(成2)聲像檔案程序文件

1、第 16 頁 共 16 頁第 16 頁 共 16 頁聲像檔案管理程序第一部分宣傳部聲像檔案管理程序一、目的為加強宣傳部聲像檔案管理，保證聲像檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)歸檔和將來利用安全，特制定本程序。二、范圍適應(yīng)宣傳部新聞中心聲像檔案的收集、分類、整理、編輯、歸檔、保管和利用工作。三、職責(zé)（一）本公司聲像檔案分室設(shè)在黨委宣傳部新聞中心，由該分室負責(zé)其職責(zé)范圍內(nèi)聲像檔案的收集、分類、整理、編輯、歸檔和保管利用工作。（二）檔案館負責(zé)對其職責(zé)范圍內(nèi)的聲像檔案進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。四、引用標(biāo)準(zhǔn)、照片檔案管理規(guī)范（GB/T11821-2002）、磁性載體檔案管理與保護規(guī)范（DA/T15-1995）、銀光公司電子

2、文件管理程序五、宣傳部聲像檔案的歸檔范圍1 、建設(shè)面貌2 、上級領(lǐng)導(dǎo)、專家視察、檢查活動及會議3、 本公司職代會、黨代會、團代會及其它專題會議4 、自主創(chuàng)新、科研攻關(guān)、重要試驗、技術(shù)鑒定照片5、榮譽（歷屆領(lǐng)導(dǎo)及省、市先進事跡和先進人物、科技進步獎）6、突發(fā)事件（重大安全事故）7、其他六、聲像檔案的歸檔與整理：（一）歸檔時間黨委宣傳部務(wù)必將職責(zé)范圍內(nèi)聲像資料自形成之日起，一個月內(nèi)按要求分類、編輯、整理完畢歸檔，不得擅自保管在其它部門或個人手中。（二）總體要求移交歸檔的聲像檔案資料，要能真實反映各項活動、生產(chǎn)建設(shè)情況，必備的內(nèi)容應(yīng)齊全；要按有關(guān)要求整理立卷。（三）傳統(tǒng)聲像檔案的歸檔和整理、傳統(tǒng)聲像

3、檔案的歸檔（）傳統(tǒng)照片檔案的歸檔要求a.照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。b.以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報送底片、正片（照片），底片與照片影像應(yīng)一致。c.對無底片的照片應(yīng)制作翻拍底片；對無照片的底片應(yīng)制作照片。（）傳統(tǒng)錄像檔案的歸檔要求主題明確、內(nèi)容連貫簡潔、圖像穩(wěn)定、畫面清晰、色彩真實。、傳統(tǒng)聲像檔案的整理（）傳統(tǒng)照片檔案（底片部分）整理a.按底片形成時間的先后順序編號入底片冊，一本底片冊為一卷，底片在每個卷內(nèi)編一個流水號。裝滿后換冊。底片不需分類，也不需另外制作目錄。b.底片檔號標(biāo)識方法（照片編號形式一樣）： Sx 1 11（1） 底片張?zhí)枺ㄒ槐镜灼瑑詢?nèi)編一個流

4、水號，從1起編） 保管單位號（底片冊號，從1起編，第一本底片冊） 二級屬類（底片類代號） 一級屬類（照片類代號） 大類代號（聲像檔案）c.底片冊的檔號標(biāo)識方法（像簿的編號形式一樣）： Sx 1 1-2 保管單位（底片冊號，第二本底片冊） 二級屬類（底片類代號） 一級屬類（照片類代號） 大類代號（聲像檔案）d.大張的底片一般應(yīng)盡量裝入特制的底片冊內(nèi)，對無法裝入冊的大底片要單獨存放，并在對應(yīng)年度的底片冊內(nèi)留編一個底片號，注明是“大底片”。每一張底片裝入冊時要及時地編一個底片號，同時將底片號完整的寫在底片袋上以及底片冊對應(yīng)的位置。（2）傳統(tǒng)照片檔案（正片部分）整理a.照片（正片）按“問題-年度”分類

