒng)設(shè)置房間項(xiàng)目設(shè)置”進(jìn)入“房間項(xiàng)目設(shè)置”界面（如圖17）。（圖18）* 點(diǎn)擊添加類(lèi)型則會(huì)顯示（圖18）填寫(xiě)內(nèi)容后點(diǎn)擊保存按鈕則會(huì)添加房間類(lèi)型（圖19）* 選中房間類(lèi)型點(diǎn)擊修改類(lèi)型則會(huì)顯示（圖19）填寫(xiě)內(nèi)容后點(diǎn)擊保存按鈕則會(huì)修改房間類(lèi)型* 選中房間類(lèi)型點(diǎn)擊刪除類(lèi)型則會(huì)刪除被選擇的房間類(lèi)型。（圖20）* 選中房間類(lèi)型點(diǎn)擊房費(fèi)打折則會(huì)顯示（圖20）填寫(xiě)內(nèi)容后點(diǎn)擊保存按鈕則會(huì)修改房間打折（圖21）* 點(diǎn)擊單個(gè)添加則會(huì)顯示（圖21）填寫(xiě)內(nèi)容后點(diǎn)擊保存按鈕則會(huì)添加單個(gè)房間。（圖22）* 點(diǎn)擊批量添加則會(huì)顯示（圖22）填寫(xiě)內(nèi)容后點(diǎn)擊保存按鈕則會(huì)批量添加房間。* 選中房間號(hào)點(diǎn)擊刪除類(lèi)型則會(huì)刪除被選擇的房間。（圖23）* 選中房間類(lèi)型點(diǎn)擊修改房間則會(huì)顯示（圖23）填寫(xiě)內(nèi)容后點(diǎn)擊保存按鈕則會(huì)修改此房間5.2.4 計(jì)費(fèi)設(shè)置功能 設(shè)置房間的計(jì)費(fèi)內(nèi)容等。（圖28）* 點(diǎn)擊菜單“系統(tǒng)維