TCS2009標(biāo)準(zhǔn)編寫模板使用指南

1、TCS2009標(biāo)準(zhǔn)編寫模板使用指南為了便于公司標(biāo)準(zhǔn)編寫符合GB/T1.1規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)規(guī)定使用“標(biāo)準(zhǔn)編寫模板TCS2009”對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范編寫。TCS2009符合GB/T1.12009標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第1部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫的規(guī)定，并且適應(yīng)相關(guān)辦公軟件的升級(jí)需求。具體使用方法如下：一、啟動(dòng)或退出TCS2009（一）啟動(dòng)如果正確安裝好了TCS2009，安裝程序會(huì)自動(dòng)在桌面上創(chuàng)建啟動(dòng)快捷方式，另外在“開始”菜單中也有啟動(dòng)路徑。啟動(dòng)之后，屏幕上將出現(xiàn)如下圖所示的主界面，同時(shí)屏幕右下角會(huì)出現(xiàn)圖標(biāo)。（二）退出如果需要退出TCS2009，在屏幕上已經(jīng)顯示主界面的情況下，點(diǎn)擊“退出”按鈕即可。當(dāng)屏幕上沒有

2、顯示主界面時(shí)，需先點(diǎn)擊右下角圖標(biāo)進(jìn)入主界面后退出。請(qǐng)注意：只有再新建或打開的TCS文件全部關(guān)閉后才能退出TCS2009。如果在沒有關(guān)閉TCS文件的情況下退出，系統(tǒng)會(huì)給出相應(yīng)的提示。二、新建或打開TCS文件（一）新建TCS文件如果需要編寫一個(gè)新的標(biāo)準(zhǔn)，則應(yīng)進(jìn)行新建TCS文件的操作：在主界面 點(diǎn)“新建”按鈕，屏幕上會(huì)彈出“新建TCS文件”窗口。在該窗口的“文件名”中輸入標(biāo)準(zhǔn)文件的名稱后，按“保存”按鈕，屏幕上將出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)首頁的主要內(nèi)容，如圖所示：TCS2009自動(dòng)設(shè)定了標(biāo)準(zhǔn)文件首頁框架。在此框架下，可以根據(jù)所編寫標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容，在章標(biāo)題“范圍”和“規(guī)范性引用文件”下的空白處輸入相應(yīng)的內(nèi)容?？梢砸暰帉憳?biāo)準(zhǔn)

3、的實(shí)際需要確定是否保留第2章“規(guī)范性引用文件”。在首頁的頂行輸入標(biāo)準(zhǔn)名稱（替換文字“標(biāo)準(zhǔn)名稱”）。如果標(biāo)準(zhǔn)名稱需要多行顯示，則應(yīng)在需要回行的位置使用軟回車操作（即同時(shí)按下Shift鍵和Enter鍵），而不應(yīng)使用硬回車操作（即只按Enter鍵）。請(qǐng)注意：當(dāng)添加了標(biāo)準(zhǔn)封面并在封面上輸入了標(biāo)準(zhǔn)名稱后，TCS2009會(huì)自動(dòng)在首頁添加標(biāo)準(zhǔn)名稱。（二）打開TCS文件如需打開TCS文件，進(jìn)入主界面后點(diǎn)擊“打開”按鈕，選擇所要打開的TCS文件打開即可。請(qǐng)注意：在沒有安裝TCS2009的情況下，也可以通過Word打開TCS文件，但無法正常使用TCS2009所提供的功能。三、TCS2009“菜單欄”的使用方法在W

4、ord2007中，新建或打開TCS文件后，在標(biāo)準(zhǔn)文件首頁工具欄里點(diǎn)擊“加載項(xiàng)”，就會(huì)出現(xiàn)TCS快捷菜單欄，如圖所示：（一）“要素及排版”菜單在編寫標(biāo)準(zhǔn)的過程中，可以依靠TCS2009提供的“要素及排版”菜單欄中提供的各項(xiàng)下拉菜單來完成相關(guān)內(nèi)容的編寫。如圖：1.封面點(diǎn)擊“封面”菜單條，彈出“標(biāo)準(zhǔn)封面選項(xiàng)”，選擇“企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”點(diǎn)確定后自動(dòng)添加標(biāo)準(zhǔn)封面，如圖所示：封面添加完畢后，TCS2009會(huì)自動(dòng)添加終結(jié)線并在每頁添加以標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)為內(nèi)容的書眉。在封面中，點(diǎn)擊頁面中具有灰色底紋的部分可輸入相應(yīng)內(nèi)容。各部門在編寫封面時(shí)，只需對(duì)這2項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行編寫，其余內(nèi)容留空由綜合管理部統(tǒng)一進(jìn)行匯總編寫。請(qǐng)注意：a.在灰色