5、歸檔，問題參見七條的分類方案，同一問題的照片按時間先后順序裝入同一像冊，不同問題的照片不能組合在同一冊內(nèi)。b.照片的入冊照片冊一般由297mm210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成（按國家檔案局要求）。c.說明的格式冊內(nèi)每張照片背面必須標(biāo)識對應(yīng)的檔號，并填寫照片說明。（橫式照片文字說明表格）照片檔號底片檔號時間攝影者d.說明的內(nèi)容照片冊內(nèi)的每一組照片要編寫總說明，將該片反映的時間、地點、人物、主要內(nèi)容；該組照片、底片的起止張?zhí)柕雀爬▽懗梢粋€簡介?？傉f明放在該組照片的前面，單獨占一張照片的位置。單張照片不需形成總說明。e、照片冊的冊脊、封面照片檔案冊脊背： 照片檔案冊封面：全 宗 號目 錄 號

6、SX-1年 度2010類 別工程照片檔 號SX5.2.4 - 1 全宗名稱：甘肅銀光化學(xué)工業(yè)集團有限公司題名： 奧克托今工程項目照片全 宗 號檔 號SX52.4-1目 錄 號SX5-1起止張?zhí)?1年 度2004保管期限長期f.目錄的編制依據(jù)照片分說明打印出照片檔案的卷內(nèi)目錄（底片目錄已包含其中），“卷內(nèi)目錄”以照片自然張為編目單位，填寫相關(guān)信息，每組照片均要一個通欄標(biāo)題（內(nèi)容可以是總說明），占一個空行，一式兩份，一份裝訂在像簿內(nèi)前面，一份與照片檔案案卷目錄一起裝訂成檢索目錄(見附錄、附錄)。（）傳統(tǒng)其他載體聲像檔案的整理傳統(tǒng)錄音、錄像帶、磁盤等磁性載體的整理，按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：磁性載體檔案管理與保護

7、規(guī)范的要求進行，每個載體外加塑料盒面貼上如下標(biāo)簽：題 名奧克托今項目檔案檔 號Sw52-4責(zé)任人項目辦制 作 時 間2011-11-25密 級秘密應(yīng)用軟件（版本）應(yīng) 用 環(huán) 境 卷內(nèi)目錄和案卷級目錄格式參見（附錄1、附錄）。（四）以光盤為載體聲像檔案的歸檔和整理、以光盤為載體聲像檔案的歸檔要求a.近期需永久、長期保存以錄音帶、錄像帶和磁帶等磁性材料為載體的聲像檔案原則上要求制成光盤，按光盤的歸檔要求歸檔。b.使用數(shù)碼相機拍攝，其影像不能進行后期加工,光學(xué)分辨率不得低于00萬有效像素。c.錄像檔案資料應(yīng)當(dāng)使用DVCOM攝像機或比DVCOM攝像機拍攝效果更好的機器拍攝。（）以光盤為載體聲像檔案的整

8、理a.分類標(biāo)識標(biāo)識為年度月份檔號以光盤為載體聲像檔案（件級）檔號標(biāo)識方法： SX 511 （1） 光盤號 光盤碟包號 二級屬類（照片類代號） 一級屬類（光盤類代號） 大類代號（聲像檔案）以光盤為載體聲像檔案（案卷級）檔號標(biāo)識方法： SX 5 2 2 光盤碟包號 （一冊光盤包編一個流水號，從起編。） 二級屬類（影像類代號） 一級屬類（光盤類代號） 大類代號（聲像檔案）b.光盤標(biāo)識：在每張光盤圓孔下方，用不粘膠貼紙按年度月份檔號逐張標(biāo)識。c.將光盤實物載體分照片、影像、音像三種類別按不同年度、月份分別進行整理，同一類別中按年度和月份分開，原則上刻滿一張碟片順次刻錄下一張碟片，不同月份要求分盤刻錄。

9、光盤為最小保管單位，裝滿一個碟包裝下一個，依次排序。d.光盤檔案碟包正（側(cè)）脊格式如下：檔號Sw52-2年度2010案卷號2保管期限永久立卷單位宣傳部e.目錄的編制將光盤按其文件夾所涉及的問題和相關(guān)信息錄入卷內(nèi)目錄，一份放入所在的碟包內(nèi)，一份與對應(yīng)聲像檔案案卷目錄一起裝訂成檢索目錄參見(附錄、附錄)。f. 光盤包卷內(nèi)備考表格式如下： 聲像檔案卷內(nèi)備考表 本卷光盤檔號標(biāo)識，光盤號從第張到第張，共 張光盤。 光盤更改記錄： 整理人： 審核人： 立卷時間：年月日 七、宣傳處聲像檔案的分類方案SX 聲像檔案（一）SX1 照片檔案（傳統(tǒng)聲像檔案）SX11 底片SX12 正片SX12.1 建設(shè)面貌SX12