5、框中填寫相應(yīng)的內(nèi)容，封面產(chǎn)生后，模版會(huì)保護(hù)文件從而不能編輯封面，可選擇“取消保護(hù)”對(duì)封面進(jìn)行修改。b.封面中的“標(biāo)準(zhǔn)名稱”、“標(biāo)準(zhǔn)英文譯名”如果需要在特定的位置回行，以便多行顯示，則應(yīng)在需要回行的位置使用軟回車操作2.目次選擇“目次”菜單條后，會(huì)彈出如圖所示窗口：如果在該窗口上不做操作，直接點(diǎn)擊“確定”將自動(dòng)按照默認(rèn)的目次內(nèi)容添加目次，并自動(dòng)冠以“目次”標(biāo)題。如果還需添加其他目次內(nèi)容，請(qǐng)?jiān)凇翱蛇x的目次內(nèi)容：”中進(jìn)行選擇。TCS2009提供了默認(rèn)向上自動(dòng)選擇的功能，如選中了“五級(jí)條標(biāo)題”，則它以上的目次項(xiàng)都會(huì)被勾選，同樣適用于附錄條標(biāo)題。當(dāng)修改了標(biāo)準(zhǔn)文本內(nèi)容后，則可能需要更新目錄。此時(shí)只需再次選

6、擇“要素及排版”中的“目次”菜單條，這時(shí)系統(tǒng)會(huì)彈出對(duì)話框，詢問“本文已經(jīng)插入目次，是否修改目次？”當(dāng)選擇了“是”后，即可完成目次的更新工作。請(qǐng)注意：TCS2009具有識(shí)別“有標(biāo)題條”和“無標(biāo)題條”的功能，在添加和更新目次時(shí)，將自動(dòng)過濾“無標(biāo)題條”，使其在目次中不被列出。3.前言、引言選擇“前言”、“引言”菜單條后，會(huì)自動(dòng)在標(biāo)準(zhǔn)前言或引言的相應(yīng)位置添加標(biāo)題“前言”或“引言”。大家只需在該標(biāo)題下的正文位置輸入相應(yīng)的內(nèi)容即可。4.附錄選擇“附錄”菜單條后，會(huì)彈出如圖所示窗口：可根據(jù)所編附錄的性質(zhì)進(jìn)行選擇，在輸入附錄標(biāo)題后，點(diǎn)確定即可在相應(yīng)的位置自動(dòng)添加附錄。請(qǐng)注意：所添加的附錄的位置取決于光標(biāo)在文本

7、中的位置，并自動(dòng)給予編號(hào)“附錄A”；光標(biāo)位于任何一個(gè)附錄中，則附錄會(huì)自動(dòng)添加在緊鄰該附錄之后的位置，并自動(dòng)編號(hào)及自動(dòng)順延。5.參考文獻(xiàn)選擇“參考文獻(xiàn)”菜單條后，會(huì)在相應(yīng)位置以該標(biāo)題生成參考文獻(xiàn)，只需在此標(biāo)題下的相應(yīng)位置輸入有關(guān)的參考文獻(xiàn)即可。6.索引選擇該菜單條后，TCS2009會(huì)在相應(yīng)位置以此為標(biāo)題生成索引。7.雙面排版TCS2009默認(rèn)所創(chuàng)建的標(biāo)準(zhǔn)文本為單面排版，當(dāng)需要雙面排版時(shí)，請(qǐng)選擇此菜單條。如需重新使用單面排版，再次點(diǎn)擊此菜單條即可。 8.打印預(yù)覽選擇此菜單條可預(yù)覽打印時(shí)的版面狀況。但不應(yīng)直接選擇Word的“打印預(yù)覽”，那樣講不能預(yù)覽出最終標(biāo)準(zhǔn)封面的打印效果。9.打印需將TCS200

8、9創(chuàng)建的文件打印輸出時(shí)，必須使用TCS2009提供的打印功能。不能直接使用Word的打印菜單，否則封面有可能不能正常打印。（二）“層次標(biāo)題樣式”菜單在編寫標(biāo)準(zhǔn)的過程中，可以依靠TCS2009提供的“層次標(biāo)題樣式”菜單欄中提供的各項(xiàng)下拉菜單，隨時(shí)自動(dòng)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)中各層次的標(biāo)題樣式，包括章、條、斷、項(xiàng)列等。如下圖：1.章標(biāo)題當(dāng)需要將文本的某些內(nèi)容設(shè)成章標(biāo)題時(shí)，選擇“章標(biāo)題”菜單條，TCS2009將自動(dòng)生成相應(yīng)的章標(biāo)題格式，章的編號(hào)無須手工輸入。請(qǐng)注意：（1）當(dāng)所編輯的頁面處于正文時(shí)，選擇此菜單條就會(huì)自動(dòng)生成正文章標(biāo)題編號(hào)，當(dāng)所編輯的頁面處于附錄時(shí)，則會(huì)自動(dòng)生成附錄的章標(biāo)題編號(hào)。（2）“層次標(biāo)題樣式”菜

9、單欄中的條標(biāo)題、無標(biāo)題條以及“要素內(nèi)容樣式”菜單中的圖標(biāo)題、表標(biāo)題和公式標(biāo)號(hào)也同樣能夠自動(dòng)分辨正文和附錄，從而自動(dòng)生成相應(yīng)的樣式。2.條標(biāo)題條標(biāo)題樣式共分5級(jí)。通過選擇相應(yīng)級(jí)別的“條標(biāo)題”菜單條即可自動(dòng)生成相應(yīng)的條標(biāo)題格式，條的編號(hào)無需手工輸入。3.無標(biāo)題條無標(biāo)題條是指沒有標(biāo)題但有條編號(hào)的條文。無標(biāo)題條樣式共分5級(jí)。通過選擇相應(yīng)級(jí)別的“無標(biāo)題條”菜單條即可自動(dòng)生成相應(yīng)的無標(biāo)題條格式，條的編號(hào)無須手工輸入。請(qǐng)注意：在自動(dòng)生成目次時(shí)，無標(biāo)題條不會(huì)在目次中顯示。4.段選擇“段”菜單條即可生成段的格式。5.列項(xiàng)（1）列項(xiàng)（一級(jí)）選擇“列項(xiàng)（一級(jí)）”菜單條，會(huì)自動(dòng)在光標(biāo)所在的行首插入“”符號(hào)，并設(shè)定為一

10、級(jí)列項(xiàng)格式。（2）列項(xiàng)（二級(jí)）選擇此菜單條會(huì)自動(dòng)在光標(biāo)所在的行首插入“ ”符號(hào)，并設(shè)定為二級(jí)列項(xiàng)格式。（3）列項(xiàng)（三級(jí)）選擇此菜單條會(huì)自動(dòng)在光標(biāo)所在的行首插入“”符號(hào)，并設(shè)定為三級(jí)列項(xiàng)格式。（4）字母編號(hào)列項(xiàng)選擇“字母編號(hào)列項(xiàng)（一級(jí)）”菜單條，會(huì)自動(dòng)在光標(biāo)所在的行首插入“a)”、“b)”、“c)”等編號(hào)，并設(shè)定為一級(jí)字母編號(hào)列項(xiàng)的格式。（5）首字母編號(hào)列項(xiàng)（一級(jí)）當(dāng)不同的章、條或段中有多個(gè)字母編號(hào)列項(xiàng)時(shí)，后面列項(xiàng)的字母編號(hào)將連續(xù)前面的字母編號(hào)。這時(shí)如果某個(gè)列項(xiàng)需要從a)開始編號(hào)，則需要應(yīng)用“首字母編號(hào)列項(xiàng)（一級(jí)）”。只需選擇此菜單條即可實(shí)現(xiàn)從a)開始重新編號(hào)。（6）數(shù)字編號(hào)列項(xiàng)（二級(jí)）選擇此菜

11、單條，會(huì)自動(dòng)在光標(biāo)所在的行首插入“1）”、“2）”、“3）”等編號(hào)，并設(shè)定為二級(jí)數(shù)字編號(hào)列項(xiàng)的格式。（7）編號(hào)列項(xiàng)（三級(jí)）選擇此菜單條，會(huì)自動(dòng)在光標(biāo)所在的行首插入“（1）”、“（2）”、“（3）”等編號(hào)，并設(shè)定為三級(jí)數(shù)字編號(hào)列項(xiàng)的格式。請(qǐng)注意： a.在編寫“章標(biāo)題”和各級(jí)“條標(biāo)題”后，如敲擊“回車”鍵，會(huì)自動(dòng)將回車后光標(biāo)所在位置設(shè)置為“段”的格式；b.在編寫各級(jí)“無標(biāo)題條”后，如敲擊“回車”鍵，會(huì)將回車后光標(biāo)所在位置設(shè)置為本級(jí)的下一個(gè)“無標(biāo)題條”；當(dāng)你不輸入任何內(nèi)容，在無標(biāo)題條后緊跟著再次回車，則會(huì)自動(dòng)將再次回車后光標(biāo)所在位置設(shè)置為上一級(jí)“條標(biāo)題”或“章標(biāo)題”的格式；c.同樣，在編寫各類、各級(jí)