10、.2 上級領(lǐng)導(dǎo)、專家視察、檢查活動及會議SX12.3 本公司職代會、黨代會、團代會及其它專題會議SX12.4 自主創(chuàng)新、科研攻關(guān)、重要試驗、技術(shù)鑒定照片SX12.5榮譽（歷屆領(lǐng)導(dǎo)及省、市先進事跡和先進人物、科技進步獎）SX12.6突發(fā)事件（重大事故、重大事件）SX12.7其他SX2 錄音帶SX3 錄像帶（含錄音文字整理材料）SX4 軟盤（二）以光盤為載體聲像檔案SX5 光盤SX1 照片SX2 影像SX3音像SX.1 建設(shè)面貌SX.2 上級領(lǐng)導(dǎo)、專家視察、檢查活動及會議SX.3 本公司職代會、黨代會、團代會及其它專題會議SX.4 自主創(chuàng)新、科研攻關(guān)、重要試驗、技術(shù)鑒定照片SX.5榮譽（歷屆領(lǐng)導(dǎo)及

11、省、市先進事跡和先進人物、科技進步獎）SX.6突發(fā)事件（重大安全事故）SX.7其他注：以上保管期限均為永久保存。八、宣傳部聲像檔案保管、聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術(shù)處理。、保管條件底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13-15之間，相對濕度應(yīng)保持35%-45%；照片庫溫應(yīng)保持14-24，相對濕度應(yīng)保持7.5%-67.5%；錄音、錄像帶庫溫應(yīng)保持18-24，相對濕度應(yīng)保持40%-60%。、底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁場盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好用聲像檔案專柜。、對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。、歸檔保存的聲像檔案，任何人

12、不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊。、建立健全聲像檔案統(tǒng)計制度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項統(tǒng)計工作。第二部分項目辦公室聲像檔案管理程序一、目的為加強固定資產(chǎn)投資項目中聲像檔案（以下簡稱項目聲像檔案）的管理，確保項目聲像檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)歸檔和將來利用安全，特制定本程序。二、范圍適應(yīng)項目辦公室對項目聲像檔案的收集、分類、整理、歸檔工作。三、職責(zé)（一）在固定資產(chǎn)投資項目建設(shè)初期由項目辦公室設(shè)專人負責(zé)整個項目建設(shè)過程中聲像檔案的收集、分類、整理和歸檔工作。（二）檔案館負責(zé)對整個項目建設(shè)過程

13、中產(chǎn)生的應(yīng)歸檔的聲像檔案進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。四、引用標(biāo)準(zhǔn)、照片檔案管理規(guī)范（GB/T11821-2002）、磁性載體檔案管理與保護規(guī)范（DA/T15-1995）、銀光公司電子文件管理程序五、項目辦公室聲像檔案的歸檔范圍、反映工程建設(shè)前、建設(shè)中、竣工后工程情況的聲像資料。、反映工程項目建設(shè)期間，上級領(lǐng)導(dǎo)、建設(shè)單位、施工單位主要負責(zé)人，以及專家、學(xué)者視察、檢查、研究工作等重要活動內(nèi)容的聲像資料。、反映在工程重要階段、重要環(huán)節(jié)、重大技術(shù)改造和技術(shù)引進的主要聲像資料，其中包括現(xiàn)場原貌、基礎(chǔ)工程、施工過程中關(guān)鍵工序、重要部位隱蔽工程、重要設(shè)備安裝、新結(jié)構(gòu)、新技術(shù)、新工藝、新材料等施工方法、開工儀式、竣工

14、儀式以及竣工后的工程全貌。、反映工程中重大工程事故形成的聲像資料。、其它與工程有關(guān)的并有保存價值的聲像資料。六、項目辦公室聲像檔案歸檔（一）歸檔時間項目辦公室務(wù)必將項目建設(shè)過程中形成的聲像資料于形成之日起，一個月內(nèi)按要求分類、編輯、整理完畢，于項目不同階段連同紙質(zhì)文件材料分期、分批一并歸檔，不得擅自保管在其它單位或個人手中。（二）總體要求、移交歸檔的聲像檔案資料，要能真實反映項目建設(shè)情況，必備的內(nèi)容應(yīng)齊全，要按有關(guān)要求整理立卷。、需注明工程項目所在的地理位置、外觀、周圍環(huán)境、人防設(shè)施、消防設(shè)施、水電設(shè)施、保安設(shè)施、標(biāo)準(zhǔn)房、標(biāo)準(zhǔn)層、設(shè)計特色、建筑特色等。、照片的數(shù)量視情況而定，一般一個工程不少于