12、“列項(xiàng)”后，如敲擊“回車”，會(huì)自動(dòng)將回車后光標(biāo)所在位置設(shè)置為同類、同級(jí)的下一個(gè)列項(xiàng)；在“二級(jí)列項(xiàng)”或“三級(jí)列項(xiàng)”符號(hào)或編號(hào)后不輸入任何內(nèi)容，緊跟著回車，則會(huì)自動(dòng)將回車后光標(biāo)所在位置設(shè)置為上一級(jí)列項(xiàng)的格式。（三）“要素內(nèi)容樣式”菜單在編寫標(biāo)準(zhǔn)的過程中，可根據(jù)“要素內(nèi)容樣式”菜單欄中提供的各項(xiàng)下拉菜單，隨時(shí)自動(dòng)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)中要素的內(nèi)容樣式，包括示例、注、腳注、圖、表、公示等。如圖所示： 1.示例（1）示例當(dāng)需要編寫無編號(hào)的示例時(shí)，選擇“示例”菜單條，會(huì)自動(dòng)在光標(biāo)所在處的行首插入“示例：”并設(shè)置相應(yīng)的格式，只需輸入有關(guān)的示例內(nèi)容即可。（2）示例×當(dāng)需要編寫帶有編號(hào)的示例時(shí)，選擇此菜單條會(huì)自動(dòng)插

13、入“示例1：”、“示例2：”等并設(shè)置相應(yīng)的格式，只需輸入有關(guān)示例內(nèi)容即可。（3）首示例×當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)中有多個(gè)章或條都有帶有編號(hào)的示例時(shí)，后面的章或條中的示例編號(hào)將連續(xù)前面示例的編號(hào)。當(dāng)后面的示例需要從1開始編號(hào)時(shí)，請(qǐng)選擇此菜單條，即可實(shí)現(xiàn)從1開始重新編號(hào)。（4）示例內(nèi)容當(dāng)示例的內(nèi)容是一些文字并且與“示例：”或“示例×”分行時(shí)，可選擇此菜單條，將會(huì)把相應(yīng)位置設(shè)成宋體小五號(hào)字的格式。2.注（1）條文注當(dāng)需要編寫無編號(hào)的注時(shí)，選擇此菜單條會(huì)自動(dòng)在光標(biāo)所處的行首插入“注：”并設(shè)置相應(yīng)的格式，只需輸入有關(guān)內(nèi)容即可。（2）條文注×當(dāng)需要編寫帶有編號(hào)的注時(shí)，選擇此菜單條會(huì)動(dòng)在光標(biāo)所處

14、的行首插入“注1：”、“注2：”等并設(shè)置相應(yīng)的格式，只需輸入有關(guān)內(nèi)容即可。（3）首條文注×當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)中有多個(gè)章或條都設(shè)有帶有編號(hào)的注時(shí)，后面的章或條中的注的編號(hào)將接續(xù)前面注的編號(hào)。當(dāng)后面的注需要從1開始編號(hào)時(shí)，選擇此菜單條即可實(shí)現(xiàn)從1開始重新編號(hào)。（4）圖表注當(dāng)需要對(duì)圖表編寫無編號(hào)的注時(shí)，請(qǐng)選擇此菜單條，則會(huì)自動(dòng)在光標(biāo)所處的行首插入“注：”并設(shè)置相應(yīng)的格式，只需輸入有關(guān)內(nèi)容即可。（5）圖表注×當(dāng)需要對(duì)圖表編寫帶有編號(hào)的注時(shí)，選擇此菜單條會(huì)動(dòng)在光標(biāo)所處的行首插入“注1：”、“注2：”等并設(shè)置相應(yīng)的格式，只需輸入有關(guān)內(nèi)容即可。（6）首圖表注×當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)中有多個(gè)圖或表都帶有編號(hào)