15、30張。聲像檔案的保管期限原則上與所反映的文書、科技、專業(yè)等檔案保管期限一致。、需永久、長期保存以錄音帶、錄像帶和磁帶等磁性材料為載體的項目聲像檔案原則上要求制成光盤，按光盤的歸檔要求歸檔。、使用數(shù)碼相機拍攝，其影像不能進行后期加工,光學(xué)分辨率不得低于00萬有效像素。、錄像檔案資料應(yīng)當(dāng)使用DVCOM攝像機或比DVCOM攝像機拍攝效果更好的機器拍攝。七、項目聲像檔案整理：項目聲像檔案均要求以光盤為載體，按光盤整理方法進行。、篩選：按不同問題篩選出典型的有代表性照片若干張，以說明問題為基準(zhǔn)進行歸檔，同一專題照片、影像和音像不應(yīng)拆開。 、分類標(biāo)識標(biāo)識為年度月份檔號以光盤為載體聲像檔案（件級）檔號標(biāo)識

16、方法： SX 511 （1） 光盤號 光盤碟包號 二級屬類（照片類代號） 一級屬類（光盤類代號） 大類代號（聲像檔案）以光盤為載體聲像檔案（案卷級）檔號標(biāo)識方法： SX 5 2 2 光盤碟包號 （一冊光盤包編一個流水號，從起編。） 二級屬類（影像類代號） 一級屬類（光盤類代號） 大類代號（聲像檔案）、光盤標(biāo)識：在每張光盤圓孔下方，用不粘膠貼紙按年度月份檔號逐張標(biāo)識。、排序：將光盤實物載體分照片、影像、音像三種類別按不同年度、月份分別進行整理，同一類別中按年度和月份分開，原則上刻滿一張碟片順次刻錄下一張碟片，不同月份要求分盤刻錄。光盤為最小保管單位，裝滿一個碟包裝下一個，依次排序。、光盤碟包正（

17、側(cè)）脊格式如下：檔號Sw52-2年度2010案卷號2保管期限永久立卷單位項目辦公室、光盤包卷內(nèi)備考表格式如下： 聲像檔案卷內(nèi)備考表 本卷光盤檔號標(biāo)識，光盤號從第張到第張，共 張光盤。 光盤更改記錄： 整理人： 審核人： 立卷時間：年月日 、目錄的編制將光盤按其文件夾所涉及的問題錄入卷內(nèi)目錄，填寫相關(guān)信息，文件夾均要標(biāo)識（年度月份檔號）題名，一式兩份，一份裝訂在碟包內(nèi)最前面，一份與對應(yīng)聲像檔案案卷目錄一起裝訂成檢索目錄參見(附錄、附錄)。八、項目辦公室的分類方案SX 聲像檔案以光盤為載體項目聲像檔案SX5 光盤SX1 照片SX2 影像SX3音像SX.1 反映工程建設(shè)前、建設(shè)中、竣工后工程情況的聲

18、像資料。SX.2 反映工程項目建設(shè)期間，上級領(lǐng)導(dǎo)、建設(shè)單位、施工單位主要負責(zé)人，以及專家、學(xué)者視察、檢查、研究工作等重要活動內(nèi)容的聲像資料。SX.4反映在工程重要階段、重要環(huán)節(jié)、重大技術(shù)改造和技術(shù)引進的主要聲像資料，其中包括現(xiàn)場原貌、基礎(chǔ)工程、施工過程中關(guān)鍵工序、重要部位隱蔽工程、重要設(shè)備安裝、新結(jié)構(gòu)、新技術(shù)、新工藝、新材料等施工方法、開工儀式、竣工儀式以及竣工后的工程全貌。SX.5 反映工程中重大工程事故形成的聲像資料。SX.6 其它與工程有關(guān)的并具有保存價值的聲像資料。注：以上保管期限均為永久保存。九、項目聲像檔案的保管、項目聲像檔案歸檔前要進行檢查，對已被污損的，要求其進行必要的技術(shù)處理。、保管條件底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13-15之間，相對濕度應(yīng)保持35%-45%；照片庫溫應(yīng)保持14-24，相對濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶庫溫應(yīng)保持18-24，相對濕度應(yīng)保持40%-60%。、底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁場盒與盒的間距不小于3mm；存放項目聲像檔案最好使用聲像檔案專用柜。、對庫存的光盤檔案，要兩年檢查一次。、歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必