15、的注時(shí)，后面的圖或表中的注的編號(hào)將接續(xù)前面注的編號(hào)。當(dāng)后面的注需要從1開始編號(hào)時(shí)，選擇此菜單條即可實(shí)現(xiàn)從1開始重新編號(hào)。3.腳注（1）條文腳注為了添加條文腳注，應(yīng)首先將光標(biāo)移到條文中需要添加條文腳注的位置，然后選擇此菜單條，則會(huì)彈出一個(gè)增加條文腳注的窗口，如圖：，在窗口中輸入相應(yīng)的腳注內(nèi)容，點(diǎn)確定后則會(huì)自動(dòng)在需要添加腳注的位置給出腳注編號(hào)，即1）、2）等，同時(shí)在頁面下方添上條文腳注的內(nèi)容。（2）圖表腳注當(dāng)需要在表中插入腳注時(shí)，需將光標(biāo)移到表中需要添加腳注的位置，輸入表的腳注編號(hào)，即上角標(biāo)a、b、c等，然后將光標(biāo)移至表中放置腳注內(nèi)容的位置，選擇此菜單條則會(huì)自動(dòng)在光標(biāo)所在的行首插入上角標(biāo)a、b、c

16、等，并設(shè)定為圖表腳注格式，只需在編號(hào)和輸入相應(yīng)的腳注內(nèi)容即可。當(dāng)需要在圖中插入腳注時(shí)，請(qǐng)事先在圖中需要標(biāo)注腳注的位置輸入腳注編號(hào)，即上角標(biāo)a、b、c等，然后將光標(biāo)移至圖下放置腳注內(nèi)容的位置，選擇此菜單條則會(huì)自動(dòng)在光標(biāo)所在的行首插入上角標(biāo)a、b、c等，并設(shè)定為圖表腳注格式，只需在編號(hào)和輸入相應(yīng)的腳注內(nèi)容即可。（3）首圖腳注當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)中有多個(gè)圖都有腳注時(shí)，后面圖中的腳注編號(hào)將接續(xù)前面圖中的腳注編號(hào)。這時(shí)后面圖的腳注需要從a開始編號(hào)，請(qǐng)選擇此菜單條即可實(shí)現(xiàn)從a開始重新編號(hào)。4.圖表（1）圖標(biāo)題當(dāng)需要編寫圖標(biāo)題時(shí)，選擇此菜單條會(huì)根據(jù)光標(biāo)所處的位置，自動(dòng)插入“正文圖標(biāo)題”或“附錄圖標(biāo)題”的編號(hào)并設(shè)置相應(yīng)的格

17、式，只需輸入圖的名稱即可。（2）表標(biāo)題當(dāng)需要編寫表標(biāo)題時(shí)，選擇此菜單條會(huì)根據(jù)光標(biāo)所處的位置，自動(dòng)插入“正文表標(biāo)題”或“附錄表標(biāo)題”的編號(hào)并設(shè)置相應(yīng)的格式，只需輸入表的名稱即可。（3）插入表格當(dāng)條文中需要增加表格時(shí)，點(diǎn)擊此菜單會(huì)彈出表格設(shè)計(jì)的界面，如圖：，只需輸入表格的行數(shù)和列數(shù)，則會(huì)根據(jù)規(guī)定設(shè)置相應(yīng)表格框線的線寬。請(qǐng)注意：自動(dòng)生成表格的行數(shù)，包含了表頭、表注和表的的腳注各一行，因此如果表格需要五行內(nèi)容，需要輸入8行。如果最終的表格沒有表注和（或）表的腳注，請(qǐng)刪除不需要的行即可。5.公式（1）插入公式當(dāng)需要編寫公式時(shí)，選擇此菜單條會(huì)自動(dòng)彈出公式編輯界面，可選擇其中的符號(hào)進(jìn)行公式的編輯。（2）公式

18、編號(hào)當(dāng)需要對(duì)公式進(jìn)行編號(hào)時(shí)，請(qǐng)將光標(biāo)置于公式后面，然后選擇此菜單條，則會(huì)根據(jù)公式所處的位置自動(dòng)賦予正文公式編號(hào)或附錄公式編號(hào)。（3）更新公式編號(hào)如在編輯文件時(shí)刪除了文中的某個(gè)公式，這時(shí)公式的編號(hào)就會(huì)不連續(xù)，需要選擇此菜單條即可實(shí)現(xiàn)公式編號(hào)的連續(xù)性。四、注意事項(xiàng)在以下情況中，使用TCS2009需注意：（一）使用其他文件中已經(jīng)輸入的內(nèi)容TCS2009提供了新建和打開TCS文件的功能，可以在新建或打開的TCS文件中使用各項(xiàng)功能編輯各類標(biāo)準(zhǔn)。然后如果已經(jīng)用Word建立了標(biāo)準(zhǔn)文本的情況下，如需要使用TCS2009的功能，則需要新建一個(gè)TCS文件，然后將已經(jīng)建立的在Word中的相應(yīng)內(nèi)容通過拷貝粘貼的方式轉(zhuǎn)移到新的TCS文件中。在這個(gè)過程中需要注意：1.